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Bei der Einführung eines Personalinformationssystems entsteht eher ein Personalmehraufwand:


23.04.1982 - 

Abrechnungssystem zu vergangenheitsbezogen

Die Entwicklungstendenzen im Personalbereich der Unternehmungen zeigen deutlich, daß in den letzten Jahren neben dem Vertrieb, der Produktion und den Finanzen vor allem der Personalwirtschaft immer größere Bedeutung zukommt. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Einmal ist das Unternehmen selbst an einer noch effizienteren Personalarbeit interessiert Auf der anderen Seite stellt der mündige und anspruchsvolle Mitarbeiter hohe Forderungen an die Personalarbeit. Schließlich stellt auch das Betriebsverfassungsgesetz besondere Ansprüche an die Personalarbeit.

Die Motivation der Unternehmer, dem Personalwesen ihre Aufmerksamkeit zu widmen, ist auf mehrere Ursachen zurückzuführen. Es sind dies

- die Verteuerung der menschlichen Arbeitskraft,

- die qualitative und quantitative Unausgeglichenheit der Stellenbesetzung,

- das unzureichende Potential an Fachkräften,

- der rasche Umschlag des Fachwissens,

- die Personalbedarfs- und Beschaffungsplanung,

- die Fluktuation und die Fehlzeiten

sowie eine Anzahl weiterer Probleme, die es zu lösen gilt.

Von seiten der Mitarbeiter legt man beispielsweise Wert auf

- eine gezielte Aus- und Weiterbildung,

- eine optimale berufliche Entwicklung,

- Beförderungsmöglichkeiten und die Gewißheit, nicht übersehen zu werden,

- eine leistungsgerechte und im Verhältnis zu den Kollegen gerechte Gehaltsfindung,

- eine gerechte Leistungsbeurteilung,

- eine umfassende Information.

Die in den Paragraphen 81 f des Betriebsverfassungsgesetzes formulierten Beteiligungsrechte der Arbeitnehmer berühren - wenn auch teilweise noch implizit - so wichtige Fragen wie

- die Personalbewertung und -beurteilung,

- die Stellenbeschreibung,

- die Stellenbesetzung,

- den innerbetrieblichen Stellenmarkt ,

- die Personalplanung,

- die Personalaus- und -weiterbildung.

Die angesprochenen Probleme können durch die vergangenheitsbezogene Personalabrechnung und durch die dabei vielfach gewonnenen meist einkommensbezogenen Statistiken allein nicht gelöst werden. Vielmehr muß die mehr passive Personalabrechnung und -verwaltung um die aktive Personalführung und -planung ergänzt werden. Dieser Trend ist ganz deutlich, befinden wir uns doch derzeit in einer Phase des Aufbaus von Systemen zur Personaldatenverwaltung, Personalbeurteilung und Personalinformation.

Bei der Realisierung dieser Systeme spielt der Computer als Hilfsmittel eine wesentliche Rolle. Zumindest ab einer bestimmten Unternehmensgröße-gemessen an der Zahl der Beschäftigten-lassen sich diese weitgesteckten Aufgaben wirtschaftlich auf andere Weise nicht lösen. Wichtig ist hierbei jedoch folgende Schwerpunktverlagerung. Bei der Entwicklung computerunterstützter Informationssysteme treten die computertechnischen Aspekte welche die Szene bis dahin beherrschten, immer mehr in den Hintergrund.

Bei den ständig komplexer werdenden Anwendungen sind es heute im Schwerpunkt die methodischen und inhaltlichen Probleme, die es unter bestmöglicher Berücksichtigung von Benutzerwünschen zu lösen gilt. So muß die Entwicklung eines Personalinformationssystems auch vom Fachbereich initiiert und primär getragen werden. Computer- und Methodenspezialisten können dabei in der Regel nur - wenn auch sehr wertvolle - Hilfestellung leisten.

Gestaltungsprinzipien

Der Aufbau eines Personalinformationssystems ist ein schwieriges Unterfangen mit einer langen Entwicklungszeit. Es gibt noch eine Reihe ungelöster oder zumindest unvollkommen gelöster Probleme, die sich nur schwer strukturieren und daher auch schwer in einer Methodenbank unterbringen lassen. Außerdem ist es nicht möglich, für alle personalwirtschaftlichen Aufgaben quantitative Methoden zu entwickeln.

Empfehlenswert ist es, der Entwicklung eines Personalinformationssystemes zunächst eine generelle Zielsetzung voranzustellen, an der sich die Planungs- und Entwicklungsarbeit zu orientieren hat. Hierzu zählen beispielsweise

(1) Konzeption eines offenen Systems, das in Breite und Tiefe ausbaufähig ist, sich in Phasen realisieren läßt und flexibel gegenüber Veränderungen ist;

(2) Konzeption eines benutzerfreundlichen Systems mit einfachem Handling beim Erfassen, Ändern, Abfragen; leicht erlernbar; rationell; papierarm;

(3)System mit einem hohen Informationsgrad, wahr, objektiv, vollständig, adäquat aktuell, redundanzfrei, eindeutig, zielgerichtet;

(4) einheitliches, zentrales System, eventuell mit dezentraler Datenerfassung und dezentralem Stammdatenänderungsdienst;

(5) Schutz und Sicherheit der Daten, Erfassung, Speicherung und Verarbeitung ausschließlich von Daten, deren Zweckgebundenheit eindeutig nachweisbar ist;

(6) keine Dehumanisierung der Arbeitsplätze, Gestaltungsmaßnahmen müssen in erster Linie dem Humanisierungsstreben entsprechen; erst dahinter rangieren wirtschaftliche und EDV-technische Aspekte;

(7) in sich und zu anderen Systemen integrierter Aufbau durch die Definition eindeutiger Schnittstellen;

(8) Erhöhung der Effizienz der Personalarbeit, kein ausschließliches Abrechnungssystem, sondern Planungs-, Steuerungs- und Überwachungssystem;

(9) größtmögliche Fehlerausschaltung, nachvollziehbar und revisionsfähig durch Gültigkeits- und Plausibilitätskontrollen;

( 10) unabhängig von Datenbank- und Datenkommunikationssystem durch kompatible Datenbank- und Datenkommunikationsschnittstellen;

(11) Wirtschaftlichkeit, nicht das technisch Machbare, sondern das zielkonform Wünschenswerte soll realisiert werden.

Diese Gestaltungsprinzipien für den Aufbau eines Personalinformationssystems können noch durch firmenspezifische Rahmenbedingungen (vorhandene Hard- und Software, Verwendung bereits gespeicherter Personaldaten, Beibehaltung des bisherigen Personalabrechnungssystems) ergänzt werden, die den Gestaltungsspielraum in der Regel jedoch einengen.

Strukturen

Der Aufbau eines Personalinformationssystems setzt eine entsprechende Gliederung in einzelne Bausteine - wir sprechen in diesem Zusammenhang auch von Strukturierung im Sinne des Top-down-Designs -voraus.

Nur auf diese Weise kann so ein komplexes System transparent gemacht werden, und nur auf diese Weise kann der Forderung nach Ausbaufähigkeit und schrittweiser Realisierbarkeit entsprochen werden.

Für die Strukturierung eines Personalinformationssystems gibt es sicherlich verschiedene Gesichtspunkte (Fachbereiche, Funktionen, Objekte, geografische Einheiten). Am geeignetsten erscheinen uns jedoch die Phasen Steuerung, Durchführung und Kontrolle, wie wir sie vom kybernetischen Regelkreismodell her kennen (siehe Abbildung 1 ).

Ausgangspunkt in einem solchen System ist erstens die Personalplanung, die sich aus dem Sachziel des Unternehmens ableitet. Zu diesen Planungsaufgaben der Personalwirtschaft zählen

- Aufbau und Pflege des Organisationsplanes (Aufgabengliederung und Unterstellungsverhältnisse),

- Aufbau und Pflege von Stellenbeschreibungen mit Aufgaben und Anforderungen (Anforderungsprofil).

Die oben genannten Planungsaufgaben schaffen erst die Voraussetzung für die nachfolgenden Planungsmoduln :

-Personalbedarfsplanung (qualitativ und quantitativ),

- Personalbeschaffungsplanung ,

- Personalentwicklungsplanung,

- Personalkostenplanung.

Mit der Planung sind die Orientierungspunkte für die Personalsteuerung (Disposition) gegeben. Zu dieser zweiten Phase gehören so wichtige Moduln wie:

- Personalausschreibung,

- innerbetrieblicher Stellenmarkt,

- Personalfreisetzung,

- Personalförderung,

-Aus- und Weiterbildung.

In die dritte, die Durchführungsphase fallen alle Aufgaben, die wir unter den Oberbegriffen Personalverwaltung und Personaldienste subsumieren, so beispielsweise

- Einstellen, Entlassen, Versetzen;

- Umverteilung der Aufgaben;

- werksärzlicher Dienst;

- Lehrlingsbetreuung;

-Werkswohnungen;

-Statistik;

Als letzte Phase schließt sich in unserem Regelkreis die Abrechnung und Kontrolle an. Hierzu zählen

- Personalabrechnung,

- Personalstatistik und

- Personalanalyse, welche eine Rückkoppelung zu der Planung und damit einen Soll-/Ist-Vergleich und eine Abweichungsanalyse erlauben.

Diese kurze Darstellung läßt den interaktiven Systemzusammenhang klar erkennen. Jede Phase braucht bestimmte Informationen (Input-Daten) und produziert bestimmte Ergebnisse (Output-Daten), welche sie der nachgelagerten Phase zur Verfügung stellt. Der Regelkreis schließt sich durch die Rückkoppelung der Abrechnungs- und Analyseergebnisse zur Planung, wodurch eine Messung des Zielerreichungsgrades und die Durchführung von Abweichungsanalysen ermöglicht werden.

Man kann diese Zwangsläufigkeit des kybernetischen Ablaufs auch einfacher formulieren: Wenn uns die Zielsetzung des Unternehmens unbekannt ist, können wir den Personalbedarf weder qualitativ noch quantitativ planen. Wenn uns aber diese Pläne fehlen, können wir nicht gezielt steuern und dem Plan entsprechende Mitarbeiter suchen.

Dann können wir aber auch keine Probleme erkennen, weil eine Problemerkennung einen Soll-/Ist-Vergleich voraussetzt. Als Beispiel sei hier der Vergleich des Anforderungsprofils der Stelle gemäß Stellenbeschreibung mit dem Leistungsprofil des jeweiligen Stelleninhabers oder eines Stellenbewerbers genannt.

Die Abbildung 2 zeigt ein detailliertes Strukturdiagramm für ein Personalinformationssystem. Der Leser mag sich durch die Vielzahl der Moduln nicht beirren lassen. Man braucht aber einen solch umfassenden Überblick über das Gesamtsystem, um

- die für das eigene Unternehmen benötigten Moduln auszuwählen,

- die Schnittstellen zu den einzelnen Moduln eindeutig festzulegen,

- die Umstellungsprioritäten zu fixieren,

- die Einsatzmöglichkeit von Fremdsoftware für einzelne Bausteine zu prüfen.

In der Regel werden bestimmte Moduln bereits vorhanden sein. Hier ist zu prüfen, ob diese den betriebswirtschaftlichen Anforderungen und der heutigen EDV-Technologie entsprechen und ob sie sich in das Gesamtsystem integrieren lassen. Sodann sind nach und nach weitere Moduln in das System einzubeziehen, womit sicherlich eine Anpassung der Speicherungs- und Verarbeitungsformen (Datenbank, Dialogverarbeitung) einhergehen wird.

Ausgangspunkt beim Aufbau eines Personalinformationssystems ist sicherlich die Personalabrechnung. Sodann empfiehlt sich jedoch, zu den Personalstammdaten auch in einer separaten Datei zumindest "Stellenrudimente" (Stellennummer, Stellenbezeichnung, hierarchische Einordnung, Telefonnummer) zu speichern.

Sie bieten durch eine Verkettung mit der Personaldatei bereits die Möglichkeit, in den wichtigen Bereich der Personalplanung vorzudringen,

Abschließend sei noch auf einige Mängel und Probleme beim Aufbau von Personalinformationssystemen hingewiesen:

- Es fehlt eine Gesamtkonzeption (EDV-Einsatz im Personalbereich in den 80er Jahren) mit genauer Realisierungsplanung und einer Definition des Endausbaus; dies führt zu unvollständigen Teillösungen: beispielsweise nur Abrechnung und Statistik ohne Einbeziehung von Planungs- und Steuerungsmoduln.

- Es handelt sich um partielle Lösungen; so etwa sind Personalabrechnung und -information nicht miteinander integriert, sondern sie existieren als zwei voneinander unabhängige "Systeme ' .

- Man verbindet mit der Einführung eines Personalinformationssystems übersteigerte Nutzenvorstellungen und überschätzt die Personaleinsparungsmöglichkeiten im Personalbereich; eher entsteht ein Personalmehraufwand, dafür erreicht man jedoch einen erweiterten und verbesserten Informationsservice. Hierbei bedeutet allerdings ein "Mehr an Informationen" nicht zwangsläufig eine Verbesserung.

- Der Zeit- und Kostenaufwand für die Realisierung und für die laufende Pflege (Personalbewertung, Stellenbeschreibung und -bewertung) eines Personalinformationssystems werden häufig unterschätzt.

- Die psychologischen Schranken gegen ein Personalinformationssystem bei den Betroffenen (Personalreferate, Mitarbeiter, Betriebsrat) werden zu stark ignoriert.

-Die informationelle Abbildung eines Menschen durch wenige, meßbare Teilaspekte ist unvollständig und deren isolierte Betrachtung problematisch.

- Die Beteiligten und Betroffenen werden unzureichend informiert und nicht ausreichend geschult.

- Das Projektmanagement, in dessen Händen Planung und Realisierung des Personalinformationssystems liegen, weist Mängel auf, was sich in einer schlechten Personalkoordination sowie in einer fehlenden oder unzureichenden Terminplanung, Kostenplanung und Dokumentation zeigt.

Die hier aufgezeigten Mängel sind - wenn auch mit unterschiedlichen Schwerpunkten - überall dort zu beobachten, wo man sich mit dem Aufbau eines Personalinformationssystems beschäftigt. Die Kenntnis dieser Schwachstellen gibt uns die Möglichkeit, im voraus entsprechende Maßnahmen zu ihrer Überwindung einzuleiten, um dadurch die Effizienz des Planungs- und Entwicklungsprozesses zu erhöhen und die spätere Funktionsfähigkeit des Systems selbst zu sichern.

Informationen: Integrata GmbH, Biesinger Str. 10, 7400 Tübingen, Tel.: 0 70 71/2 43 88.

*Dr. Erhard Reblin ist Mitinhaber und Geschäftsführer der Tübinger

GmbH Unternehmensberatung. Seminare zu der Thematik seines Artikels führt er Ende Mai sowie Ende November/Anfang Dezember durch.

Literaturhinweise:

Gerhard Reber (Hrsg.): Personalinformationssysteme, C. E. Poeschel Verlag Stuttgart

Institut für Fertigungswirtschaft und Betriebsinformatik der Universität Linz: Personalinformationssysteme, Anspruch, Realität, Konzepte; Arbeitsbericht Nr. 4, 4. Auflage 1977 Heinrich/Pils: Betriebsinformatik im Personalbereich (Die Planung computergestützter Personalinformationssysteme) Nüskens, Karl-Heinz: Führungsaufgabe Personalwesen, Analyse und Maßnahmen zur Gestaltung eines Personalinformationssystems, De Gruyter, Berlin - New York 1978.