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23.05.1980

Alumetall GmbH optimiert Warenfluß:Frachtkosten durch DV Einsatz um 25 Prozent gesenkt

MÜNCHEN (CW) - Der sicherste Gewinn wird von den Unternehmen heuer primär durch Rationalisierungsmaßnahmen erwirtschaftet. Die Manager wissen inzwischen auch, daß Reserven vor allem im Warenfluß brach liegen, etwa bei der Beschaffung von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen oder dem Transport von Halb- und Fertigerzeugnissen. Hans Ochsenkühn, Leiter der Organisation und Datenverarbeitung, schildert in dem nachfolgenden Beitrag, wie er bei der Nürnberger Alumetall GmbH durch DV-Einsatz die Frachtkosten um rund 25 Prozent senken konnte.

Die Nürnberger Alumetall GmbH fertigt Leichtmetall-Gußteile und Kunststoff-Spritzteile nach Kundenwunsch in Serienfertigung. Die Aktivitäten dieses 1200 Mitarbeiter beschäftigenden Betriebes erstrecken sich auf das In- und Ausland. Gemeinsam mit dem Unternehmen "Südaluminium", das zu Alumetall gehört, produziert man etwa 13 000 Tonnen jährlich. Technische Gußteile von 30 g bis 40 kg bilden die Produktpalette. Die Menge der anfallenden Daten zur Fertigungssteuerung, der Buchhaltung und des Materialflusses verlangten zwingend den Einsatz der Datenverarbeitung, wollte man konkurrenzfähig bleiben.

Am Beispiel der rechnerunterstützten Frachtkostenermittlung und -prüfung sowie der Transportmittelüberwachung bei Alumetall werden die Möglichkeiten aufgezeigt, die das Programmpaket "SPED 34" bietet. Dieses Programm - es läuft auf dem IBM-System /34 - ist in der Programmsprache RPG II abgefaßt. Sein Vorteil: Es kann von allen Unternehmen mit Warenein- und -ausgang verwendet werden und die Rentabilität ist in der Regel schon nach wenigen Monaten gegeben.

Die zu lösenden Probleme

Selbst bei Firmen, die eine Kontrolle durchführen, werden noch viel zu hohe Transportkosten gezahlt. Es fehlt der Überblick und die Zeit, sich mit den komplizierten Tarifen der Verkehrsträger gründlich auseinanderzusetzen.

In all diesem Wirrwarr von Bestimmungen und Tarifen ist das güterproduzierende Unternehmen gezwungen, den für seine Produkte günstigsten Transportweg zu finden, das heißt, die Ware zu wettbewerbsfähigen Kosten zum Verbraucher zu bringen.

Mit Hilfe von Computer und Programmen kann in kurzer Zeit eine Rentabilität erreicht werden und darüber hinaus kann man Analysen erstellen, die Kosten für die einzelnen Transportwege aufzeigen.

Das Programmpaket dient dazu, die Frachtkosten für ein- und ausgehende Sendungen mit Hilfe der Datenverarbeitung zu prüfen und zu ermitteln.

Darüber hinaus ist man in der Lage die Frachtkosten für die Betriebsabrechnung zu liefern. Dieses hier besprochene Programmpaket kann für alle Unternehmen, die täglich Frachten - sowohl im Ein- als auch im Ausgang - abzuwickeln haben, ein wertvoller Rationalisierungsschritt sein. Wenn die Kostenermittlung produktbezogen erfolgen muß, so geht dies mit diesem System sehr elegant, da die Differenzierung nach Kostenträger, Aufträgen, ja sogar bis zur Einzelkalkulation möglich ist.

Was bringt der Einsatz des SPED 34-Programmes?

- Verbesserung der Abrechnungsgenauigkeit mit dem Transportunternehmen (Bundesbahn, Speditionen).

- Reduzierung des Arbeitsaufwandes in der Rechnungsprüfung.

- Frachtoptimierung im Warenausgang.

- Erstellung der Versandpapiere Versandschein, Frachtbrief, Frachtenbuch etc. - durch den Computer.

- Transportmittelüberwachung.

- Genauere Abgrenzung der Frachtkosten auf dem Produktions- beziehungsweise Lieferzeitraum.

- Exakte Frachtkostenstatistiken.

Die Abrechnungsmöglichkeiten

Nach verschiedenen Gesichtspunkten kann das Programmpaket zu Auswertung der Daten herangezogen werden:

- Ermittlung der Frachtkosten im Ausgang.

- Frachtkostenprüfung im Eingang.

- Kostenerfassung und -verteilung nach verschiedenen Abrechnungsarten, und zwar:

Kundensatztafel 1,

Kundensatztafel 2,

RKT (Reichskrafttarif),

% Kilogrammsatz,

Sammelgutabrechnung,

Abschläge auf Kundensatz,

RKT und Rollgeld.

Möglich ist auch, die verschiedenen Verrechnungsmöglichkeiten je nach Absprache mit den Speditionen sowie der Bundesbahn einzusetzen. Die Ermittlung der Frachtkosten kann periodisch (täglich, wöchentlich, monatlich) erfolgen. Bei monatlicher Erfolgsrechnung im Unternehmen kann die exakte Frachtkostenermittlung mit diesem Programmpaket gewährleistet werden.

Frachtkosten sind heute ein Kostenblock innerhalb der Kostenrechnung, der bei exakter manueller Prüfung einen erheblichen administrativen Aufwand bedeutet. Mit Hilfe des Programmpaketes lassen sich im Unternehmen die Prüfungen durch die verschiedenen Fachabteilungen erheblich reduzieren:

- Rechnungsprüfung

- Einkaufsabteilung

- Versandabteilung

- Verkaufsabteilung

-Wareneingang.

Der Ratioeffekt ist gewährleistet durch die organisatorische Verbesserung im Ablauf also Erstellen der Frachtunterlagen und Ermittlung der Kosten im Ausgang sowie Prüfung der Eingangsfrachten im Dialog zu den Stammdateien.

Das übernimmt die EDV

Mit dem Programmpaket werden die Verarbeitungsprogramme zur Verfügung gestellt. Auf einem Menü werden die einzelnen Programme angezeigt. Bei Alumetall sind

dies:

1. Stammdaten der Speditionen

2. Tarifentfernungsdateien

3. Transportmitteldatei

4. Kunden-/Lieferantendatei

5. Andern von Frachtbriefen

6. Frachtbriefe drucken

7. Frachtenbuch drucken

8. Frachtabrechnung Ausgang

9. Frachtaufteilung Kostenträger

10. Frachtkosten Monatsstatistik

11. Frachtkosten Jahresstatistik

12. Erfassen sonstiger Frachtkosten

13. Eingangsfrachten prüfen

14. Frachtdifferenzen drucken

15. Statistik - Frachtrolle Sonstiges

16. Noch frei

17. Monatsabstimmung für Paletten

18. Postleitzahlendatei drucken

19. Transportbehälterstamm drucken

20. Rollgeldtafel mit Rabatt drucken

21. Kundensatztafel mit Rabatt drucken

22. Noch frei

23. Noch frei

24. Zurück zum Menü EDV

Damit ist dem Anwender ein Instrument in die Hand gegeben, seine speziellen Problemdarstellungen äußerst wirtschaftlich zu losen. Die

Anschlußmöglichkeiten von Bildschirmen und Druckern an das System geben dem Anwender die Möglichkeit, die Geräte vor Ort - am Arbeitsplatz - einzusetzen und die notwendigen Eingaben zu tätigen und Auswertungen sofort weiterzuverarbeiten.

Vorarbeit ist nötig

Um das Programm einsetzen zu können, sind natürlich die anwenderbezogenen Daten zuerst einzugeben. Mehrere Stammdateien sind dazu erforderlich:

- Kunden- und Lieferantenstamm

- Spediteurstamm

- Transportmittelstamm

- Postleitstamm

- Tarifdateien

1. Kunden- und Lieferantenstamm:

Diese Stammdatei enthält die erforderlichen Informationen über Kunden und Lieferanten. Beim Erfassen oder Ändern dieser Stammdatei werden Prüfroutinen durchlaufen, die stellen, daß nur geprüfte Daten gespeichert werden. Fehlerhafte Eingaben werden sofort erkannt und am Bildschirm angezeigt.

2. Spediteurstamm:

Im Spediteurstamm werden die Abrechnungskonditionen gespeichert.

Im einzelnen sind dies Abrechnungskennzeichen und Prozentsätze für die Kundensatztafeln 1 und 2 RKT, 100 Kilosatz, Rollgeld. Zu den jeweiligen Eintragungen können entsprechende Rabattmargen angegeben werden.

3. Transportmittelstamm:

In dieser Stammdatei sind alle wichtigen Informationen gespeichert, die im Zusammenhang mit dem Transportmittel stehen. Die gespeicherten Angaben können jederzeit geändert beziehungsweise neue Transportmittel hinzugefügt werden.

4. Postleitstamm:

Diese Stammdatei ist die Basis für die Speicherung der Kunden-, Lieferanten- und Spediteurstammdaten. Diese Stammdatei hat Informationen gespeichert, mit denen die Abrechnung gesteuert wird. Die Erfassung und Änderung erfolgen direkt am Bildschirm.

5. Tarifdateien:

Tarifdateien sind Voraussetzung für die Frachtabrechnung. Die Tarifwerte werden am Bildschirm erfaßt und gespeichert. Mit Prüfungen im Programm wird sichergestellt, daß fehlerhafte Gruppen erkannt werden und entsprechende Hinweise am Bildschirm angezeigt werden. Die Tarifwerte der Kundensatztafel 1, Tafel 2, Rollgeld sowie des RKT werden am Bildschirm erfaßt und gespeichert. Eine jederzeitige Anzeige der Tarifdateien ist möglich. Diese Tarifwerte beziehen sich auf Abrechnungen für Transporte im Bundesgebiet und Berlin.