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26.02.1999 - 

Intranet-Anwendungen

An der virtuellen Nabelschnur

Der Wettbewerb kennt keine Gnade. Wer vorn dabeisein will, muß auf dem laufenden bleiben.Altbackene Verständigungsroutinen und umständliche Hierarchien sind kontraproduktiv. Voraussetzung für die kommunikative Frischzellenkur: Alle können an einem Strick ziehen. Was sich Unternehmen so alles einfallen lassen, hat Winfried Gertz untersucht.

Das im eigenen Haus versammelte Wissen anzuzapfen gehört zum Alltag der Software-Entwickler der SD&M GmbH in München. In ihrem Knowledge-Web (K-Web) lassen sich ohne sonderlichen Aufwand Informationen über Produkte, Projekte und spezielles Know-how im Haus finden. "Welcher Kollege sich in Versicherungsmathematik auskennt", nennt SD&M-Mitarbeiter Peter Eilfeld ein Beispiel, sei in Windeseile zu ermitteln. Auf das K-Web greifen Mitarbeiter im lokalen Netz (LAN) zu; über eine spezielle Call-in-Lösung (mit Secure-ID-Karten) können sie sich auch per Telefon einwählen. Über eine angemietete Leitung sind die einzelnen Niederlassungen zu einem virtuellen LAN verbunden. Den Zugang zum Internet regelt eine Firewall in München; ins World Wide Web kann sich jeder Mitarbeiter einklinken und mit externen News-Gruppen Kontakt aufnehmen.

Über eine Suchmaschine, die in der Dialogmaske des Browsers auftaucht, bietet das K-Web dedizierte Einstiegspunkte für bestimmte Themen, sogenannte Wissenstöpfe. Sie enthalten ausführliche Informationen zum eigenen Unternehmen und den von SD&M verwendeten Technologien, außerdem Artikel beispielsweise aus dem "Handelsblatt", Anwendungen wie eine Bibliotheksverwaltung, eine Skill-Datenbank oder speziell aufbereitete Technologieinformationen. Mitarbeiter in leitender Funktion präsentieren wichtige Bücher und wegweisende Projektergebnisse und weisen auf interessante Homepages hin. Und schließlich geben sich hier auch die wichtigsten Marktforschungsfirmen wie Forrester Research und die Gartner Group ein Stelldichein.

Um einen drohenden Wissensrückstand zu vermeiden, hat sich auch USWeb Deutschland in Düsseldorf die Internet-Technologie zunutze gemacht. Der nach eigenen Angaben zumindest in den USA bekannteste Web-Dienstleister, der nach einem neuerlichen Merger mit einer großen Werbeagentur rund 2000 Personen beschäftigt, hat sich seit Anfang 1998 intensiv für die effiziente Nutzung des unternehmensübergreifenden Intranet eingesetzt. Geschäftsführer Kai Petersen: "Ein Werkzeug von substantieller Bedeutung." Die gesamte Teamarbeit, sei es die virtuelle im internationalen Kontext oder die persönliche vor Ort, wird vom Windows-NT-basierten Intranet-Tool gesteuert.

Auf den Seiten von www.uswebcentral.com, für die ein Online-Redakteur verantwortlich ist, findet der Besucher Aktuelles aus der High-Tech-Welt sowie ein Chart des US-Web-Aktienkurses. Eine To-do-Leiste teilt ihm mit, daß er schleunigst seine Arbeitszeit eingeben muß. Wählt man sich in den Teil Marketing und PR ein, erhält man allerlei Informationen zu Märkten, Branding-Strategien oder lokalen Mediaplänen. In der Knowledge Base befinden sich wichtige Dokumente über aktuelle Kundenprojekte, die sich jeder Mitarbeiter näher ansehen kann. "Alle Projekte weltweit, unterteilt in horizontale und vertikale Branchen, sind auf Knopfdruck verfügbar", erklärt Petersen. Ebenfalls lückenlos erfaßt wurde der Mitarbeiterstamm. Auf einer Präsentationsseite stellen sich die einzelnen Mitglieder der Crew inklusive Foto vor. Angedockt sind die persönlichen Wissens- und Erfahrungsdetails - ein großer Vorteil für die Projektarbeit. Wer ein virtuelles Team zusammenstellen will, puzzelt einfach sich ergänzende oder übereinstimmende Kompetenzprofile zusammen und ruft per Mausklick das erste Meeting aus. Auf die ebenfalls ausführlich dokumentierten Leistungen der Mitarbeiter haben ausschließlich Personalverantwortliche Zugriff.

Zentrale Bedeutung für den beschleunigten Know-how-Transfer haben technische Informationen, die in einer Bibliothek gespeichert sind. Hier findet man zum Beispiel wiederverwendbare Softwarecodes sowie die Adresse ihrer Entwickler. Zur Abstimmung und Diskussion über laufende Projekte steht ebenfalls eine umfangreiche Anwendung bereit. Alles in allem handelt es sich um eine komplexe Abbildung des täglichen Geschäfts, die viele administrative Vorgänge erleichtert und den Informationsfluß beschleunigt. Doch führt dies alles nicht dazu, daß man nur noch vor dem Monitor sitzt?Petersen: "Im Gegenteil: Die meiste Zeit verbringen wir persönlich im Team." Wer das Werkzeug nicht regelmäßig benutzt, ist einfach nicht mehr auf dem laufenden. "Das kann sich niemand leisten."

Ohne technologisches Rückgrat wäre auch Heinz Leibold aufgeschmissen. Der Projektleiter des Debis Systemhauses in Stuttgart steuert derzeit ein Entwicklungsprojekt des Flugzeugherstellers Fairchild Dornier. In dem hochkomplexen Vorhaben, das aus 17 Teilen besteht, hat Leibold mit rund 40 Experten zu tun, deren Arbeit von seiner Steuerungs- und Koordinierungsfunktion abhängt. Zahlreiche Meetings auf unterschiedlichen Ebenen zwingen den Projekt-Manager, sein Zeitbudget fast auf die Sekunde auszuschöpfen. "Ich muß die Ergebnisse unter die Leute bringen", skizziert er seine wichtigste Aufgabe. Damit alle an einem Strang ziehen können, hat Leibold im Debis-Intranet ein für alle Beteiligten zugängliches Altavista-Forum eingerichtet, in dem die Projektinformationen komplett abgelegt sind und jede Änderung des Projektstatus sofort visualisiert wird. Jeder hat sich an standardisierte Abläufe und Dokumentenformate zu halten, "sonst gäbe es ein heilloses Durcheinander".

Daß Intranet-Anwendungen auch die Personalarbeit erleichtern, zeigt das Beispiel der Sercon GmbH, einer IBM-Tochter für Software und Beratung in München. Sie favorisiert eine elektronische Bewerberverwaltung. Unmittelbar nach ihrem Eingang werden papiergebundene Bewerbungen eingescannt und in der Anwendung erfaßt. Eine optische Zeichenerkennung wandelt die digitalen Informationen in lesbare Zeichen um und ermöglicht es, alle Bewerbungen per Volltextrecherche gezielt nach bestimmten Suchbegriffen zu durchforsten. Erfaßt werden neben dem eigentlichen Bewerbungstext auch Meta-Informationen, die in statistische Auswertungen einfließen. Alle Bewerbungen, die Sercon per E-Mail oder über das Internet erreichen, gelangen automatisch in die Bewerberverwaltung.

Inzwischen steht das System allen Führungskräften in den Niederlassungen Frankfurt, Mainz und Wiesbaden zur Verfügung. Dort besteht auch der größte Nachwuchsbedarf. Insgesamt will das Unternehmen in diesem Jahr 500 neue Mitarbeiter einstellen, so Sercon-Manager Andreas Herrschaft. Die Technologie erlaubt es auch, von unterwegs oder zu Hause aus auf die Datenbank zuzugreifen. Grundsätzlich ordert man interessante Unterlagen per Mausklick, ein Vorgang, der ebenfalls statistisch erfaßt wird. DieAnwendung sammelt diese Informationen und wertet sie nach einem konfigurierbaren Schlüssel aus. Ermitteln läßt sich auf diese Weise, wie lange eine Bewerbung bei Sercon verbleibt oder ob ein bestimmter Manager ein Sonderrecht auf einen Bewerber besitzt - weil er zum Beispiel die entsprechende Stellenanzeige finanziert hat.

Nach Ablauf der festgelegten Frist prüft die Anwendung automatisch, wie viele Interessenten sich für einen Bewerber gefunden haben. Gegebenfalls wird über eine Kalenderfunktion ein Vorstellungstermin koordiniert und der Bewerber elektronisch eingeladen, sofern er eine E-Mail-Adresse angegeben hat. Parallel dazu erhält er eine Einladung mit der Post. Sollten sich mehr als zwei Verantwortliche für einen Kandidaten interessieren, wird die Auswahl über ein elektronisches Losverfahren getroffen. "Diese Methode stellt eine effiziente und schnelle Bearbeitung von Bewerbungen sicher, die angesichts der momentanen Personalsituation im IT-Bereich ohne Alternative ist", meint Herrschaft. Die seit drei Jahren favorisierte Anwendung wird ständig weiterentwickelt.

Von intelligenten Lösungen können auch Verbände profitieren, wie die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) in Köln demonstriert. Die nachgeordneten 15 Landes- und 55 Fachverbände sowie weitere rund 1000 mittelbar zugehörige Verbände vertreten etwa zwei Millionen Unternehmen und damit 80 Prozent der deutschen Wirtschaft. Sie alle erwarten von der Verbandsspitze Unterstützung für ihr Tagesgeschäft.

Seit fünf Jahren hat sich ein Informationsnetzwerk gebildet, das seinesgleichen sucht. Allein die Arbeitgeber-Verbands-Informations-Dienste, kurz ArVID, bewegen ein Datenvolumen, das etwa 18 Millionen Blatt Papier entspricht. BDA-Referent Martin Brüning: "Selbst Konzerne wie die Deutsche Bank oder Daimler-Benz erhalten unsere Informationen."

Wenig Hoffnung für die Mitarbeiter der Poststelle

In dem auf Lotus Notes basierenden Server-Informationsverbund,der seinen Aktionsradius kontinuierlich ausweitet, greifen die Verbände nicht nur auf ArVID zu, sondern haben auch Zugang zum dpa-Ticker oder zu Tarif- und Rechtsprechungsdatenbanken. So manche gerichtliche Entscheidung hat einen Umfang von 400 gedruckten Seiten; welche Erleichterung solche Kommunikationssysteme mit sich bringen, liegt auf der Hand. Von vornherein, berichtet Brüning, sei bei der Konzeption auf leichte Bedienbarkeit geachtet worden. "Jede Sekretärin sollte damit klarkommen." Inzwischen sind Fax- und Web-Server integriert, weitere Anwendungen für die Kommunikation auf europäischer Ebene in Planung. Ist man nicht auf teures Consulting angewiesen?Keineswegs, erwidert Brüning. Der vor drei Jahren eingestellte Notes-Entwickler macht auch heute noch alles in eigener Regie. Für die Mitarbeiter der Poststelle besteht indes wenig Hoffnung. Nach dem Umzug vom Rhein an die Spree bleibt von ihrem Arbeitsbereich nicht mehr viel übrig.

Winfried Gertz ist freier Journalist in München.