Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

05.08.2005

Archivierung steht bei Anwendern hoch im Kurs

Firmen interessiert beim Dokumenten-Management vor allem die elektronische Erfassung und Ablage von Schriftstücken.

Auf den in Hamburg, Düsseldorf und München ausgetragenen "Kräftemessen im Dokumenten-Management" traten acht Hersteller gegeneinander an. Im Rahmen der vom Business Application Research Center (Barc ) gemeinsam mit der computerwoche organisierten Veranstaltungen präsentierten in diesem Jahr die Anbieter Hyperwave, IBM, ELO Digital Office, COI, Fabasoft, SER, Dvelop und Optimal Systems. Die Zuschauer konnten anhand von Fragebögen die Darbietung sowie die Produkte bewerten und wurden auch dazu befragt, welche Funktionen sie wünschen.

Was Anwender wünschen

Funktionen 1 2 3 4 5 Nennungen Durchschnitt

sehr wichtig unwichtig gesamt

Archivierung 135 39 11 1 2 188 1,38

Erfassung elektronischer Dokumente 101 65 20 3 0 189 1,60

Erfassung von Papierdokumenten 107 57 18 8 0 190 1,62

Integration des ERP-Systems 73 46 26 15 9 169 2,06

Integration des E-Mail-Systems 81 54 41 9 2 187 1,91

Integration des CRM-Systems 28 42 43 32 19 164 2,83

Elektronische Vorgangsbearbeitung 68 61 36 15 2 182 2,02

Recherche anhand von Metadaten 83 67 27 9 3 189 1,85

Volltextrecherche 76 57 41 10 2 186 1,95

Groupware-Funktionen 37 48 50 27 6 168 2,51

Workflow-Funktionen 78 66 33 10 2 189 1,90

Web-Content-Management 21 48 48 34 23 174 2,94

Viele Besucher verfügen schon über ein Dokumenten-Management- und Archivsystem, manche wollen es ergänzen. Andererseits gibt es aber auch größere Unternehmen, die noch keine elektronische Archivierung betreiben.

Auf Basis von freiwilligen Angaben der Besucher wurde auch das Nachfrageverhalten untersucht. Gefragt sind vor allem Anbieter mit Projekterfahrung im Bereich Archivierung. Elektronische Dokumente sollen abgelegt und Abläufe automatisiert werden.

Manchen Veranstaltungsbesuchern ist auch E-Mail-Archivierung sehr wichtig, andere legen darauf nicht so großen Wert. Als weniger relevant sind zumindest für die Besucher der Veranstaltung die Themen Web-Content-Management, Groupware und Collaboration sowie die Integration in die CRM-Umgebungen. Stärkeres Interesse zeigten die Teilnehmer jedoch an einer engen Kopplung dieser Funktionen mit ihrem ERP-System. Hellhörig wurde das Publikum natürlich auch, wenn es um den Preis für die Produkte ging. Hier machten alle Anbieter Angaben, wenn auch zum Teil zögerlich.

Die präsentierenden Referenten der Hersteller hoben die Recherchefunktionen ihrer Produkte hervor, dazu zählt die wissensgestützte oder fehlertolerante Suche. Demonstriert wurden auch die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, der Windows- sowie der Web-Zugriff auf das Dokumenten-Management-System (DMS) und die Prozessunterstützung durch integrierte Workflow-Funktionen.

Als Lieferant ist vielen Besuchern ein Spezialanbieter lieber als ein Softwarehaus, das DMS neben vielen anderen Produkten im Portfolio führt. Zumindest die Besucher der Barc-Tagungen legen wenig Wert darauf, dass ihr Anbieter international aufgestellt ist, auch wenn es sich die Hersteller nicht nehmen lassen, gerade diese Eigenschaft besonders hervorzuheben.

Oft treiben IT-Abteilungen sowie das Management Projekte voran. Firmenleitungen halten das Dokumenten-Management für strategisch relevant und erhoffen sich davon effizientere Prozesse.

Erleichterungen versprechen sich auch die IT-Abteilungen. Viele plagen sich mit überquellenden E-Mail-Servern herum und wünschen daher eine Mail-Archivierung. Auch Office-Dateien, Zeichnungen und andere elektronische Dokumente wollen sie nicht auf herkömmlichen File-Servern ablegen, sondern in einem Dokumenten-Management-System. Manche Besucher wollen daher ihre File-Server-Strukturen auf ein DMS migrieren. Das Management auf der mittleren Ebene und insbesondere das Rechnungswesen kennen die Schwierigkeiten bei der Arbeit mit zu viel Papier und leiden unter den aufwändigen traditionellen Ablage- und Suchtätigkeiten.