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05.04.1996 - 

Workgroup und Workflow/Geschaeftsvorgaenge stossen sich gegenseitig an

Aus der Kombination zweier Gegensaetze Gewinn erzielen

Groupware hat es ermoeglicht, dass sich Information heutzutage einfach und kostenguenstig in Abteilungen, Firmen und sogar weltweit austauschen laesst. Jedoch automatisiert sie nicht die Geschaeftsprozesse. Dafuer bedarf es Workflow, mit dem der Initiator eines Vorgangs sicherstellen kann, dass dieser in einer bestimmten Weise bearbeitet wird. Der Mitarbeiter kann mit Workflow den Vorgangsablauf grafisch darstellen, weitere Bearbeitungsschritte definieren, Termine setzen, die benoetigte Antwort naeher spezifizieren und Anlagen zur Bearbeitung oder Genehmigung versenden.

Groupware ist eine Softwarekategorie, die Kommunikation, Teamarbeit und den Informationsaustausch im Unternehmen ermoeglicht. Sie basiert auf Client-Server-Architekturen und umfasst sowohl E-Mail-Funktionalitaet als auch weitergehende Mechanismen wie beispielsweise Replikationstechnik zur effizienten Verteilung von Datenbestaenden.

Diese Art Software fand in zahlreichen Unternehmen rasch Akzeptanz, weil man schnell erkannte, dass sich damit Wissen und Know-how der Mitarbeiter unabhaengig von Zeitzonen und raeumlicher Entfernung einfach erfassen und zur Verfuegung stellen lassen. Teamarbeit ist eine wichtige Voraussetzung zur reibungslosen, projektbezogenen Arbeit. Groupware foerdert den Informationsaustausch.

Drei wesentliche Komponenten praegen Groupware: die Datenbank, das Nachrichtensystem und die Entwicklungsumgebung.

Die verschiedensten Dokumente muessen sich zuverlaessig in einer Datenbank ablegen und verwalten lassen. Die Verteilung von Information spielt bei Groupware eine Schluesselrolle und wird durch Replikation, das heisst bidirektionalen Abgleich von mehrfachen Instanzen einer Datenbank erreicht. Replikation synchronisiert zusammengehoerende Datenbanken, die sich auf verteilten Clients und Servern befinden koennen.

Dieser Abgleich kann in beide Richtungen automatisch und sehr effizient dadurch erfolgen, dass nur Dokumente uebertragen werden, die sich im betreffenden Datenbestand geaendert haben. Neue Produkte wie Lotus Notes 4.0 bieten darueber hinaus sogar die Moeglichkeit, abgesehen von der Replikation gesamter Dokumente lediglich einzelne Feldinhalte eines Datensatzes zu replizieren und damit einen Datenbankabgleich noch kostensparender und schneller zu bewerkstelligen.

Gerade bei Informationen, die sich schnell aendern und die von zahlreichen Mitarbeitern an vielen Standorten genutzt werden, sind flexible und sichere Replikationsmechanismen das beste Rezept, um die administrativen Taetigkeiten auf ein Minimum zu beschraenken.

Mittels des Nachrichtensystems verschicken oder empfangen Groupware-Anwender die Informationen. Die Integration beliebiger Datentypen wie formatierten Texten, integrierten Grafiken und Tabellen gehoeren ebenso selbstverstaendlich dazu wie Faxe und gescannte Dokumente (Images). In dieser Hinsicht stellen Groupware-Produkte eine natuerliche Weiterentwicklung der E-Mail- Systeme der 80er Jahre dar.

Anwendungen sollen mit der zur Groupware gehoerenden Entwicklungsumgebung rasch und kostenguenstig zu erstellen sein. Die einfache Erweiterbarkeit von Anwendungen ueber standardisierte Programmier-Schnittstellen und Scriptsprachen sowie die Verwendung von fertigen Beispielanwendungen sollen dabei helfen, typische Applikationen in kuerzester Zeit zu realisieren. Gleichwohl ist fundiertes Entwickler-Know-how unbedingt notwendig.

Haeufig wird bei der Entwicklung von Groupware-Anwendungen keine formale Spezifikation erstellt, sondern man waehlt den Rapid- Prototyping-Ansatz. Dabei entsteht die Anwendung - eventuell auf der Basis einer bereits vorhandenen Applikation - durch schrittweise Verbesserung. Der Vorteil besteht darin, dass die Endanwender diesen Entwicklungsprozess sehr gut beeinflussen koennen.

Davon unterscheidet sich Workflow deutlich. Workflow-Software ist seit den 80er Jahren ein wesentlicher Bestandteil von Imaging- Systemen. Mit ihr lassen sich dokumentengebundene Informationen hervorragend unternehmensweit nutzen und in eine papierlose, elektronische Vorgangsbearbeitung integrieren.

<H4>Workflow hat sich von Imaging geloest</H4>

Mittlerweile ist die Entwicklung fortgeschritten: Workflow hat sich von den Imaging-Ap- plikationen geloest und stellt eine neue Softwareschicht dar, die zahlreiche bestehende und neue Anwendungen miteinander verbindet und steuert. Anbieter wie Action Technologies, AT&T Global Information Solutions, Beyond, Digital Equipment, IBM, Filenet, Keyfile, Reach Software, SNI, Software Ley, Staffware etc. bieten Produkte, die sich naht- los in bestehende offene Systemumgebungen integrieren lassen.

Die wesentliche Aufgabenstellung bleibt dieselbe: Ueberfuehrung von neuen oder bestehenden Geschaeftsprozessen in flexible, organisatorisch umsetzbare und technisch einwandfreie erweiterbare Loesungen. Dabei steht nicht allein die Weiterleitung von Information im Vordergrund, sondern auch die Automatisierung des gesamten Prozesses der Vorgangsbearbeitung. Von grosser Bedeutung ist dabei die Akzeptanz der am Prozess beteiligten Mitarbeiter.

Die Automatisierung der Prozesse bringt drei wesentliche Vorteile:

Zunaechst laesst sich im Rahmen der Geschaeftsprozessgestaltung leicht feststellen, welche Vorgaenge funktionieren und wo es klemmt. Auf dieser Ebene kann Workflow zumindest Produkti- vitaetssteigerungen, verkuerzte Durchlaufzeiten sowie Kostenvermeidung erzielen.

Es lassen sich die strategischen Geschaeftsinteressen mit den Technikanforderungen in Einklang bringen. So kann Workflow durch seine Integrationsfaehigkeit inbesondere dabei nuetzlich sein, einen schrittweisen Uebergang von zentraler Host-basierter DV zu einer Client-Server-Umgebung zu vollziehen. Da man auf wichtige operative Host-Anwendungen nicht verzichten kann und kurzfristig auch nicht in der Lage ist, diese neu zu entwickeln, kapselt man die Altanwendungen und klinkt sie in einen "Flow of Work" ein.

Workflow ist nicht monolithisch, sondern schafft die Voraussetzung fuer einen permanenten Wandel der Geschaeftsvorgaenge - eine wichtige Voraussetzung, um rasch auf Veraenderungen des Markts, der Rechtsprechung oder andere unvorhersehbare Ereignisse reagieren zu koennen. Durch moderne modulare Softwarekonzepte (Wiederverwendbarkeit, Objektorientierung etc.) koennen Anwendungen binnen kurzem entsprechend neuer Anforderungen modifiziert oder neu entwickelt werden. In der neuesten Generation von Workflow- Loesungen lassen sich Vorgaenge online, also im laufendem Betrieb und ohne Programmierung aendern.

Es gibt vier fuer Workflow grundlegende Komponenten:

-"intelligente" Vorgangsobjekte, die saemtliche Informationen eines Vorgangs beinhalten und ihn so unabhaengig von seiner Umgebung machen, in der er bearbeitet wird. Sind im Vorgangsobjekt saemtliche Daten, Bearbeitungsschritte und Statusinformation enthalten, kann sich der Vorgang mit Unterstuetzung seiner Workflow-Engine selbst seinen optimalen Bearbeitungsweg suchen;

-Nachrichtenaustausch zwischen Anwendungen und Workflow-Engine;

-Warteschlangen, die die Vorgangsobjekte aufnehmen und fuer eine Bearbeitung bereitstellen, sowie

-Workflow-Engines, die Vorgaenge entsprechend dem Bearbeitungsablauf in Warteschlangen einreihen, Prioritaeten bestimmen, Termine ueberwachen, Vorgaenge zusammenfuehren und saemtliche Verwaltungsfunktionen auf Vorgangsebene erledigen.

<H4>Digitalisierte Dokumente vermeiden Medienbrueche</H4> Neben diesen Basiselementen gibt es weitere Bestandteile, die nicht Workflow-spezifisch sind und zum Teil am Markt erhaeltliche Werkzeuge abdecken: Bei den Entwicklungsumgebungen loesen Industriestandards wie Microsofts "Visual Basic" und "Powerbuilder" von Powersoft oder konventionelle Programmiersprachen wie C und C++ die proprietaere Scriptsprachen ab. Leistungsfaehige relationale Datenbanken dienen zur Aufnahme und Verwaltung von Vorgangsdefinitionen, Ablauf- und Aufbauorganisation sowie entsprechenden Laufzeitdaten.

Dokumenten-Management schliesslich ist haeufig eine Komponente des Workflow-Konzepts, da nur eine papierlose Vorgangsbearbeitung Medienbrueche verhindert. Die traditionell starke Bindung zwischen Imaging und Workflow haben die meisten Anbieter jedoch inzwischen zugunsten einer flexiblen Kombinierfaehigkeit von Workflow mit beliebigen Imaging-Systemen aufgegeben.

Bei einer genauen Analyse von Geschaeftsvorgaengen entdeckt man, dass es zwei Typen von Vorgaengen gibt: Produktions- und Ad-hoc- Workflow.

Produktions-Workflow bezeichnet den sehr stark strukturierten Vorgang, den eine Vielzahl von Mitarbeitern mit hoher Wiederholfrequenz bearbeiten. In der Regel handelt es sich dabei um geschaeftskritische Prozesse, die fuer das Unternehmen strategische Bedeutung besitzen.

Bei Ad-hoc-Workflow aendert sich der Vorgangstyp staendig, oder ein Vorgang wird nicht so haeufig bearbeitet, weshalb es sich nicht lohnt, umfangreiche Analysen und Modellierungen vorab durchzufuehren. Wichtige Anforderungen an Produkte fuer Ad-hoc- Workflow sind eine einfache, "spontane" Erstellung von Workflows durch den Anwender, geringe Investitions-, Betriebs- und Trainingskosten und problemlose Integration in den Standard-PC- Arbeitsplatz mit all seinen Anwendungen.

Mittlerweile haben die Anbieter diese unterschiedlichen Anforderungen erkannt und bieten Produkte an, die die eine oder die andere Workflow-Kategorie gut abdecken. Aufgrund der sehr unterschiedlichen Anforderungen ist es nicht ratsam, ein einziges Produkt fuer beide Kategorien einzusetzen. Wuenschenswert ist jedoch in diesem Zusammenhang die Integrierbarkeit von Workflow-Produkten zumindest auf Vorgangsobjektebene, so dass sich der Produktions- und der Ad-hoc-Prozess gegenseitig anstossen koennen.

So unterschiedlich die Vorgehensweise bei der Nutzung der beiden Technologien Workflow und Groupware sind, so sinnvoll lassen sie sich miteinander kombinieren: Workflow funktioniert dabei als Steuerungs- und Integrationsschicht, die Groupware-Komponenten und andere Anwendungen verbindet.

Deshalb sollten entsprechende Schnittstellen standardmaessig in die Produkte eingebaut sein, so dass sich Workflows im Kontext einer Groupware-Anwendung erstellen lassen und sich jedes Dokument einer Groupware-Anwendung einfach in einen Flow of Work einbinden laesst.

Workflow und Groupware werden kuenftig genau wie Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation als Standardanwendung auf jedem typischen Arbeitsplatz-PC nutzbar sein. Der Anwender profitiert davon: Er kann dann auf E-Mail, Groupware-, Workflow- und andere Informationen aus einem elektronischen Postkorb heraus zugreifen. Nur so laesst sich die zunehmende Komplexitaet der PC-Arbeitsplaetze in den Griff bekommen.

Kurz & buendig

Seit einigen Jahren ist Workflow nicht mehr der naechste Schritt nach dem Dokumenten-Imaging. Das hat ihn in eine gewisse Naehe zu Groupware-Computing gebracht. In der Diskussion ist die Trennung zwischen beiden Konzepten haeufig unscharf. Diese an sich schon unakzeptable Situation wird durch einen in sich vagen Begriff von Workflow noch unangenehmer. Hier laesst sich zwischen Produktions- und Ad-hoc-Workflow unterscheiden, die man nicht in einer Loesung verbinden sollte. Gleichwohl lassen sich eine Workflow-Software und eine Groupware-Applikation zusammen nutzen. Die Verbindung beider Loesungen kann sogar Synergieeffekte zur Folge haben.

*Diplomingenieur Juergen Rentergent ist Marketing-Leiter der Filenet GmbH in Bad Homburg.