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02.09.2005

Bahn-BKK führt elektronische Akte ein

Erhöhte Servicequalität bei reduziertem Verwaltungsaufwand.

Die Bahn-BKK, mit mehr als 630 000 Kunden einer der größten betrieblichen Krankenversicherer Deutschlands, arbeitet derzeit an der Einführung der elektronischen Akte. Die Krankenkasse entschied sich dabei für ein schrittweises Vorgehen. Um zuerst mit einem überschaubaren Projekt Erfahrungen zu sammeln, begann das Unternehmen mit dem Bereich Arbeitgeberdaten, bevor das System zu einem späteren Zeitpunkt weiter ausgebaut werden soll. "Wenn sich das System für den Arbeitgeberbereich stabilisiert hat, werden wir die elektronische Versichertenakte nachziehen", erklärt Stefan Beyer, Abteilungsleiter Personal, Organisation, Datenverarbeitung der Bahn-BKK.

Nach einer europaweiten Ausschreibung entschied sich die Bahn BKK im November 2004 für das Produkt "e4/ELA" von Comline. Ausschlaggebend war neben Branchenkenntnissen des Anbieters die enge Integration der neuen Lösung mit dem Comline-CRM-System "CRM KV", das die Bahn-BKK bereits seit zwei Jahren einsetzt. "Durch die Verknüpfung lassen sich die jeweiligen Dokumente in die im CRM-System angelegte Kundenhistorie aufnehmen", schildert Beyer. Damit seien sie direkt über die CRM-Applikation abrufbar. Sowohl Sachbearbeiter wie auch die Mitarbeiter im Call-Center können so auf die aktuellsten Arbeitgeberdaten zugreifen.

Elektronischer Posteingang

Zunächst wurde die elektronische Arbeitgeberakte in den Kompetenz-Centern Geschäftskunden und Vollstreckung implementiert. In der ersten Umsetzungsphase erfolgte die automatisierte elektronische Erfassung des gesamten Posteingangs für den Arbeitgeberbereich. Die Post wird eingescannt, erkannt und klassifiziert. Anschließend prüft das System die Daten auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konsistenz. Zusammen mit den extrahierten Daten gelangen die Dokumente in den elektronischen Posteingangskorb der Sachbearbeiter, wo die Zuordnung in die eigentliche Akte erfolgt. Die Ausgangspost wird ebenfalls in die elektronische Akte eingespielt.

Ein speziell eingerichtetes Team aus Projektmitarbeitern des Kompetenz-Centers Geschäftskunden übernahm die schrittweise Einführung, Tests und die Dokumentation. Die Prozesse rund um die Arbeitgeberdaten wurden vorab von dem Team definiert, modelliert und verbessert. Im August ging e4/ELA in den Produktivbetrieb über.

"Mit der Einführung von e4/ELA optimiert die Bahn-BKK ihren Verwaltungsaufwand für die Prüfung und Bearbeitung der eingehenden Arbeitgeberdaten. Nachdem wir diesen Prozess erfolgreich eingeführt haben, erweitern wir phasenweise die Lösung um zusätzliche Kernprozesse", so Beyer. Derzeit arbeitet die Krankenversicherung daran, neben der Briefpost weitere Dokumente wie Faxnachrichten, E-Mails, Bildschirmausdrucke und sonstige Daten in die elektronische Akte zu integrieren. Noch in diesem Jahr sollen die Mitarbeiter eines auf Arbeitgeberinsolvenzen spezialisierten Kompetenz-Centers in Münster in das System eingebunden werden. Mit der Implementierung der elektronischen Versichertenakte will die Bahn-BKK voraussichtlich im ersten Quartal 2006 beginnen. (rg)