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23.04.1982 - 

Gezielte Mitwirkung der Benutzer bei Planung, Einführung und Optimierung erforderlich:

Anatomie einer IBM 8100-Installation

Erst relativ spät hat sich IBM des "Distributed Data Processing" (DDP) - auf deutsch: "Verteilte Datenverarbeitung" - angenommen. So kam auch das DDP-Produkt "Informationssystem 8100" zunächst nur langsam auf Touren. Heute gibt es zufriedene 8100-Kunden. Hier der Abschlußbericht über eine 8100-Installation in einem Industriebetrieb. Götz Mosig, Geschäftsführer der Software Engineering G. Mosig GmbH & Partner in Dossenheim, schildert den Umstellungsablauf aus der Sicht des Unternehmensberaters. Die Kosten/Nutzen-Analyse wird als standardisierte Modellrechnung vorgelegt, um den Lösungsweg firmenneutral beschreiben zu können.

Die 70er Jahre brachten einen stürmischen EDV-Einsatz in den klassischen Anwendungsgebieten Verkauf, Material- und Fertigungswirtschaft, Logistik und Rechnungswesen. Schnelldrucker produzierten Listenberge und Formularsätze, die Zeugnis ablegten von der "Kreativität" der EDV-Organisatoren. Im vorliegenden Praxismodell wurden im Monat an die zehn Millionen Druckzeilen auf 80 Listen und Formularen produziert, mehr als die Hälfte des Outputs wanderte sofort in die Ablage. Die Papierkosten beliefen sich auf rund 100 000 Mark im Jahr, ohne Bearbeitungs- und Nebenkosten. Als Kuriosum sei vermerkt, daß diese Listenberge nachts im zentralen Groß-Rechenzentrum auf Schnelldruckern von zwei Peripherie-Operatoren produziert (40 Formularwechsel!) und per Taxi in die dezentralen Werke transportiert wurden. Die Nachtschichten verursachten eine erhebliche Fluktuation im Rechenzentrum. Das Gesamtsystem war aufwendig und instabil.

Als Berater erarbeiteten wir einen Stufenplan, der sich aus den Budgets der Fachbereiche und der EDV-Abteilung realisieren ließ.

Stufe eins sah die Dezentralisierung der Druckarbeiten in die Werke der Töchter vor, mit ähnlicher Ablauforganisation auf IBM 3777-Druckern. Statt einer zentralen wurden mehrere dezentrale Nachtschichten erforderlich - ein zusätzlicher Kostenfaktor.

Stufe zwei sah eine Reduzierung das Druck-Outputs in der Nachtschicht vor. Unnötige Papiervorschübe und Formularwechsel sollten durch optimalere Terminierung der Jobs eliminiert werden. Es konnten zehn Prozent an Volumen und 30 Prozent an Zeit eingespart werden.

Stufe drei sah die Installation eines Systems 8130 mit zwei Schnelldruckern vor. Dabei diente der 3777-Drucker für eine kurze Übergangsphase als Back-up-System. Dies erwies sich als erforderlich, da das Operating eines 8100-Systems in der Anfangsphase eine große Umstellung für das Personal bedeutet und Fehler auftreten können.

Die Umstellung der Druckausgaben auf das 8100-System erforderte Anpassungen der Druckprogramme, die aber nach drei Tagen vergessen waren. Es blieb die Unsicherheit im Handling eines komplexen Systems.

Das Betriebssystem einer 8100 muß maßgeschneidert und der Hauptspeicher anfangs aus diversen Gründen etwas größer ausgelegt werden, ebenfalls die Ressourcen des Hostrechners. Nachdem wir dies kapiert hatten, lief der Hobel anstandslos.

Das wahre Bonbon erhielten wir, nachdem unser 8100-Team mit IBM-Unterstützung den "Programmierten Operator" installiert hatte - im Herbst 1981 eine nach unserem Kenntnisstand relativ frühe Anwendung. Wir konnten die Nachtschicht in eine Frühschicht umwandeln und die vorletzte Umstellungsstufe einleiten.

Stufe vier sah vor, daß die zentrale EDV die Druckausgaben bereitgestellte und der Operator diese Queues noch nachts in die dezentralen Werke übertrug. Die wichtigsten Standardformulare oder Listen waren in zwei Schnelldruckern eingespannt und konnten zum Zeitpunkt X anlaufen. Die Frühschicht besorgte dann den Rest, bis zum Arbeitsbeginn von Betrieb und Verwaltung.

Die folgenden Rationalisierungsstufen sollen zeigen, wie die moderne Informationstechnologie auch zur Humanisierung der Arbeitswelt beitragen kann.

Listbearbeitung ist monoton, stupide und unrationell, wie jeder Bildschirmanwender inzwischen weiß. Externe Listen und besondere Belege müssen für ein bis zwei Jahre noch sein, ehe die Netzwerke stehen und die Schnittstellenprogramme laufen. Das Außenlager schickt heute halt noch einen Beleg, 1984 wahrscheinlich ein X.25-Datenpaket.

Interne Listen können, müssen aber nicht sein. Ein erster Fortschritt sind komprimierte Listen. Damit wären wir bei Stufe fünf. In der täglichen Umsatzstatistik interessieren ja meist nur einige Zahlen, oft genügen auch die Kennzahlen über Trends und Abweichungen. Andere Beispiele sind hinreichend bekannt.

Stufe sechs könnte dann der Abruf von Listeninformation am Bildschirm sein, wobei das 8100-System entsprechende Plattenkapazität bereithält. Hierfür müßten allerdings kleine Auskunftsprogramme geschrieben werden, was heute jeder Hochschulabsolvent oder Praktikant kann.

Es bieten sich auch diverse Bildschirmgeräte an, die 132 Zeichen anzeigen können. Hierfür muß dann der Output je Sachbearbeiter abgelegt werden, damit die Blätterroutinen nicht zu lange dauern. Erforderliche Informationen für das Tagesgeschäft werden dann mit der Hardcopyfunktion angedruckt. Etwa 80 Prozent des List-Outputs kann eingespart werden, wenn der Fachbereich durch ein entsprechendes Modell der Benutzermitwirkung an dieser Projektstufe zielgerichtet beteiligt wird. Promoter sollte dabei der Fachabteilungsleiter sein - nicht der EDV-Mann.

Stufe sieben sieht die Installation von dedizierten Druckern in Fachabteilungen mit großem Druck-Output vor. Dadurch entfallen Wartezeiten, Wegzeiten, Formularwechsel und sonstige Engpässe. Arbeitsvorbereitung, Buchhaltung, Einkauf, Verkauf, Fakturierung sind derartige Großanwender.

Der Vorteil von dezentralen Druckern liegt darin, daß das Gesamtsystem stabiler wird, da der Ausfall eines Druckers nicht das ganze System lähmt. Ein Plus ist auch, daß die Fachabteilung den Druckbedarf budgetiert und kontrolliert. Ein COM-System kann zusätzlich die gesetzlichen Auflagen erfüllen helfen.

Durch diese Maßnahmen können im günstigsten Fall 100 000 Mark Papierkosten eingespart werden. Die papierarme Vorgangsbearbeitung setzt allerdings eine gezielte Benutzermitwirkung in Planung, Installation und Optimierung voraus. Im vorliegenden Praxismodell war die Organisation für diese Stufe noch nicht reif.

Stufe acht soll der Vollständigkeit halber erwähnt werden. Hierbei werden so beliebte Papiere wie Werksauftrag oder Lagerzugangsbeleg nicht mehr angedruckt, sondern als Datensatz bereitgestellt.

Die Rückmeldungen werden ebenfalls nicht als Beleg, sondern als Datensatz über Betriebsdatenerfassung oder mobile Datenerfassung bereitgestellt. Obwohl hierbei Schnelligkeit und Zuverlässigkeit der Umstellungsanlaß sind, ergibt sich als erfreulicher Nebeneffekt eine Reduktion der Belegbearbeitung.

Kein Spielzeug für die breite Masse

Der Lerneffekt für Fach- und EDV-Abteilung war bei diesem Stufenplan, daß über kleine Schritte ein vorher bekanntes Ziel angegangen und tatsächlich realisiert werden konnte. Die Nachtschicht wurde sowohl zentral als auch dezentral innerhalb weniger Monate abgeschafft. Die Papierreduktion stellt ein erfreuliches Nebenziel dar, dessen Bedeutung in den kommenden Jahren mit entsprechenden Papierpreissteigerungen noch an Stellenwert gewinnen wird.

Die Umstellung der verkorksten Ablauforganisation von Stapelverarbeitung auf Dialogverarbeitung bereichert den Arbeitsplatz eines jeden Mitarbeiters (Job Enrichment). Dazu gehört die volle Unterstützung des Top-Managements, der Organisatoren und der Fachabteilungsleiter.

Fazit: Die 81 00-Installationstechnik ist ausgereift. So kann der Benutzer selber die Anlage aufbauen und mit kurzer SE-Unterstützung an das SNA-Netzwerk anschließen. Das System setzt Spezialisten voraus. Es ist kein Spielzeug für die breite Masse.