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Austrian Airlines beschleunigt den Rechnungsprozess

06.06.2005
Österreichische Carrier-Gruppe setzt auf Document-Automation-Lösung.

Die Austrian Airlines Group verarbeitet rund 70000 Rechnungen mit einem Gesamtvolumen von etwa 900000 Seiten pro Jahr. Um den bisherigen, streckenweise noch manuellen und daher fehleranfälligen Rechnungsverarbeitungsprozess zu beschleunigen, hat sich die österreichische Airline-Gruppe, zu der die drei Fluglinien Austrian, Lauda Air und Austrian Arrows gehören, für den Einsatz einer Document-Automation-Lösung entschieden.

Das neue System setzt sich aus "Documents for Invoices" von Readsoft sowie den Programmen "Invoice Cockpit" und "Web Cycle" von der Ebydos AG zusammen. Damit können die Airlines ihre Rechnungen heute automatisch erfassen, prüfen und in SAP verbuchen. Die Gruppe nutzt das Clearing-Verfahren der internationalen Organisation IATA (International Air Transport Association), bei dem die Eingangsrechnungen ebenfalls erfasst und geprüft werden müssen. Bislang wurde etwa bei Betankungen noch manuell kontrolliert, ob die auf einer Rechnung aufgeführte Flugnummer korrekt ist, ob es sich dabei um einen Flug von Austrian Airlines handelt und ob besagte Flugnummer bereits abgerechnet wurde. Heute erfolgt der Datenabgleich automatisch.

Ein rundes Dutzend Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung der Airline-Gruppe arbeitet heute mit der neuen Lösung. Das für interne Prüf- und Freigabeprozeduren genutzte Workflow-System Web Cycle sorgt dafür, dass alle zuständigen Mitarbeiter in den Fachabteilungen in den elektronischen Prozess eingebunden sind. Konzeption und Implementierung des Lösungspakets nahmen sechs Monate in Anspruch. (kf)