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11.11.1994

Archivieren, suchen und finden Doku-Management arrangiert vernetzte Informationen im Buero

MUENCHEN (CW) - "Adam" ist ein Dokumenten-Management-System von der Muenchner Astec GmbH. Mit Hilfe der Software lassen sich Dokumente im- und exportieren, Bezuege zwischen Informationen herstellen, Inhalte analysieren und fuer Recherchen aufbereiten. "Effizienz" erhaelt das Produkt laut Hersteller in Kombination mit einer Vorgangssteuerung. Etwa 75 Prozent der fuer die Bearbeitung von Vorgaengen notwendigen Zeit, schaetzt die Astec, gehen in herkoemmlich strukturierten Bueros fuer die Suche nach Informationen verloren. Reaktionszeiten und Korrektheit sind aber wichtige Kriterien fuer die Qualitaet einer Vorgangsbearbeitung und letztlich fuer die Zufriedenheit der Kunden.

In diesem Szenario sehen Anbieter von Dokumenten-Management- Systemen und Workflow-Produkten das Einsatzfeld ihrer Software. Ihre Produkte sollen redundantes Arbeiten vermeiden helfen und die Durchlaufzeit von Dokumenten verringern.

Sachgebunden ordnen und bearbeiten

Adam unterstuetzt laut Hersteller eine aufgabenbezogene Arbeitsweise, indem die Informationen bei der elektronischen Speicherung sachgebunden zusammengefasst werden. Die eingehende Korrespondenz sowie Vertraege, Urkunden, Zeichnungen und Notizen lassen sich nach Stichworten gliedern.

Schnittstellen zu relationalen Datenbanken sind laut Weiss vorhanden. Die Dokumente, mit Ausnahme derer, die aufgrund rechtlicher Bestimmungen unverfaelschbar abgelegt werden muessen, lassen sich interpretieren und in ihre Bestandteile zerlegen. Via Object Linking and Embedding (OLE) koennen auch die mit dem Text verbundenen Grafiken oder Tonaufzeichnungen gespeichert werden.

Darueber hinaus kann Adam, so Astec, mit Hilfe einer eingebetteten OCR-Fremdsoftware, zum Beispiel von Recognita, entsprechende Daten aufbereiten und in dem gewaehlten Raster strukturiert ablegen. Ausserdem lassen sich Dokumente und Inhalte ueber ein Hypernetz miteinander verknuepfen.

Neben der strukturierten Ablage unterstuetzt Adam eine Art Volltext-Retrieval. Als Ergebnis liefert Adam normierte absatz- oder satzweise zusammengefasste Wortmengen. So soll das System in der Lage sein, auch Aufzaehlungen wie "Buch- und Zeitungsverlage" zu finden. Die mit anderen Tools uebliche Recherche koenne eine vergleichbare Suche nur unter den Stichwoerten "Verlag", "Buchverlag" und "Zeitungsverlag" starten, erlaeutert Weiss.

Ein Adam-Dokument ist nur einmal vorraetig. Soll eine lokale Verarbeitung auf dem PC oder einer Workstation erfolgen, wird das Dokument dorthin "ausgeliehen". Damit der Benutzer ein Dokument weiterreichen kann, ist eine Mailbox integriert.

Fuer den Versand von Dokumenten nach aussen steht der Datenaustausch via Edifact (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), SGML (Standard Generalized Markup Language) und ODIF (Office Document Interchange Format) zur Verfuegung. Adam unterstuetzt die Netzprotokolle TCP/IP, LU 6.2 und Decnet.

Das System kann auf folgenden Plattformen eingesetzt werden: IBM MVS/ESA, AIX, SNI BS2000, Sinix, DEC VMS, OSF1, HP-UX. Sun Solaris, Windows NT sowie SCO-Unix. Als Clients lassen sich Windows- oder OS/2-PCs verwenden.

Astec berechnet fuer acht Benutzer etwa 20 000 Mark; das obere Limit liegt bei 80 000 Mark. Zudem ist Adam mit der hauseigenen Vorgangssteuerung Adis koppelbar. Dieses Produkt kostet fuer acht Benutzer ebenfalls 20000 Mark.