Ratgeber Projektmanagement

10 Tipps für erfolgreiche IT-Projekte

28.12.2013
Von Oliver Verspohl

Tipp 1 bis 4

1. Projektauftrag klar definieren

Ein Projektauftrag dokumentiert die Projektziele und die zeitlichen sowie finanziellen Rahmenbedingungen. Der Auftrag gilt als eine Art "Vertrag" zwischen dem Geldgeber für das Projekt und dem Projektleiter. Am Projektende bildet er die Grundlage für die Abnahme der Projektergebnisse und damit den Projekterfolg. Achten Sie daher bei der Definition des Projektauftrags auf eine Zielbeschreibung nach dem SMART-Prinzip: specific, measurable, accepted, realistic, timely.

2. Betroffene zu Beteiligten machen

Binden Sie die zukünftigen Anwender des IT-Systems frühzeitig und regelmäßig in das Projekt ein. Eine Stakeholderanalyse zu Projektbeginn hilft, Interessensgruppen zu identifizieren und diese über den gesamten Projektverlauf mit Informationen zu versorgen. Dabei empfiehlt es sich, gemeinsam mit den Beteiligten eine rollenspezifische Nutzenargumentation zu erarbeiten. Indem Sie den Anwendern aufmerksam zuhören, erkennen Sie deren Leidensdruck und können die Erwartungshaltung besser steuern.

3. Projekt sinnvolle Arbeitspakete unterteilen

Egal ob ein IT-Projekt klassisch oder agil vorgeht, reduzieren Sie die Komplexität und lassen Sie wenn möglich recht schnell vorzeigbare Ergebnisse für die Anwender entstehen. Folgen Sie dabei einem im Unternehmen standardisierten Phasen-Ansatz.

Zum Ende einer jeden Phase (Stage Gate) sorgen Sie dafür, dass der Projektleiter in Abstimmung mit dem Lenkungsausschuss bewusst die Entscheidung für den Fortgang oder den Abbruch des Projekts trifft. "Wenn Du entdeckt hast, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab." Diese indianische Weisheit hilft Ihnen, Kosten zu sparen und schont die Nerven aller Projektbeteiligten.

4. Projekt(kern)team klein halten

Ein kleines Projektteam reduziert die Abstimmungsaufwände. Entscheidungen lassen sich schneller treffen. Definieren Sie gleich zu Projektbeginn Spielregeln zur Zusammenarbeit. Diese Spielregeln sorgen für eine offene Kommunikation und bieten auch im Konfliktfall eine Orientierung. Wenn möglich führen Sie das Projektteam räumlich in einem Büro zusammen. Sorgen Sie dafür, dass es für jedes Meeting eine Agenda gibt und dass Protokoll geführt wird. Klären Sie die Verantwortlichkeiten und harmonisieren Sie diese mit den Jahreszielen. Das schafft einen zusätzlichen Anreiz, das Projekt zum Erfolg zu führen.

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