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03.12.1998 - 

Software für Warenwirtschaft

Auch Einkaufsabteilungen wenden sich E-Business zu

Informationstechnologie und Euro bringen frischen Wind in die Einkaufs- und Warenwirtschaftsabteilungen. Kosten kommen auf den Prüfstand, Prozesse werden entschlackt. Wie sich die Materialwirtschaft für die Zukunft rüstet, hat Winfried Gertz* im Gespräch mit Verantwortlichen erfahren.

"Die Integration elektronischer Shop-Lösungen wird für Warenwirtschaftssysteme zum absoluten Muß", orakelt Hansfrieder Weber, Geschäftsführer der Soft M Software und Beratung in Stuttgart. Andererseits wissen Experten wie Weber, wie skeptisch die Anwender den täglich wechselnden Moden und Zauberworten gegenüberstehen. Kaufmännische Geschäfte nicht auf Papier, sondern elektronisch abzuwickeln: alter Wein in neuen Schläuchen?

Seit EDI (Electronic Data Interchange) ist elektronische Kommunikation eine Selbstverständlichkeit geworden. Zulieferer in der Automobilindustrie haben sich schnell an den Daten- und Informationsaustausch gewöhnt. Die großen Handelsketten gehen, wenn auch laut Weber "etwas halbherzig", ebenfalls diesen Weg.

Heute heißt die Losung "Efficient Consumer Response" (ECR). Damit verbunden ist die Hoffnung, interne Prozesse zu verbessern und die gesamte Lieferkette (Supply Chain) vom Hersteller bis zum Verbraucher elektronisch durchzustylen. Aktuelle Lagerbestände, Mindestbestände, Planzahlen, Lieferzeiten, Abverkaufszahlen - eine kaum überschaubare Menge an Informationen soll hier einfließen. Darauf müssen sich auch die Dispositionssysteme in der Warenwirtschaft einstellen.

Bei Dietz in Ravensburg hat man sich für den Einsatz von Standardsoftware entschieden. Stefan Dietz, Produktionsleiter des mittelständischen Unternehmens, das auf Spezialmaschinen millimetergroße Präzisionsteile für die Medizintechnik, Kfz- und Schmuckindustrie herstellt und bis nach Brasilien liefert, suchte ein schlagkräftiges System, das den Übergang von der DOS-Ära ins nächste Jahrtausend ohne große Brüche gestattet. Nach langem Suchen ist Dietz bei einer Lösung der Firma Infor, Friedrichsthal, hängengeblieben, einem Anbieter, der sich in der mittelständischen Wirtschaft einen Namen gemacht hat.

"Vom Wareneingang bis zur Auftragsbestätigung wollen wir kein Papier produzieren", so der Experte, der froh ist, gleich zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. Denn mit dem Umstieg auf die neue Lösung sind auch der Wechsel zu Windows NT sowie die gewünschte Jahr-2000-Sicherheit in trockenen Tüchern. Zwar sei man bei der Software-Einführung von Reibungsverlusten und kurzfristigem Maschinenstillstand nicht verschont geblieben. Doch der Softwarelieferant habe sich extrem ins Zeug gelegt und Probleme sofort beseitigt. Für den Electronic Commerce fühlt sich der Mittelständler gut gerüstet. "Eine treibende Kraft sind wir allerdings nicht."

Mindestens eine Nummer größer ist die Firma Mahr in Göttingen. Der Spezialist für Meßgeräte, Spinn- und Dosierpumpen sowie hochgenaue Kugelführungen hat Niederlassungen im europäischen Ausland sowie in den USA, Mexiko und Brasilien und setzte zuletzt mit 1100 Mitarbeitern rund 200 Millionen Mark um.

"Attraktives Angebot" ausgeschlagen

Während SAP für Dietz aus Kostengründen nicht in Frage kam, räumt Mahr-DV-Leiter Ulrich Voll ein, daß ihm der Walldorfer Softwareriese ein "sehr attraktives Angebot" unterbreitet habe. Dennoch entschied sich Voll für die Alternative "Psipenta", zumal man das Vorgängerprodukt "Piuss O" bereits eingesetzt hatte. Aktuell läuft die Einführung in einem tschechischen Produktionsbetrieb, während die Umstellung am Göttinger Hauptsitz, bei einer Vertriebstochter in Esslingen sowie in der französischen Niederlassung erst 1999 über die Bühne gehen soll.

Voll verspricht sich viel von der objektorientierten neuen Lösung, die EDI-Schnittstellen aufweist. Seiner Meinung nach hilft sie, Prozesse zu optimieren und auf Kundenziele auszurichten, ohne den Anwender in ein starres Korsett zu pressen. Der Kleinserien-, Serien- und Unikatfertiger vertraut einem standardisierten System, das kontinuierlich weiterentwickelt wird. Zielplattform sei eindeutig Windows NT. Neben der Warenwirtschaft kommen noch weitere Module für das Rechnungswesen sowie für Kostenrechnung und Controlling zum Einsatz.

Vom Electronic Commerce scheint man noch nicht sonderlich angetan. "Daß sich der elektronische Handel im Internet für unsere Produkte anbietet, scheint zweifelhaft", meint Voll. Zwar kann er sich vorstellen, nicht erklärungsbedürftige Produkte aus dem Katalog online zu distribuieren. Doch im Systemgeschäft mache dies keinen Sinn: "Kunden erwarten die Beratung vor Ort."

Eines ist klar: Nicht nur Privatpersonen werden künftig unabhängig von Ladenschlußzeiten einkaufen können. Auch die technischen Einkäufer in den Unternehmen werden sich im-mer mehr des Internets bedienen können: Statt rasch veraltende Kataloge zu wälzen, klinken sie sich ins Warenwirtschaftssystem des Lieferanten ein und ordern dort die benötigten Artikel. "Daß in den elektronischen Shops sofort Informationen über aktuelle Lagerbestände oder Lieferzeiten sowie entsprechende Preise und Konditionen angezeigt werden können, versteht sich von selbst", erwartet Marktbeobachter Weber.

Über Schnittstellen docken die Experten weitere Informationskanäle an, beispielsweise Daten aus Vertriebssteuerungssystemen. Neben der Tourenplanung und Reisekostenerfassung gehen vor Ort erhobene Kundendaten ins Materialwirtschaftssystem ein und nehmen somit entscheidenden Einfluß auf die Bereiche Auftrags-Management, Bestandsplanung und Logistik. Werte, Mengen und Kennziffern werden ins Berichtswesen aufgenommen, das seinerseits dem Anwender die Steuerung und Überwachung aller Maßnahmen innerhalb der logistischen Kette erlaubt.

Für den Einkäufer ist diese Entwicklung mit neuen Herausforderungen verbunden. Als Nahtstelle zwischen den Bedarfsträgern im Unternehmen und den Beschaffungsmärkten wird er immer mehr zum Ideen-Manager und Vertrauenspartner, der Fachabteilungen und Lieferanten technisch und wirtschaftlich zusammenbringt. Daß der IT-Einsatz ein beträchtliches Erfolgspotential für die Wertschöpfung in der gesamten Prozeßkette mit sich bringt, zeigt das Beispiel der Flughafen Frankfurt am Main AG (FAG). Die mit dem Deutschen Materialwirtschaftspreis 1998 ausgezeichnete Internet/Intranet-Lösung führt zu hohen Einsparungen hinsichtlich Kosten und Zeit, weil C-Teile-Bestellungen (Katalogbestellungen) mit geringem Beschaffungsrisiko an die Bedarfsträger ausgelagert werden. Mit der Applikation und der Verlagerung operativer Aufgaben verbleibt dem Einkauf mehr Zeit für die Kernaufgabenbereiche, während sich Beschaffungskosten reduzieren und Prozeßabläufe optimieren ließen.

"Wie eine Revolution", erinnert sich Einkaufschef Christian Konhäuser, setzte sich die Idee einer internen E-Commerce-Lösung beim größten deutschen Verkehrsflughafen durch. Gut ein Jahr Überzeugungsarbeit liegt inzwischen hinter dem Protagonisten, der sich mit seinem Konzept über bewährte Abläufe und Zuständigkeiten hinwegsetzte. Denn wer früher Bleistifte, Disketten oder eine Schreibtischlampe bestellen wollte, konnte sich der Bürde umständlicher Beschaffungswege und Unterzeichnungsorgien nicht entziehen. Heute genügen ein Mausklick sowie die Angabe der Kostenstelle, um den Bestellvorgang zu starten. Vom Formularwesen hat man inzwischen Abschied genommen.

"Kleine Dinge haben früher sehr viel Zeit gekostet", bilanziert Konhäuser. Heute ist der Einkaufschef ein gefragter Mann, wird zu Vorträgen eingeladen und kann sich nun auch noch mit dem Oskar des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) in Frankfurt schmücken. Die Zahlen sprechen für sich: So sanken die Prozeß- kosten pro Bestellung um fast 90 Prozent auf 37 Mark, während die internen Kunden nur drei Tage und nicht wie früher bis zu 30 Tage auf die Warenauslieferung warten mußten. Bei rund 36000 Bestellungen pro Jahr kommt da ein hübsches Sümmchen zusammen.

"Wir haben den Regelkreis geschlossen", lautet die optimistische Prognose des Einkäufers, der seinen Kollegen in anderen Unternehmen Mut machen will. Inzwischen sitzen Vertreter von FAG, Siemens, der Deutschen Bahn, FAG Kugelfischer und dem Fraunhofer-Institut zusammen, um einen deutschen Standard des C-Artikel-Katalogs zu kreieren und von Edifact Abschied zu nehmen. Dem avisierten Ziel der Prozeßkostenreduktion will man auf Lieferantenseite allerdings noch nicht folgen. Denn wer hält schon Multimedia-Kataloge bereit?

In Sachen Software-Entwicklung ist man optimistischer. Die in Zusammenarbeit mit Procure-Network, Bad Schwalbach, entwickelte Lösung, die zudem über eine SAP-Schnittstelle verfügt, soll nun von der FAG vermark- tet werden. Namhafte Unternehmen haben schon Interesse signalisiert.

*Winfried Gertz ist freier Journalist in München.