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05.02.1982 - 

Badenia-Bausparkasse erstellt Org. - Handbuch mit Hilfe von Doku-2000:

Alle Arbeitsabläufe im Rechner hinterlegt

KARLSRUHE (pi) - Mit DV-Unterstützung komplett beschrieben hat die Karlsruher Badenia Bausparkasse GmbH im Jahre 1981 ihre gesamte Betriebsorganisation und sie damit transparent und revisionsfähig gemacht. Das Resultat- Vollständigkeit, Einheitlichkeit und Klarheit aller Org.-Elemente und -Strukturen, Fortfall von Redundanzen, Kompetenzenregelung und Änderungsfreundlichkeit, Kontrolle des Istzustandes der Organisationsarbeit und des Status In den Fachabteilungen sowie Fundament für eine planmäßig steuerbare Weiterentwicklung.

Als die Badenia-Manager Olaf Ahl, Leiter der Hauptabteilung Org./EDV, und Rainer Lutz, Leiter der Organisation, daran gingen, die Organisationsarbeit im Unternehmen auf eine neue Basis zu stellen, wollten sie ein komplettes Organisationshandbuch schaffen, das in der Dokumentation und Weiterführung aufräumte mit der Zersplitterung der Formalismen und Zuständigkeiten, mit Lücken hier und Redundanzen dort und mit der Abneigung gegen die unvermeidlichen Änderungsdienste.

Eine unternehmensweite Ist-Erhebung wurde in Auftrag gegeben. Doch eine Vertiefung in die Materie machte bewußt, daß bei Projektabschluß der "Jetzt"-Zustand schon wieder veraltet sein und alle paar Jahre wieder eine komplette Neuaufnahme fällig würde, wenn man nicht ein geeignetes Instrument fände. Die Lösung hieß "Doku-2000", ein Produkt der Böhm & Salaske Unternehmensberatung (B + S) GmbH Gummersbach.

Doku-2000 wurde gekauft, um die gesamte Betriebsorganisation mit dem Instrument der EDV unterstützen zu können. "Gesamt" heißt hier: Abbildung der Aufbau-, der Ablauf-, der Betriebsmittelorganisation sowie aller Richtlinien und Grundsätze des Unternehmens. "Auf manueller Basis wäre das so nicht zu schaffen gewesen", versichert Ahl. "Es beginnt schon mit dem einheitlichen Formalismus - den brauchten wir nicht zu erfinden; der wurde durch, Doku2000 vorgegeben." Und Lutz ergänzt: "Eine Abbildung der Gesamtorganisation hat nur dann Sinn, wenn das System pragmatisch weitergeführt werden kann mit den Veränderungen, die sich ergeben. Ohne Doku-2000 müßte man dazu eine Unzahl Werkzeuge schaffen."

Alle Organisationselemente der Badenia werden mit ihren gegenseitigen Verknüpfungen erfaßt, die Doku-2000 automatisch überwacht und durch Voll- oder Teilauskünfte für Informations- und Kontrollzwekke verfügbar macht. Die Organisation ist vollständig, eindeutig und redundanzfrei beschrieben. Die Aktualisierung erfolgt durch Verwendungsnachweise und Strukturüberwachung. Nach Ahl ist es gerade dieser Charakter der - "dynamischen Transparenz", der Doku-2000 zu einer lohnenden Investition gemacht hat.

Neben Einheitlichkeit und Zentralisierung wurde auch ein Weg gefunden, daß Sachverstand am richtigen Ort zum Tragen kommt. Die Fachabteilungen sind inhaltlich verantwortlich für die Beschreibung der Org.-Elemente; formell zuständig für Steuerung und Verwaltung des Systems ist die Organisation. Und die Revision zeichnet verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit der Arbeitsabläufe und Verfahren.

Letzteres ist gerade für die Badenia von Bedeutung, da sie als Bausparkasse der Überwachung durch das Bundesaufsichtsamt für das Kreditwesen unterliegt. Da jetzt alle Arbeitsabläufe im Unternehmen bei Doku-2000 hinterlegt sind, hat man eine echte Revisionsfähigkeit erreicht. Auf dieser Basis kann die Innenrevision der Badenia ihre eigene "Funktionsfähigkeit" gegenüber dem Bundesaufsichtsamt nachweisen.

Lutz kennt jetzt den Status in den Fachabteilungen oder informiert sich darüber mit Doku-2000. So entfallen viele der früher notwendigen Erhebungen; Zeit- und Mengengerüste können aus der Dokumentation abgeleitet werden.

In zehn Jahren noch soll das Abbild der Unternehmenswirklichkeit gültig sein. Leichte Handhabung und Änderungsfreundlichkeit sind darum unverzichtbare Anforderungen ans System.

Ahl: "Die Änderungsbereitschaft ist gekommen mit der Änderungsfreundlichkeit." Auch die Fachabt(..)lungen haben Doku-2000 verstanden, Mitverantwortung übernommen. Sie definieren ihre Fachbegriffe, beschreiben ihre Sachgebiete, führen Änderungen durch.

Zur Historie der Doku-2000-Implementation:

Über den ISIS-Katalog stießen Ahl und Lutz auf Doku-2000 und beurteilten es als das einzige System zur Erreichung der Badenia-Zwecke. Im August 79 war der erste Kontakt. Doku-2000 wurde auf Herz und Nieren geprüft; man formulierte Zusatzwünsche zur Gestaltung des Organisationshandbuchs; im Juli 80 war der Vertrag perfekt.

Handbuchaufbereitung

Ahl und Lutz wurden die ersten B+S-Kunden, die Doku-2000 aus der Sicht der gesamten Betriebsorganisation einsetzten. Bislang war es immer speziell für die DV-Dokumentation eingesetzt worden.

Die Gummersbacher lieferten die Badenia-spezifische Handbuchaufbereitung, paßten Doku-2000 an VSAM an und schulten die Karlsruher zwei halbe Tage; dann war Doku-2000 im Praxiseinsatz - praktiziertes "OD-Engineering": eine durchgängige Verfahrenstechnik für Organisation und Datenverarbeitung.

Denn Doku-2000 ist ein Dokumentationssystem und Data Dictionary für Projekte in Organisation und Datenverarbeitung, wobei alles nach einem Prinzip funktioniert. Ein Programm beispielsweise ist nur ein "Arbeitsablauf " - mit dem Charakteristikum, daß er nicht von einem Sachbearbeiter ausgeführt wird, sondern auf der DV-Anlage.

Die Badenia-Leute: "Unser erstes Ziel einer DV-gestützten Dokumentation der Organisation haben wir erreicht. Jetzt muß speziell die DV-Organisation dran." Das heißt auch: Nachdokumentation der EDV-Anwendungen und projektbegleitender Einsatz von Doku-2000 bei O- und D-Projekten. Dann umfassen die Systembeschreibungen , der Badenia nicht mehr allein manuelle Abläufe; sie beinhalten beziehungsweise verweisen auch auf Programm-, Dateiund Satzbeschreibungen; oder auf Jobs und Prozeduren mit vollständiger Referenzierung und automatischer Strukturüberwachung, Copy-Funktionen und was sonst noch zur Systementwicklung und Maintenance dazugehört.

Neuprojekte stehen in der Org./ EDV der Badenia ausreichend an. Etwa für die Entwicklung der Kreditsachbearbeitung oder die DV-Unterstützung des Außendienstes. Mit stationären und mobilen Terminals soll der Außendienst in die Lage gesetzt werden, bei der Kundenberatung aktuelle Daten aus der Zentrale abzurufen oder die Finanzierung von Bauvorhaben zu berechnen. Der Feldversuch ist abgeschlossen; in Kürze stehen seine Auswertung und das Kosten-Nutzen-Verhältnis zur Debatte.