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27.09.1991 - 

Die Registratur von Systemen wird immer schwieriger

Assess-Management hilft bei der DV-Geräte-Bestandsaufnahme

27.09.1991

Datenverarbeitungsgeräte nehmen bei exakter Vermögensanalyse einen immer stärkeren Anteil ein; dies vor allem dann, wenn die Software und die Umgebungstechnik mit in eine solche Bestandsaufnahme eingerechnet werden.

Diese exakte Bestandsanalyse ist häufig noch durch die Tatsache erschwert, daß geleaste Geräte nicht im aktivierten Inventar erscheinen und daher zusätzlich geführt werden müssen:

Die Analyse muß zentrales und dezentrales Gerät erfassen und in immer stärkerem Maße auch internationales Gerät, das bei ausländischen Verbundunternehmen installiert ist, sowie umfangreiche Telekommunikationseinrichtungen. Bei großen, international agierenden Unternehmen sind installierte Einheiten in Größenordnungen von 10 000 bis 50 000 heute keine Seltenheit, ohne Software und Hilfsaggregate.

Diese Größenordnungen unterstreichen bereits den quantitativen Rahmen und den Umfang einer genauen und sachgerechten Registratur.

Im Zuge der veränderten Ausrichtung von DV-Organisationen (Profit-Center, eigenständige Gesellschaften) wird die qualitative Steuerung derartiger Bestände zu einem strategischen Unternehmensziel. Damit ergeben sich bereits Schwerpunkte für die Aufgabenstellung "Assess Management":

1. Pedantische und umfangreiche Bestandsaufnahme; Erstellung einer DV-Inventur-Datenbank.

2. Die Steuerung dieses Bestandes nach unternehmensindividuellen qualitativen Kriterien.

Es dürfte kein Unternehmen mit einer professionell geführten DV mehr geben, in dem kein DV-Inventar in Listenform vorhanden ist. Geprüft werden muß aber zusätzlich nach folgenden Kriterien:

Vollständigkeit

- Sind alle Außenstellen inklusive internationalen Dependancen erfaßt?

- Sind alle Produktgruppen erfaßt?

- Ist die Software erfaßt?

- Sind die Hilfsaggregate (Klima, Strom) richtig zugeordnet?

Wertigkeit

- Sind die Abschreibungsraten pro Produktgruppen bekannt und zuzuordnen?

- Sind die aktuellen Buchwerte aktualisiert und kontinuierlich ablesbar?

- Besteht die Möglichkeit, eine aktualisierte Wertanalyse (Buchwert - Marktwert) durchzuführen?

Auswertbarkeit

- Sind die Daten vollständig gespeichert?

- Existieren flexible, möglichst Standard (SQL) - Auswertungsmöglichkeiten?

- Sind diese Prozeduren auf intelligenten Workstations transferierbar?

Diese Analysevoraussetzungen unterstreichen, daß nur dann, wenn die quantitativen Voraussetzungen gegeben sind, Schlußfolgerungen möglich werden. Wichtig ist auch der Hinweis, daß die Wertigkeit zentraler RZ-Anlagen häufig von der Gesamtsumme dezentraler Geräte (beispielsweise PCs) überschritten wird. Die DV-Organisation sollte sich also nicht nur mit der Registrierung der "großen" Geräte begnügen. Eine Herausforderung für die DV-Abteilung ist diese analytische Grundübung allemal, da neben der Verwertungsdauer eines Geräteparks auch dessen aktuelle Wertigkeit zum Ausdruck kommt.

Da Ökonomie für die DV-Chefs unserer Tage ein dominierendes Qualitätskriterium darstellt, werden diese sich nicht mehr nur mit der analytischen Erkenntnis zufrieden geben können, sondern sind gezwungen, auf dieser Basis eine ökonomische Orientierung greifen zu lassen. Die antiquierten Argumente der ungestörten RZ-Umgebung (möglichst keine Änderung über Jahre), der für die Ewigkeit bestimmten Endgeräte beim Benutzer, werden heute vielfältig überlagert. Sie haben zwar noch eine operative Berechtigung, aber eine abnehmende strategische Bedeutung. Die Veränderung ist beherrschbarer geworden und hat ihre Schrecken verloren.

"Moderne DV-Leitung" heißt nicht mehr nur automatisierender Nachvollzug, sondern zunehmend unternehmerische Gestaltung in Bezug auf:

- Anwender- und Kundenservice

- Kommunikationsniveau

- Wirtschaftlichkeit

- Qualifikationsentwicklung

Assess Management hat einen direkten Einfluß auf das dispositive Ziel der Wirtschaftlichkeit.

Der Erfassung der Buchwerte eines Bestandes bei Hardwareprodukten steht die Bestimmung aktueller Marktwerte für diese Produkte gegenüber. Das Ergebnis wird Auskunft darüber geben, wie der Bestand insgesamt und wie er in einzelnen Produktbereichen zu bewerten ist. Diese Übung ist von unmittelbarem Wert für die Beschaffung, denn es wird sich schnell herausstellen, daß vermeintlich billige Produkte bei der Beschaffung häufig einen geringen aktuellen Wert, damit Buchwert über Marktwert und ein negatives Wertergebnis haben.

Abhängig vom Verhältnis Buchgegen Marktwert, ergibt sich potentieller Handlungsbedarf. Liegt der Marktwert höher dann kann ein Verkauf an den Gebrauchtmarkt günstig sein, wenn er neben dem Vergrößerungsgewinn zu günstigen Herstellerkonditionen bei der Neubeschaffung führt. Sollte der Buchwert höher sein als der Marktwert, muß die Weiterverwendung des Produktes überdacht werden.

Einmal ist der technologische Verwendungsgrad über die gesamte Abschreibungsperiode und als Alternative die Überführung in einen Leasingvertrag zu prüfen, da dann das Wiederverwertungsrisiko auf den Leasinggeber übertragen werden kann. Diese Entscheidungen müssen so früh wie möglich vorbereitet werden; bei 3000 bis 5000 PCs, die veraltet sind, will erst einmal ein Leasinggeber gefunden werden. In jedem Fall kommt es auf die Transparenz an.

Bei der Beschaffung gibt es, mehrere Kriterien sorgfältig zu ergründen:

1. Kauf oder Leasing?

2. Gebraucht oder Neu?

3. Inland oder Ausland?

4. IBM oder andere?

Diese Überlegungen sind allerdings so firmenindividuell durchzuführen, daß es sich nicht lohnt, an dieser Stelle besondere Empfehlungen abzugeben. Wichtig ist vielmehr der Hinweis darauf, daß diese Überlegungen angestellt werden müssen, um die kontinuierliche Beobachtung der Herstellerkonditionen sowie die internationalen Preisschwankungen für gleiche Produkte sinnvoll auswerten zu können; ein Thema, welches besonders bei dem momentan niedrigen Dollarkurs wichtig ist. Die Restwertpolitik von Leasinggebern ist auszuloten, um die Frage eines Leasingengagements im Vorfeld zu klären.

Die Konzeption basiert auf der konstruktiven Bestands steuerung. Sie setzt voraus, daß die aufgezeigten Überlegungen als kontinuierlicher Prozeßablauf und nicht wie bisher punktuell zum Zeitpunkt der Beschaffung eingesetzt werden. Sicherlich kann schon jetzt erwartet werden, daß die Assess-Management-Methode eine andere Intensität auf die konzeptionelle Behandlung des DV-Parks lenken wird; sowohl Abschreibungszyklen als auch die Methode (linear oder degressiv) werden unter veränderten Vorzeichen betrachtet und die Entscheidung für die Produktbeschaffung erfolgt substantieller. Allerdings setzt auch diese Methode die Grundsatzentscheidungen bezüglich des Serviceauftrags der DV-Funktion nicht außer Kraft.

Primär sind die Überlegungen in bezug auf Anwendungsdienstleistung, -kapazität und Technologie. Assess Management ist eine probate Methoden, eines dieser Ziele ökonomischer zu erreichen.

Die Einführung von Assess Management kann durch eine dedizierte Managementfunktion vorgenommen werden. Schwierig sind für eine solche Funktion die Aspekte aktueller Marktwerte, internationale Preise, Verkauf, sowie die logistische Abwicklung desselben, vor allem bei größerem Volumen. Es scheint daher sinnvoll, diese Art von Value-added-consulting extern einzukaufen und durch Assess Management Spezialisten abzuwickeln. Diese Dienstleistungen werden in der Regel auf Honorarbasis abgewickelt, die eine zusätzliche Volumen- und Ertragskomponente hat, um den Anreiz zur Ökonomie auch dem externen Partner zu übertragen. Wichtig bei der Auswahl der Dienstleister ist die Unabhängigkeit, denn weder Hersteller noch Leasingunternehmen sind in der Lage, diese Unabhängigkeit zu gewährleisten; reine Broker haben oft nicht den methodischen Hintergrund, um das Gesamtkonzept zu operationalisieren.

Die Notwendigkeit wird dadurch nicht außer Kraft gesetzt; sie gilt für die beschriebenen Großkonzerne unter allen Umständen und ist für jede DV-Organisation eine empfehlenswerte Grundübung.