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07.02.1986

Akzeptanz organisatorischer Veränderungen spielt eine entscheidende Rolle (Teil 1):Automation darf nicht im "Nirwana" einsetzen

Kaum ein Unternehmen ist heutzutage in der Lage, sozusagen "auf der grünen Wiese" im Bürobereich mit der Automation zu beginnen. Grund: Eine Vielzahl von implementierten Anwendungssystemen behindert eine schnelle und reibungslose Weiterentwicklung der Unternehmensorganisation.

Für die Entwicklung beziehungsweise den Einsatz neuer Anwendungssysteme bestehen grundsätzlich zwei Gruppen von Requirements: Zum einen gibt es technische Anforderungen, abgeleitet aus den eingesetzten Automationsmitteln, die sich wiederum aufteilen lassen in die Hardware einschließlich der Kommunikationsmedien, die Programme zur Steuerung und Sicherung der Automationsprozesse (Betriebssysteme, Kommunikationssoftware etc.) sowie die Software zur Unterstützung der organisatorischen Abläufe im Unternehmen und zum Unternehmensumfeld. Zum anderen sind organisatorische Anforderungen zu nennen, abgeleitet aus den Erfordernissen der Ablauforganisation des Endbenutzers.

Die Entwicklung der Büroautomation hat in den vergangenen Jahrzehnten eine Reihe von Normen im Hinblick auf die Kompatibilität von Organisationsmitteln gebracht. Betrachtet man, jedoch diese Normen etwas näher, dann wird deutlich, daß diese Abstimmung überwiegend innerhalb einer Produktfamilie derselben Produktgeneration auftritt und daß die Abstimmung der Produkte zwischen mehreren Herstellern zwar aus kommerziellen Gründen angestrebt wird, jedoch vielfach im Detail in der Praxis auf Schwierigkeiten stößt.

Eine weitere Verschärfung dieses Problemkreises tritt dadurch auf, daß sich ein Unternehmen nicht immer leisten kann, die Produktweiterentwicklung des Hauslieferanten zeitgleich nachzuvollziehen. Die in einem Unternehmen eingesetzten Automationsmittel weisen daher vielfach einen anderen Dokumentationsstand auf, als dies von einem Dritten erwartet wird. Bevor daher an die Weiterentwicklung der Unternehmensorganisation gedacht wird ist zunächst eine gründliche Bestandsaufnahme der im Unternehmen eingesetzten Automationsmittel erforderlich.

Dabei sollte auf eine Reihe von Merkmalen geachtet werden: Wichtig sind unter anderem die eingesetzten Verarbeitungsrechnertypen mit den jeweiligen Betriebssystemvarianten und Verarbeitungskapazitäten sowie Peripherie. Beachtet werden muß ferner, welche Werkzeuge zur Entwicklung beziehungsweise Unterstützung von Anwendungssoftware und welche Kommunikationssoftware einschließlich der Telekommunikationsnetze zum Einsatz kommt. Ergänzt wird diese Übersicht durch eingesetzte Methoden zur Entwicklung von Anwendungssoftware (Analyse- und Dokumentationsverfahren) sowie Applikationssoftware in bezug auf

- verwendete Programmiersprachen und/oder Generatoren,

- standardisiertes Softwaredesign (zum Beispiel strukturierte Programmierung),

- Stand der Dokumentation (manuell beziehungsweise computergestützt),

- vorhandene Datenverwaltung (Datenbankstruktur, Dateien),

- Sicherheitssoftware (zum Beispiel Zugriffsschutzverfahren, Datensicherungsverfahren, interne Kontrollsoftware/-verfahren),

- Online-/Batch-Routinen (interaktive Softwaresysteme, künstlich intelligente Systemroutinen),

- Datenschnittstellen in bezug auf Dateninhalte, Datenformate und -aktualität,

- Triggerschnittstellen (automatisches Anstoßen nachgelagerter Systemroutinen) zu dem Systemumfeld (Gesamtsystemstruktur beziehungsweise Wirkzusammenhänge der Automationsverfahren untereinander).

Ist diese Bestandsaufnahme abgeschlossen, erfolgt die Analyse und Bewertung des Automationsstandes. Zu diesem Zweck ist es erforderlich, den heute üblichen Stand der Automation des Marktes zu kennen. Gefährlich ist bei dieser Markterhebung die Anlehnung an nur einen Hardware- beziehungsweise Softwarehersteller. Ideal wäre die Herstellung von Kontakten zu repräsentativen Anwendern unterschiedlicher Größenordnung und die Hinzuziehung von erfahrenen, neutralen Beratungsfirmen.

Das Ergebnis dieser Analyse ist die Formulierung der Automationsmittelstrategie beziehungsweise -konzeption. Unabhängig also von erforderlichen Anwendungsverfahren muß sich das jeweilige Unternehmen darüber klar werden, welche Automationsmittel (Hardware und Kommunikationsnetze einschließlich der Steuerungssoftware) das Unternehmen mittel- und langfristig einsetzen möchte und in welcher Reihenfolge beziehungsweise mit welchen Prioritäten dies erfolgen soll.

Für die Auswahl von Anwendungssoftware (Eigen- oder Fremdentwicklung) ist es unabdingbar zu wissen, wie die künftige "Hardwarelandschaft" im Unternehmen aussehen soll. Bestandteil der Hardwarestrategie ist auch stets die Strategie der Systemsicherheit. So sind die sicherheitsbedingten Requirements in das Hardwarekonzept einzuarbeiten und dienen gleichzeitig als Raster bei der Auswahl von Automationsmitteln.

Der Organisationsstand des Unternehmens ist gekennzeichnet durch Managementstil und Führungsphilosophie, Aufgabenabgrenzung, Methodeneinsatz zur Erfüllung der Unternehmensaufgaben, Qualifikationsstand der Mitarbeiter, Grad der Regelung und Normierung von Unternehmensabläufen sowie der wirtschaftlichen beziehungsweise gesellschaftlichen Unabhängigkeit dem Markt und/oder Interessensgruppen gegenüber.

Hinzu kommt der Grad der geordneten Flexibilität, dies Reagibilität dem Unternehmensumfeld gegenüber und gegenüber inneren organisatorischen Zwängen, dem Grad der Produktqualität, Lieferfähigkeit und -treue sowie das Preis/Leistung-Verhältnis, der Grad der Liquidität beziehungsweise Bonität, die Gesamtreputation und last but not least die Treue beziehungsweise die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

In der Tat ist es nicht einfach, in der Praxis einigermaßen gesicherte Antworten auf die genannten Fragen zu erhalten. Andererseits muß jedoch konstatiert werden, daß der Einsatz von Anwendungssystemen einen erheblichen Einfluß auf die genannten Merkmale hat. Wenn dieses Statement richtig ist, dann stellt sich automatisch die Frage, inwieweit in der Vorbereitungsphase diese Auswirkungen erfaßt werden können damit eine höchstmögliche positive Beeinflussung für diese Faktoren durch den Einsatz neuer Anwendungssoftware eintritt.

Die Komplexität der gegenseitigen Abhängigkeiten des Organisationsstandes zwingt zu vereinfachten Methoden bei der Erhebung. So kann es in einigen Fällen genügen, sich im Kreis der Entscheidungsträger unter Umständen lediglich darüber im klaren zu sein, daß es Auswirkungen geben wird, ohne diese selbst quantifizieren zu müssen.

Hinsichtlich der Abbildung der betroffenen organisatorischen Abläufe wird der Systementwickler nicht auf eine grobe Analyse des Istzustandes und exakte Darstellung der Sollvorstellungen verzichten können, denn nur so ist es möglich, den Grad der Veränderung zu bestimmen.

Die These, daß man lediglich wissen müsse, wie die neue Organisation aussehen soll, ist in komplexen, hochautomatisierten Organisationseinheiten kaum haltbar. Früher oder später wird sich der Entwickler mit dem Systemumfeld auseinandersetzen müssen, wenn er einen erfolgreichen Einsatz von neuen Anwendungssystemen erreichen will.

Gerade im Organisationsbereich geraten nach wie vor die meisten gescheiterten Automationsprojekte in Schwierigkeiten. Die Frage nach der Akzeptanz von organisatorischen Veränderungen spielt bei dem Einsatz von neuer Anwendungssoftware die dominierende Rolle. Aus diesem Grunde sollte die Analyse des Organisationsstandes unter Einziehung aller Interessensgruppen erfolgen, damit bereits auf dem Vorwege die Grundlage für eine Akzeptanz geschaffen wird.

Die organisatorischen Veränderungen einer Unternehmensorganisation leiten sich aus den Zielsetzungen eines Unternehmens ab. Zu diesen Zielsetzungen können beispielsweise gehören:

- Erhöhung des Kundenservicegrades (Verbesserung der Lieferfähigkeit, der Liefertreue, der Produktqualität, des Preis/Leistungs-Verhältnisses),

- Reduzierung der Herstellkosten,

- Reduzierung der Lagerbestände,

- verbesserte Nutzung der Fertigungskapazitäten.

Sind diese Zielsetzungen gemeinsam mit den Verantwortungsträgern formuliert, dann lassen sich aus den Ergebnissen der Erhebungen des derzeitigen Organisationsstandes und den im Analyseprozeß ermittelten organisatorischen Schwachstellen die organisatorischen Verbesserungen ableiten.

In der Praxis ist der Systementwickler vielfach in der Lage, auf dem Markt vorhandene Standardsoftware als Modell für das neue Anwendungssystem zu nutzen. Er verwendet das Standardpaket sozusagen als Beschreibungsmodell betrieblicher Aufgaben, und zwar als Soll-Modell. Ob das Produkt später auch zum Einsatz kommt beziehungsweise implementiert wird, hängt von weiteren technischen Anforderungskriterien ab. Insbesondere muß in einem nächsten Schritt geprüft werden, welche Auswirkungen die neue Software auf das Systemumfeld hat.

Der Systementwickler ist gut beraten, sich bei der Formulierung der organisatorischen Anforderungen mit dem Endbenutzer und allen übrigen Interessengruppen (zum Beispiel der Arbeitnehmervertretung) jeweils abzustimmen, damit eine entsprechende Bestätigung der Anwenderwünsche erfolgen kann.

Da die Anwendungssysteme zu einem hohen Grad gegenseitige Abhängigkeiten aufweisen, ist normalerweise die Formulierung der organisatorischen Anforderungen nur im Rahmen einer Gesamtkonzeption der Anwendungssysteme möglich. Um eine derartige Konzeption erarbeiten zu können, sind profunde Kenntnisse über die Gesamtzusammenhänge im Unternehmen erforderlich. Ebenso müssen spezifische Methoden der Analyse und Darstellung verfügbar sein, die die komplexen gegenseitigen Abhängigkeiten transparent machen.

Die Konzeption selbst ist demnach Bestandteil des organisatorischen Pflichtenheftes zur Entwicklung beziehungsweise Auswahl von neuen Anwendungssystemen; sie stellt die erste Phase bei der Entwicklung neuer Anwendungssysteme dar. Aus dem Konzept lassen sich neben der Frage der Aufgabenabgrenzung auch die Fragen der Prioritäten für die Teilsystementwicklung beantworten. Und schließlich dient das Gesamtkonzept in großem Maße zur Entwicklung der künftigen Hardware-(Office-Equipment-)Konzeption als Leitlinie für die Nutzung der Hardware, also für die Bedarfsermittlung.

Eine sinnvolle Konzeption der Datenverwaltung läßt sich ohne eine Gesamtkonzeption kaum erarbeiten. Ganz zu schweigen von ablauforientierten Anwendungssystemen, die auf die Ressortgrenzen beziehungsweise die heutigen Organisationsstrukturen keine Rücksicht nehmen dürfen. Durch eine ganzheitliche Betrachtungsweise des Ablaufsystems lassen sich eine Reihe von Rationalisierungsvorteilen durch Verlagerung oder Wegfall von Unternehmensaufgaben erreichen. Die Entwicklung eines Gesamtkonzeptes als Ergebnis einer konzertierten Organisationsanalyse, wie der Gemeinkostenwertanalyse oder der Produktivitätsanalyse, dürfte eine ideale Voraussetzung sein.

Die Analyse der Endbenutzerwünsche eventuell unter Verwendung von Beschreibungsmodellen der technischen Anforderungen an die Software, abgeleitet aus dem Hardware-/Kommunikationskonzept, gibt einen Aufschluß darüber, wie das Anwendungssystem gestaltet werden soll.

Eine wichtige Rolle spielt dabei die Bedienerfreundlichkeit insbesondere bei interaktiven Anwendungssystemen. Der Endbenutzer sollte vom System weitestgehend geführt werden. Das erfordert eine gründliche Analyse der Entscheidungsregeln, damit eine bedingungsabhängige Ablaufsteuerung der Systemkette erreicht werden kann: Zur Darstellung der Entscheidungsstrukturen (-relationen) bieten sich die Petri-Netze an. Dabei kann die Entscheidungstabellentechnik in die Darstellungstechnik integriert werden.

Die Definition der Datenschnittstellen erfolgt auf drei Ebenen, und zwar auf der ersten Ebene in bezug auf den semantischen Wert des Datenfeldes (Bedeutung des Datenfeldes), auf der zweiten Ebene die Syntax (Datenformat, Buchstabenfolge, Anzahl der Stellen, alphanumerische Zeichen) und auf der dritten Ebene den pragmatischen Wert des Datenfeldes (Erzeugung der Wirkung "lnformationswert"), die innerhalb der Ablauforganisation durch den Inhalt des Datenfeldes erzeugt wird.

Während die erste und zweite Ebene insbesondere bei der Konzeption des logischen Datenbankdesigns behandelt werden, ist auf der drittel. Ebene zu prüfen, welche Aktualität beziehungsweise Integrität ein Datenfeld aufweist. Hier sind die gegenseitigen Abhängigkeiten bei vielfach verwendeten Datenfeldern zu regeln. Bei der Betrachtung dieser Fragestellung ist also ein besonderes Augenmerk darauf zu richten, welcher Prozeßzustand der Ablauforganisation durch welche Datenveränderung abgebildet wird.

Bei komplexen Anwendungssystemen mit einem hohen Grad der Integration treten innerhalb vernetzter Systeme unter Umständen Disharmonien im Datenhandling auf, die zu Fehlschlüssen bei der Abwicklung beziehungsweise Planung von Geschäftsvorfällen führen können. Dieses Problem ist besonders relevant bei zum Teil isoliert laufenden Anwendungssystemen, also bei Systemabhängigkeiten, die nicht durch eine gemeinsame Datenbank unterstützt werden. wird fortgesetz