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16.04.1981

Anwenderbericht aus den Ford-Werken, Köln:Auftragssystem für Kfz-Eilbestellungen

KÖLN (pi) - Die Ford-Werke in Köln setzen als erster Automobilhersteller in Deutschland ein Sprachausgabesystem der MCS Menzies Communications Systems innerhalb ihres Bestellwesens für Teile ein. Die Sprachausgabe ist hier ein wesentlicher Bestandteil des direkten Auftrag-Systems (DAS) für die Eilbestellungen der angeschlossenen Ford-Händler. Zur Zeit werden bereits 90 Prozent aller Eilbestellungen über dieses System abgewickelt.

Der Teilnehmer hat im Online-Betrieb werktags von 7.00 bis 17.30 Uhr und samstags von 8.00 bis 12.00 Uhr Zugriff auf Stammdaten von 90 000 Teilen, die im Kölner Werk vorrätig gehalten werden. Nach Aufbau einer Telefonverbindung über ein Datentastatur-Telefon erhält er sofort Information über Bestand, Preis und Liefersituation. Eine bis 11.30 Uhr eingegebene Bestellung wird im Regelfall noch am gleichen Tag ausgeliefert. Die zum Eingeben der Bestellung erforderlichen Bestellnummern entnimmt der Teilnehmer den monatlichen von Ford überarbeiteten Microfilm -Teilekatalogen .

Positive Eingabebestätigung beziehungsweise Aufforderung zum nächsten Schritt des Dialoges erfordert, nach Wunsch, verbal oder durch einen Piepton; Zusatzinformationen, wie (Nachlieferung, Ausgelaufen, ersetzt durch . . .) werden immer verbal gegeben.

Dabei ist die Sprachausgabe nicht synthetisch, sondern erfolgt in menschlicher Stimme. Die Pieptonbestätigung führt zu kürzerer Übertragungszeit und damit zu einer Senkung der Betriebskosten. Dennoch kann der Teilnehmer auf Wunsch die Wiederholung von Eingaben oder die Aufforderung zum nächsten Eingabeschritt per Sprachausgabe erhalten.

Neben dem DAS für Eilbestellungen wird der monatliche Festbedarf der Ford-Händler in herkömmlicher Art abgewickelt. Für die EDV verwendet Ford eine IBM 370/158 unter DOS- VS.

Alle Online-Aktivitäten laufen grundsätzlich über das Online-Operating System Taskmaster. Dieses Operating System hat unmittelbar Zugriff auf ein Extrakt des Teilstamms, der morgens geladen wird und führt dort auch ein Update aus. Die bestätigten Aufträge werden von Taskmaster auf eine Auftragsdatei abgelegt. Gleichzeitig erfolgt das Updating des Original-Teilestamms, der auch den Wareneingang über Online-Bildschirme berücksichtigt. Eilbestellungen über Telex oder Telefon werden organisatorisch wie Online-Bestellungen bearbeitet, wobei der Anteil der DAS-Aufträge, wie bereits erwähnt, zur Zeit 90 Prozent beträgt.

Viermal am Tag wird die Auftragsdatei gelesen und in Batch-Verarbeitung werden Rechnungen und Picklisten geschrieben. Für den einen oder anderen Anwender mag es durchaus ein einfacheres Organisationskonzept geben. Sicher ist es auch einfacher, ein System wie DAS bei der Neukonzeption eines Organisationsschemas zu berücksichtigen. Trotzdem war es für die Systemanalytiker von Ford und MCS keine unmögliche Aufgabe, das seither eingeführte Organisationsschema weiter zu benutzen.

500 Händler mit Datentelefon

Nach mehrmonatigen Tests mit einem den Online-Betrieb simulierenden Batch-Programm, wurde zunächst ein Kölner Händler mit einem Datentelefon ausgestattet. Im Juni 1980 waren es dann zwölf, über die ganze Bundesrepublik verteilt. Danach wurden in 40 Seminaren die zukünftigen Teilnehmer in Theorie und Praxis mit dem System vertraut gemacht. Heute nehmen bereits 500 Händler teil. Im alltäglichen Betrieb fängt die Bequemlichkeit für den Teilnehmer bereits beim Aufbau der Telefonverbindung an. Während vorher unter drei Rufnummern Anrufbeantworter eingesetzt waren, steht nunmehr eine Sammelnummer mit 23 eingehenden Leitungen zur Verfügung. Bei einer durchschnittlichen Dauer von fünf Minuten pro Eilauftrag, können so theoretisch 276 Anrufe in der Stunde abgefertigt werden. Außerdem erhält der Händler unmittelbar Auskunft über die Liefersituation und eine Reservierungsbestätigung für die bestellten Teile.

Zu Übungszwecken kann der Teilnehmer mittels eines besonderen System-Codes Tests unter echten Bedingungen ausführen, ohne daß die Informationen selbst in den Rechner gelangen.

Die Kosten für die Teilnahme am DAS ist für alle Händler gleich, also unabhängig von der Größe des Unternehmens. Zum Einfluß des DAS auf den Betriebsablauf bei Ford sagte der Leiter für Marketing-Systeme parts operations Dieter Goehring: "Das System erleichtert die Auftragsbearbeitung für unsere Sachbearbeiter ganz wesentlich. Sie können sich jetzt ausschließlich auf echte Spezialaufträge konzentrieren. Auf die bislang installierten Anrufbeantworter, die rund um die Uhr im Einsatz waren und laufend abgefragt werden mußten, konnte verzichtet werden. Früher häufige Störungsquellen wie Hör- und Übertragungsfehler werden ausgeschaltet. Ab 1. April 1981 werden wir die Teilebestellung nur noch über DAS, schriftlich oder per Telex abwickeln."

Bei Ausfall des Hauptrechners wird das MCS-Sprachausgabesystem "Offline" eingesetzt, das heißt Bestellungen formal geprüft und aufgenommen, lediglich die Bestätigung der Verfügbarkeit fehlt. Der Händler wird nach Anwählen per Sprachausgabe über den Sytemausfall informiert.

Für die Zukunft ist eine Erweiterung des Systems geplant, um allen Händlern die Möglichkeiten zu geben, den normalen Lagerbedarf auf dem beschriebenen Wege aufzufüllen (Monatsauffüllorder). Hierbei ist an den Einsatz eines Speicherterminals

gedacht.

Das DAS wird in Kürze auch österreichischen Händlern zugänglich gemacht. Versuche mit entsprechenden Terminals waren im grenzüberschreitenden Verkehr erfolgreich.

Nach den vorliegenden, positiven Erfahrungen ist außerdem geplant, ein Dialog-System auch für weitere europäische Länder zu entwickeln.

Informationen: Klaus-Peter Weiss, Poststraße 32, 6072 Dreieich-Sprendlingen, Telefon 0 61 03/6 86 82

Datasaab mal vier

Unterdimensioniert dargestellt hatten wir das Datasaab-Flaggschiff D16/40 in Unserer Ausgabe 8 vom 20. Februar 1981, Seite 1. Das System kann nicht nur mit einer Plattenkapazität von 220 MB ausgerüstet werden, sondern exakt mit viermal soviel.