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16.06.2005

Alle Projekte sicher im Griff

Barbara Wankerl
Beim Schweizer Beratungshaus Solution Providers sorgt eine Portfolio-Management-Lösung für die optimale Auslastung der Berater.

Welcher Mitarbeiter arbeitet an welchem Projekt? Welche Vorhaben stehen an, welche Spezialkenntnisse sind dafür notwendig? Ein interessanter Auftrag winkt - aber: Kann das Unternehmen ihn überhaupt erfüllen? Oder: Lohnt es sich, ein wenig profitables Projekt anzunehmen, wenn damit ein neuer Markt erschlossen werden kann? Diese Fragen beantwortet das Schweizer Beratungsunternehmen Solution Providers nicht mühsam auf Basis von Excel-Daten oder "nach Bauchgefühl". Ein ausgereifter Ansatz für das Projektportfolio-Management hilft dem Unternehmen dabei, den Überblick über seine Ressourcen, seine Projekte und seine Finanzen zu behalten.

Geschäftsveränderungen beim Kunden schnell, sicher und nachhaltig umsetzen - das haben sich die Schweizer auf ihre Fahnen geschrieben. Dabei konzentriert sich das Unternehmen auf Kunden aus dem Banken- und Versicherungsumfeld, denen es Management-, Prozess- und IT-Beratung sowie Implementierung aus einer Hand bietet. Ihre Projekte bearbeiten die Berater nach einer selbst entwickelten Vorgehensmethodik, die sie als Speed-Method bezeichnen.

Dieser Ansatz erlaubt es, alle Projektschritte "fugenlos" zu verbinden: vom ManagementKonzept bis hin zur Implementierung und Wartung von IT-Systemen. Für die Zeitplanung nutzt das Unternehmen ein Desktop-Tool namens "Open Workbench", das ursprünglich von Niku stammt und seit einiger Zeit als kostenloses, quelloffenes System verfügbar ist. Den wesentlichen Erfolgsfaktor für sein Unternehmen sieht Ralph Mogicato, CEO und Managing Partner von Solution Providers, im Verwalten des gesamten Projektportfolios und in der Steuerung aller Ressourcen. "Im Gegensatz zum Produktionsgewerbe können wir unsere Services nicht auf Vorrat produzieren, lagern und zu einem späteren Zeitpunkt verkaufen. Deswegen steht und fällt unser Geschäftserfolg damit, unsere Mitarbeiter optimal auszulasten und die finanzielle Seite der Projekte ständig im Blick zu behalten." Bei dieser Aufgabe unterstützt Solution Providers die Enterprise-Portfolio-Management-Lösung "Clarity" - ebenfalls von Niku.

Wichtig: Aktuelle Skill-Profile

Das System basiert auf einer SQL-Datenbank, über die das gesamte Projektportfolio des Unternehmens mittels Kennziffern gesteuert wird. Clarity verfügt über ausgereifte ReportingMöglichkeiten insbesondere für die finanzgetriebene Sicht auf Projekte: In der Planungsphase berechnen die Projektleiter den zu erwartenden Return on Investment (RoI) eines Auftrags. Im weiteren Verlauf können sie sich in Echtzeit über den Soll-Ist-Zustand ihrer Projekte informieren, wobei alle Kennzahlen berücksichtigt werden: zum Beispiel der Zeitaufwand, Reisekosten oder vereinbarte und bereits erbrachte Leistungen. Die Management-Sicht auf das Gesamtportfolio bietet darüber hinaus eine Ampelfunktion, die der Geschäftsleitung zeigt, welche Projekte sich in Planung befinden, wo die interne Genehmigung noch aussteht und wo bereits ein Vertrag abgeleistet wird. Eine besondere Bedeutung kommt bei Solution Providers dem Skill-Management zu. Mit Hilfe eines in der Lösung definierten Prozesses zur Personalentwicklung kann jeder Mitarbeiter nach einer Schulung oder bei Projektende seine neu erworbenen Fähigkeiten und Kenntnisse in die Datenbank eintragen. Umgekehrt stehen damit den Projektleitern aktuelle Skill-Profile ihrer Kollegen zur Verfügung, wenn sie ein neues Projekt planen.

Auf diese Weise unterstützt die Lösung alle projektbezogenen Prozesse. Dabei legt Solution Providers hohen Wert auf Struktur, wie Jürgen Krotzinger, Chief Financial Officer, betont: "Die Monatsendverarbeitung ist ein klar definierter Prozess, der zum Beispiel den Timesheet-Abgleich oder die Freigabe der Preview-Rechnung durch die Geschäftsleitung umfasst. Neben monatlichen Abläufen ist auch der Projektendprozess abgebildet, zu dem die Aktualisierung von Skills oder das Erstellen neuer Referenzen gehören."

Der interne Projektstart wird ebenfalls über die Lösung gesteuert: Bevor ein Projektleiter ein geplantes Projekt auf "Start" setzt, muss er es der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorlegen. Auf Basis von Was-wäre-wenn-Szenarien kann diese das anstehende Projekt nach verschiedenen Kriterien überprüfen: Welche Ressourcen, Funktionen und Rollen bindet das Projekt? Lohnt sich der Auftrag finanziell, liegt es überhaupt im Interesse des Unternehmens, ihn anzunehmen? Erst wenn diese Fragen positiv beantwortet sind, wird das Vorhaben freigegeben. Da das System alle Zeitaufwände lückenlos dokumentiert, kann das Controlling die Rechnungen an den Kunden automatisch erstellen.

Auskunft via Privatportal

Während der dreimonatigen Einführung und bei der Konfiguration des Systems stand den Schweizer Beratern das Unternehmen IT-Design zur Seite. "Wir haben einige Anpassungen vorgenommen, um die internen Prozesse exakt abbilden zu können - insbesondere im Bereich Ressourcenauslastung und in der Rechnungsstellung", umreißt Jörg Leute, Geschäftsführer von IT-Design, die Anforderungen. "Das System bietet hier sehr gute Hilfsmittel." Mit Clarity lassen sich übergreifende sowie anwenderspezifische Portlets erzeugen, die wichtige Neuigkeiten melden oder das individuelle Urlaubsguthaben anzeigen. Die Portlets wiederum bilden einen Bestandteil von rollenbezogenen Dashboards, über die alle Solution-Provider-Mitarbeiter ihre Aufgaben steuern.

Um alle potenziellen Planungslücken zu vermeiden, buchen die Berater auch interne "Projekte" wie Fortbildungen oder Recruiting-Aktivitäten auf Clarity. Finanzchef Krotzinger: "Wir erhalten damit immer eine aktuelle Aussage über die derzeitige Plan- und Ist-Auslastung und können langfristig den optimalen Mitarbeitereinsatz und unseren Personalbedarf planen." (hk)