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02.03.2007

Anforderungen brauchen einen Filter

Ina Eckstein 
Die Fachbereichsbetreuung der BGW fördert redundanzfreie, wirtschaftliche Implementierungen.
Die Gruppe Fachbereichsbetreuung (FBB) unterstützt die Fachseite bei der Formulierung von Anforderungen, wählt die passenden IT-Produkte aus und überwacht Termine sowie Qualität der Ergebnisse.
Die Gruppe Fachbereichsbetreuung (FBB) unterstützt die Fachseite bei der Formulierung von Anforderungen, wählt die passenden IT-Produkte aus und überwacht Termine sowie Qualität der Ergebnisse.

Die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) will jede fachliche Anforderung durch maximal ein Softwaremodul unterstützen. Dieses Vorhaben peilt die IT mit der Einführung eines koordinierten Anforderungs-Managements an.

Hier lesen Sie ...

• wie die BGW durch Einführung einer Fachbereichsbetreuung Silostrukturen überwunden hat;

• wie sich dank der neuen Organisation Anforderungen in schlüssige Fachkonzepte umsetzen lassen;

• wie dadurch auch der Einsatz von wirtschaftlicher Standardsoftware vorangetrieben wird.

Regeln für das Anforderungs-Management

• Die IT darf nicht einfach loslegen, sondern muss von vornherein die Fachbereiche einbeziehen, für die neue Struktur werben sowie die Vorteile für die Fachseite verständlich machen.

• Das neue Angebot muss konsequent als Dienstleistung verstanden werden. Der Fachbereich behält seine Hoheit bei der Definition der fachlichen Vorgaben.

• Anforderungs-Management sollte nicht in der Fläche beginnen. In einem Pilotprojekt lässt sich zeigen, dass es funktioniert. Vorteilhaft ist eine Maßnahme, die unternehmensweit im Rampenlicht steht.

• Hinsichtlich der Abläufe ist es sinnvoll, zwischen Tagesgeschäft (wie Fehlerbehebung) und neuen fachlichen Anforderungen zu unterscheiden.

• Die Personalauswahl ist entscheidend. Wichtig ist, dass das IT-Team für die Betreuung der Fachseite so hochkarätig wie möglich besetzt wird.

Der Anwender

Die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und für rund 500 000 Unternehmen mit über sechs Millionen Mitarbeitern zuständig. Zu ihren Aufgaben gehören die Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten, Maßnahmen zur medizinischen, beruflichen und sozialen Rehabilitation sowie Entschädigungen. Am Hauptsitz in Hamburg und an elf weiteren Standorten in Deutschland arbeiten rund 1800 Mitarbeiter.

Die Ausgangssituation

In der Vergangenheit war es eher schwierig, Redundanzen und Doppelimplementierungen zu vermeiden: Die Kommunikation zwischen IT und Fachbereichen funktionierte nicht optimal. Zudem war die IT selbst - teilweise bedingt durch die Dominanz des Tagesgeschäfts - in abgeschottete Silos aufgeteilt.

Fachbereiche formulieren ihre Anforderungen häufig recht allgemein. Es ist schwierig, daraus ein Fachkonzept zu entwickeln, das sich auf IT-Ebene in eine ablauffähige Lösung umsetzen lässt.

In der Praxis führte das oft dazu, dass jede Seite auf Informationen der anderen wartete und das IT-Projekt stockte. Immer häufiger behalfen sich die Fachabteilungen mit eigenen improvisierten Lösungen, weil sie der IT ihre Vorstellungen nicht mehr vermitteln konnten. Es fehlte die steuernde Komponente.

Die Herausforderung

Die Mängel dieser IT-Struktur machten sich bei der BGW vor allem bemerkbar, nachdem sie 2003 - gemeinsam mit der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) und der Unfallkasse des Bundes - das zentrale ERP-System "BG Standard" eingeführt hatte. Alle Kräfte der IT konzentrierten sich darauf, dieses System zu produzieren, zu pflegen und zu stabilisieren. Die IT-Mitarbeiter waren auf ihre jeweiligen Bereiche spezialisiert und gegenüber den anderen weitgehend abgeschottet, was es der Führung erschwerte, den Überblick über die Anwendungslandschaft, die eingesetzten Module und die verfügbaren Daten zu behalten. Doppelimplementierungen und Redundanzen blieben nicht aus.

Darüber hinaus fehlte auch das Wissen um geeignete Marktangebote, insbesondere auf dem Gebiet der Standardsoftware. Sie stellt oft eine wirtschaftlichere Alternative zu Eigenentwicklungen dar, weil sich die Erstellungskosten auf viele Kunden verteilen und der Fachbereich von vornherein sieht, ob seine Anforderungen erfüllt werden.

Die Lösung

Um die spontanen Mechanismen des Tagesgeschäfts zu überwinden, hat die BGW im vergangenen Jahr die Organisationsstruktur der IT verändert. Sie schuf eine zentrale vermittelnde Instanz, die beide Seiten kennt, betreut und begleitet. Die Gruppe Fachbereichsbetreuung (FBB) soll die Fachbereiche bereits in der Konzeption neuer Lösungen unterstützen. Ihr gehören erfahrene Mitarbeiter an, die sowohl den Markt für IT-Produkte und die im Haus implementierten Module als auch die Abläufe in den Fachbereichen kennen.

Die Mitarbeiter der FBB nehmen die Anforderungen auf, prüfen die - oft außerordentlich kostenrelevanten - Randbedingungen, unterstützen die Fachbereiche bei der Erstellung der Fachkonzeption, beraten sie bis in die Prozesse hinein und finden den besten Weg zur Umsetzung in IT-Lösungen.

Im zweiten Quartal 2006 begonnen, soll das Gesamtprojekt Ende 2007 abgeschlossen sein. Dazu ist es erforderlich, die Aufbauorganisation der IT anzupassen und die im öffentlichen Dienst gültigen Regeln - beispielsweise für neue Stellenbeschreibungen oder die Einbeziehung unterschiedlicher Gremien - einzuhalten. Die Ergebnisse sind aber bereits heute zu erkennen.

Vorteile der neuen Organisation

IT und Fachbereiche arbeiten besser zusammen. Sie warten nicht mehr wechselseitig aufeinander. Vielmehr sorgt das Anforderungs-Management dafür, dass ein schlüssiges, redundanzfreies sowie implementierbares Fachkonzept entwickelt wird - und alle dafür notwendigen Informationen fließen.

Doppelimplementierungen werden vermieden. Es gibt nun eine Instanz, die alle Prozesse und Implementierungen im Haus genau kennt. Sie entscheidet, welche Anforderung aus wirtschaftlichen Gründen mit existierenden Modulen unterstützt wird. Ziel ist die Wiederverwendung von Modulen auf Ablauf- wie auf IT-Ebene. Stellt eine neue Lösung die Funktionen einer alten bereit, wird Letztere abgeschaltet. So verringert sich schrittweise die Komplexität der Anwendungslandschaft.

Die Fachbereiche kommunizieren intensiver. Jetzt ist transparent, welche Daten und Module wo vorhanden sind. So lassen sich die Daten möglicherweise von mehreren Abteilungen gemeinsam nutzen, auch wenn die Struktur unterschiedlich ist.

In steigendem Maße kommt Standardsoftware zum Einsatz, weil die FBB dies überall dort vorschlägt, wo es wirtschaftlich sinnvoll ist. Dazu eignen sich alle Bereiche der BGW, die nicht zum Kerngeschäft gehören, wie Personal, Kosten- und Leistungsrechnung, Abrechnung mit Krankenhäusern, Data Warehouse, Reisekostenabrechnung und Bibliotheksverwaltung. Im Zweifel macht die FBB auch Vorschläge, wie die Fachbereiche ihre Abläufe anpassen können.

Best Practices werden genutzt. Die FBB kann ihre bereichsübergreifenden Erfahrungen aus einer Vielzahl von Projekten verwenden und die Fachseite bereits beim Design von Abläufen beraten - etwa um Prozessschritte einzusparen.

Eine bedarfsorientierte Ressourcensteuerung wird möglich. Durch das Aufbrechen der Silos verschwindet schrittweise die Spezialisierung der IT-Mitarbeiter, sie werden universeller einsetzbar. Auch die Priorisierung von Anwendungen - die bisher innerhalb der Silos stattfand - wird nach und nach auf die Ebene des Gesamtunternehmens gehoben.

Qualität, IT-Produktivität und Planungssicherheit wachsen. Der Fachbereich hat für seine Anforderungen nur noch einen Ansprechpartner in der IT. Er überwacht Anforderungen, Priorisierung, Terminvereinbarungen etc. Dadurch verringern sich Wartezeiten und Abstimmungsaufwand. Der Fachbereich erhält mehr Planungssicherheit, wenn alle Termine verbindlich zugesagt werden.

Der Fachbereich entscheidet

Ganz wichtig: Der Fachbereich behält die Entscheidungshoheit. Der Erfolg des Anforderungs-Managements steht und fällt mit dem Dienstleistungsgedanken. Die FBB unterstützt beim Fachkonzept, moderiert, berät und sichert die Qualität. Aber der Fachbereich ist der Kunde und bestimmt letztlich die Anforderungen. Die FBB hingegen trifft die Entscheidung hinsichtlich des Produkts, das die Anforderungen erfüllen soll.

Die hohe Akzeptanz in den Fachbereichen kam für die IT-Verantwortlichen überraschend: Auch auf der Management-Ebene wurde die Neuorganisation durchweg begrüßt. Nur bei einzelnen Mitarbeitern war (und ist) in Einzelfällen noch Überzeugungsarbeit zu leisten - aber weniger als befürchtet. In einem überschaubaren Pilotprojekt wurde zuvor gezeigt, dass das neue Konzept funktioniert. (qua)