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15.04.1988 - 

Kosten lassen sich nur über Einbindung in die DV-Umgebung sparen:

Auch bei DTP bringt die Insellösung nur Probleme

Selbst altgediente DV-Profis gehören, was Desktop Publishing betrifft, meist zur Kategorie der Einsteiger. Viele Dinge, die ihnen selbstverständlich erscheinen, funktionieren bei DTP nicht - oder nach ganz anderen Prinzipien. So gibt es des öfteren Probleme beim Importieren von Dateien aus der Betriebs-DV ins DTP-System. Joachim Peters, Autor eines Fachbuchs, das sich aus betriebswirtschaftlicher Sicht mit dem Thema befaßt*, erklärt in seiner Einsteiger-Lektion, wieso die Insellösung beim "Schreibtisch-Publizieren" ein teurer Spaß sein kann.

Einsteiger übersehen gern, daß man mit einem DTP-Programm allein mir wenig anfangen kann. Zwar bieten alle Programme Features an, wie man sie aus einem Texteditor oder aus einem Malprogramm kennt, aber Komfort und Reichweite dieser Befehle sind meist sehr gering. Der Versuch etwa, mit einem DTP-Programm längere Texte zu erfassen, ist so aussichtsreich wie eine Rasur mit der Pinzette.

Die normale Prozedur des Desktop Publishing beginnt damit, daß mit einem dedizierten Textprogramm erstens alle Texte erfaßt und diese Texte zweitens in einem Korrekturdurchgang wirklich "satzreif" gemacht werden. Diese unerläßliche Vorbereitungsarbeit wird von DTP-Demos gern vernebelt. Es sind also die gleichen Schritte notwendig, die man von der traditionellen Satzvorbereitung kennt. Die Sorgfalt dieser Vorbereitung bestimmt die Produktivität der eigentlichen Arbeit im Desktop Publishing.

Wer ohne System arbeitet, riskiert lange Rechenzeiten

Wer unfertige Textdateien in ein DTP-Programm lädt, bezahlt jede kleine Korrektur mit enervierend langer Rechenzeit. Größere Korrekturen gar scheitern gänzlich - an den begrenzten Fähigkeiten des DTP-Programms als Texteditor.

Dies ist kein Argument gegen DTP-Programme, sondern eine Aufforderung zu systematischem Arbeiten. Wer diesen Rat nicht beherzigt, dem wird unverhofft eine Lektion zuteil: Er bekommt eine Ahnung davon, warum ihm bisher immer die Satzkosten davongelaufen sind. Stichwort Autorenkorrektur: Wer mit seiner eigenen Zeit schlecht umgeht, der dürfte auch die des Setzers gering geachtet haben. Nur mußte der ihm die Quittung auf der Rechnung erteilen. Zeit kostet also Geld.

Ebenfalls erwartet ein DTP-Programm Bilder und Grafiken als vorbereitete Dateien. Man braucht also ein Mal- oder Zeichenprogramm, mit dem sich Bilder erstellen oder auch aus einem Scanner einlesen lassen. Diese Bilder sollte man tunlichst so weit vorbereiten (Retusche, Größe, Schmuckelemente, Beschriftung), daß innerhalb des DTP-Programms nur noch der exakte Beschnitt bestimmt werden muß. Schaubilder als Output von Spreadsheet-Programmen werden in ihrer etwas kargen Ästhetik meist zusätzlich aufzubereiten sein. Man wird sich dann wohl fallweise entscheiden, ob dieses Make-up mit den Features des DTP-Programms befriedigend erledigt werden kann oder ob man die Grafik eigens durch die Schönheitsfarm eines Malprogramms schickt.

Ganz offensichtlich besteht eine DTP-Applikation also aus einem Bündel von Programmen. Entgegen all dem schönen Schein, den DTP-Demos ausstrahlen, bedeutet das im grauen Alltag, daß man seine Arbeit genau organisieren muß. Es sind also nicht nur diverse Programme vorzuhalten, sondern sie müssen auch jeweils einzeln und nacheinander geladen, genutzt (also beherrscht!) und wieder verlassen werden. Dabei entstehen jeweils neue Dateien, oft in mehreren Versionen, je nach Korrekturstand, über die man den Überblick behalten muß.

Die Vorstellung, die bei Einsteigern verbreitet scheint, man könne nach Belieben zwischen den verschiedenen Arbeitsstufen und Programmen hin- und herschalten, ist irrig - oder sagen wir: Zukunftsmusik. Nur in der günstigsten Konstellation von Hardware und Software ist ein. Multitasking dieser Art zur Zeit möglich - und das auch nur sehr ein geschränkt.

Bei der Softwareauswahl gilt es, die diversen Programme sehr sorgfältig daraufhin zu prüfen, ob sie den skizzierten Arbeitsablauf optimal bedienen. Ob zum Beispiel die Dateien, die sie ablegen, in einem Format geschrieben sind, die das nächste Programm in der Kette auch vorteilhaft verarbeiten kann. In der Richtung "vorwärts" ist das meist der Fall. So können zum Beispiel DTP-Programme die Dateien der bekannterer Texteditoren in deren genuinem Format verstehen und verarbeiten. Hingegen sind Änderungen, die man "in letzter Minute" an Texten innerhalb des DTP-Programms vornimmt, kaum noch "rückwärts" transportabel. Das gilt auch für Bilddateien.

Die Satzprofis kämpfen mit den gleichen Problemen

Was das für die Praxis bedeutet, kann am besten ermessen, wer sich von Berufs wegen ständig mit der Aktualisierung von Gebrauchsanweisungen, Katalogen, Geschäftsberichten etc. plagen muß. Idealerweise müßten bei solchen Jobs Aktualisierungen bei der Vorbereitung der Druckvorlage automatisch übernommen, also in die Ausgangsdatei zu rückgeschrieben werden. Die Einbindung der Betriebsdaten in das DTP-System ist der Bereich, von dem man sich die größten Produktivitätsvorteile in der Konkurrenz zwischen DTP und traditionellem Satz erhoffen darf. Zum Trost für DTP-Fans sei gleich angemerkt: Für die Profis auf den dedizierten Satzsystemen stellt sich das skizzierte Problem nicht viel anders dar.

Wer sich also ernsthaft mit DTP beschäftigt und eine langfristig tragfähige Lösung sucht, sieht sich vor drei Probleme von gestaffelter Reichweite gestellt:

- Statt eines Programms geht es um ein Paket, bei dem die Kollaborationsfähigkeit der einzelnen Bestandteile gewährleistet sein muß;

- die Umstellung auf DTP verlangt eine personelle und sachliche Umorganisation im Betrieb, wenn die Vorteile der neuen Technologie voll genutzt werden sollen,

- langfristig muß eine Schnittstelle zwischen der Insellösung DTP und der gesamten DV des Betriebs eröffnet werden.

Solche Staffeln legen dem geübten Manager die Interpretation nahe, daß es dabei nicht nur um unterschiedlich große Performance geht, sondern auch um eine kongruente Skala des zu erwartenden "Return on Investment".

Langfristig lohnt DTP nur mit einer Schnittstelle zur DV

Wir vermuten mit guten Gründen, daß, wer nur Punkt 1 der Staffel absolviert, nach einiger Zeit erkennen muß, wie wenig er die betriebswirtschaftliche Rechtfertigung für die Investition in DTP mit spitzem Bleistift beweisen kann. Bestenfalls wird ihm dann der Lernzuwachs bleiben, daß er die Aufwendigkeit von Arbeitsprozessen mit eigenen Augen verfolgen konnte, die letztendlich zum Ziel haben, druckfertige Seiten herzustellen. Und er wird vielleicht reumütig zu der traditionellen Methode der Satzherstellung zurückkehren. (Zumal man erwarten darf, daß auch die Setzer mittlerweile ihr Pensum neuer und effizienterer Methoden des Datenhandling gelernt haben.)

Wer auch Punkt 2 der Staffel erreicht, wird größere Chancen haben, seinen Einstieg in DTP unter Kosten Nutzen-Perspektive zu rechtfertigen. Er muß sich allerdings darüber im klaren sein, daß er dafür Qualifikationen und Arbeitsabläufe einplanen muß, auf deren Kostenlast die geschmähten "teuren Satzrechnungen" einen adäquaten Hinweis geben.

Punkt 3 der Staffel eröffnet langfristig die interessanteste Perspektive, nicht nur mit Blick auf die Kosten. Wer Drucksachen in ihrer Natur erfaßt als eine von vielen möglichen Repräsentationsformen von Daten, kann DTP als Vehikel auf dem Weg in die Informationsgesellschaft benutzen. Unterwegs nimmt er die Kostenvorteile mit, die das Instrument verschafft; das strategische Ziel jedoch ist für ihn das Lernpensum selbst.

Mit DTP-Latein den Notendurchschnitt verbessern

In diesem Sinne ist DTP eine nützliche Übung, ähnlich dem Lateinunterricht. Kurzfristig kann man damit den Notendurchschnitt aufbessern (wenn man fleißig ist), also die Kostenstruktur des Betriebes optimieren. Langfristig hat Latein einen ganz anderen Nutzen - es bildet ungemein.

Für die praktische Seite der Auswahl des richtigen Programms eine Vorbemerkung: Da die Kunst des Management darin besteht, Risiken zu minimieren, möchten wir zu bedenken geben, daß wir im DTP-Markt das Risiko einer Fehlentscheidung beim Kauf von Software für höher halten als bei der Hardware.

Fehldisponierte Hardware kann, weil universell verwendbar, meist auch anderen Zwecken im Betrieb zugeführt werden. Dedizierte Software hingegen führt "versteckte Kosten" mit sich, die höher zu Buche schlagen als der Kaufpreis selbst: die Zeit des Lernens und die Kosten der Umstellung. Dieser Aufwand verfällt der Totalabschreibung, wenn sich die Software als ungeeignet erweist. Aus der Perspektive der Risikominimierung empfiehlt sich also gerade bei der Auswahl der Software besondere Umsicht.

Das Argument der erheblichen Kostenbelastung durch die Lernphase legt eine Vorentscheidung schon nahe: Der Preis des Programms sollte nicht den Ausschlag geben. Wer ein preiswertes Programm kauft, das dann schnell seine Grenzen offenbart und zum Wechsel zwingt, hat ein sehr teures Programm erworben.

Sogenannte "Einsteigerprogramme" scheiden deshalb aus. Auch wenn sie einen sehr "professionellen" Namen haben. Wir halten nur ein halbes Dutzend von Programmen für ernsthaft erwägenswert. Es sind - der Markt reflektiert hier tatsächlich Leistung im Preis - leider die teuersten.

Diese Programme setzen auf nur zwei Rechnern auf: dem Macintosh von Apple und den Personal Computern von IBM (damit sind immer auch die Kompatiblen gemeint). Als hardwaregeeignet wären die Rechner von Commodore und Atari, die wie der Macintosh auf dem 68000-Prozessor basieren. Die DTP-Software, die dazu bisher zu sehen war, befindet sich allerdings noch im Studium der Demos für Messen und wird kaum vor Mitte 1988 marktreif sein können. Wir haben auch den Eindruck, daß manche Softwareentwickler den Schwierigkeitsgrad der Erstellung eines einigermaßen standfesten und leistungsbreiten Programms für den DTP-Bereich unterschätzen.

Leicht fällt die Programmwahl dem, der - und dafür mag es ehrbare Gründe geben - dem Prinzip folgt: "Join the crowd!" Auf deutsch: Folge dem Leithammel! Der Marktführer für den Macintosh ist der Pagemaker, das mit Abstand meistverkaufte DTP-Programm überhaupt (und zudem der Begründer der ganzen Gattung). Auf IBM und Kompatiblen führt der Ventura Publisher, den Xerox vertreibt. Der Pagemaker wird seit kurzem auch für die DOS-Welt angeboten, mit Dateikompatibilität und ähnlichen Features wie in der Apple-Version. Den Härtetest in der Praxis, den die Apple-Version schon hinter sich hat, kann die DOS-Version für sich noch nicht reklamieren (Die beiden Versionen haben - prozessorbedingt - zwar die gleiche Struktur, aber völlig unterschiedlichen Code. Zugespitzt: Es gibt im Binär-Code, also dort wo sich die Bugs verstecken können, nur eine Gemeinsamkeit: den Copyright-Vermerk des Herstellers Aldus).

Wer Sicherheit hoch bewertet, für den ist eines dieser beiden Programme die richtige Wahl. Der Pagemaker ist mehr seitenorientiert, der Ventura Publisher ist geschickter im Umgang mit längeren Dokumenten.

Komplizierter wird die Auswahl, wenn man nach dem besten Programm fahndet. Genauer - da die meisten für DTP wichtigen Features von allen ernsthaften Konkurrenten angeboten werden - nach dem für die typische Aufgabenstellung im Betrieb am besten geeigneten. Dann wäre es richtig, die folgende Kurzcharakteristik zu Rate zu ziehen und zwei geeignete Programme in einem ausführlichen praktischen Test beim Händler zu vergleichen: nach den Besonderheiten, die sie bieten, aber auch nach den Ablauf- und Handhabungszeiten der Standardfeatures.

Nicht jede DTP-Software erledigt jede Aufgabe

Nach unserem Eindruck sind die in Betracht kommenden DTP-Programme für spezifische Jobs recht unterschiedlich geeignet, wenn man sie unter dem Gesichtspunkt der Produktivität prüft. Wenn man also durchexerziert, mit welchem Aufwand an Manipulation und in welchem Tempo sie typische Jobs erledigen, die im Betrieb anfallen. Der Zeitaufwand für diese Prüfung wird mit Sicherheit wieder hereingeholt, wenn man dann mit dem "richtigen" Programm an die Arbeit geht.

Ein solches Vorgehen ist in der Computerwelt der PC-Klasse nur wenig verbreitet (bei den Minis und Mainframes eher die Regel). Der typische Händler wird im allgemeinen nur die verkaufsstarken, Programme vorrätig haben. Bei dem in Aussicht stehenden Gesamtgeschäft (Hardware/Software im Volumen von 20000 bis 30000 Mark) müßte für ihn aber auch ein weniger gängiges Programm beschaffbar sein.

Bei der vergleichenden Bewertung der Features empfiehlt es sich, besonders auf eine Fähigkeit zu achten, deren Relevanz für die Alltagsarbeit dem Einsteiger zunächst nicht so recht deutlich ist. Im amerikanischen DTP-Slang nennt man es kurz "h&j" (für "hyphenation and justification"). Im Setzer-Deutsch: ausschließen. Damit ist die Fähigkeit angesprochen, Spalten mit gut aussehendem Blocksatz zu füllen. Es leuchtet ein, daß dazu eine gute Silbentrennung gehört. Und zwar nach deutschen Rechtschreibregeln. Der Duden hat sich bisher jedem Versuch angelsächsischer Programmierer widersetzt, seine Trennregeln in einen computertauglichen Algorithmus zu fassen. Ohne umfängliches (deutsches!!!) Ausnahmelexikon kann ein DTP-Programm also keine akzeptable Trefferquote beim Trennen erzielen. Das bedeutet dann viel Nacharbeit von Hand und ist sehr zeitaufwendig.

Solche Kleinigkeiten, die der Einsteiger zunächst übersieht, geben übrigens in ihrer Summierung den teueren Satzsystemen der Profis einen Vorsprung an Performance, der sich durchaus in höherer Produktivität äußern kann. Selbst wenn man also die sehr unterschiedlichen Einstandskosten der Anlagen mit hereinrechnet, kann Satz auf einem Profisystem preiswerter produziert werden als auf einer DTP-Anlage. Es kommt auf die Jobs an, die zu erledigen sind.