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21.11.1980

Aus branchenneutraler wurde branchenbezogene Anwender-Software:Modas auf HP im Baumaschinenhandel

Ein branchenunabhängiges Standard-Softwarepaket für die Auftragsbearbeitung und die Lagerwirtschaft kann durch relativ wenige Modifikationen zu einer "maßgeschneiderten" Branchenlösung gemacht werden. So geschehen mit dem Software-Produkt "Modas 2000" der GfA exdata, das auf Computern HP 250 läuft. Der Anwender, der Baumaschinen- und Gerätehändler Michael Hald GmbH aus Herrenberg, zog diese Lösung sogar Standard-Applikationen vor, die speziell für seine Branche entwickelt worden sind. Hauptgrund: Das "Modas 2000" zugrunde liegende Organisationsschema entspreche besser der eigenen innerbetrieblichen Organisationsstruktur.

Das Unternehmen des DV-Anwenders wurde 1965 von Michael Hald gegründet und konnte sich rasch am Markt etablieren. 1971 wurde es KG und 1976 GmbH. 1979 erreichte man bereits die 15-Millionen-Mark-Umsatzmarge. Es werden sämtliche Markenfabrikate von Baumaschinen und -geräten geführt. Das Lieferprogramm reicht vom einfachen Baugerät bis zum Baukran, Rollader oder Bagger. Nicht weniger als 13 Hersteller haben Hald eine Werksvertretung übertragen. Das Verkaufsgebiet umfaßt fast ganz Südwestdeutschland. Kunden sind vorwiegend Baugeschäfte. Im Verkauf (eigene Reisende), im Mietgeschäft, in der angeschlossenen Reparaturwerkstatt mit Ersatzteillager und in der Verwaltung werden derzeit 35 Mitarbeiter beschäftigt.

1977/78 entschloß sich die Michael Hald GmbH, die bis dato "manuell-mechanische" Datenverarbeitung grundlegend zu reorganisieren, wobei zunächst die grundsätzliche Entscheidung zwischen einem externen Service-Rechenzentrum und einem hauseigenen Computer der Bürocomputer Kategorie zu fällen war. Man entschied sich für die zweite Variante, da via Rechenzentrum in der Auftragsbearbeitung und in der Lagerwirtschaft eine zeitnahe Datenauswertung nicht realisierbar erschien.

Der Herrenberger Baumaschinen- und Gerätehändler wollte eine schlüsselfertige Lösung haben, um sich nicht mit getrennten Partnern für Hardware und Software herumschlagen zu müssen. Prinzipielle Forderung an die zu schaffende DV-Organisation war, daß die bewährten betrieblichen Arbeitsabläufe weitgehend beibehalten werden konnten. Das sollte nicht zwangsläufig eine Individualprogrammierung nach sich ziehen. Deshalb wurden die sechs Firmen, deren Angebot man etwas näher unter die Lupe nahm, auch auf Standardprogramme für die Auftragsbearbeitung und die Lagerwirtschaft hin "abgeklopft". Nur zwei Unternehmen hatten da etwas zu bieten, wobei die GfA exdata erst noch Modifikationen vornehmen mußte, um den branchenspezifischen Forderungen entsprechen zu können. Trotzdem entschied sich Hald aus dem eingangs geschilderten Grund für diese Lösung. Dabei spielten auch die Leistungsdaten der erforderlichen Hardware und das Handling des Computers eine Rolle.

Die GfA exdata bietet erst seit 1979 schlüsselfertige Lösungen für autonom arbeitende hauseigene Computersysteme an. Das drittgrößte und in Nürnberg beheimatete Rechenzentrum der Bundesrepublik diversifizierte seine Leistungspalette aus der Erkenntnis heraus, daß aufgrund des Leistungsvermögens immer mehr mittelständische Firmen sich eine eigene DV-Organisation schaffen und vor allem in den zeitkritischen Bereichen auf die Dienste von Service-Rechenzentren verzichten. Die GfA exdata schloß einen OEM-Vertrag mit Hewlett-Packard für die gesamte Bürocomputerpalette von der HP 250 bis zur HP 3000. Gleichzeitig entwickelte man neben speziellen Branchenlösungen auch branchenunabhängige Standard-Software für die Finanzbuchhaltung (Fikos 2000), die Lohn- und Gehaltsabrechnung (Logas 2000) und die Auftragsbearbeitung/Lagerwirtschaft. Das letztgenannte Programmpaket wurde so konzipiert, daß es in möglichst vielen Branchen eingesetzt, aber auch mit relativ wenig Programmieraufwand in eine Branchenlösung umgestrickt werden kann.

Die Michael Hald GmbH entschied sich für eine HP 250, deren organisatorischer Spielraum ausreicht, um alle DV-Bedürfnisse des Herrenberger Anwenders abzudecken. Das System ist modular ausbaubar. Maximal sind 512 KB Hauptspeicher, 53 MB Plattenspeicher und fünf Bildschirmterminals (wahlweise mit Terminaldrucker) anschließbar. Jeder zusätzliche Bildschirm hat seine eigene Intelligenz, die ihn in die Lage versetzt, über die volle Leistungsfähigkeit des Hauptsystems zu verfügen, einschließlich des Zugriffs zu allen Systembefehlen und zu der gesamten System-Software. Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal zu den Bildschirmen anderer Hersteller sind die sogenannten Softkeys. Das sind Sonderfunktionstasten, die sich am unteren Rand des Displays befinden und sich nach den Anforderungen des Anwenders "programmieren" lassen. Sie führen den Benutzer auf einfache Weise durch das Programm.

Mit Hilfe des Betriebssystems der HP 250 können sowohl interaktive Anwendungen gefahren als auch Daten im Stapel verarbeitet werden. Das Datenbanksystem Image/250 ermöglicht es, mit einfachen Anweisungen und Befehlen ein komplexes Abfrage- und Informationssystem zu erstellen, zu kontrollieren und zu warten. Abgestufte Kennworte sichern den Zugriff und die Verwaltung der Dateien. Über die Abfragesprache Query kann auf die in einer Datenbank gespeicherten Daten zugegriffen werden, ohne hierfür ein problemindividuelles Programm schreiben zu müssen. Diesen Vorteil hat die Michael Hald GmbH besonders zu schätzen gelernt, wenn sie einmalige Auswertungen machen will.

Beim Herrenberger Baumaschinen- und Gerätehändler ist folgende Konfiguration installiert - Zentraleinheit HP 250 mit 256 KB Anwenderspeicher, - Bildschirm auf dem Chassis der Zentraleinheit, - zwei weitere Bildschirme (Arbeitsstationen) im Ein-/Verkauf, - Plattenlaufwerk (Fest-/Wechselplatte) mit zusammen 20 MB, - Matrixdrucker (Leistung 180 Zeilen/Sekunde), - Floppy-Disk-Laufwerk (1,2 MB).Die Disketten werden als Datenträger für das Betriebssystem und die Hilfsprogramme (Utilities) sowie für das Auslagern (Archivieren) von komprimierten alten Daten benötigt und "entlasten" die Plattenkapazität.

Software-Modifikationen

Durch relativ wenige Änderungen konnten in das Standardpaket "Modas 2000" branchen- beziehungsweise anwenderspezifische Dinge eingebaut werden. Die wesentlichsten Änderungen betrafen den Aufbau des Artikelstammes. Die neue Artikelnummer besteht aus drei Teilen. Sie beginnt mit einem Buchstaben, der die Warengruppe verschlüsselt wiedergibt (zum Beispiel A = Kleinwerkzeuge, J = Schalungs-/Rüstgeräte, P = Vibrationsgeräte) und auf der eingeführten Einteilung aufbaut. An die eigentliche Artikelnummer schließt sich die zweistellige Lagernummer an das Hauptlager, die Außenlager (Kranmonteure beziehungsweise Baggermonteure), das Ersatzteillager und der Mietpark werden sowohl mengen- als auch wertmäßig geführt, das Konsignationslager dagegen nur wertmäßig. Ein Artikel kann sich in verschiedenen Lagern befinden. Der Sachbearbeiter entscheidet bei der Datenerfassung durch Eingabe der Lagernummer, aus welchem Lager die Ware entnommen werden soll. Diese ganz auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens Hald zugeschnittene Regelung erforderte nur einige zusätzliche Programmbefehle.

Weitere Anwenderwünsche wurden programmtechnisch realisiert durch die Aufnahme vier verschiedener Faktoren in den Artikelstamm zur Bildung des Verkaufspreises (jeweils Einkaufspreis x Faktor = Verkaufspreis). Außerdem kann pro Artikel ein Nettopreis abgespeichert werden. Über Kennzeichen im Artikelstamm werden bei der Fakturierung die Berechnung der Frachtanteile gesteuert und nicht skontofähige Artikel von der skontofähigen Rechnungssumme abgezogen. Um maschinelle Preislisten erstellen zu können, wurden pro Artikel auch die Verpackungseinheit. die Größe und die Katalogseite (bezogen auf den firmeneigenen Verkaufskatalog) im Stammsatz abgespeichert. Außerdem ist im Artilkelstamm Platz für vier Lieferanten-Kurzbezeichnungen, die bei den automatischen Bestellvorschlägen (pro Artikel ist ein Mindestbestand gespeichert, der periodisch abgefragt wird) mit ausgedruckt werden. In der Regel steht der Hauptlieferant an erster Stelle.

Nur geringe Variationen waren im Kundenstamm erforderlich. So ist pro Stammkunde ein Mindestrabatt speicherbar. Die wesentlichsten "branchenspezifizierten" Applikationen sind:

- Auftragserfassung mit Lieferscheinschreibung beziehungsweise Auftragsbestätigung Auftragsverwaltung (für nicht sofort lieferfähige Artikel);

- Fakturierung. Es können auch Sammelrechnungen (Monatslieferscheine) erstellt sowie nicht im Artikelstamm enthaltene Artikel Einmalkunden (Barverkäufe) fakturiert werden.

Auf jeder Rechnung kann ein bis zu vierzeiliger Werbetext (aus einer Textbaustein-Datei) gedruckt werden.

- Provisionsliste

- Preisliste (in interner und externer Version);

- Warenbestandsführung (automatische Abbuchung bei der Fakturierung);

- Inventurliste (für die Bewertung kann ein zusätzlicher Multiplikator eingegeben werden);

- diverse Statistiken (unter anderem Kundenbewegungsliste nach Vertreterbezirken und Artikelbewegungsliste).

Für die Finanzbuchhaltung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist bei der Firma Hald die Standard-Software der GfA exdata eingesetzt, die nicht zu modifiziert werden brauchte.

Branchenlösung

Die Michael Hald GmbH ist überzeugt, die richtige Hard- und Software-Wahl getroffen zu haben. Allerdings würden sich die verantwortlichen Herren des Unternehmens im "Wiederholfall" vorher bessere DV-Grundkenntnisse verschaffen, um es leichter bei der Systemauswahl und bei der Implementierung zu haben. Der Herrenberger DV-Anwender sieht seine innerbetriebliche Ablauforganisation als "im üblichen Rahmen" eines Baumaschinen- und Gerätehändlers liegend an. Damit ist das für den Baumaschinenhändler Hald modifizierte Standardpaket für die Auftragsbearbeitung und Lagerwirtschaft "Modas 2000" praktisch zu einer Branchenlösung avanciert. Der besondere Vorteil liegt darin, daß sich hier der Computer weitgehend an den Betrieb anpaßt und der innerbetriebliche Umstellungsaufwand relativ gering ist. Die Kosten für die von der Michael Hald GmbH geschaffene DV-Organisation bewegen sich im Rahmen dessen, was ein mittelständischer Anwender absolut für einen hauseigenen Computer ausgeben kann, ohne sich finanziell zu übernehmen.

Informationen: GfA - Gesellschaft für elektronische Abrechnung mbH & Co. exdata KG, 8500 Nürnberg, Postfach 2815, Veilhofstr. 6, Tel.: 09 11/3 40 32 17.