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19.06.1998 - 

Komplettlösungen für das Knowledge-Management

AIIM-Show: Standards bilden meist nur einen Kompromiß

19.06.1998

Produktneuheiten für das Dokumenten- und Informations-Management weisen mittlerweile eine beachtliche Reife auf. Daß die Systeme ihr Prototypenstadium verlassen haben, zeigte sich auf der diesjährigen AIIM besonders im Bereich Internet. Die Funktionalität geht endlich über reines Logon, Retrieval und Display hinaus, immer häufiger werden auch komplexe Groupware- und Workflow-Mechanismen im Web-Browser vorgeführt. Zielgruppe der Internet-Lösungen sind neben den unternehmensinternen Anwendern vor allem die weitaus größere Zahl externer Benutzer wie Außendienst, Geschäftspartner und Privatkunden.

Zentrales Thema der Show sind naturgemäß auch die Standards für Dokumenten-Management und Workflow, da die AIIM-Organisation als Dachverband für die Arbeitsgruppen der Document Management Alliance (DMA), des Open Document Management API (ODMA) und der Workflow Management Coalition (WfMC) fungiert. Wie die Produkte unterschiedlicher Hersteller aufgrund von Schnittstellen-Spezifikationen zusammenarbeiten können, wurde im "Standards-at-Work"-Pavillon vorgeführt.

An der wohl interessantesten Interoperabilitäts-Demonstration beteiligten sich sechs Anbieter. Das dargestellte Lieferkettenszenario umfaßte mehrere Workflow- und Dokumenten-Management-Produkte zur Bearbeitung einer unternehmensübergreifenden Bestellkette:

Der Prozeß reichte von der Bedarfsanmeldung eines Mitarbeiters über die Einkaufsabteilung bis hin zur Teilebestellung des Großhändlers bei seinem Komponentenlieferanten. Zum Einsatz kamen hier die Interface-4-Spezifikationen der WfMC sowie die Version 1.0 der DMA für den Zugriff auf Dokumenten-Bibliotheken. Sämtliche Client-Anwendungen wurden im Web-Browser ausgeführt, sowohl für die unternehmensinternen Abläufe als auch für die Kommunikation von Firma zu Firma.

Diese praxisnahe Simulation sollte jedoch nicht zu der Annahme verleiten, daß jetzt stabile Standards für alle funktionalen Anforderungen zur Verfügung stehen. Auf der Show wurde ebenfalls deutlich, daß die Spezifikationen auch Kompromisse sind, auf die sich mehrere Anbieter nur einschwören lassen, wenn sie den kleinsten gemeinsamen Nenner darstellen:

Zu individuell sind die Anforderungen verschiedener Branchen und Prozesse, um sie in einer Norm zufriedenstellend zu berücksichtigen.

Dazu paßt auch, daß im Vorfeld der AIIM zwei weitere Workflow-Standard-Initiativen angekündigt wurden: das "Simple Workflow Access Protocol" (Swap) sowie "Jflow". Bei letzterer handelt es sich um eine Corba-IIOP-basierte Implementierung des WfMC-Interface 4. Swap stellt eine abgemagerte, auf WfMC und Jflow aufbauende HTTP-Implementierung dar, vorgeschlagen von Sun, Netscape und HP. Im Prinzip geht es immer darum, daß eine Workflow-Anwendung mit einer anderen kommunizieren kann, etwa um Prozesse anzustoßen oder Statusinformationen über einen früher übergebenen Workflow entgegenzunehmen.

Aufgrund der heterogenen technischen Infrastruktur, innerhalb der eine Kommunikation normalerweise stattfinden muß, ist es nicht möglich, einen einzigen Standard zu definieren, der alle Interessen, sprich Protokolle und Funktionen, unter einen Hut bringt. Ein Risiko besteht daher weiterhin, daß Spezifikationen entwickelt werden, von denen die Anbieter je nach Interessenslage nur Subsets unterstützen und trotzdem vorgeben, den Standard zu erfüllen. Da es derzeit keine Zertifizierungsverfahren für DMA, ODMA und WfMC gibt, ist dem Hersteller das Gegenteil schwer nachzuweisen.

Hinzu kommt, daß nicht jeder Standard für jeden Anwender sinnvoll ist. DMA zum Beispiel ist dann geeignet, wenn mehr als ein Dokumenten-Management-System zum Einsatz kommt, oder wenn man aus externen Anwendungen wie Workflow-Applikationen auf Dokumenten-Bibliotheken zugreifen will. Aspekte wie Logon, Sicherheit und Benutzergruppen werden mit DMA allerdings nicht abgedeckt.

Ähnlich verhält es sich bei ODMA. Diese Spezifikation erlaubt zwar die schnelle Integra- tion von PC-Programmen wie Word oder Corel Draw mit Dokumenten-Management-Lösungen, aber leider nur in recht schlichter Form. Komplexe Interoperationen zwischen beiden Anwendungen lassen sich mit ODMA nicht abbilden. Die Spezifikationen der WfMC, die nunmehr über fünf Jahren reifen, sind immer noch nicht stabil. Kein Wunder, entzieht sich doch der Begriff "Workflow" selbst einer sauberen Definition.

ODMA, DMA und WfMC sind derzeit noch in der Entwicklungsphase. ODMA hat hervorragende Überlebenschancen, weil das Interface von den Herstellern relativ schnell implementiert werden kann und auf der Client-Seite eine Reihe von Problemen löst. Entsprechend wird ODMA von allen führenden Anbietern von PC-Programmen (Microsoft, Lotus, Corel etc.) sowie Dokumenten-Management-Systemen bereits heute oder in unmittelbarer Zukunft unterstützt.

Für DMA ist die Zukunft nicht so klar. Mit Eastman, Hyland, Filenet, Napersoft und Xerox haben zwar wichtige Anbieter ihre Unterstützung zugesagt und DMA-kompatible Produkte angekündigt. Andere Schwergewichte in diesem Markt wie Documentum, IBM und Ixos halten sich jedoch auffallend zurück. Das gilt auch für viele der deutschen Hersteller einschließlich Sidoc, CE, SER und Easy. Ebenso läßt sich die Zukunft der WfMC-Standards mit einem Fragezeichen versehen. Solange kein Hersteller die Spezifikationen in seine Produkte integriert, sind die WfMC-Demonstrationen der AIIM lediglich akademische Übungen.

Allgegenwärtig auf der AIIM war auch das Thema "integriertes Dokumenten-Management", das in jüngster Zeit vermehrt unter der Bezeichnung "Knowledge-Management" propagiert wird. Komplettlösungen ersetzen monofunktionale Systeme etwa für die Eingangsposterfassung (Document Imaging), für die Verwaltung intern erstellter Dokumente (elektronisches Dokumenten-Management), für die Entsorgung von Massendaten aus Großrechnern (Cold) oder zur Integration der Objekte in Geschäftsprozesse (Workflow). Immer mehr Hersteller gehen dazu über, alle Funktionen aus einer Hand, also innerhalb eines homogenen Systems, anzubieten.

Beispiele dafür sind etablierte Branchengrößen wie IBM mit der "Enterprise Suite", Filenet mit "Panagon IDM", PC Docs mit "Docs Open" und Documentum mit "EDMS", aber auch Neueinsteiger wie die französische Key Image oder der bislang nur aus dem Cold-Bereich bekannte Anbieter Hyland mit "Onbase". Für kleinere Anbieter von Teilfunktionen (nur Imaging oder EDM) bedeutet dies, daß sie die fehlenden Komponenten selbst entwickeln oder zukaufen müssen. Überlebenschancen bieten eventuell auch noch Anwendungsnischen.

Wenig überraschend auf der AIIM: Alle Aussteller präsentieren mittlerweile eine NT-Server-Lösung - viele konzentrieren sich sogar ausschließlich auf die Microsoft-Plattform. Weshalb die Auswahl für andere Betriebssysteme immer dünner wird, liegt auch daran, daß Microsoft den Entwicklungshäusern nicht mit eigenen Produkten das Wasser abgräbt, sondern über ein motivierendes Partnerprogramm verfügt. Die häufig vorgebrachte Argumentation, NT-basierte Lösungen seien nicht so skalierbar wie ihre Unix-Pendants, wird von vielen Anbietern nur als temporäres Problem bezeichnet. Selbst bei vollem Roll-out einer Software spiele dieses vorläufige Defizit in 90 Prozent aller Projekte keine Rolle. Der Grund dafür liegt darin, daß neben Großunternehmen vermehrt auch mittelständische und kleine Betriebe ein Informations-Management einführen, das nicht das vermeintlich kritische Datenvolumen bewältigen muß.

Wechsel bei den Massenspeichern

Einen Generationswechsel bestätigte die AIIM hinsichtlich der Massenspeicher. Die vorgestellten DVD-Jukeboxen sollen mittelfristig die betagte CD-ROM-Technik mit ihrem unflexiblen ISO-9660-Dateiformat ablösen. Das neue Plattenformat heißt Universal Disk Format (UDF) und erlaubt, im Gegensatz zur bisherigen Technik, inkrementelles Schreiben und damit das für viele Archivanwendungen notwendige Clustern von Dokumenten auf einer Oberfläche, gleichgültig in welchem Zeitraum sich diese Dokumente ansammeln.

Ebenso scheinen optische Speicher im Großformat in den nächsten Jahren zur Ablösung anzustehen. Nachdem Kodak als einziger Hersteller von 14-Zoll-Platten bereits vor der AIIM angekündigt hatte, daß man ab Ende 1999 keine Laufwerke dieser Größe und ab 2002 dafür auch keine Medien mehr produzieren werde, verläßt nun auch Sony diesen Markt mit der Einstellung seiner 12-Zoll-Systeme. Damit darf spekuliert werden, wie lange die beiden letzten verbleibenden Anbieter großformatiger Worm-Platten (Philips LMS und ATG) noch aushalten.

Mit der Einführung der neuesten Generation von 5,25-Zoll-Systemen mit 5,2 GB je Platte (ab 1999 sogar 9 bis 10 GB) wird das Einsatzfeld für Großformate nochmals kleiner. Anwender, deren Dokumente einer längeren Archivierungspflicht unterliegen, sollten sich deshalb nach Konvertierungswerkzeugen erkundigen.

Die Frage nach der Einführung einer 12-Zoll-Technik sollte nach dem Speicherbedarf beantwortet werden. Wer 50 000 Seiten am Tag scannen muß, benötigt eine Kapazität von täglich rund 2,5 GB. Auch eine 5,25-Zoll-Jukebox mit 1,2 Terabyte Fassungsvermögen ist bei einem derartigen Aufkommen in zwei Jahren voll. In diesen Größenordnungen kann es wirtschaftlicher sein, eine oder wenige 12-Zoll-Systeme statt einer Vielzahl kleinerer Jukeboxen zu betreiben.

AIIM

Die Show der "Association for Information and Image Management International" (AIIM) ist eine jährlich stattfindende Ausstellung mit Fachkongreß rund um die Themen analoge und digitale Dokumentenverwaltung sowie Information Management. Mit rund 300 Ausstellern und 35000 Besuchern handelt es sich um die weltweit größte Fachveranstaltung für diese Branche. Derzeit hat die AIIM weltweit 9000 Mitglieder aus 600 Anwender- und Anbieterunternehmen. Unter dem Dach der AIIM werden die WfMC-, ODMA- und DMA-Standards bearbeitet.

Bernhard Zöller leitet die Frankfurter Unternehmensberatung Zöller & Partner.