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12.01.1979 - 

Mit großem Aufwand wurde "EDDA" geboren:

Auswahl-Akribie statt Münzwurfmethode

KIEL (ee) - Konkurrenz ist allemal ein Motor für unternehmerische Leistung. Bei der Datenzentrale Schleswig-Holstein produzierte "der heilsame Wettbewerb" mit Herstellern und privaten Service-Rechenzentren die Geburt von "EDDA", einem "Einheitlichen Datenerfassungs- und Datenverarbeitungs-Angebot", bei dem den öffentlichen Verwaltungen im nördlichsten Bundesland dezentrale MDT- und Minicomputer-Leistung im Verbund mit Verfahren der Groß-EDV angeboten wird. Die Autoren Dr. Hartmut Niesing und Dipl. - Vwt. Hellmut Uphoff von der DZ beschreiben hier (in einem für den IKD 1978 ausgearbeiteten Vortrag) ein besonders markantes Kapitel der EDDA-Entstehung: Das Auswahlverfahren, bei dem das ursprüngliche Konzept von Einplatzsystemen zugunsten von Mehrplatzsystemen verlassen wurde. Wirtschaftliche Überlegungen (Anzahl der Erfassungsplätze) und fachliche Anforderungen - etwa der Zugriff von mehreren Plätzen auf gemeinsame Dateien) werteten die Minicomputerlösung auf. Bemerkenswert die Erfahrungen, daß Anbieter trotz exakter Angebotsbeschreibung nicht in der Lage waren, klare Angaben zu liefern, wobei vor allem unterschiedliche Interpretationen von Begriffen und Leistungen die Vergleiche erschwerten.

Auf der Basis

-der bekannten beziehungsweise erhobenen Anforderungsprofile der Landes- und Kommunalverwaltungen,

-der bewährten Grundsätze des EDDA-Konzeptes.

-einer ersten Marktauswertung für Mehrplatzsysteme wurden die Unterlagen

-Fragebogen,

-Mindestbedingungen,

-Firmenliste

erarbeitet und mit den DZ-Projekten, der Benutzerbetreuung sowie Vertretern der Auftraggeber abgestimmt. Diese Unterlagen wurden um eine grobe Aufgabenbeschreibung für das erste zur Realisierung anstehende Projekt (Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen-Land, im folgenden: HKR-Land) ergänzt.

Alle Unterlagen wurden an 37 Firmen, die aufgrund einer Marktauswertung als grundsätzlich in Frage kommend ermittelt wurden, übersandt.

In wechselseitiger Abhängigkeit mit dem Fragebogen wurde ein Zielsystem (System zur Beurteilung von Lösungsalternativen) entwickelt und in einem iterativen Prozeß gewichtet.

Auf der Basis dieses Zielsystems wurden sodann Maßstäbe für jedes Beurteilungskriterium entwickelt. Von den 37 angeschriebenen Firmen reagierten 9 Firmen nicht beziehungsweise nicht

termingerecht, 5 Finnen teilten mit, daß sie an einer Einbeziehung in das Auswahlverfahren nicht interessiert seien, zum Beispiel weil sie die Einhaltung der Mindestbedingungen nicht zusagen konnten. Eine Prüfung der verbleibenden 23, formal zulässigen "Angebote" auf Einhaltung der Mindestbedingungen ergab, daß 4 Angebote die Mindestbedingungen faktisch nicht erfüllten, so daß diese Angebote aus dem weiteren Auswahlprozeß ausgesteuert werden mußten.

Die verbleibenden 19 Angebote konnten nun unter den Gesichtspunkten

- Zielerreichung bezogen auf die qualitativen Faktoren,

- Ermittlung der Kosten für Modellkonfigurationen

ausgewertet werden.

Zur Ermittlung der Zielerreichungen der jeweils angebotenen Systeme wurde ergänzend zu den Angeboten selbst einschlägige Literatur (Datapro etc.) herangezogen. In zahllosen Fällen waren aufgrund unklarer Angaben Rückfragen bei den Firmen erforderlich, so daß die Ermittlung der Zielerreichung der einzelnen Angebote in einem iterativen Prozeß erfolgte.

Auch zur Ermittlung der Kosten der verschiedenen Angebote waren zahlreiche Rückfragen erforderlich:

So wiesen die zur Lösung des beschriebenen Problems angebotenen Konfigurationen im Konfigurationsausbau inplausible Unterschiede aus (zum Beispiel nicht aus Unterschieden in der Software und den Programmiersprachen erklärbare Ausbaugrößen der Hauptspeicher und externe Speicher), die in Einzelgesprächen mit den Finnen diskutiert und ausgeräumt werden mußten.

Das war vor allem deshalb erforderlich, weil daraus resultierende Kostenunterschiede vor einer Bewertung eliminiert werden sollten.

Auf der Basis der ermittelten Zielerreichungen konnten unter Hinzuziehung der Maßstabsmatrix die Zielerträge bezogen auf die qualitativen Faktoren bewertet werden: Aus Zielerreichungsgrad und Gewichtung konnten für jedes Angebot und jedes Einzelkriterium Nutzwerte ermittelt werden, die zu Gesamtnutzwerten der Angebote (bezogen auf qualitative Faktoren) aggregiert wurden.

Die zusammenfassende Bewertung von qualitativen Eigenschaften und Wirtschaftlichkeit kann nach verschiedenen Gesichtspunkten erfolgen:

- argumentativer Prozeß,

- Formalisierung der Entscheidung auf der Basis von Entscheidungsregeln.

Wegen der großen Zahl der zu bewertenden Angebote schied die erste Methode in dieser Phase des Auswahlprozesses offensichtlich aus.

Entscheidungsregeln:

Regel 1:

Es werden diejenigen Hersteller ausgewählt die sowohl bei den qualitativen Faktoren als auch bei den Kostengesichtspunkten auf den ersten zehn Plätzen liegen (und - Bedingung, Schnittmenge).

Regel 2:

Es werden diejenigen sechs Hersteller ausgewählt, deren Angebot den höchsten Gesamtnutzwert aufweist (Kosten: Qual.: Fakt = 50 :50).

Regel 3:

Es werden von den Herstellern, deren HKR-Modellkonfigurationen den in der projektspezifischen Kosten-Nutzen-Analyse unterstellten Investitionswert von 1,7 Millionen Mark nicht übersteigen, die: sechs Besten ausgewählt.

Regel 4:

Wie Regel 3, aber Erweiterung der Investitionssumme auf 1,8 Millionen Mark.

Regel 5:

Es werden von den Herstellern, für die Gesamtaufwendungen HKR in den ersten 5 Jahren < 2,6 Millionen Mark, die sechs qualitativ Besten ausgewählt.

Regel 6:

Es werden die sechs Hersteller ausgewählt, die bezogen auf qualitative Faktoren und Kosten, die beste durchschnittliche Platzziffer haben.

Regel 7:

Es werden die sechs Hersteller ausgewählt, bei denen die Gesamtaufwendungen in den ersten fünf Jahren - dividiert durch Nutzpunkte - die günstigste Relation ausweisen.

Durch Zählung, wie Oft die einzelnen Hersteller auf der Basis der verschiedenen Entscheidungsregeln benannt worden sind ist sodann eine Rangfolge I ermittelt worden.

Diese Rangfolge basiert zwangsläufig auf den subjektiven Momenten:

- Zielgewichtung (Eingang in Nutzwerte),

-Bewertungsmaßstäbe,

-Entscheidungsregeln.

Deshalb mußte in Sensitivitätsprüfungen ermittelt werden, welche Auswirkungen eine Änderung der Zielgewichte und/oder Entscheidungsregeln auf die Rangfolge hatte.

Die Durchführung entsprechender Sensitivitätsprüfungen führte zu den Rangfolgen II, III, IV.

Die Zusammenfassung aus den 4 verschiedenen Rangfolgen ergab ein relativ klares Bild-

Sieben Angebote setzten sich in der Häufigkeit ihrer Nennung in den 4 Rangfolgen deutlich von den verbleibenden i2 Angeboten ab, so daß eine Eingrenzung der weiter zu verfolgenden Angebote möglich erschien. 12 Finnen wurde auf der Basis dieser Erkenntnisse eine Absage erteilt.

Die verbleibenden 7 Finnen bekamen ein detailliertes Pflichtenheft HKR-Land zur Verfügung gestellt, auf dessen Basis verbindliche Aussagen zu den für die Abwicklung dieses Projektes erforderlichen Konfigurationen abverlangt wurden.

Gleichzeitig wurden die Firmen um die Benennung von Referenzinstallationen "vergleichbarer" Anwendungen gebeten.

Nach Eingang der verbindlichen Firmenangebote und Auswertung der Demonstrationen wurden Nutzwerte und rechnerische Wirtschaftlichkeit (ermittelt auch auf der Basis eines Gesamtmarktmodells) der einzelnen Angebote ermittle. Hier waren wiederum eine Reihe von Rückfragen bei den Anbietern erforderlich.

Das Ranking ergab, daß zwei Angebote deutlich vor einer Gruppe von drei Angeboten lagen, die sich wiederum von den restlichen zwei Angeboten deutlich unterschieden. Der deutliche Abstand der zwei Angebote rechtfertigte die Ausscheidung der restlichen, die folgerichtig eine Absage erhielten.

Der zwischenzeitlich detailliert ausgearbeitete Entwurf eines Rahmenvertrages wurde an die verbleibenden zwei Hersteller geschickt, mit denen dann Abschlußverhandlungen geführt wurden.

Zur Endentscheidung wurden die Entscheidungsaspekte

- qualitative Faktoren (Nutzwerte),

- Wirtschaftlichkeitskennziffern,

- sonstige Vertragskonditionen in einem argumentativen Prozeß verknüpft. Der Aspekt sonstige Vertragskonditionen bekam dabei über die Aspekte BVB (Besondere Vertragsbedingungen für die Miete beziehungsweise den Kauf und die Wartung von EDV-Anlagen und -Geräten) und Funktionsgarantie eine - neben den bis dahin bereits berücksichtigten Faktoren Nutzwerte und Wirtschaftlichkeit - eigene Bedeutung.

Die Entscheidung wurde zugunsten des Angebots der Fa. Siemens ("Siemens - R - DZ") gefällt.

Der gesamte Entscheidungsprozeß wurde von Land und Kommunen benannten Ansprechpartnern begleitet; das Ergebnis der Auswahlentscheidung wird von diesen mitgetragen.

Es wird häufig gefragt: "Lohnt sich der große Auswahlaufwand wirklich?" Unsere bisherige Erfahrung erlaubt 'uns eine positive Antwort, denn

- die im Zuge der Gespräche gewonnenen Konditionsverbesserungen sind wesentlich größer als der Auswahlaufwand,

- der Zuwachs an "know-how" über Mini-Computer ist beträchtlich,

- die Auswählenden haben ein deutlich besseres Gewissen bei ihrem Vorschlag als sie es hätten, wenn sie nach der Münzwurfmethode entschieden hätten.

Aspekte des gesamten Auswahlprozesses

- Wie bei der Komplexität der Auswahlentscheidung nicht anders zu erwarten, war mit dem

Auswahlprozeß ein erheblicher Aufwand bei allen Beteiligte verbunden.

- Der Auswahlprozeß hat bei jeder weiteren Einengung der weiter zu verfolgenden Angebote klar dokumentierte nachvollziehbare Entscheidungen gebracht.

- Der Prozeß der zunehmenden Einengung führte zu einer wiederholten Verbesserung der Firmenangebote; es kann davon ausgegangen werden daß die in den Abschlußverhandlungen erzielten Konditionen als sehr günstig bezeichnet werden können.

Abschließend sei auch beispielhaft auf die Schwierigkeiten eingegangen, die bei einer solchen Auswahl auftreten:

Problem des Redaktionsschlusses:

Neue - als sensationell angepriesene - Produkte werden angekündigt; Hersteller ersetzen das bisher angebotene System durch ein anderes.

Problem der Papierlage: Prospekte, ausgefüllter Fragebogen, vergleichende Gegenüberstellung durch "Neutrale" treffen oft die Realitäten nicht, zuständig sind häufig Vertriebs-, nicht Systemleute.

Problem der "Sprachverwirrung":

Unterschiedliche Interpretationen von Begriffen/Leistungen erschweren den Vergleich.

Problem der fehlenden Vergleichbarkeit: Benchmarks sind - wenn sie die "spätere Realität" spiegeln sollen - zu aufwendig (Inkompatibilität der Mini-Computer-Systeme, Zeithorizont). Anwenderdemonstrationen können dieses Problem nicht aufheben, eventuell mindern.

Problem der Ernüchterung: Die auf der Basis der Vertriebsgespäche leicht entstehende Projekteuphorie wird spätestens mit Beginn der Projektrealisierung rapide angebaut, gute vertragliche Absicherungen sind angezeigt.