Eine Weihnachtsfeier mit der gesamten Belegschaft, oft sogar mit den Ehegatten oder den Lebenspartnern ist in vielen deutschen Unternehmen üblich – als Dankeschön und Motivation für die Mitarbeiter. Allerdings gibt es einen Wermutstropfen: Derartige Betriebsveranstaltungen führen bei Betriebsprüfungen häufig zu Problemen. Hohe Steuernachzahlungen sind dann oft die Folge. Der Grund: Der Gesetzgeber und die Rechtsprechung haben die steuerlichen Vorgaben für Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge und Sommerfeste in den vergangenen Jahren erheblich verschärft.
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Auf die 110-Euro-Grenze kommt es an
Egal, welche Art von Betriebsfeier Sie planen – Kegeln mit einem gemütlichen Abendessen, ein zweitägiger Wochenendausflug zum Christkindlesmarkt in Nürnberg oder ein Musicalbesuch: Der steuerlich anerkannte Höchstbetrag liegt bei 110 Euro pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung (einschließlich Umsatzsteuer). Nur wenn diese Freigrenze exakt eingehalten wird, bleiben die Kosten für Betriebsveranstaltungen für die Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
Aber Achtung! Wird diese Grenze auch nur um einen einzigen Euro überschritten, müssen Sie die Weihnachtsfeier oder den Ausflug für die Mitarbeiter als geldwerten Vorteil behandeln. Die unangenehme Folge: Die Kosten sind lohn- und als Sachbezug sogar umsatzsteuerpflichtig. Das besonders Fatale daran: Die gesamten Kosten pro Mitarbeiter sind steuerpflichtig und nicht nur der über der 110-Euro-Grenze liegende Betrag.
Welche Ausgaben unter die Freigrenze fallen
Folgende Kosten erkennt das Finanzamt an:
Speisen
Getränke
Tabakwaren und Süßigkeiten
Übernachtung
An- und Abreise
Eintrittskarten
den äußeren Rahmen der Veranstaltung, etwa für einen separaten Raum, Musik oder die Kegelbahn
Auch Familienmitglieder dürfen mitfeiern
Das Finanzamt hat nichts dagegen, wenn auch Familienmitglieder, zum Beispiel die Ehepartner, der Freund oder die Freundin der Mitarbeiter an der Weihnachtsfeier teilnehmen. Allerdings müssen Sie dann die Kosten noch penibler im Auge behalten. Der Grund: Dürfen Angehörige teilnehmen, werden deren anteilige Kosten dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet und bei dessen 110-Euro-Freigrenze mit berücksichtigt.
Beispiel: Eine Firma hat 25 Mitarbeiter. Die Geschäftsleitung entschließt sich, dass auch die Angehörigen an dem Weihnachtsessen teilnehmen dürfen. Gesamtkosten: 2.700 Euro für 50 Teilnehmer. Die Rechnung des Finanzamts sieht wie folgt aus:
Gesamtkosten: 2.700 Euro
Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter: 25
Anzahl der Teilnehmer insgesamt: 50
Kosten pro Mitarbeiter (2.700 Euro / 25 Mitarbeiter): 108 Euro
Fazit: Die Veranstaltung erfüllt die Steuervorschriften, da die Kosten pro teilnehmendem Mitarbeiter unter 110 Euro liegen.
Auf der nächsten Seite geht es u.a. um die Frage, was man machen kann, wenn die 110-Euro-Freigrenze überschritten wird.