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18.11.2004

Aus- und Weiterbildung müssen in die Geschäftsprozesse integriert werden

Andreas Lotz*
Bildungs-Manager müssen als Unternehmer mit internen Dienstleistungsfunktionen agieren, also Bildungs-Aktivitäten planen und vermarkten.

Unternehmen müssen versuchen, ihre Leistung durch Anpassung der Mitarbeiter, Kunden, Partner und Zulieferer an die ständig wechselnden wirtschaftlichen Rahmenbedingungen zu steigern. Als Beispiel hierfür sei die Konsolidierung unternehmensinterner und übergreifender Geschäftsabläufe bis hin zum Outsourcen nicht wertschöpfender Prozesse genannt.

Hierbei steht auch die unternehmensinterne Schulung auf dem Prüfstand. So ergab eine Studie von McKinsey, dass Topmanager der Aus- und Weiterbildung in ihren Unternehmen ambivalent gegenüberstehen. Zwar wird auf der einen Seite die hohe Bedeutung für den Unternehmenserfolg gesehen und entsprechend Geld dafür bereitgestellt. Auf der anderen Seite wird jedoch die Qualität von Bildungsmaßnahmen im Hinblick auf Effizienz, Kostentransparenz sowie unternehmensinterne Zusammenarbeit angezweifelt.

Wie kann nun durch ein ganzheitliches Bildungs-Management ein aktiver Beitrag zur unternehmerischen Wertschöpfung geleistet werden? Die in den letzten Jahren realisierten Ansätze wie die Gründung von Corporate Universities (organisatorischer Fokus) oder die Diskussion über das Thema E-Learning (didaktisch-methodischer Schwerpunkt) zeigen zwar Teilerfolge, greifen jedoch zu kurz. Wesentlich für eine Lösung ist die vollständige Analyse aller Bildungsprozesse. Ganzheitliches Bildungs-Management ist hierbei als Geschäftsfeld mit eigenständigen Teilprozessen zu verstehen, die unternehmensspezifisch mit anderen Prozessen verknüpft werden.

Besonders die Integration in die unternehmensweiten Geschäftsprozesse ist entscheidend. Ein ganzheitliches Bildungs-Management agiert neben angebotsorientierten Programmen wie der Unterstützung strategischer Unternehmensziele bedarfsorientiert zum Beispiel durch die Entwicklung spezifischer Programme für einzelne Geschäftsbereiche bis hin zu projektbezogenen Angeboten.

Auch ist es notwendig, Mitarbeitern, die nicht mehr über klassische Bildungsmaßnahmen erreicht werden, in das Tagesgeschäft integrierte Angebote zu machen. Dadurch ändern sich Lehrmethoden und verwendete Medien. Abgerundet wird das Bild durch die Ausweitung der Zielgruppen auf Partner, Zulieferer und gegebenenfalls Kunden.

Bildungs-Manager sind wichtig

Bildungs-Manager müssen zunehmend als Unternehmer mit internen Dienstleistungsfunktionen agieren. Dazu müssen sie alle Bildungsaktivitäten detailliert planen, vermarkten sowie Kosten und Erfolg analysieren. Von ihnen wird strategische Beratungskompetenz verlangt, unter Umständen auch gegenüber Partnern und Lieferanten.

Ein Großteil des Lernprozesses wird arbeitsbegleitend durch unstrukturierte Informationen zum Beispiel aus Wissens- oder Projektdatenbanken unterstützt. Dieses Lernen gilt es zu verbessern: zum einen durch abgestimmte Prozesse zur Aufbereitung und Erstellung von Inhalten, zum Beispiel Lerneinheiten und Dokumentation, und zum anderen durch einen ganzheitlichen Zugriff auf kontextbezogene Information über integrierte Wissens- und Projektdatenbanken mit einem Lern-Management-System. Interne Experten sollten die Information aufbereiten.

Ein ganzheitliches Bildungs-Management benötigt Funktionen eines ERP-Systems. Neben den Personalwirtschafts-Features und dem Organisations-Management sind dies vor allem strategische sowie projektbezogene Planungsinstrumente sowie Einkaufs- und Bestellfunktionen. Schnittstellen in die Finanzwirtschaft zur Unterstützung der Rechnungsstellungen sowie von Kostenanalysen kommen dazu. Business Intelligence zur qualitativen und quantitativen Analyse von Bildungsmaßnahmen und ein Marketing- und Kampagnen-Management müssen ebenfalls durch IT unterstützt werden. Ein Lern-Management-System, das nicht Bestandteil dieser ERP-Landschaft ist, muss den Informationsaustausch über in der Regel projektbezogene Schnittstellen bewerkstelligen.

Eine zweite wesentliche Anforderung an ein modernes Lern-Management-System ist die einfache Skalierbarkeit bei gleichzeitiger Harmonisierung der IT-Landschaft. So sind in vielen Unternehmen über Jahre hinweg verschiedenste Lösungen für Teilorganisationen separat entwickelt oder eingekauft worden. Diese lassen sich bei steigenden Anforderungen häufig nicht mehr mit einem wirtschaftlich zu vertretenden Aufwand warten oder weiterentwickeln und sind nur für eine begrenzte Mitarbeiterzahl ausgelegt. Ein Lern-Management-System muss alle Bildungsprozesse entlang der Wertschöpfungskette des gesamten Unternehmens abbilden können.

Wie lässt sich der Beitrag von Bildung zur Wertschöpfung messen? In vielen Unternehmen verläuft diese Diskussion kontrovers. Betriebswirte und Controller konzentrieren sich auf Kosten und Rentabilität, Psychologen und Pädagogen argumentieren dagegen gerne mit individueller Leistungssteigerung.

Kosten für Bildung senken

Wie so häufig, wird auch hier die Wahrheit in der Mitte liegen. Ein Indikator hierfür ist der in letzter Zeit vermehrt zu beobachtende Einsatz von systemisch unterstützten Balanced- beziehungsweise Learning-Scorecard-Modellen. Hierbei ermittelte Performance-Werte lassen durchaus Trendaussagen zu. Da Geschäftsprozessveränderungen fast immer mit finanziellen Investitionen verbunden sind, ist eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zu Beginn essentiell. Die folgenden Ziele können zur Orientierung dienen:

- Kostensenkung durch Prozessintegration;

- Reduzierung redundanter Daten, zum Beispiel für Planung, Einkauf, Administration und Auswertungen;

- erhöhte Wiederverwendung von Lerninhalten;

- Vereinfachung der Systemarchitektur;

- Ausschöpfung der Umsatzpotenziale, gut informierte und dadurch zufriedene Kunden;

- wirksamerer Einsatz der Weiterbildungsbudgets durch prozessbegleitendes Controlling.

Ein ganzheitliches Bildungs-Management trägt unmittelbar zur Wertschöpfungskette von Unternehmen bei, indem sich bildungsverantwortliche Organisationen zu internen Dienstleistern wandeln. (hk)