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Trends beim Schreiben im Büro

Add-on-Programme machen die Textverarbeitung intelligenter

12.04.1991

Insgesamt setzt sich der in den letzten Jahren erkennbare Trend zu immer mehr Komfort und Vielfalt auch im Textverarbeitungsmarkt fort. Der ZVEI-Fachverband Informations- und Kommunikationstechnik skizziert im folgenden die Entwicklung.

Ein wachsendes Angebot an Schriftarten - nicht mehr nur die Schreibmaschinentypen Pica und Perl, sonder auch Helvetica, Times etc. fällt auf, dazu gibt es mehrere hundert nachinstallierbare Fonts, umfangreichere und leichtere Programmierung mittels Makros, einfachere Gestaltung von Tabellen und Formeln, bequemere Übernahme von Bildern und Grafiken und neue, die Textverarbeitungssoftware "intelligent" ergänzende Programme, deren Dateien anstandslos in die Texte eingebaut werden können.

Textverarbeitungsprogramme sind die typische Sekretariatssoftware. Sie soll das Schreiben vereinfachen, beschleunigen und rationalisieren. Ursprünglich waren ihre Schwerpunkte: Texteingabe, -gestaltung, -korrektur, -speicherung. Im Laufe der Jahre wurden sie um Adreßverzeichnisse, Rechenfunktionen und Sekretariatshilfen wie Kalender und "Taschenrechner" ergänzt. Sie lösten die Zeit der "Textbearbeitung" und "Textverarbeitung" ab. Diese Begriffe unterscheiden sich zwar nur durch zwei Silben im Namen, trotzdem spalteten sie das Lager der Organisatoren. "be" bedeutete hier, daß das Schreiben einzelner, individueller Briefe oder sogenannter Serienbriefe - gleicher Briefinhalt an mehrere Empfänger im Mittelpunkt der Sekretariatsarbeit standen; "ver" deutete dagegen auf "Bausteinkorrespondenz" - oder den unglücklich gewählten Begriff der "Programmierten Korrespondenz" - hin, also auf Briefe, die sich völlig oder weitgehend aus gleichlautenden, aber unterschiedlich kombinierten Textteilen (Bausteinen) zusammensetzen. Sie wurden in Texthandbüchern gesammelt. Bei dieser Art der Korrespondenz wurde nicht mehr der komplette Brieftext diktiert, sondern nur noch die zu wählende "Bausteinnummer". - Die Programme für die eine oder andere Organisationsform unterschieden sich also wesentlich voneinander.

Heute denkt kaum noch ein Organisator in diesen Kategorien, die Grenzen verschwimmen, alle Textprogramme können beides gleichermaßen.

Inzwischen sind die Leistungen der Software weiter wesentlich gewachsen. Die modernsten internationalen Programme können - wenn die entsprechende Hardware zur Verfügung steht - Schriften mit immer gleicher - das ist typisch für Schreibmaschinenschriften - oder proportionaler Schrittteilung - das ist typisch für Zeitungs- und Buchschriften - drucken. Das nutzen vor allem viele kleine Betriebe bei ihrer Korrespondenz, indem sie mit der Nachricht für den Empfänger gleich den dazu erforderlichen Briefbogen anfertigen. Sie benutzen also ausschließlich einfache weiße DIN-A4-Bögen. Briefkopf und -fuß und sogar Bilder werden gleichzeitig mit dem Text auf das Papier gebracht.

Einen anderen wichtigen Trend lösen die immer leistungsfähigeren Programmiermöglichkeiten mit Makros aus. Immer einfacher wird es für die Sekretärin, in die Texte Tabellen (Bild 1) oder technische, mathematische und chemische Formeln (Bild 2) einzubauen. Das bereitete bisher ungewöhnlich große Mühe. Auch die Anfertigung umfangreicher Dokumente ist einfach, da die Programme weitgehend automatisch Inhalts- und Indexverzeichnisse anfertigen sowie Fußnoten selbständig verwalten. Die Steuerung des Programms erfolgt zunehmend (wahlweise) über die "Maus".

Wie leistungsfähig die Kombination der geschilderten Eigenschaften (hier: Makros und Tabellendruck) moderne Textverarbeitungsprogramme machen, zeigt die abgebildete Rechnung: Mit einem Makro wird das Rechnungsformular gewählt, die Adresse aufgrund eines Suchbegriffes angesteuert, und die adressierte Rechnung auf dem Bildschirm abgebildet. Mit weiteren Makros kann die Sekretärin die Rechnungspositionen einsetzen, den automatisierten Rechenvorgang auslösen und den Druckvorgang starten. Alle von Hand eingegebenen Daten sind unterstrichen, den Rest ermittelt und druckt das Programm automatisch.

Das Rechnungsformular zeigt noch weitere Vorteile gegenüber bekannten Kalkulationsprogrammen, die bisher ausschließlich mit Tabellen arbeiten konnten: Die Feldgrößen passen sich dem Umfang der eingegebenen Daten selbsttätig an; wird viel Text getippt, wachsen die Felder. Außerdem können die Rechenfehler neben den zu berechnenden Zahlen noch kommentierende Texte aufnehmen, ohne dadurch ihre arithmetischen Funktionen zu verlieren.

Ein besonders interessanter Trend ergibt sich aus der Entwicklung spezieller, ganz auf die Textverarbeitungssoftware abgestellter und sie ergänzender Programme, mit denen die Sekretärin beispielsweise Kalkulationsmodelle und Geschäftsgrafiken anfertigen kann, die sie anschließend problemlos in ihre Texte übernimmt. Diese Programme sind

benutzungskompatibel zu ihrem Textprogramm, was ihr die Handhabung außerordentlich erleichtert.

Die hier geschilderte Ergänzung hochwertiger Textverarbeitungsprogramme darf nicht mit dem in den letzten Jahren beobachteten Trend zu kombinierten Softwarepaketen gleichgesetzt werden. Bei denen standen Kalkulations- und Datenbankarbeiten im Vordergrund; ihre Textverarbeitungsmodule sind recht schwach und daher für Sekretariatsarbeiten ungeeignet.

Neuerdings beobachten wir auch einen Trend zu Telefax, Bildschirmtext, Telex, Teletex und zur automatischen Wahl von Telefonnummern.

Die Entwicklung bei den Textprogrammen steigert die Leistung auf den Schreibplätzen erheblich. Allerdings hat sie - wie jede Medaille - auch eine Kehrseite: Die Anforderung an die Hardware steigt rapide. Die Drucker müssen die angebotenen Schriften wiedergeben können. Der Computer braucht eine hohe Arbeitsgeschwindigkeit, muß also mindestens AT-kompatibel sein. Einige Programme verlangen - damit die Schreibkraft alle Möglichkeiten von ausschöpfen kann - zusätzlichen Arbeitsspeicher. Ferner werden möglichst farbige und hochauflösende Grafikbildschirme gebraucht. Kurz: Wer die Möglichkeiten der heutigen und künftig gebotenen Software ausschöpfen will, sollte an der Hardware nicht sparen.

Außerdem kann nur derjenige die Leistung moderner Programme ausschöpfen, der sie genau kennt. Keinesfalls reicht dazu die Ausbildung am Arbeitsplatz oder das einige Stunden währende Zuschauen.

Textverarbeitung erfordert eine gründliche Schulung und eine längere Einarbeitungszeit. Sind diese Voraussetzungen gegeben, dann kann sie die Produktivität des ganzes Betriebes erheblich steigern.