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21.09.1979 - 

"Collega"-Anforderungskatalog für dialogorientierte EDV in Steuerkanzleien:

70 Fragen zur gezielten Systemauswahl

Die Interessengemeinschaft "Collega" zur Förderung der Tätigkeit von Angehörigen der steuer- und rechtsberatenden sowie wirtschaftsprüfenden Berufe e. V., München, will mit einem Anforderungskatalog für eine dialogorientierte, voll integrierte EDV-Anlage für Steuerkanzleien bei ihren Mitgliedern und den Herstellern von EDV-Anlagen Klarheit darüber schaffen, was in diesem freien Berufszweig an EDV überhaupt benötigt wird und was nicht. In dem Katalog ist erkennbar, daß "Collega" ihren Mitgliedern Leistungen anbieten möchte, die von der Datev e. G. nicht abgedeckt werden. Mit freundlicher Genehmigung der "Collega"-Interessengemeinschaft stellen wir unseren Lesern hier diesen Anforderungskatalog zur Verfügung. Die Urheberrechte liegen bei "Collega"; Zitierweise ist: "1. Anf. Katalog COLLEGA".

A. Istzustand

I. Kleinere Steuerkanzleien

Die meistanzutreffende Maschinen- und Programmausgestaltung in kleineren Steuerkanzleien besteht aus folgenden Geräten:

1. DATEV-Terminal

Hier werden die Daten für die Programme FiBu, Lohn, OPOS, KOST, Adress- und Statistikprogramm (1)) erfaßt. Die Daten werden online (Post-Modem) oder offline (Kassettenversand) an die DATEV oder ein anderes Rechenzentrum weitergegeben. Die Auswertungen werden in aller Regel offline mit der Post zum Steuerberater zurückgesandt.

Bei zeitkritischen Daten besteht für die Kollegen, die DFÜ-fähige Terminals haben, die Möglichkeit, die Daten auf das Terminal zurückzuübertragen und vom Terminal ausdrucken zu lassen.

Die Terminals sind in der Regel nicht aufrüstbar und nicht anschließbar an eine größere kranzleieigene Anlage.

1)Die Programme werden im Rahmen dieser Arbeit nicht näher beschrieben und definiert, da sie als bekannt gelten. In Zweifelsfällen werden an die Programme der Anbieter zumindest die gleichen Anforderungen gestellt, wie sie dem "DATEV"-Standard entsprechen.

2. Schreibmaschinen

3. Tischrechner

4. Diktiergeräte

Würdigung

Keine Kompatibilität der einzelnen Geräte zueinander, zu anderen Geräten und zu Rechenzentren. Kein Zugriff zeitkritischer Daten. Keine Automatisierung der Büroorganisation (Fristverlängerungen, Auftragsabwicklung, Leistungserfassung, Textbausteine, Mandantenverwaltung).

Zukunftsaussichten

Die bisher vorhandenen Geräte können allenfalls teilweise verwendet werden, wenn die Kanzlei sich vergrößert und daher Automatisierungen eingeführt werden können.

II. Mittlere Steuerkanzleien

Es sind im wesentlichen die gleichen Maschinen, wie bei kleineren Kanzleien anzutreffen, also

1. DATEV-Terminal

2. Schreibmaschinen

3. Tischrechner

4. Diktiergeräte

Es wurden folgende Zusatzgeräte festgestellt:

5. Bürocomputer (MDT-Anlagen)

Diese Anlagen sind meist nicht DATEV-kompatibel. Trotzdem wurden viele derartige Anlagen unter Zuhilfenahme von DATEV-Terminals mit hohen Kosten und eigenem Programmieraufwand anschlußfähig gemacht. In vielen Fällen können mit den Anlagen einigermaßen brauchbare Ergebnisse erzielt werden, wenngleich das Preis-Leistungsverhältnis den heutigen Angeboten nicht mehr standhalten kann. In vielen Fällen waren noch nicht einmal derartige Notlösungen möglich, da die Betriebssysteme der MDT-Anlagen sich hierfür nicht eigneten.

Weiter trifft man in mittleren Kanzleien

6. Kleine Textverarbeitungsautomaten

an. Die Geräte unterstützen die Schreibkraft, bringen aber in der Regel keinen darüber hinausgehenden Organisationsvorteil oder echte Organisationshilfen beim Schreiben von Korrespondenz, Bilanzen, Abrechnungen mit Mandanten und dergleichen. Dies gilt insbesondere für die nichtbildschirmorientierten Schreibgeräte. Eine Kompatibilität zu größeren Anlagen ist nicht gegeben.

III. Große Steuerkanzleien

Es sind im wesentlichen die gleichen Voraussetzungen wie bei mittleren Kanzleien gegeben. Allerdings kann man feststellen, daß die Schreibautomaten in großen Kanzleien erhebliche eigene Speicherkapazitäten - meist externe Speicher in Form von Disketten oder Platten - haben. In manchen Fällen wurden hier echte kleine Rechenzentren für die Textbe- und -Verarbeitung aufgebaut. Die Pflege der gespeicherten Daten (Adressenbestand) hat parallel zur Pflege der im Rechenzentrum für Buchführungszwecke gespeicherten Daten (DATEV) zu erfolgen.

Eine Übernahme von DATEV-Buchführungsendzahlen in das Schreibprogramm zur Weiterverarbeitung von Jahresabschlüssen und Bilanzberichten ist nicht möglich.

Bisher wurde im übrigen von vielen Herstellern die Philosophie vertreten, daß die Betriebssysteme für Schreibautomaten anders aufzubauen sind, als die Betriebssysteme für Computer, so daß eine Kompatibilität in der Regel gar nicht möglich war.

Im praktischen Einsatz gibt es noch keine Schreibautomaten, die gleichzeitig Rechenfunktionen (und sei es nur das Addieren von Kolonnen) ermöglichen. Es sind allerdings derartige Geräte im Test (Philips 5002, AES-Plus). Diese rechnenden Textautomaten sind allerdings wiederum nicht DATEV-kompatibel, so daß die mehrfache Programmpflege auch nach Anschaffung eines derartigen "fortschrittlichen" Textautomaten bestehen bleibt.

B. Sollzustand

I. Kleinere Steuerkanzleien

Dem Begründer oder Inhaber einer kleinen Steuerkanzlei muß die Möglichkeit eingeräumt werden, aus der gesamten Produktpalette für Großkanzleien die für ihn geeigneten Systemteile und Programme abzurufen und in seiner Kanzlei einzusetzen.

Es muß sichergestellt sein, daß ein einmal angeschafftes System oder Teile davon hinsichtlich der Hardware stufenlos aufrüstbar ist, daß die Software ohne weiteres ergänzt und erweitert werden kann (Hinzunahme weiterer Software-Pakete) und daß die Gesamtkosten des Systems bei stufenweiser Aufrüstung nicht wesentlich höher werden, als wenn das System sofort in einem angeschafft wird.

Dem Inhaber einer kleineren Kanzlei wird die Entscheidung zur Anschaffung von Terminals der verschiedensten Art, eines Schreibautomaten oder sonstiger Hard- und Softwareteile leichter fallen, wenn er die Garantie hat, daß diese Teilbereiche jederzeit auch im Rahmen eines kanzleieigenen größeren Systems ihre sinnvolle Verwendung finden können und - vor allem - wenn er die einmal eingeleitete Organisation nahtlos bei Aufrüstung des Systems übernehmen kann.

Auf diese Art und Weise wird auch durch einen stufenweisen Aufbau eines Organisationssystems ein vernünftiges Mitwachsen der gesamten Kanzlei einschließlich der Mitarbeiter und Mandanten auf das System gewährleistet und damit vermieden, daß infolge der Umstellung erhebliche Einbrüche beim Personal und bei den Mandaten entstehen.

Die Konfigurationen der kleinen Kanzlei werden hier nicht beschrieben, da diese infolge der freien Wählbarkeit der einzelnen Moduln bei den Großkanzleien erläutert werden.

II. Mittlere Steuerkanzleien

Eine Reihe der Hersteller, die diesen Anforderungskatalog erhalten, haben in verschiedenen Steuerkanzleien Geräte installiert. Gedacht wird hierbei an die DATEV-Terminals von Triumph-Adler, LogAbax, Olivetti, Kienzle, Philips und Nixdorf sowie an die Hersteller von den MDT-Anlagen, wie Olivetti, MAI, LogAbax, Triumph-Adler (Familie 1600), IBM (in einigen Sonderfällen) und dergleichen.

Die angesprochenen Hersteller werden gebeten, bei Beantwortung des Anforderungskataloges im Rahmen eines Nachsatzes zu erklären, welche der bisher von ihnen installierten Geräte künftig in die zu liefernden größeren Anlagen gemäß Anforderungskatalog integriert werden können und welche Kosten für den einzelnen Anwender hierdurch entstehen.

Im übrigen wird auch auf die Erläuterungen bei den Großkanzleien verwiesen.

III. Große Steuerkanzleien

Im Rahmen der nachfolgenden Darstellung werden zunächst alle Arbeiten, die das System erledigen soll, beschrieben. Es handelt sich also im wesentlichen um eine Darstellung der Programme und Betriebssysteme, wobei - wie erwähnt - die einzelnen Bestandteile unabhängig voneinander in beliebiger Zusammensetzung oder als Gesamtpaket zur Verfügung gestellt werden müssen.

Im Anschluß hieran werden die Mindestanforderungen an die Hardware dargelegt.

Schließlich folgt eine Zusammenstellung von allgemeinen technischen Anfordungen.

IV. Gemeinsame Anforderungen

1. Anforderungen an Programme und Betriebssysteme

1.1. DATEV-Anschluß und Anschluß an andere Rechenzentren

Der DATEV-Anschluß beziehungsweise der Anschluß an ein anderes Rechenzentrum ist von Programmseite serienmäßig vorzusehen, so daß der steuerliche Berater bei der Nutzung seiner Anlage jeweils wählen kann, ob er die Verarbeitung der erfaßten Daten auf der eigenen Kanzleianlage oder über ein Rechenzentrum abwickeln will.

1.2. Lohnabrechnung

Das Programm Lohnabrechnung muß allen derzeit bekannten Lohnabrechnungsanforderungen gerecht werden - einschließlich Baulohn. Es muß möglich sein, in der Kanzlei die sofort benötigten Daten (Lohnabrechnung für den Arbeitnehmer einschließlich Auszahlungs- oder Überweisungsbeleg) auszudrucken, wohingegen alle anderen Unterlagen (Krankenkassenlisten etc.) über das Rechenzentrum (DATEV) oder die eigene Anlage nach Wahl bearbeitet und ausgedruckt werden sollen. Das Programm muß zumindest dem entsprechen, was derzeit im DATEV-Lohnprogramm angeboten wird.

Es muß gewährleistet sein, daß die Lohnabrechnungsdaten automatisch in die FiBu des Mandanten übernommen werden können.

1.3. FiBu

An das FiBu-Programm werden zumindest die gleichen Anforderungen gestellt, wie an das FiBu-Programm der DATEV. Zusätzlich gefordert, daß die Datenerfassung dezentral über Bildschirm-Terminals am Arbeitsplatz erfolgt, wobei die Verbuchung dialogorientiert vonstatten gehen soll. Dem jeweiligen Mitarbeiter muß es möglich sein, aus dem Datenspeicher das zu bebuchende Konto aufzurufen, um hier bei seiner Buchungsentscheidung (Kontierung) unterstützt zu werden. Unabhängig hiervon muß der Steuerberater entscheiden können, ob er die FiBu im Hause auswerten läßt oder durch das Rechenzentrum. Jedenfalls müssen auf der Anlage im Haus sämtliche OPOS-Daten und ein Zwischenabschluß gespeichert sein, so daß nachfolgende Voraussetzungen gegeben sind:

a. Dialog

Die Verbuchung von Belegen soll dialogorientiert erfolgen.

b. Zwischenbilanzen

Die Erstellung von Zwischenbilanzen soll über die eigene Anlage in der Kanzlei oder besondere Vorbereitungen erfolgen.

c. OPOS

Der Ausdruck von OPOS-Listen oder OPOS-Konten hat je nach Wahl entweder durch das Rechenzentrum oder die kanzleieigene Anlage zu erfolgen. Das gleiche gilt für Mahnungen, automatische Überweisungs-, Lastschrift- und Scheckschreibung.

d. KOST

Die Anlage soll ein KOST-Programm beinhalten, das zumindest dem der DATEV gleich ist. Es muß außerdem möglich sein, über die kanzleieigene Anlage die für die

Kostenstellenbuchhaltung der DATEV erforderlichen Daten zu erfassen und an die DATEV zur Auswertung weiterzugeben.

e. Automatische Verbuchung

Die automatische oder individuelle Verbuchung von kalkulatorischer Abschreibung, Unternehmerlohn und Eigenkapitalverzinsung einschließlich der Übernahme der hieraus resultierenden Werte in dem Bereich "Kost-Programm" muß möglich sein.

f.Wartebuchhaltung

Soweit die gesamte Buchhaltung im Haus erledigt wird, muß die Möglichkeit der Wartebuchhaltung gegeben sein. Es muß also möglich sein, einzelne Buchhaltungsteile (zum Beispiel Debitoren- und Kreditorenbereich) abzurufen, wobei die übrigen Buchhaltungsteile ohne Ausdruck gespeichert bleiben.

g. COLLEGA-Neuheit: Automatische Belegentwertung

Bei dialogorientierter Verbuchung sollte die Möglichkeit der Belegentwertung durch einen an den Bildschirm angeschlossenen Stempel gegeben sein. Auf dem Beleg sollten die bebuchten Konten, der gebuchte Betrag und die Prima Nota-Nummer - in Übereinstimmung mit den auf dem Bildschirm dargestellten Daten - gedruckt werden. Der Stempel ist so zu gestalten, daß in Ordnern abgeheftete Belege ohne Herausnahme entwertet werden können.

h. Protokoll

Über das kanzleieigene System ist ein Protokoll über alle durchgeführten Buchungen - getrennt nach Mandanten -,eine sogenannte Prima Nota, zu erstellen.

i. Betriebswirtschaftliche Auswertung

Bei Auswertung der FiBu auf der Kanzleianlage ist eine betriebswirtschaftliche Auswertung nach verschiedenen Kriterien mit Kennziffernbildung und Liquiditätsübersicht zu erstellen.

1.4. Bilanzerstellung

Anhand der gespeicherten Buchführungsendzahlen muß es möglich sein, über das System sofort Bilanz zu erstellen, wobei die Rückstellungen für Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer vom System automatisch erstellt werden und die Entwicklung der Kapitalkonten unter Berücksichtigung des jeweils vom System errechneten Gewinns dargestellt wird. Die individuellen Kriterien der Gesellschaftsverträge der Mandanten sind auf Wunsch einzubeziehen; soweit Kapitalverzinsungen vereinbart sind, sollen diese berücksichtigt werden.

1.5. Anlagenbuchhaltung

Es muß möglich sein, über das System eine Anlagenbuchhaltung mit Abschreibungsliste zu führen. Die Anlagenbuchhaltung ist mit der FiBu zu koppeln, so daß die im Rahmen der FiBu erfaßten Daten bei Anlagezugängen automatisch in die Anlagenbuchhaltung übernommen werden. Bei Fertigstellung der Anlagenliste für ein Wirtschaftsjahr sind die Schlußdaten automatisch in das Bilanzprogramm zu übernehmen. Die Kompatibilität zu FiBU und KOST-Programmen (kalkulatorische AfA, planmäßige AfA) muß gegeben sein.

1.6. Textbe- und Textverarbeitung

a. Tageskorrespondenz

Die gesamte laufende Tageskorrespondenz soll über ein an das System angeschlossenes Terminal abgewickelt werden können. Die jeweilige Tagespost soll so lange im System gespeichert bleiben, bis sicher ist, daß Änderungen nicht mehr erforderlich sind. Sodann sollen einzelne (eventuell später wieder benötigte) Texte langfristig abgespeichert werden können, wohingegen die übrigen Texte gelöscht werden können. Die Tageskorrespondenz kann sich aus Textbausteinen, aus individuellen Texteingaben, aus Vertragsbriefen und aus Mischungen dieser drei Grundlagen zusammensetzen.

b. Textbearbeitung

In jeder Phase der Textbearbeitung muß es möglich sein, im System gespeicherte Textbausteine mit zu verwenden und je nach Wahl zu ergänzen oder zu kürzen. Es muß auch möglich sein, aus der laufenden Textverarbeitung heraus weitere Textbausteine zu bilden.

c. Rechnen

Es muß möglich sein, im Rahmen der Textprogramme Rechenoperationen zu erledigen.

d. Bilanzbericht und Bilanzwesen

Aus dem Programm-Modul Bilanzentwicklung muß es möglich sein, die dort erstellte und teilweise erläuterte Bilanz zusammen mit einem Kanzleistandard-Bilanzbericht oder einem mandantenindividuellen Bilanzbericht zu verbinden und hieraus den Jahresabschluß mit Bericht über das System im Wege der Textbearbeitung zu stellen.

e. Textverschiebung

Die Verschiebung von Spalten und Absätzen an andere Stellen muß leicht möglich sein.

f. Blocksatz

Ausdrucke müssen in Blocksatz möglich sein.

g. Schreiben und Rechnen von Steuererklärungen

(Einkommensteuer, Lohnsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer). Es muß möglich sein, die jeweiligen Steuerformulare über das System auszufüllen. Hierbei sind die im System ohnehin gespeicherten Mandantendaten (Name, Adresse, Finanzamt, Steuernummer) in der Form zur Verfügung zu halten, daß sie bei der Erstellung von Steuererklärungen nicht erneut eingegeben werden müssen.

1.7. Leistungserfassung, Zeit- und Gleitzeiterfassung

Die Leistungserfassung der Kanzleiangestellten hat nach den Kriterien "Mitarbeiternummer", "Mandantennummer", "Auftragsnummer", "durchgeführte Leistung" (Erfassung mit Schlüsselzahlen ist möglich) und "Zeit" zu erfolgen. Gleichzeitig hat über das System eine Gleitzeitkontrolle stattzufinden. Es muß dem Mitarbeiter möglich sein, seinen jeweiligen Arbeitsbeginn und das Arbeitsende über ein Terminal einzugeben und bei der Eingabe des Arbeitsendes die während des Arbeitstages insgesamt geleisteten Arbeiten nach den oben genannten Kriterien zu erfassen. Diese Daten müssen über das Chefterminal zur sofortigen Abfrage zur Verfügung stehen.

Das Programm-Modul Leistungserfassung soll es ermöglichen, jederzeit festzustellen, wieviel Zeiten für den einzelnen Mandanten, getrennt nach Leistungsgruppierungen und für die einzelnen von den Mandanten erteilten Aufträge angefallen sind (Vor- und Nachkalkulation!).

1.8. Fakturierung

Anhand der bei der Leistungserfassung im System gespeicherten Daten und zusätzlich der im System gespeicherten allgemeinen Gebührenordnung oder kanzleieigenen Gebührenordnung sollen über das System Fakturierungsvorschläge abrufbar sein, die dann von dem einzelnen Steuerberater noch ergänzt werden können. Hieraus muß die vollautomatische Fakturierung der Leistungen mit vollautomatischer Übernahme der Rechnungsdaten in den FiBu-Bereich erfolgen.

1.9. Mandantenbetreuung, Kanzleiverwaltung

Die Daten sämtlicher Mandanten müssen so eingespeichert werden, daß sie für sämtliche Programm-Moduln jederzeit zur Verfügung stehen und in die jeweiligen Programmbereiche integriert werden können. Die Mandantendaten beinhalten im wesentlichen folgende Einzelheiten: Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, Geburtstag des Mandanten, seiner Ehefrau und seiner mit ihm zusammen zu veranlagenden Kinder, Finanzamt, Steuernummer, Krankenkassennummer, Arbeitgebernummer (Arbeitsamt), Bankkonto, Art des Betriebes (99 Selektionsmöglichkeiten), Rechtsform des Unternehmens (10 Selektionsmöglichkeiten), Art der zu erbringenden Leistungen bezogen auf Leistungen und Aufträge, Fristüberwachung, Anforderung von Unterlagen. Sämtliche vorstehend geschilderten Daten müssen als Selektionsbegriffe zur Verfügung stehen, so daß aus jedem Selektionsbereich geschlossene Listen erstellt werden können (zum Beispiel alle GmbHs aussortieren, Geburtstagsliste aussortieren, Telefonliste aussortieren, Finanzamtsliste aussortieren und dergleichen mehr). Die Daten müssen - wie erwähnt - für alle Programme zur Verfügung stehen.

1.10. Aktenverwaltung

Für sämtliche kanzleieigenen Akten ist ein Aktenplan - gestaffelt nach Mandantennummern - zu erstellen, der jeweils ergänzt wird. Die Aktennummer wird bei der laufenden Bearbeitung in allen Programmbereichen benötigt. Daher ist der Aktenplan stets zugriffsbereit zu halten.

1.11. Bibliotheksverwaltung

Sämtliche bestellten Zeitschriften und Bücher sind zu erfassen. Die jeweils eingegangenen Werke sind abzuchecken, so daß fehlende Lieferungen angemahnt werden können. Die gesamte Bibliothek ist nach einem üblichen Bibliotheksplan abzuspeichern. Abruf soll über Sachgebiete und Autoren jederzeit möglich sein.

1.12. Programmänderungen, Ergänzungen, Dokumentation

Die Programmbetreuung soll es möglich machen, sämtliche Programmänderungen und Ergänzungen so einzubringen, daß alle davon betroffenen Programm-Moduln erfaßt sind. Mindestens ein Exemplar der kompletten Programmdokumentation einschließlich aller Ergänzungen ist bei der Fertigstellung der COLLEGA zu übergeben. Die Rechte sind an COLLEGA zu übertragen.

Die laufende Programmpflege in engem Kontakt zwischen Softwarehaus und COLLEGA zu erfolgen. Die Verpflichtung zur Programmpflege muß von dem Softwarehaus übernommen werden. Die Dokumentation muß den Grundsätzen des Handeslrechts und des Steuerrechts entsprechen.

2. Anforderungskatalog Hardware

2.1. Modelltreue

Von den Anbietern wird die Zusicherung verlangt, daß sämtliche Modelle im Rahmen der sonst von dem Hersteller erstellten EDV-Anlagen integrierbar sind und daher jederzeit auf- und abgerüstet werden können sowohl im Hinblick auf die Größe des Arbeitsspeichers wie auch auf den Anschluß von Peripherieeinheiten.

2.2. Speicher

Die Speicheranforderungen sind hoch. Es müssen daher ausreichende externe Speicher zur Verfügung gestellt werden (unter Umständen Großplatten). Der Hersteller hat hier eigenverantwortlich anzubieten. Es muß möglich sein, von einem kleinen externen Speicher (zum Beispiel Disketten) ohne Problem auf die Großplatte umzurüsten.

2.3. Datenträger

Die Möglichkeit, extern zu verarbeitende Datenträger zu erstellen (zum Beispiel Magnetbandkassetten, Disketten, Lochkarten oder Lochstreifen für die Bereitstellung von zu übertragenden Daten) muß gegeben sein. Es muß auch möglich sein, Daten von allen derzeit üblichen Datenträgern in die Anlage einzulesen.

2.4. Raumanforderungen

Die Hersteller werden gebeten, verbindlich zu erklären, welche Anforderungen an Klimatisierung der Räume, antistatischen Boden, Zurverfügungstellung eines eigenen Stromanschlusses und dergleichen gestellt werden.

2.5. Schnittstellenlösungen

Die im Rahmen der Technik heute üblichen und möglichen Schnittstellenlösungen sind darzulegen und zu erläutern.

2.6. Prima Noten - Ausdruck

Das System hat die Möglichkeit eines Ausdrucks sämtlicher an einem Tag erfaßten Daten - Prima Noten-Ausdruck - vorzusehen (vergleiche auch B IV 1.3. h und i). Die Prima Noten haben die Funktion eines Journals.

2.7. Datensicherung bei Stromausfall

Die Rettung der erfaßten Daten bei plötzlichem Stromausfall ist möglichst in der Form zu lösen, daß keine Daten verlorengehen.

2.8. Datenschutz

Alle heute üblichen Möglichkeiten des Datenschutzes, zum Beispiel durch Protokollierung, müssen gegeben sein. Die Anbieter haben verbindlich zu erklären, daß ihre Anlagen alle Voraussetzungen des Datenschutzes erfüllen.

3. Allgemeine technische Anforderungen

3. 1. Speicherdauer

Die mandantenindividuelle Speicherung für mindestens drei Jahre im FiBu- und Bilanzbereich ist vorzusehen. Darüber hinaus ist die Möglichkeit zu schaffen, über externe Datenträger (Platten) weitergehende Speicherungen zu betreiben.

3.2. Datenbanksystem

Die Daten sind über Datenbanksystem jederzeit abrufbar zu gestalten.

3.3. Multiprocessing - Multiprogramming

Die Möglichkeit, mehrere Programme zur gleichen Zeit ohne größere Wartezeiten über die verschiedenen Bildschirm-Terminals abzuwickeln, muß gegeben sein.

3 4. Integrierte Programme

Sämtliche über das System abzuwikkelnde Programme sind so zu integrieren, daß allgemein verwendete Daten im Rahmen jedes Programm-Moduls zur Verfügung stehen.

3.5. Terminalfähigkeit

Das System ist terminalfähig auszugestalten. Die Terminals sind bildschirmorientiert.

3.6. Terminalanzahl etwa 10

Es kann davon ausgegangen werden, daß in den derzeit bekannten Kanzleien nicht mehr als 10 Terminals angeschlossen werden, von denen etwa die Hälfte dauernd in unmittelbarem Zugriff zum System steht.

3.7. Drucker

Das System soll je nach Wahl Schnelldrucker, Typenraddrucker, Zeichengerätplotter und Drucker mit verschiedenen Schriftgrößen zum Anschluß ermöglichen. Der Ausdruck soll bis DIN A3 quer möglich sein.

3.8. Einzelblatteinzug

Zumindest ein Drucker ist mit Einzelblatteinzug DIN A4 hoch und DIN A4 quer (2 Kassetten) zu versehen.

3.9. Datensicherung

Es wird gebeten, geeignete Vorschläge zur Datensicherung zu unterbreiten. Hierbei ist zu berücksichtigen, daß die Duplizierung der Daten auf Wechselplatten, die dann zusammen mit den Belegen im gleichen Haus gelagert werden, keine ausreichende Datensicherung darstellt.

3.10. Externe Anschlüsse

Es ist die Möglichkeit zu schaffen, externe Anschlüsse (gegebenenfalls beim Mandanten) unterzubringen.

3.11. DATEV-Anschluß oder Anschluß an ein anderes Rechenzentrum

Der DATEV-Anschluß oder der Anschluß an ein anderes Rechenzentrum ist bei jedem System- Einplatz- bis Mehrplatzsystem ohne Ausnahme - vorzusehen.

3.12. Bildschirmqualität

Es ist ein flimmerfreier Bildschirm (bevorzugte Farbe orange bei 60 Hz), mit Option für einen Ganzseitenbildschirm im Textbereich und abrollbarer Darstellung am Bildschirm (bis DIN A3) vorzusehen. Die Bildschirmgröße soll möglichst optimal sein.

3.13. Einarbeitungszeit

Es wird gebeten, zu den einzelnen Hard- und Software-Moduln die voraussichtlichen Einarbeitungszeiten zu benennen. Hierbei sind Angaben zu machen über die Kosten bei der Einarbeitung beziehungsweise ob diese durch den Anbieter kostenlos erfolgt.

3.14. Service

Es wird darum gebeten, über die Möglichkeiten und die Kosten des Service genaue Angaben zu machen.

3.15. Schulung

Die Hersteller werden gebeten, einen Schulungsplan vorzulegen, aus dem sich Art und Umfang der Schulung, Schulungsort, Schulungszeiten und Kosten der Schulung ergeben.

C. Ersuchen an die interessierten Hersteller

Vorstehend wurde versucht, eine Grobanalyse der in Steuerkanzleien heute üblichen Datenverarbeitungsprobleme zu erstellen. Davon ausgehend wurde ein globaler Anforderungskatalog erstellt, wobei zu beachten ist, daß einzelne Steuerkanzleien bereichsspezifische Aufgaben zu erfüllen haben.

Es kann davon ausgegangen werden, daß der Steuerberatermarkt mit derzeit rund 34 000 Berufskollegen, die wiederum eine Vielzahl von Betrieben betreuen, in Zukunft sehr daran interessiert sein wird, die in den Kanzleien zu verwendenden Geräte beziehungsweise deren Ausgestaltung selbst zu bestimmen und nicht - wie das bisher der Fall ist - Geräte installieren zu lassen, die den speziellen Anforderungen der Steuerberater nicht genügen.

Ein erster Schritt in diese für alle Beteiligten sicher fruchtbare neue Richtung der Zusammenarbeit soll diese Grobanalyse darstellen.

Diejenigen Hersteller, die interessiert sind, aufgrund dieser Grobanalyse zusammen mit COLLEGA Hard- und Software-Konfigurationen zusammenzustellen, die diesen Grundsätzen entsprechen, werden um möglichst baldige Stellungnahme gebeten.

Planung des weiteren Ablaufes

1. Einzelbesprechungen mit den interessierten Herstellern.

2. Breite Diskussion mit sämtlichen Mitgliedern der COLLEGA anläßlich des COLLEGA-Tages am 9. November 1979 in München, an der die interessierten Hersteller teilnehmen können. Die Leitung dieser Diskussion hat Herr Professor Dr. Franz Josef Brenneis übernommen.

3. Erarbeitung einer Feindokumentation.

4. Einholung von Kostenangeboten der interessierten Hersteller.

5. Einigung über Aufstellung von Pilotanlagen bei einzelnen Anwendern und systematische Erstellung der Programme.

6. Ausstellung der geschaffenen Erstanlagen im Rahmen der regionalen COLLEGA-Tage einschließlich entsprechender Werbung bei den Kollegen.

7. Es wird davon ausgegangen, daß nicht mit allen am Markt befindlichen Herstellern entsprechende Kooperationen getroffen werden können. COLLEGA behält sich daher vor, zu entscheiden, mit welchem Hersteller in der Anfangsphase weitergearbeitet werden soll.

8. COLLEGA sichert allen Herstellern strengste Diskretion und Verschwiegenheit zu, so daß keinerlei Geheimnisverrat zu befürchten ist.

Die Steuerberater in der Bundesrepublik sind dringend darauf angewiesen, geeignete Organisationshilfen zu erhalten. Hierbei soll der DATEV-Anschluß nach Möglichkeit beibehalten werden, da DATEV niemals durch eine kanzleieigene Anlagen ersetzt werden kann. Die zeitkritischen Daten sollen allerdings in der Kanzlei erledigt werden. Hierzu gehören insbesondere die Textbe- und Textverarbeitung, die Leistungserfassung einschließlich Fakturierung, die Mandantenbetreuung einschließlich Aktenverwaltung und Bibliotheksverwaltung sowie die Erledigung absolut zeitkritischer Daten (zum Beispiel von Löhnen) und die Unterstützung durch bildschirmorientierte Arbeitslätze auch im Datenerfassungsbereich.

Erstellt durch den Vorstand der COLLEGA unter Beratung von Herrn Prof. Dr. Franz Josef Brenneis, Inhaber eines Lehrstuhles an der Fachhochschule München und von der IHK München bestellter Sachverständiger für das EDV-Wesen.

München, im August 1979

Für den Vorstand Günter Hässel

1. Vorsitzender