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30.09.1983 - 

Zehn Stunden Zugriffszeit für 12 000 Akten:

Anwaltskanzlei bringt Streitfälle auf Vordermann

MÜNCHEN (hö) - Teilweise 20 Jahre alte Streitfälle, die sich unterschiedlich nach Kriterien geordnet in der Registratur einer Münchner Anwaltskanzlei türmten, wieder aufzufinden, war das Hauptproblem des Kanzleibüroleiters. Daran schien auch fast eine EDV-Lösung zu scheitern. Innerhalb von zwei Jahren konnten jedoch 12 000 Streitfälle auf Vordermann gebracht werden. Ein engagierter Vertriebsmann half dabei.

Eine bekannte Münchener Rechtsanwaltskanzlei, die Mandanten überwiegend in Wettbewerbs- und Patentverletzungsstreitsachen, Klagen gegen unlauteren Wettbewerb, bei Warenzeichenanmeldungen und -verletzungen sowie bei Nichtigkeitsklagen vertritt, stand vor zwei Jahren vor der Frage, ihre in 25 Jahren manuell erstellten Aktenpläne über zirka 12 000 Akten nach herkömmlichem Muster weiterzuführen oder den Bürobetrieb mittels EDV zu modernisieren.

Das Hauptproblem lag im schnellen Auffinden von Akten über Streitfälle, die bis zu 20 Jahre zurückliegen können und - bedingt durch Gegebenheiten des Verwaltungsablaufes in Streitverfahren von dem Patentamt - nach sehr unterschiedlichen Kriterien wie Geschäftsnummer der Kanzlei oder des Patentamtes, Name des Klägers oder des Beklagten etc. abgelegt werden. Bei dieser Art der Anlage von Aktenplänen hängt der Erfolg beim Auffinden von alten Akten unmittelbar von der Erfahrung eines langjährig mitarbeitenden Büropersonals ab, der jedoch schon in Haupturlaubszeiten und im Krankheitsfall der "Eckstützen" gemindert wird. Was lag näher, als die Aktenpläne per EDV zu erfassen, weiterzuführen und einen wesentlichen Teil des Bürobetriebs mittels Textverarbeitung zu modernisieren?

In 10 Sekunden finden

Bei der Erstellung des Anforderungskataloges für ein zu installierendes System ergab sich sehr schnell die Kardinalforderung, jede erfaßte Akte innerhalb von zehn Sekunden mit mindestens zehn Kriterien auffinden zu können.

Darüber hinaus sollten einige Standardabläufe im Kanzleibetrieb wie Erstellen und Ausdrucken von Rundschreiben, Abrechnungsverfahren etc. mittels Textverarbeitung abgewickelt und - nicht zuletzt - für die insgesamt 20 Sekretärinnen und Anwaltsgehilfinnen moderne Arbeitsplätze geschaffen werden.

Die Suche nach einem Text- und Datenverarbeitungssystem, das die Hauptforderung, das Auffinden jeder gewünschten Akte im täglich wachsenden Aktenplan, gestaltete sich schwieriger als gedacht. Anbieter gab es genug; die Systeme hatten aber meist eine zu geringe Speicherkapazität und waren ohne Ausnahme zu langsam, so daß abenteuerliche Wartezeiten auf die Ausgabe einer gewünschten Aktennummer bis zu 20 Minuten keine Seltenheit waren.

Das zufällige Zusammentreffen des Büroleiters mit Dieter Löffelmacher dem Münchner Vertriebspartner der egs brachte den Stein ins Rollen. Dem Vertriebsmann reizte die außergewöhnliche Aufgabenstellung der Anwaltskanzlei. Anfang 82 installierte er in den Münchner Büroräumen das System Quintex mit zunächst zwei Bildschirmarbeitsplätzen:

Als Bildschirm setzte Löffelmacher auf Wunsch der Anwaltskanzlei Ganzseitenbildschirme mit einer Bilddiagonale von 440 Millimeter ein. Mit 80 Zeichen pro Zeile und 60 Zeilen entspricht er den Erfordernissen in der Kanzlei besser als herkömmliche Halbseitenbildschirme. Er plädierte für die dunklen Schriftzeichen auf weißem Hintergrund, stufenlos regulierbare Kontrast- und Helligkeitswerte. Die blend- und flimmerfreie Wiedergabe sollte ermüdungsfreies langfristiges Arbeiten von dem Gerät ermöglichen.

Die Erfassung der inzwischen auf zirka 12 000 Dateien angewachsenen Aktenpläne erforderte 1100 Mannstunden, wobei alle Eingaben nach 13 Suchkriterien gespeichert wurden. Als Suchkriterien gelten unter anderem

* Aktennummer der Kanzlei

* Aktennummer des Patentamtes

* Name des Klägers

* Name des Beklagten

* Gerichtsnummer

* Berufungsfälle

* Großmandanten

* Patentanwälte, die Mandanten zugewiesen haben

* Aktenzeichen eines Gerichtes

* Codenummer eines Patentanwaltes und so weiter.

Ein gesuchter Mandant kann heute selbst dann in maximal zehn Sekunden gefunden werden, wenn unter dem Kriterium Name des Klägers oder des Beklagten nur Bruchstücke eingegeben werden können. Werden etwa nur die ersten Buchstaben wie He eingegeben, gibt der Rechner alle gespeicherten Namen, die mit Hae ... oder He ... beginnen, auf dem Bildschirm wieder, so daß weiter selektiert werden kann. "Damit ist auch Vertretungskräften oder Neuzugängen im Mitarbeiterstab der Kanzlei das sofortige und mühelose

Auffinden von ,Uraltfällen' möglich" berichtet der Büroleiter. "Mit Auffinden des Mandanten im EDV-geführten Aktenplan ist das Vorlegen der eigentlichen Akte aus der Registratur im Nu erledigt".

Wöchentlich aktualisiert

Nach Erfassung der bis dato angelegten Aktenpläne wird einmal wöchentlich der Aktenplan um die Daten der neuen Mandanten aktualisiert. Dabei wird zwischen Mandanten und Großmandanten (Klienten mit langjähriger Geschäftsverbindung zur Kanzlei) durch Zuweisung bestimmter Aktennummernbereiche unterschieden, um schon hier ein Wiederauffinden zu erleichtern. Inzwischen werden vier von den fünf installierten Ganzseitenbildschirmen für Textverarbeitung benutzt. Dazu gehören hauptsächlich ein Vorbrief und die Ausfertigung der Klageschrift, die das System in bestimmten Routinefällen bei Eingabe der Daten des Mandanten oder der des Gegners sowie einer der wenigen notwendigen Variablen oder der Patentnummer automatisch ausgefertigt.

Ein eigens erstelltes, ständig erweiterbares Texthandbuch mit derzeit 500 Textbausteinen ist Grundlage hierfür. Die hier geschaffenen Textbausteine basieren auf bisher verwendeten Vordrucken, Formularen oder Standardbriefen und wurden dort verwendet, wo eine Verbesserung von Althergebrachtem angezeigt schien. Schematische Einfachvorgänge werden auch weiterhin durch Einsetzen von Mandantendaten in Vordrucke abgewickelt.

Über die Verbindung zwischen Text- und Datenverarbeitung wird in der Münchner Kanzlei die Abwicklung und Überwachung routinemäßiger Zahlungen und Gebühren durchgeführt.

Eine Erleichterung im Fernschreibverkehr bringt die Möglichkeit, an jedem der fünf Bildschirme Lochstreifen anzufertigen. Jeder Mitarbeiter kann an seinem Arbeitsplatz unabhängig voneinander seine Telexlochstreifen erstellen ohne den Fernschreiber zu blockieren. Die Lochstreifen werden in der Reihe des Eingangs aus der Telefonzentrale gesendet. Löffelmacher und seine Mitarbeiter benötigen nur jeweils drei Tage, um Sekretärinnen und Anwaltsgehilfinnen der Kanzlei zu schulen und einzuweisen.