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11.01.1991 - 

Systemvergleich: WORM-Technologie kontra Mikroverfilmung

Archivsysteme mit optischen Platten immer noch zu teuer

Hat sich ein Anwender dazu entschlossen, sein Papierarchiv umzustellen, stehen ihm

viele Alternativen offen. Bernd Andersch zeigt die Vor- und Nachteile von intelligenter Mikroverfilmung und optischen Platten auf.

Obwohl rechnerunterstützte Archivierungsanlagen sinnvoll und wirtschaftlich eingesetzt werden können, arbeiten nur etwa fünf Prozent aller Unternehmen mit derartigen Systemen. Warum schrecken noch so viele Anwender zurück, ihre Archivierung mit PCs zu rationalisieren? Viele Unternehmen können sich nicht für ein bestimmtes System entscheiden. Ist der Einsatz der optischen Speicherplatte auf der Basis der WORM-(Write Once Read Many-)Technologie sinnvoll oder fährt man bei einer Archivierung per intelligenter Mikroverfilmung besser?

Bei der rechnergestützten Archivierung werden die aus der Sachbearbeitung kommenden Belege unsortiert auf den Datenträger, Film oder Platte, gebracht. Bei der Mikroverfilmung kommt dabei eine Kamera, bei der optischen Speicherung ein Scanner zum Einsatz. Belege wie Rechnungen, die bereits in digitaler Form vorliegen, werden direkt an die Archivierung weitergegeben und gespeichert.

Im Rahmen der Mikroverfilmung werden die Belegdaten über eine Kathodenstrahlröhre oder per Laserstrahl direkt auf den Film gebracht. Die Mikroverfilmung speichert im optisch-analogen Verfahren. Jedes Dokument wird auf einem Silberfilm aufgenommen. Nach der Entwicklung entstehen Abbildungen, die originalgetreu und nachträglich unveränderbar sind. Datenträger sind Roll- oder Mikrofilme.

Bei Speicherung auf die optische Platte übernimmt ein Scanner die Rasterung der Bildpunkte und die Digitalisierung. Die digitalen Zeichen (Pits) werden auf den WORM-Speicher durch Lasertechnik eingebrannt. Sind die Daten auf der Platte gespeichert, lassen sie sich nicht mehr verändern, was bei den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften ein wichtiges Kriterium ist.

Keine bestimmte Reihenfolge einzuhalten

Unsortierte Verfilmung beziehungsweise Speicherung ist ein wesentliches Merkmal von Beleg-Verwaltungssystemen. Bei der Verfilmung beziehungsweise Speicherung wird keine bestimmte Reihenfolge eingehalten. Die Belege sind nicht nach Belegnummer, -datum oder sonstigen späteren Zugriffskriterien sortiert. Ein Auffinden gestaltet sich im Gegensatz zur rechnergestützten Archivierung dementsprechend zeitaufwendig.

Um ein schnelles Auffinden der Dokumente zu ermöglichen, werden sie mit Zugriffskriterien versehen und in einer Datenbank erfaßt. Kommt es nun zu einer Beleganfrage seitens der Sachbearbeitung, wird eines der möglichen Zugriffskriterien, zum Beispiel Rechnungs- oder Kontonummer, in der Recherchesoftware erfaßt. Bei der intelligenten Mikroverfilmung erscheint auf dem Bildschirm die Nummer des Fiches beziehungsweise Rollfilms, auf dem sich der gesuchte Beleg befindet. Der Film beziehungsweise das Fiche wird in einen Rückvergrößerer eingelegt. Über eine Schnittstelle meldet das Rechercheprogramm dem Rückvergrößerer die Filmposition, die dem Beleg zugeordnet ist. Automatisch wird daraufhin der Beleg gesucht und gezeigt. Bei Bedarf läßt sich per Knopfdruck das gefundene Dokument kopieren.

Die optische Speicherung verfährt letztlich nicht anders. Statt des Filmträgers wird die optische Speicherplatte entweder manuell oder aber maschinell der Laserkomponente zugeführt. Der Binärcode des gesuchten Beleges läßt sich wieder in Dokumentenform umwandeln. Der Beleg ist bei Bedarf ausdruckbar.

Aus der Darstellung beider Technologien ergibt sich: Die optische Speicherplatte kann von der Leistung her grundsätzlich nicht mehr und nicht weniger als die intelligente Mikroverfilmung. Beim Einlesen der Belege arbeitet der Scanner langsamer als die Kamera bei der Mikroverfilmung. Im Internationalen Möbelhandelskontor (IMK) wurde bei Verfilmung von täglich 3000 Belegen wie Lieferscheinen, Rechnungen sowie Aufträgen für die Erfassung der Belegkriterien eine Zeit von rund drei Stunden ermittelt. Bei der Speicherplatte kam man auf gut die doppelte Zeit.

Zeitliche Vorteile hingegen zeigt die optische Speicherplatte bei der Übernahme von Daten, die bereits in digitaler Form vorhanden sind. Bei eingehender Beleganalyse stellt sich jedoch häufig heraus, daß derartige Belege nur einen sehr kleinen Anteil am gesamten nach Handels- und Steuerrecht zu archivierenden Belegvolumen ausmachen. In der Regel bleiben erstellte Kundenrechnungen die einzige nennenswerte Belegart. Alle anderen Belegarten werden vor der Archivierung häufig um etliche manuelle Bearbeitungsvermerke ergänzt.

Optische Platte schneidet schlechter ab

Beim Zugriff ergeben sich im direkten Vergleich keine entscheidenden Vorteile für die optische Speicherplatte. Der Grund dafür liegt in der Vielzahl durchzuführender mechanischer Vorgänge beim Zugriff auf die optisch gespeicherten Belege.

Die Platte muß aus der Parkposition in der Juke-Box durch einen Greifarm in ein freies Laufwerk eingelegt werden. Danach beginnt das Aufsuchen und Auslesen des Beleges. Hier ist die Mikroverfilmung in jedem Fall selbst bei manuell einzulegendem Film oder Fiche, schneller.

Hinsichtlich der Systemanschaffungskosten schneidet in der Regel die intelligente Mikroverfilmung wesentlich besser ab als die optische Speicherplatte. In der IMK wurde ein System der intelligenten Mikroverfilmung zur Verwaltung von über einer Million Geschäftsbelegen pro Jahr eingeführt. Die Anschaffungskosten von Hardware und Software betrugen rund 100 000 Mark. Wäre ein optisches Speicherplatten-System - mit vergleichbaren Leistungsmerkmalen - eingeführt worden, hätte man mehr als 500 000 Mark investieren müssen.

Berücksichtigt man zudem die jährlichen Wartungskosten von Systemen mit erfahrungsgemäß zehn Prozent des Anschaf fungswertes, ergeben sich hier weitere wirtschaftliche Vorteile für die intelligente Mikroverfilmung. Im Bereich der variablen Kosten zeigen sich gleichfalls keine entscheidenden Kostenvorteile für die optische Speicherplatte. Das Verhältnis von Verbrauchsmaterialien, Filmen und Chemikalien bei der einen und Platten bei der anderen Technik fällt im Verhältnis 1:3 zugunsten der Mikroverfilmung aus. Zudem gibt es bislang zwar eine Vielzahl von Serviceunternehmen für die Verfilmung von Belegen, auf das Scannen haben sich noch nicht so viele spezialisiert. Die Verfilmung eines DIN-A4-Beleges kostet einschließlich der Erfassung der Zugriffskriterien ab 0,12 Mark. Aufgrund der hohen Anschaffungs-, Wartungs- und laufenden Kosten wird zwangsläufig das Scannen von Belegen teurer.

Hinzu kommt, daß sich DV-Laien in das Verfilmen von Belegen schnell einarbeiten. Der Umgang mit der optischen Speicherplatte dagegen setzt gewisse Qualifikationen voraus. Sehr schnell wird man dann feststellen, daß die bisherigen preiswerten Billigarbeitskräfte im Archiv durch teurere Arbeitnehmer ersetzt werden müssen.

Zur Zeit schneidet also die optische Speicherplatte aus wirtschaftlicher Sicht bei der Archivierung von nach Handels- und Steuerrecht aufzubewahrenden Geschäftsbelegen grundsätzlich schlechter ab als die Archivierung per intelligenter Mikroverfilmung. Es gibt allerdings eine Ausnahme: Kleinstsysteme der optischen Speicherung. Dort, wo mit einem kleinen Archivierungsvolumen gearbeitet wird, das heißt, weniger als 800 zu archivierende Belege pro Tag anfallen, sind diese Systeme sinnvoll. Sie sind durch eine große Bedienerfreundlichkeit gekennzeichnet und bereits für unter 30 000 Mark zu haben. Es müssen keine Chemikalien wie bei der Mikroverfilmung verwendet werden und - aufgrund des geringen zu speichernden Volumens - treten die sonst hohen Folgekosten in den Hintergrund. Systeme der intelligenten Mikroverfilmung der gleichen Preiskategorie bieten dem Anwender viel weniger Nutzen: Es ist eine Vorsortierung der Belege notwendig und es kann nur nach einem Kriterium zugegriffen werden.

Bei der IMK wurde errechnet, daß sich ein umfangreiches Archivsystem mit optischer Speicherplatte erst bei einem Belegvolumen von 1,6 Millionen Belegen im Jahr rentiert. Die intelligente Mikroverfilmung erreicht dagegen bereits bei 300 000 Belegen den Break-

even-point.