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Bahlsen verschafft sich Datenüberblick

12.11.2004
Von Jutta Schausten
Der Kekshersteller Bahlsen hat ein Web-basierendes Management-Reporting-System eingeführt, über das jährlich mehrstellige Millionenbeträge abgerechnet werden.

Seit 115 Jahren finden sich die süßen Backwaren von Bahlsen auf so mancher gepflegten Kaffeetafel. Jährlich produziert das international agierende Familienunternehmen an acht Standorten in Europa rund 147 000 Tonnen feine Backspezialitäten und exportiert sie in 80 Länder. 1999 teilte das Unternehmen mit Hauptsitz in Hannover das Geschäft in Süß- und Snack-Gebäck und ergänzt seitdem sein Sortiment unter den Dachmarken Bahlsen und Leibniz ständig weiter. Mit neuen Kekssorten, Feingebäck und Fertigkuchen stieg die Zahl der Mitarbeiter auf rund 3700, der jährliche Umsatz auf über 530 Millionen Euro. Um dabei den Überblick zu bewahren, setzt Bahlsen seit kurzem ein Web-basierendes Management-Reporting-System ein. Für eine stabile Performance sorgt das Datenbank-Management-System (DBMS) "Caché" von Intersystems.

Elektronische Unterstützung für das Reporting holte sich Bahlsen bereits 1997 mit "Prodata" - kurz für "Produktions-Daten-Abrechnungsprogramm". Ursprünglich war das Reporting-Programm nur für die Werke in Berlin entwickelt worden, avancierte jedoch bereits 1999 zum Standard für alle deutschen Standorte. Obwohl das seinerzeit von dem Beratungsunternehmen Jahn Software Consulting kreierte, primär für die Formatierung von Berichten konzipierte System den Unternehmensanforderungen funktional im Großen und Ganzen entsprach, zeigte sich mit der Zeit Verbesserungsbedarf.

Bisherige Schwachstellen

Vor allem in Sachen Datensicherheit und Geschwindigkeit hinkte das Programm neueren Enterprise-Systemen hinterher. Obendrein ließ sich mangels eines leitungsfähigen Berechtigungssystems der Zugriff nicht individuell regeln. Da Unternehmensdaten in lokalen MS-Access-Dateien gespeichert wurden, bestand die Gefahr, dass sie gelöscht, manipuliert oder durch einfaches Kopieren entwendet wurden. Je mehr Daten sich im System ansammelten, desto langwieriger geriet das Verarbeitungsprozedere. Das stellte die Geduld der Mitarbeiter auf die Probe: Sie mussten teilweise bis zu sieben Minuten auf die Berechnung komplexer Monatsberichte warten. Zudem konnte immer nur eine Person mit dem Programm arbeiten, denn die Systemarchitektur erlaubte keinen Mehrbenutzerzugriff. Wolfgang Engelhardt, Abteilungsleiter im Fachbereich Produktions-Controlling bei der Bahlsen GmbH & Co. KG, erinnert sich: "Um die Daten anderen Kollegen zur Verfügung stellen zu können, mussten sie damals einmal monatlich an die Hauptverwaltung geschickt und dort verteilt werden." Der damit verbundene, beträchtliche manuelle Aufwand kostete die Mitarbeiter nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Nerven. So wurde eine Ablösung der bestehenden Anwendung erforderlich.

Für die Planung und Implementierung des neuen Programms holte Bahlsen erneut Jahn Software Consulting ins Haus. Eine lokale Installation beim Anwender kam aus Sicherheits- und Kostengründen nicht in Frage. Also schlugen die Berater vor, das neue System als Intranet-Anwendung zu konzipieren. Das war die Geburtsstunde von "Prodata Web".

Die Anforderungen an das neue System waren umfangreich: Schließlich sollten mit dem Reporting-Programm alle komplexen Management- und Abrechnungsfunktionen innerhalb des Unternehmens - angefangen von Zoll- über Materialabrechnungen bis zu großen Teilen des Berichtswesens - abgedeckt werden.

Priorität Datenhaltung

Ein wesentlicher Punkt bei der Festlegung der Systemarchitektur war die Datenhaltung, die letztendlich über den späteren Erfolg der Lösung entscheiden sollte. Bei der Wahl der Datenbank galt es daher, eine Reihe von Kriterien zu beachten - darunter vor allem Datensicherheit, Zuverlässigkeit und Wartungsfreundlichkeit. Für Caché von Intersystems sprach, dass sie weder regelmäßige Wartung noch permanente Kontrolle durch das Servicepersonal erfordert. Als postrelationale Datenbank verfügt die Lösung über ein durchgängiges Objektmodell und bildet Daten daher wirklichkeitsnah und sachbezogen ab, was den Zugriff auf relevante Informationen erleichtert. Außerdem konnte das System durch hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit und Stabilität überzeugen. "Mit der neuen Datenbank ist unser Management-Reporting-System nicht nur sicherer, sondern um ein Vielfaches schneller und leistungsfähiger geworden", so Engelhardt.

Der Zeitplan war straff: Jahn Software Consulting standen für die Planung und Entwicklung von Prodata Web lediglich drei Monate zur Verfügung. Mit der richtigen Auswahl der Systemkomponenten sparten die Berater allerdings kostbare Zeit. So ging die Entwicklung des Systems schneller voran, da sich aus dem Caché-Datenmodell auch Java-Klassen erstellen ließen. Darüber hinaus konnten ohne zusätzlichen Aufwand einige Anforderungen direkt aus Prodata übernommen werden. Da das neue System in Sachen Benutzerführung der alten Applikation glich, benötigten die Bahlsen-Mitarbeiter keine gesonderte Schulung. Somit konnte Prodata Web termingetreu im Januar 2004 starten.

Schneller Informationsaustausch

Auf diese Weise entstand aus einem einfachen Report-Programm in kurzer Zeit ein komplexes Management- und Abrechnungssystem, über das jährlich mehrstellige Millionenbeträge abgerechnet werden. Zudem dient es den Managern, Controllern und Produktionsmitarbeitern bei Bahlsen als wichtige Informationsquelle. Heute arbeiten 80 bis 100 Anwender an den Standorten Barsinghausen, Berlin, Varel, Oldenburg und in der Hauptverwaltung Hannover regelmäßig mit dem Programm. Bis zu 20 Benutzer können jetzt gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Die Berichte sind von hoher Ausgabequalität und werden innerhalb einer Minute generiert. Besonders zu Zeiten hoher Systembelastung - etwa vor Produktions-Meetings und Monatsabschlüssen - lassen sich auf diese Weise Ressourcen sparen: Selbst bei der Erstellung von komplexen und umfangreichen Berichten mit mehreren hundert Seiten bleiben die Antwortzeiten des Systems im vorgegebenen Zeitrahmen.

Die anfallenden Wartungsaufgaben wie die tägliche Datensicherung und die notwendigen Reorganisationsläufe werden zeitgesteuert in Prozeduren (Shellskripts) ausgeführt. Da die Rückmeldungen zu den ausgeführten Aktionen per E-Mail an die Systemadministratoren gesendet werden, entsteht für die Betriebskontrolle des Systems nur ein minimaler Aufwand. Schon jetzt zeichnet sich ab, dass die Lösung noch Keksgenerationen begleiten kann: Bahlsen verfüge heute über ein hochmodernes und leistungsfähiges System, das sich aufgrund seiner flexiblen Architektur und der leistungsfähigen Komponenten problemlos weiter ausbauen lasse, lobt Engelhardt. (kf)