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Gegen die "Zeitverschwender" im Unternehmen:


04.03.1988 - 

Arbeitsökonomie ist eine Managementaufgabe

In vielen Unternehmen werden immer noch endlose Besprechungen abgehalten und sitzen von ihren Vorgesetzten schlecht informierte Mitarbeiter tagelang über Aufgaben, denen eigentlich eine niedrige Priorität zukommt. Auf diese Weise werden wertvolle Energien und Kapazitäten verschleudert. Mehr Ökonomie bei den einzelnen Arbeitsabläufen steigert die Arbeitseffektivität und verhindert Streß.

Ein wirkungsvolles strategisches Management verfolgt das Ziel, durch strategisch-kreative Planung das Unternehmen so zu führen, daß die gesetzten Ziele mit dem geringsten materiellen Aufwand erreicht werden. In diesem Zusammenhang kommt der Arbeitsökonomie eine besondere Bedeutung zu. Sie umfaßt alle Bereiche im Unternehmen, die Kommunikation genauso wie die Arbeitstechniken oder die Planung. Denn typische "Zeitverschwender" im Unternehmen gibt es überall, beispielsweise:

þUnklarheit über die übergeordneten Unternehmensziele

þfehlende Information

þnicht klar abgegrenzte Verantwortlichkeiten

þuneffektiver Arbeitsstil

þmangelnde Motivation

þfehlende Zeitplanung

þungenügende Koordinierung

þuneffektive Besprechungen

þfehlende, aber auch übertriebene Kontrolle.

Kommunikation im Unternehmen

Häufig genug verfallen Vorgesetzte immer noch in den "Managementfehler Nr. 1": Sie lassen sich von der täglichen Routine verschleißen, erledigen zu viele Arbeiten selbst, statt zu delegieren. Verantwortliche Mitarbeiter, die Übersicht und Entscheidungsbefugnis haben, können Probleme selbständig lösen. Der Vorgesetzte sollte sie dann nicht mit unnötigen Kontrollfragen belästigen. Besser wäre es, dafür zu sorgen, daß die Rahmenbedingungen in Ordnung sind, damit alle reibungslos arbeiten können.

Im Rahmen einer auf Delegation von Verantwortung basierenden Führung gehört die Information des Mitarbeiters zu den zentralen Pflichten des Vorgesetzten. Sie stellt eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Arbeit dar. Der Vorgesetzte hat sicherzustellen, daß die verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig und umfassend von allen Vorkommnissen und Entscheidungen aus dem täglichen Arbeitsablauf erfahren, die ihnen bekannt sein müssen.

Um ein effizientes und ökonomisches Kommunikationssystem zu schaffen, müssen alle Mitarbeiter im Unternehmen die "gleiche Sprache" sprechen. Das setzt voraus, daß das Unternehmensziel und die vorhandenen Erfolgspotentiale, aber auch eventuelle Probleme und Hindernisse erkannt und allen davon betroffenen Mitarbeitern transparent gemacht werden. Nur wenn die Mitarbeiter die übergeordneten Unternehmensziele kennen und über wichtige Rahmen- und Umfeldbedingungen ihrer Arbeit informiert sind, können sie ihre Aufgaben zufriedenstellend lösen.

Zeitplanung und Arbeitsmethodik

Wenn die Mitarbeiter "Bescheid wissen", erübrigen sich viele zeitraubende Fragen. Regelmäßige Besprechungen reichen dann aus, um Kursabweichungen zu verhindern. Konferenzen werden gut vorbereitet und zügig abgewickelt. Besprechungsthema, Problemsituation und Zielszenario müssen den Teilnehmern mindestens einen Tag zuvor vorliegen, um auch gelesen und verarbeitet werden zu können. Im Gespräch wird der Vorgesetzte mit seinen Mitarbeitern dann vorrangig über Lösungsmöglichkeiten sprechen - die Ausgangssituation ist allen Teilnehmern gleichermaßen bekannt.

Eine zielorientierte Aufgabenplanung ist notwendig, damit die Unternehmensziele von allen Mitarbeitern angestrebt werden können. In der Aufgabenplanung werden die Tätigkeiten und Kompetenzbereiche der Mitarbeiter genau festgelegt.

Die Mitarbeiter sind selbst dazu gehalten, Mittel und Maßnahmen zur optimalen Durchführung ihrer Aufgaben zu entwickeln. In regelmäßigen Besprechungen unterhält sich der Vorgesetzte mit seinen Mitarbeitern über Erfolgsvoraussetzungen, über die Maßnahmen und Wege, die erforderlich sind, um die gestellten Ziele zu erreichen. In diesem Sinn sind am Wohl der Mitarbeiter orientierte Unternehmenszielpläne gleichzeitig grundlegende Voraussetzung zur Erhöhung der Arbeitsökonomie.

Wichtiges Mittel zur Umsetzung der gesetzten Ziele ist die Einführung eines einheitlichen Zeitplanbuches. Dieses dient der individuellen Zeitplanung und ist gleichzeitig wesentlicher Bestandteil einer gemeinsamen unternehmensinternen Kommunikation. Um dem Anwender optimalen Nutzen zu bieten, muß der Zeitplaner so gestaltet sein, daß er anregt, Ziele zu planen und sie zu realisieren. Er darf also nicht nur Terminkalender, sondern muß vor allem Planungsinstrument sein. Der Anwender muß alle wichtigen Vorhaben, Termine und Aktivitäten systematisch und zielorientiert planen und aufeinander abstimmen können.

80 Prozent der Leistung in 20 Prozent der Zeit

Aus dem Pareto-Prinzip wissen wir, daß in 20 Prozent der Arbeitszeit 80 Prozent der Leistungen erbracht werden. Mit dem geschickten Einsatz persönlicher Arbeitstechniken kann sicherlich viel Zeit und somit Geld gespart werden.

Ein Beispiel ist die Planung des kommenden Arbeitstages. Häufig wird sie vernachlässigt oder gar nicht vorgenommen, der Mitarbeiter läßt sich eher von den Zufälligkeiten des Tages leiten. Mit einer methodischen Zeitplanung verschafft man sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und damit auch Freiräume für kreatives Arbeiten. Bei der Planung ist es hilfreich, alle anstehenden Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu bewerten. Vieles, was auf den ersten Blick den Arbeitstag zusätzlich belastet, erweist sich bei genauerem Hinsehen als weder wichtig noch dringlich. Lösung: Diese Aufgaben delegieren oder, falls möglich: in den Papierkorb. Nur solche Aufgaben, die zugleich wichtig und terminlich gebunden sind, sollten sofort erledigt werden.

Der beste Zeitplan nützt nichts, wenn man ihn nicht einhält. Ein häufig gemachter Fehler ist mangelnde Konsequenz im Arbeiten. Unangenehme Dinge vor sich herschieben und angefangene Arbeiten nicht konsequent zu Ende führen - das sind Dinge, die jeder kennt und die trotzdem zuwenig beachtet werden. Die Erstellung eines Tagesplanes bedeutet im übrigen nicht, den ganzen Tag zu verplanen: Ein Teil muß für unvorhergesehene spontane und soziale Aktivitäten freigehalten werden. Sonst bleibt zuviel von dem Pensum liegen, was dann doch nur wieder zu Streß führen würde.

Von der Führung ist Konsequenz gefordert

Die Annehmlichkeit erledigter Arbeit bleibt Utopie, wenn man den Bereich der Arbeitsökonomie nicht beachtet. Sie ist das Feld, das die Kosten und die Effizienz eines Unternehmens mit am meisten beeinflußt. Dabei muß die Einführung einer ökonomischen Arbeitsweise in allen Unternehmensbereichen von oben erfolgen. In vielen Fällen sind nicht die Mitarbeiter, sondern die Führungspersönlichkeiten eines Unternehmens die Ursache, wenn gesetzte Ziele nicht erreicht werden. Konsequenz bei den Mitarbeitern kann nur durch Konsequenz bei der Unternehmensspitze erreicht werden.