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26.10.1984

Arbeitszeit rationell einteilen:Gutes Timing kann man lernen

ESCHBORN (CW) - Zeit-Management-Probleme treten in allen Hierarchie-Ebenen eines Unternehmens auf. Sie zählen zu den größten Problemen derer, die ihre Zeit selbständig organisieren und kontrollieren. Hinweise geben. wie man mit seiner Zeit wirtschaftlich umgeht. will Seminarleiter Markus Michael Kutscheid, Honeywell Bull, mit Überlegungen zu "Planungstechniken".

Daß Zeitprobleme fast ausschließlich in externen Ursachen gründen die der einzelne Mitarbeiter nur wenig - oder gar nicht - beeinflussen kann, ist ein häufiger Trugschluß. Viele - wenn nicht die meisten - Zeitverschwendungen werden intern erzeugt. Es sind Ursachen wie mangelnde Planung, unklare Prioritätensetzung und ungenügende Delegation.

Raum für Intuition und kreatives Handeln

Nur durch konsequente Planung besteht die Chance, diesen Ursachen entgegenzuwirken. Vielfach besteht jedoch die Angst, daß durch Planung die persönliche Freiheit eingeschränkt wird. Man fürchtet, daß kein Platz mehr für intuitives und kreatives Handeln bleibt.

In Wirklichkeit wird erst durch organisatorisches Durchdenken und Planen von Tätigkeiten der Freiraum geschaffen, der nötig ist, um sich wichtigen Aufgaben in ausreichendem Maße widmen zu können.

Das System ist einfach und beansprucht nur wenig Zeit. Alle für den nächsten Tag anstehenden Aufgaben werden notiert, nach Wichtigkeit und Dringlichkeit Prioritäten zugeordnet und entschieden, welche Arbeiten am nächsten Tag erledigt werden sollen. Diese werden in den Terminkalender übertragen.

Dabei ist zu beachten, daß vereinbarte Termine festgehalten werden müssen, des weiteren sollten Arbeiten, die eine hohe Konzentration er fordern, für Zeiten geplant werden in denen man selbst besonders leistungsfähig ist.

Alle verschobenen oder zu einem späteren Termin geplanten Aufgaben müssen eine entsprechende Eintragung im Kalender erhalten beziehungsweise über die Wiedervorlage erneut auftauchen.

Mit diesem System gelingt ein guter Überblick über die anstehenden Aufgaben. Es ist leicht zu entscheiden, ob unvorhergesehene Aufgaben Vorrang vor bereits geplanten Tätigkeiten haben oder nicht.

Planungsverfahren mit System

Somit wird die Flexibilität nicht beschnitten, sondern erhöht. Selbst wenn es nicht gelingen sollte, alle Aufgaben bis Tagesende zu lösen, so ist doch sichergestellt, sich mit den wichtigsten Problemen beschäftigt zu haben. Was übrigbleibt, reiht sich in das Pensum für den nächsten Tag ein, und der Planungszyklus kann von neuem beginnen.

Das Instrument, welches das Planen der täglichen Aufgaben unterstützen kann, heißt Time/system. Ein solches Planungsinstrument enthält, neben Jahres-, Monats- und Wochenplanern, eine komplette DIN-A5-Seite für jeden Wochentag. Diese Seiten sind so gegliedert, daß man die beschriebenen Planungsverfahren leicht und übersichtlich durchführen kann.