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17.01.1975 - 

Stahlgroßhandel:

Auftragsbearbeitung mit 50 Prozent Zeitersparnis

RATINGEN - Die Firma Flamm-Stahl in Ratingen ist einer der Spezialisten für Formstahl und Breitflanschträger im Stahlgroßhandel. Das Unternehmen hatte in den letzten Jahren stark expandiert und mußte deshalb im Bereich der Auftragsabwicklung und Materialverwaltung rationalisieren.

Das Vordringlichste war, den Lagerbestand so transparent zu machen, daß jeder Verkäufer beim Zugriff zu den Bestandsunterlagen immer über den aktuellen Bestand informiert war.

Die bisherige Kartei wurde ausschließlich manuell geführt. Aufgrund des gestiegenen Auftragseingangs und dem damit verbundenen Wachstum der Buchungen war es unmöglich, hier noch aktuell zu sein.

MIS mit MDT

Da das steigende Informationsbedürfnis nur durch den Einsatz den Datenverarbeitung befriedigt werden konnte, müßte ein geeignetes System mit Real-Time-Eigenschaften und der nötigen Kapazität für den gesamten Aufgabenkomplex (Auftragsabwicklung, Rechnungswesen, Lohn/Gehaltsabrechnung und Statistik) gefunden werden.

Die Entscheidung fiel zu Gunsten des Facit-Team-Computers, jetzt Datasaab. Für die Bewältigung der Auftragsannahme und das Reservieren des Materials durch den Verkauf wurden fünf Bildschirm-Terminals installiert. Jeder Verkäufer hat nun die Möglichkeit, bei Bestellung die gewünschte Menge sofort zu reservieren und zu bestätigen. Laut Flamm-Stahl beträgt die zeitliche Einsparung im Vergleich zur manuellen Abwicklung mindestens 50 Prozent.

Karteiführung mit Bildschirm-Terminals

Zwei weitere Bildschirm-Terminals wurden für die "zentrale Buchungsstelle" bereitgestellt, welche weitgehend die Funktionen der manuellen Kartei übernahm.

Diese Stelle hat die Aufgabe, alle Warenbewegungen bei Anfall sofort zu verbuchen. Dazu gehört unter anderem die Ausbuchung von kommissionierten Waren, Wareneingängen etc.

Durch die damit geschaffene Integration von Verkauf und zentraler Buchungsstelle wurde eine simultane Bestandsführung erreicht, die es erlaubt, eine permanente Inventur durchzuführen.

Mit der Installation der Terminals im Verkauf und der Zentralen Buchungsstelle war natürlich eine Umorganisation der Auftragsabwicklung nötig. Da der Einsatz der Datenverarbeitung nicht überall wirtschaftlich war, wurde eine neue Instanz geschaffen, die die Kontrolle für die Berechnung der gelieferten Waren durchführt, die Auftragsklärung.

Für die Erfassung der Fakturierungsbelege, welche von der Auftragsklärung aufbereitet werden, stehen ein Terminal sowie ein Journaldrucker zur Verfügung.

Dieses Terminal dient ebenfalls zur Pflege der Stammdateien.

Bei der Rechnungsdateneingabe werden die erforderlichen Daten für Statistiken und für die Finanzbuchhaltung schon gespeichert. Durch eine einzige Eingabe werden folgende Dateien angesprochen:

Druckdatei (die Rechnungen werden separat nach unterschiedlichen Formularen gespeichert), Statistik Datei, Offene Posten Datei, Rechnungs-Bewegungs-Datei, Journal/Buchungs-Datei, Kundendatei.

Weitere Umstellungen sind geplant

Die Lösung der Auftragsabwicklung mit Fakturierung fällt in die 1. Planungsstufe des Unternehmens, die 2. Stufe ist die Übernahme der Finanzbuchhaltung, die 3 Stufe wird die Übernahme der Lohn-/Gehaltsabrechnung sein.

Die Aufgaben aller 3 Stufen werden mit folgender Konfiguration gelöst:

Zentraleinheit mit 16 KB, 2 Platteneinheiten mit je 2 x 2,5 Mio. Bytes (insgesamt 10 Mio. Bytes), 7 Bildschirme, 2 Journaldrucker, 1 Schnelldrucker, 132 Zeichen/Zeile, 165 Zeichen/sec. Die 1. Stufe wurde in Zusammenarbeit mit dem Hersteller zur vollsten Zufriedenheit in erstaunlich kurzer Zeit (6 Monate) abgeschlossen.

Ralf Gutzeit ist Leiter der Organisation und Datenverarbeitung bei Fa. Flammstahl.