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28.07.2006

Alternative zum Papierkrieg

Annegret Freitag 
Der Waagenhersteller Mettler-Toledo automatisiert die Auftragsbearbeitung für den Außendienst.

Die Technik, mit der die Schweizer Mettler-Toledo Inc., ein international aufgestellter Waagensystemspezialist, kürzlich ihr System zur Auftragsbearbeitung im Außendienst ausstattete, bietet Unternehmen jeder Größe die Möglichkeit, Abläufe im Wareneingang und in der Lagerhaltung zu verbessern.

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Das Unternehmen

Mettler-Toledo ist ein Schweizer Unternehmen, das aus dem Zusammenschluss der Mettler Instrumente AG und der Toledo Scale Corp., dem größten US-amerikanischen Hersteller von Industrie- waagen mit Sitz in Columbus, Ohio, entstand. Mit mehr als 8000 Mitarbeitern erwirtschaftet das Unternehmen einen Umsatz von über 1,4 Milliarden Dollar. Seit seiner Gründung im Jahr 1945 hat sich das Unternehmen auf die Herstellung von Waagen spezialisiert.

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Die von dem Waagenhersteller eingesetzte Lösung "Mobile Service Force" beseitigt ein Problem vieler Firmen: die uneffektiven, weil auf papierene "Datenübertragung" angewiesenen internen Kommunikationswege. Wo bislang Warenbestellungen, Kundenservice und Vertragsabschlüsse nach dem manuellen Ausfüllen über die Versendung per Post in die Zentrale gingen, funktionieren diese Abläufe nun vollautomatisch in Sekunden per elektronische Datenübermittlung. Die Lösung lässt sich als individuelles Package aus bewährten Standardkomponenten zusammenstellen. Entwicklungspartner des Projekts ist der Geschäftsbereich Multimedia Solutions der Telekom-Tochter T-Systems. Als Technologiepartner ist Microsoft mit im Boot.

Wie die Lösung funktioniert

Über E-Mail einlaufende Meldungen - etwa durch Gerätestörungen beim Kunden ausgelöst - erzeugen vollautomatisch per XML einen Auftrag. Dieser wird über einen Applikation-Server in E-Mail-Form an das Notebook des zuständigen Außendienstlers gesendet, sobald sich dieser ins Firmennetz einloggt. Die Synchronisation zwischen Notebook und Applikations-Server erfolgt dabei über XML-WebServiceRequest. Für den Web-Service wird Soap als Schnittstelle genutzt. Die Teilnehmer selbst authentifizieren sich mittels Active Directory und Notebook-Namen beim Zugriff auf das Netzwerk.

Nach Erledigung eines Auftrags beim Kunden füllt der Mitarbeiter dann ein digitales Formular aus, das er mit seinem mobilen Drucker ausdruckt. Der Kunde unterzeichnet dieses Dokument, beispielsweise einen Wartungsbericht oder einen Vertrag, gleichzeitig manuell und digital. Die digitale Erfassung der Unterschrift erfolgt dabei mit dem "Pegasus PC Notestaker-System". Mit der handelsüblichen Tintenmiene in diesem Stift signiert der Auftraggeber das ausgedruckte Formular. Gleichzeitig wird die Unterschrift via Infrarotsignal auf das digitale Dokument im Notebook übertragen und steht damit als Grafik zur Verfügung. Ist die Unterschrift erfolgt, schickt der Außendienstler das Dokument über eine gesicherte Datenverbindung.

Das Herzstück der Lösung ist der Applikations-Server. Dort laufen die Daten von Innen- und Außendienst zusammen und werden an die zuständigen Mitarbeiter beziehungsweise Stellen im Unternehmen elektronisch verteilt. Die Erfassungslogik wird über "Microsoft Infopath 2003 SP1" abgebildet.

Verzicht auf Lieferscheine

Über diese Anwendung können Anwender Formulare auf Basis von XML erzeugen und an die Bedürfnisse im Servicebereich anpassen. Über die auf dem Applikations-Server installierte Middleware "Formscape" lassen sich die Informationen problemlos mit allen Datenbanken verbinden: Die von den Notebooks einlaufenden XML-Daten werden mittels Formscape in SQL-Datenbankstrukturen umgewandelt. Auf dem Notebook ist die "MS SQL Server Desk- top Edition" installiert, auf dem Applikations-Server der SQL Server.

Mit Hilfe des neuen Systems können die Anwender nun auch Waren leichter ordern. Anhand der zu jedem Auftrag übertragenen Daten erkennt das System, welche Teile verbaut wurden und demzufolge nachgeordert werden müssen. Und das ohne einen einzigen papiernen Lieferschein. Neben Notebooks sind als mobile Clients auch PDAs oder Handys einsetzbar. (hi)