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01.09.1978 - 

In der Diskussion: Textverarbeitung

An unfertigen Lösungen staut sich der Widerstand

MÜNCHEN (de) - Der Zusammenhang von Textverarbeitung und Datenverarbeitung wird unter Organisatoren nach wie vor heftig diskutiert, wobei die Argumente auf zwei Schienen aufeinander zulaufen - mit der Absicht, sich nie zu treffen. Diese Ansicht vertritt die IDC* in ihrem jüngsten Deutschland-Report (Band 4 Nr. 14 vom 1. August 1978). Auszug:

Die organisierte Textverarbeitung umfaßt das Erstellen und Verarbeiten von Texten jeglicher Art. Hier wurde bewußt vermieden, von Informationen zu sprechen, um eine Abgrenzungsmöglichkeit zu anderen Formen der Informations- und Datenverarbeitung offenzulassen. In jedem Fall erstreckt sich jedoch das Einzugsgebiet der Textverarbeitung nicht nur auf das reine Produzieren, sondern von der Idee über das Diktat bis hin zur Reproduktion und Registratur. Eine Vielzahl von Geräten können hierbei hilfreiche Dienste leisten. Bereits bei der Aufzählung der möglichen Büromaschinen fällt die Abgrenzung zu den anderen Gebieten der Datenverarbeitung schwer: Es handelt sich dabei nicht nur um Schreibmaschinen oder Textverarbeitungs- und Verarbeitungsautomaten sondern auch um Geräte, auf denen maschinenlesbare Datenträger produziert werden können, die schon den Übergang zur klassischen Datenverarbeitung ermöglichen.

Warum überhaupt organisierte Textverarbeitung?

In der Bundesrepublik Deutschland sind derzeit etwa 27 Millionen Menschen erwerbstätig, wobei sich das Verhältnis von Angestellten und Arbeitern zunehmend zugunsten der Angestellten verändern wird. Während in Produktionsbetrieben die Rationalisierung zu erheblichen Produktivitätssteigerungen führte ist eine geringe Erhöhung der Produktivität im Verwaltungsbereich wohl in erster Linie auf die Einführung der elektronischen Datenverarbeitung zurückzuführen. In Deutschland gibt es heute rund 2 Millionen Schreibplätze, für die Beträge in Milliardenhöhe ausgegeben werden müssen. Mehr als drei Viertel dieser Ausgaben sind personalabhängige Kosten, nur etwa 16 Prozent entfallen auf Gemeinkosten und der geringste Teil in Höhe von nur einigen Prozent wird für die erforderlichen Geräte ausgegeben. Unter ökonomischen Gesichtspunkten ist somit eine Produktivitätssteigerung kaum durch den Kauf eines günstigeren Textverarbeitungssystems, sondern vielmehr durch eine überlegte und durchdachte Organisation der Textverarbeitung möglich.

Vergleich zwischen organisierter und unorganisierter Textverarbeitung

Zahlreiche Messungen, nicht zuletzt durch Hersteller von Büromaschinen, haben ergeben, daß die Effizienz von

Schreibkräften an sogenannten Mischarbeitsplätzen vergleichsweise niedrig liegt. Man rechnet etwa 30 Anschläge pro Minute, da die tatsächlich mögliche Arbeitsleistung durch ständige Störfaktoren wesentlich beeinträchtigt wird. Durch eine Zentralisierung des Schreibdienstes ist eine Steigerung um über 250 Prozent möglich, da die Arbeitskräfte ausschließlich für die anfallenden Schreibarbeiten eingesetzt werden können. Die höhere Leistung pro Zeiteinheit und die zusätzlich möglichen Zeiten, die wegen Vermeidung von Störungen gewonnen werden können, führen zu einem wesentlich höheren Durchsatz. Man rechnet pro Brief 1400 Anschläge und kann im organisierten Textverarbeitungsbüro somit pro Tag knapp 30 Briefe als Output erwarten. Dagegen ist beim Mischarbeitsplatz ein geringerer Ausstoß zu erwarten, der in der Regel unter 5 Briefen pro Tag liegen dürfte. Dieses niedrige Ergebnis kann zwar durch den Einsatz von Diktiergeräten nochmals verbessert werden, wird jedoch insgesamt bei weitem nicht an die Effizienz der organisierten Textverarbeitung heranreichen.

Tätigkeiten am Arbeitsplatz

Beim nichtorganisierten Schreibplatz stehen leider Tätigkeiten wie Diktataufnahme, Aktenholen, Fotokopieren, Telefonieren und Verteilen im Vordergrund. Die reine Produktionszeit, nämlich das Schreiben, beschränkt sich etwa auf ein Drittel der Arbeitszeit. Hingegen wird bei organisierten Schreibdiensten die Produktionszeit auf über drei Viertel der vorhandenen Arbeitszeit gesteigert werden können. Für Rückfragen und andere Arbeiten fällt nur vergleichsweise wenig Zeit an. Beim Vergleich beider Organisationsformen darf freilich nicht vergessen werden, daß die Tätigkeiten, die am Mischarbeitsplatz als Störfaktoren empfunden werden, auch bei organisierter Textverarbeitung von irgend jemand durchgeführt werden müssen. Bei Kosten-Nutzen-Analysen wird dies in der Regel tunlichst vergessen. Trotzdem sind die Vorteile der organisierten Textverarbeitung gravierend.

Vergleich der Briefkosten

Bei herkömmlicher Verarbeitung von Texten verursacht die Erstellung eines Briefes in etwa Kosten in Höhe von 25,-DM. Diese Kosten setzen sich zusammen aus der Arbeitszeit des Sachbearbeiters beim Diktieren, der Arbeitszeit der Stenotypistin bei der Aufnahme des Diktats und der eigentlichen Schreibzeit. Besser sieht die Kalkulation bereits aus, wenn man den Einsatz von Diktiergeräten vorgesehen hat. Sowohl das Diktat durch den Sachbearbeiter als auch die geringfügig höhere Schreibleistung der Stenotypistin bewirken ein Absinken der Kosten auf rund 17,- DM.

Durch den Wegfall der Störfaktoren kann jedoch mit organisierter Textverarbeitung bei gleicher Arbeitszeit des Sachbearbeiters durch die erhöhte Schreibgeschwindigkeit eine erhebliche Reduzierung auf rund 6,50 DM erzielt werden. Hierbei sind Möglichkeiten, auf Textkonserven zurückgreifen zu können, noch nicht berücksichtigt. Falls bei standardisierten Verträgen oder immer wiederkehrenden Texten sogar von einer Korrektur abgesehen werden kann, lassen sich theoretisch die Kosten für einen durchschnittlichen Brief sogar auf unter 3.- DM reduzieren.

Schwierigkeiten bei der Einführung der organisierten

Textverarbeitung

Hauptsächlich aus zwei Gründen stößt die Einführung einer organisierten Textverarbeitung auf Schwierigkeiten: Zum

einen, weil psychologische Barrieren überwunden werden müssen, zum anderen weil sehr häufig die Kompetenz derjenigen, die diese Einführung vornehmen sollen, nicht gegeben ist. Bei den gravierenden Schwierigkeiten kann jedoch abgeholfen werden, wenn man sich ihrer von vornherein bewußt ist.

In der Vergangenheit wurde vor allem durch eine falsche oder vollkommen fehlende Planung von Hardware, Software organisatorischem Ablauf und Arbeitsbedingungen eine unbefriedigende Lösung erreicht, die sehr wohl zur Kritik Anlaß gab. Inzwischen ist Textverarbeitungs-Know-how sowohl im Rahmen verschiedener Ausbildungsprogramme bei einschlägigen Institutionen als auch direkt über Hersteller von Textverarbeitungsgeräten aufgebaut worden. Es kann nur dringend empfohlen werden, daß von diesem Know-how-Angebot Gebrauch gemacht wird, bevor eine Fehlinvestition Platz greifen kann.

Die psychologischen Barrieren entstanden in der Vergangenheit vorwiegend aufgrund der unfertigen Lösungen. Die Sachbearbeiter, ebenso wie die Schreibkräfte, hatten das Gefühl, daß sich das Prestige ihrer Tätigkeit verschlechtern würde. Man ging sogar soweit zu sagen, daß Sekretärinnen letzt zu eintöniger und monotoner Schreibarbeit in Schreibsälen gezwungen werden würden. Tatsache ist, daß das Image eines Sachbearbeiterarbeitsplätze sicher nicht von einer eigenen, Sekretärin abhängt und die Unterscheidung zwischen reinen Schreibkräften und möglicherweise höher qualifizierten Sekretärinnen durch Einführung einer organisierten

Textverarbeitung erst voll zum Tragen kommt. Gerade die Berufsbezeichnung, Sekretärin wurde bisher von allen, die wenigstens einmal eine Schreibmaschine bedient hatten, schon in Anspruch genommen.

Der Grund für diese psychologische Barriere, die von den Betroffenen aufgebaut wird, liegt wohl eher in einer natürlichen Angst vor allen Umstellungen und Neuerungen. Durch rechtzeitige Erläuterung der geplanten Umstrukturierung und durch Erklärung der Vor- und Nachteile beider Organisationsformen müßte eine solche Barriere im vorhinein schrittweise abgebaut werden können. Befragungen nach einer solchen Umstrukturierung haben ergeben, daß sowohl die Seite der Sachbearbeiter als auch die Seite der Schreibkräfte auf die neu hinzugewonnenen Vergünstigungen nicht mehr verzichten wollen. Wer beispielsweise einmal die einfachen und schnellen Korrektur- und Änderungsmöglichkeiten auf Textverarbeitungssystemen zu beherrschen gelernt hat, wird nur noch schwerlich an einem Arbeitsplatz mit konventioneller Schreibmaschine arbeiten wollen.

Welche Vorgehensweise ist empfehlenswert?

Ähnlich wie auch bei größeren Projekten im Rahmen der elektronischen Datenverarbeitung, empfiehlt sich auch hier eine Dreiteilung: einer Ist-Analyse wird ein Soll-Konzept folgen, das in einen detaillierten Ablaufplan für die Einführung münden wird.

Im Rahmen der Ist-Analyse muß über einen Zeitraum von mindestens einen Monat exakt festgehalten werden, welche Mitarbeiter für welche Tätigkeiten wieviel Zeit benötigen. Dies geschieht zweckmäßigerweise bereits unter Beteiligung der zukünftigen Schreibdienstleiterin, um korrekte Ergebnisse zu erhalten. In einem Katalog sind zuerst sämtliche Tätigkeiten, die im Rahmen der konventionellen Sekretariatsarbeit anfallen können, aufzulisten. Folgende Aktivitäten sind denkbar: Diktataufnahme; Schreibarbeit; Rechenarbeit, Sachbearbeitung; Karteipflege; Ablage; Kopieren; Büromaterialausgabe; Personaldienstleistungen; Terminverfolgung; Betreuung von Besuchern; Fernschreibdienst; Telefondienst; Postbearbeitung; Reiseplanung; Konferenzvorbereitung persönliche Dienstleistungen; Botengänge; Sonstiges.

Aus der Vielzahl der genannten Tätigkeiten ist bereits zu entnehmen, daß die reine Schreibzeit nur einen vergleichsweise niedrigen prozentualen Anteil ausmachen kann. Eine exakte Notierung der anfallenden Arbeitszeit und das prozentuale Verteilen auf die oben genannten Tätigkeiten erfordert zwar für einen begrenzten Zeitraum einen erhöhten Aufwand, ist jedoch Basis für das Soll-Konzept, das sich nach dieser Ist-Analyse

anschließt.

In dieser zweiten Phase werden die Tätigkeiten, die später im Rahmen einer organisierten Textverarbeitung im zentralen Schreibdienst durchgeführt werden sollen, abgetrennt. Hierbei wird oft vergessen, daß die verbleibenden Tätigkeiten nicht den zuständigen Sachbearbeitern aufgehalst werden dürfen sondern daß eigene Kräfte für die Erfüllung dieser Dienstleistung gebraucht werden. Man könnte sie Büroassistentinnen nennen und diese Plätze mit den Arbeitskräften besetzen, die durch die Einführung der organisierten Textverarbeitung freigesetzt werden können.

Bei der Soll-Ermittlung der Mitarbeiterinnen im zentralen Schreibdienst kann von etwa 6000 Anschlägen pro Stunde, somit von 36 000 Anschlägen pro Tag ausgegangen werden. Der durchschnittliche Arbeitsanfall pro Tag dividiert durch die Solleistung pro Mitarbeiterin und pro Tag ergibt die erforderliche Anzahl von Schreibkräften. Hierbei sind zusätzliche Tätigkeiten und Fehlzeiten, wie Urlaub, Krankheit und Schulung, zu berücksichtigen. Zusätzlich muß eine Schreibdienstleiterin für die Führung der Schreibkräfte eingeplant werden.

Für den verbleibenden Teil der Tätigkeiten, also für den Büroservice, läßt sich die Größenordnung ebenfalls der Ist-Analyse entnehmen Erfahrungsgemäß wird jedoch eine Reduzierung der hierfür anzusetzenden Zeit nach Einführung eines eigenständigen Büroservice möglich sein, da alle Mitarbeiterinnen sowohl im Schreibdienst als auch im Büroservice weniger Reibungsverlusten durch den häufigen Wechsel der Tätigkeiten ausgesetzt sind.

Neben der Ermittlung der personellen Größenordnung ist selbstverständlich auch eine Raumplanung erforderlich, die nach Erfahrungswerten pro Schreibplatz zwischen 8 und 9 qm erfordert. Hinzuzurechnen sind entsprechende Flächen für Ablagemöglichkeiten, Maschinen und den erforderlichen Pausenraum.

Der Büroservice erfordert keine zusätzlichen Räume; es wird sogar Arbeitsfläche durch die Umsetzung von Mitarbeiterinnen in den zentralen Schreibdienst gewonnen.

Bedingungen am Arbeitsplatz für Textverarbeitung

Die organisierte Textverarbeitung soll optimale Leistungen erbringen. Eine funktionsgerechte Ausstattung der neu zu schaffenden Arbeitsplätze versteht sich somit von selbst. Folgende Kriterien sind zu beachten:

- Lärmbelästigung

- Fläche des Arbeitsplatzes

- Helligkeit

- klimatische Bedingungen

- Raumausstattung

- Flexibilität der Arbeitsplätze

- Aufstiegsmöglichkeiten

- Auswahl der entsprechenden Maschinen

- neues Anforderungsprofil

- Ausstattung des Pausenraums

- Prämiensystem

- Möglichkeiten der Weiterbildung.

Je nach der Größe des Betriebes muß das eine oder andere Merkmal einen erhöhten Stellenwert erhalten. Selbstverständlich sind für alle genannten Kriterien die individuellen Situationen der Textverarbeitung und der Betriebe, in denen umstrukturiert werden soll, zu berücksichtigen.

Kosten eines TV-Arbeitsplatzes

1. Ausstattung

Abschreibungsanteil Mobiliar aus DM 2 500,- DM 500,-Abschreibungsanteil Schreibmaschine und Diktiergerät aus

DM 4000,-

DM 800,

- Kosten für Wartung DM 200,

Gesamt DM 1500,-

2. Personalkosten

Bruttogehalt zuzüglich Arbeitgeberanteil und Nebenkosten zirka DM 3 280,-pro Monat DM 39 360,-

3. Zuschlag für Gemeinkosten

(Verwaltung, Raumkosten etc.) 20 Prozent der gesamten Personalkosten DM 8 172, Gesamtkosten für einen durchschnittlichen Arbeitsplatz pro Jahr DM 49 032,

Besonders hervorgehoben werden sollte daß die Kosten für Geräte hierbei nur einen verschwindend kleinen Anteil ausmachen. Andererseits können sich die Personalkosten erheblich ändern, wenn ein Prämiensystem eingeführt wird. Bewährt hat sich in der Praxis eine Mischung aus fixem Grundgehalt, gestaffelt nach der gesamten Beurteilung der Mitarbeiterin der Betriebszugehörigkeit etc. und einem variablen Anteil, der zum Beispiel auf der Basis der erzielten Anschläge linear bezahlt wird. Als geeignete Form der Leistungserfassung empfiehlt es sich, daß die Mitarbeiterinnen selbst eigenverantwortlich diese Erfassung vornehmen. Eine gelegentliche Kontrolle durch die Schreibdienstleiterin sollte jedoch in jedem Fall erfolgen. Gerade bei der Erstellung des Prämiensystems sind jedoch individuelle Unterschiede bei den einzelnen Betrieben besonders zu berücksichtigen. Auch sollte in jedem Fall eine Abstimmung mit den Führungskräften der Personalabteilung und dem Betriebsrat vorgenommen werden.

Einordnung in die Unternehmenshierarchie

Die Tätigkeit des Schreibdienstes und die Zuständigkeit für zahlreiche Fachabteilungen bringt es mit sich, daß diese Dienstleistung innerhalb eines Unternehmens den Charakter einer Stabsstelle erreicht. Entsprechend ist die Einordnung in die Hierarchie vorzunehmen. Es empfiehlt sich nicht, das Textverarbeitungssekretariat einer Fachabteilung unterzuordnen, da ständig Spannungen und Prioritätsrangeleien vorprogrammiert wären. Vielmehr ist eine Zuordnung "in der Nähe der Geschäftsleitung" sinnvoll. Abhängig von der Betriebsgröße könnte daraus sogar ein unabhängiges "Profit-Center" entstehen, das, vergleichbar einem EDV-Rechenzentrum, in sich geschlossen abgerechnet wird.

Der Büroservice verbleibt hingegen sinnvollerweise in der einzelnen Fachabteilung, da die damit verbundenen Tätigkeiten auch fachabteilungsorientiert sind.

Textverarbeitung und Datenverarbeitung

Naturgemäß sind zahlreiche Schnittstellen zwischen Textverarbeitung und Datenverarbeitung vorhanden, bei denen die Unterscheidung - noch Textverarbeitung oder schon Datenverarbeitung - schwerfällt. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen.

Das Ergänzen von Standardbriefen um Adressen auf einem Textverarbeitungssystem gehört zweifelsfrei zur Textverarbeitung. Stammen die Adressen jedoch zum Beispiel aus Kundendateien im Rechenzentrum und soll womöglich nur eine Selektion unter Berücksichtigung gespeicherter Kundendaten durchgeführt werden, ist eine Trennung nicht mehr möglich.

Beide Arbeiten erfordern eine Programmierung; Textverarbeitung kann bis zu einem gewissen Grad auch über die EDV-Anlage laufen, und umgekehrt sind Textverarbeitungssysteme inzwischen in der Lage, kleine Datenverarbeitungsaufgaben zu lösen.

Wichtig also, daß eine kompatible Schnittstelle vorhanden ist. Bei der Planung der Hardware ist von vornherein auf eine V-24-Schnittstelle, oder eine andere Verbindungsmöglichkeit zu achten, damit nicht ähnliche Kompatibilitätsprobleme auftreten wie weiland in der EDV.

Die Zukunft wird Textverarbeitung und Datenverarbeitung langfristig zusammenführen Organisationsabteilungen sollten sich bald einrichten auf

Textverarbeitung + Datenverarbeitung = Informationsverarbeitung oder wissen Sie eine bessere Bezeichnung?

*IDC Deutschland GmbH, Herzogstraße 60, 8000 München 40