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14.09.2001 - 

Neue Wege im IT-gestützten Bewerbungsprozess

Arbeitsentlastung für die Personalabteilung

In den meisten Unternehmen sind elektronische Personalakten eine Selbstverständlichkeit. Vielfach sind bereits Informationssysteme, Standardprogramme oder Module zum Human Resource Management (HRMS) im Einsatz. Von Eva Händschke*

Der Prozess, neue Mitarbeiter zu rekrutieren, ist in vielen Unternehmen ähnlich: Die Stelle wird definiert, ausgeschrieben und die Bewerberstammdaten werden angelegt. Kurze Zeit später erfolgen die ersten Gespräche, die Verträge werden unterzeichnet und der neue Mitarbeiter im Unternehmen aufgenommen. Alle diese Schritte werden in den meisten Firmen seit jeher vollzogen und oft auch durch mehr oder weniger effektive Teillösungen unterstützt. Optimierungsansätze für einzelne Teilprozesse sind daher vorhanden, sie reichen aber meist nicht mehr aus, um den heutigen Anforderungen des Personalmarktes zu genügen.

Interne Jobausschreibung über das IntranetHerkömmliche Stellenausschreibungen bei größeren Unternehmen erfolgen beispielsweise zunächst intern über das Intranet. War die Suche nach einem passenden Bewerber aus den eigenen Reihen erfolglos, wird das Jobangebot oft noch konventionell über eine Zeitungsanzeige veröffentlicht. Bei höherer Qualifizierung ist die Suche weiträumiger und die vakante Stelle auch im Internet positioniert. Durch Anzeige auf der eigenen Unternehmens-Website oder durch Veröffentlichung in einer kommerziellen oder hochschuleigenen Jobbörse wird ein großer Interessentenkreis erreicht. Auch beim Platzieren des Stellenangebotes im Internet-Teil der großen Tages- oder Fachzeitungen ist mit guter Resonanz zu rechnen.

Wenn ein Jobsuchender in die Maske einer Stellenbörse Qualifikationen oder Schlüsselwörter eingibt, die zu der offenen Stelle des Unternehmens passen, wird das Firmenlogo eingeblendet und der Jobsuchende direkt zur firmeneigenen Homepage geführt.

Die eingegangenen Bewerbungen werden dann nach klassischer Arbeitsweise manuell bearbeitet, die wichtigsten Daten des Bewerbers erfasst sowie eine Vorauswahl getroffen.

Online-Assessment für BewerberOb alle Bewerber zu statistischen Zwecken, für den Betriebsrat oder sonstige Anforderungen gespeichert bleiben (deren Einverständnis vorausgesetzt), entscheidet jede Personalabteilung individuell. Die Erfassung einiger Bewerberdaten ist in jedem Fall erforderlich, um den Schriftwechsel abzuwickeln und um die Wirksamkeit von Werbemaßnahmen zu verfolgen. Dazu wird die Herkunft der Bewerbung oder der Auslöser für eine Kontaktaufnahme festgehalten. Einige Programmpakete enthalten dazu einen automatischen Doublettencheck bei Eingabe, so dass dieselbe Person nicht doppelt erfasst werden kann. Schnittstellen zu Office- und Mail-Software sind meist enthalten, damit die Korrespondenz weitgehend automatisiert erfolgen kann.

Auch die Nutzung des Internets im Bewerbungsprozess setzt neue Maßstäbe: So ist die Veröffentlichung eines Jobangebotes auf der Homepage mehr als nur eine Stellenbeschreibung, wenn dem Interessenten ein Formular zur Verfügung steht, über das er sich online bewerben kann. Kommt der ausgefüllte Vordruck an die Firma zurück, werden alle Daten automatisch in die Bewerberdatenbank übernommen. Wer dabei eine E-Mail-Flut vermeiden will, sollte sich ein Selbst-Assessment per Internet errichten. Bei der Beantwortung von Testfragen kann sich der Bewerber ausführlich mit den Anforderungen und Vorstellungen des künftigen Arbeitgebers auseinandersetzen und kritisch prüfen, ob es für ihn sinnvoll und aussichtsreich ist, sich zu bewerben.

Das Unternehmen kann eine Vorauswahl treffen, indem Kriterien zu einer automatischen Klassifizierung definiert werden. Durch eine grafische Aufbereitung ist damit eine Vorqualifizierung auf den ersten Blick möglich. Bei Internet-Bewerbungen sollte umgehend eine Reaktion erfolgen und der Bewerber ein Passwort erhalten, mit dem er jederzeit auf seinen Bewerbungsvorgang zugreifen und den Stand der Bewerbung abfragen kann.

Ist die Bewerbung angenommen, so wird der Bewerber in ein meist mehrstufiges Auswahlverfahren übernommen. Hier kommt dem Einsatz der Bewerberdatenbank ganz besondere Bedeutung zu. Häufig werden Unterlagen nachgefordert, ein Fragebogen ist zu erfassen, Schul- und Berufsbildungsdaten werden eingegeben, die Akte wird komplettiert. Durch eine einheitliche Darstellung und die Möglichkeit der Datenzusammenstellung in Reports sind Bewerber für eine Vorauswahl schnell vergleichbar. Für manche Unternehmen ist auch die Möglichkeit interessant, Passbild und Zeugnisse einzuscannen. Die Akten werden dann elektronisch oder manuell an den Fachabteilungsleiter und weitere Entscheider übermittelt. Die Bearbeitung von Spontanbewerbungen wird in einem gesonderten Prozess geregelt.

Als nächster Schritt folgt meist ein Vorstellungsgespräch, zu dem per Post oder per E-Mail eingeladen wird. Neben den erforderlichen Funktionen zur Serienbriefschreibung bieten manche Pakete auch die Funktion an, Terminabstimmungen über einen firmeninternen Terminplaner vorzunehmen. Besonders leistungsfähige Progamme können sogar innerhalb von vorgegebenen freien Terminen der Beteiligten passende Gesprächstermine suchen, Eintragungen vornehmen und diese automatisch per Brief oder E-Mail bestätigen.

Erfolgskontrolle sofort möglichDie Ergebnisse des Vorstellungsgesprächs werden in der Bewerberdatenbank festgehalten und mögliche Absagen entsprechend bearbeitet. Falls nun die Einladung zu einem Assessment-Center erfolgen soll, kann auch hier die Bewerbersoftware bei Terminplanung und Schriftverkehr helfen. Ebenso können die Ergebnisse der Veranstaltungen gespeichert werden. Liegt ein strukturierter Qualifizierungskatalog vor, so bieten einige Programmpakete eine Abgleichmethode, mit der die Skills der Teilnehmer mit den Anforderungen an die Stelle verglichen und die geeigneten Bewerber in einer Ranking-Liste aufgelistet und danach ausgesucht werden können. Bei Modulen aus HRM-Systemen gehört ein solches Verfahren inzwischen zum Standard.

Nachdem die Kandidaten beurteilt wurden, unterstützt das Programmpaket bei der Organisation der Absagen, Rücksendung von Unterlagen und bei Bedarf auch die Bewerbung auf einen anderen Arbeitsplatz im Hause. In manchen Systemen ist noch der Teilprozess "Einstellung" integriert, der unter anderem den Versand der Verträge, die Ausarbeitung eines Einarbeitungsplans, die Nachforderung weiterer Dokumente beinhaltet. Im Idealfall werden die Bewerberdaten gleich per Mausklick in den Personalstamm übernommen und dort weiter ergänzt.

Der individuelle Schriftwechsel eines Bewerbungsvorgangs lässt sich ebenfalls in einigen Paketen speichern. Manche Programme bieten zudem die Möglichkeit, Bewerbungsbudgets zu bilden und deren Einhaltung zu überwachen, indem sich alle Kosten eines Bewerbungsvorgangs erfassen lassen. Hier können auch Fahrtkosten der Bewerber, Honorare für externe Moderatoren und sonstige Nebenkosten gelistet werden. Außerdem ist eine Erfolgskontrolle vorgesehen, indem die Anzahl der qualifizierten Rückmeldungen in den verschiedenen Medien verglichen wird. Aufwände und Ergebnisse werden statistisch aufbereitet, Reports und Diagramme liefern aussagefähige Daten, so dass langfristig der effizienteste Weg zur Rekrutierung ermittelt werden kann.

*Eva Händschke ist Informatikerin und spezialisiert auf Beratung und Prozessbegleitung im Bereich "Seminar- und Human-Resource-Management". Infos unter www.mworks.de/eva_haendschke.

Angebot auf dem MarktStandardsoftware zum Bewerber-Management ist als eigenständiges Softwarepaket oder als integrierter Bestandteil eines HRMS verfügbar. Wer bereits ein HRMS im Einsatz hat, sollte daher zunächst überprüfen, ob das darin enthaltene Modul seinen Ansprüchen genügt. Meist bieten die eigenständigen Pakete mehr Möglichkeiten, da sich die Entwickler ausschließlich auf den Bewerbungsprozess konzentrieren und häufig auch große fachliche Kompetenz und praktische Erfahrung in diesem Umfeld aufweisen. Der Einsatz eines eigenständigen Paketes ist im Allgemeinen unproblematisch, da sich nur wenige Daten mit bereits eingesetzten Systemen überschneiden. Lediglich die eingestellten Bewerber sind in die Personalstammdatei zu übernehmen, was über eine Schnittstelle kein Problem ist. Zu prüfen ist auch, ob ein Paket zur Bewerberverwaltung gekauft oder über einen ASP-Vertrag eingesetzt werden soll. Verstärkt werden derzeit Komplettpakete zur Rekrutierung angeboten, in denen alle übertragbaren Aufgaben über Outsourcing an einen Dienstleister übergeben werden. Die Angebotspalette reicht von Programmpaketen, deren Schwerpunkt auf konventioneller Datenhaltung und Textverarbeitung liegt bis hin zu voll Internet-gesteuerten Systemen.