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04.06.1993

BASF entscheidet sich fuer dezentrale Systemloesung mit Host- Anbindung Downsizing-Projekt ermoeglicht besseres Personal-Management

04.06.1993

Auch wenn im Rahmen strategischer Downsizing-Debatten vielerorts von einer dezentralen DV die Rede ist, bleibt die Loesung im konkreten Einzelfall oft unerwaehnt. Heike Munzert* beschreibt am Beispiel der Personalabteilung des Chemiekonzerns BASF, wie auf Basis eines PC-LANs und der Entwicklung einer spezifischen Systemsoftware eine Reihe von Verwaltungsvorgaengen dezentralisiert, beschleunigt und transparenter gestaltet werden konnte.

"Wir muessen durch den Einsatz moderner Informationssysteme die Voraussetzungen schaffen, um unsere Arbeitsprozesse im Personalbereich neu zu strukturieren, damit wir unsere Aufgaben schneller, flexibler und transparenter erledigen." So fasst Wolfgang Littmann, verantwortlich fuer den Bereich Personalwirtschaft bei der BASF AG und in dieser Funktion auch zustaendig fuer die DV des Personalwesens, die Strategie seiner Abteilung zusammen. Erster Schritt in diese Richtung war beim Ludwigshafener Chemieriesen die Installation des Personaldispositions- und Abwicklungssystems "Pedas", das speziell fuer das Betriebssystem OS/2 entwickelt wurde.

Zu den Aufgaben des BASF-Zentralbereiches Informatik gehoeren die gesamte Grossrechner-Betreuung, der User-Support sowie die Anwendungs- und Methodenentwicklung. Die dezentralen DV- Abteilungen, etwa im Bereich Personalwesen, haben im Rahmen eines entsprechend strukturierten DV-Konzeptes anforderungsbezogen ihr eigenes Umfeld mit Abteilungsrechnern und PCs etabliert. Dabei werden aber auch uebergreifende Host-Kapazitaeten des Zentralbereichs Informatik mitgenutzt.

Neben der Betreuung der rund 350 Endanwender im Personalwesen obliegt dieser Einheit auch die Unterstuetzung der Kommunikation mit etwa 30 dezentralen Personalstellen. Ziele sind hierbei ein schneller und zuverlaessiger Informationsaustausch, ein hoher Service- und Verfuegbarkeitsgrad sowie kuerzere Uebermittlungszeiten, die dazu beitragen sollen, die Informationsbeschaffung und - auswertung zu beschleunigen und zu optimieren.

Der DV im Personalwesen stellen sich drei Aufgabenschwerpunkte: dezentrale Anwendungsentwicklung, Netzbetreuung in Form von Hard- und Softwareplanung sowie das Daten-Management. Noch Anfang 1989 war hier die fuer die dezentrale DV notwendige Infrastruktur nur rudimentaer vorhanden. Die Verwaltung von Personaldaten lief vorwiegend auf einem IBM-Host 3090, einzelnen Stand-alone-PCs oder innerhalb kleiner DOS-Netze.

Transparente Gestaltung

der Arbeitsablaeufe

Hauptforderung war, die Arbeitsablaeufe vor Ort transparenter zu gestalten und in den Gesamt-DV-Prozess einzubinden. Immerhin wurden bis dahin die wesentlichen Geschaeftsablaeufe (Bewerbungen, Personalanforderungen, Uebertritte etc.) mit Formularen ueberwiegend ueber die Hauspost abgewickelt. Entsprechende Auswertungen konnten daher aufgrund der zeitlichen und raeumlichen Dimension in der Regel nur mit einem grossen Arbeits- und Abstimmungsaufwand erstellt werden.

Aufgrund dieser Ausgangslage entschied sich das BASF- Personalwesen fuer eine dezentrale Systemloesung in Form eines LANs mit Anbindung an die Host-Umgebung. Fuer dieses Konzept sprachen nach Ansicht der DV-Verantwortlichen unter anderem:

- die Entlastung der Host-Systeme,

- die Nutzung einer PC-Entwicklungsumgebung fuer die Programmentwicklung sowie

- die Integration von bestehenden Zentraldatenbanken.

Weitere definierte Ziele waren:

- die Festlegung einer einheitlichen grafischen Benutzeroberflaeche,

- eine Minimierung des Aufwandes fuer das Erlernen und Betreuen von Applikationen,

- Anwenderhilfen wie "Auswaehlen statt Ausfuellen" im Sinne einer komfortablen Bedienbarkeit,

- objekt- beziehungsweise aktionsorientiertes Design der Benutzerfuehrung,

- die Ermoeglichung eines intuitiven Vorgehens und

- die Anzeige unterschiedlicher Anwendungsfenster.

Fuer die Wahl des Betriebssystems OS/2 sprach nach Ansicht der BASF-Experten die vorhandene Hardware, die technische Konzeption, die zu erwartende Netzstabilitaet und die Flexibilitaet im Hinblick auf Erweiterungen sowie die Moeglichkeit der Einbindung von Programmen wie Excel und Word. Darueber hinaus galt die Integration in die bestehende Host-Anbindung als massgebendes Entscheidungskriterium.

Heute sind im Personalwesen der BASF AG rund 350, im gesamten Konzern etwa 1200 OS/2-Rechner im Einsatz. Die bisherige Erfahrung bestaetigt rueckwirkend diese Entscheidung. Auch weiterhin gehoeren Host-Anwendungen zum taeglichen Geschaeft der Personal- Sachbearbeiter, und das damit notwendige Arbeiten in mehreren Fenstern verursachte keinerlei Schwierigkeiten.

Neben der PC-Host-Anbindung diskutierte die Ludwigshafener Projektgruppe auch noch die Ansaetze einer reinen Host-Loesung, den Einsatz eines Abteilungsrechners als Server sowie PC-LANs mit Servern ohne zentrale Datenhaltung. Gegen die erste Loesung sprachen die Kosten - im wesentlichen die CPU-Zeit auf dem Host - sowie der Wunsch nach Vorgangsunterstuetzung mit einer zeitgemaessen grafischen Benutzerfuehrung, die allein auf einem Host-System nicht zu realisieren ist.

Die Entscheidung gegen den Abteilungsrechner fiel aufgrund der notwendigen Programmierung einer weiteren Systemkomponente im Vergleich zu einer zweistufigen und dadurch homogeneren Loesung. Weitere Nachteile sah man in der Schaffung einer organisatorisch aufwendigen Infrastruktur und dem Problem, den Abteilungsrechner vor Ort betreuen zu muessen. Eine reine PC-LAN-Loesung schien wegen der erforderlichen Anbindung an den Host zur Stammdatenversorgung in diesem Fall nicht empfehlenswert. Ausserdem waere eine Netz- Infrastruktur erforderlich gewesen, um ueber die LAN-Grenzen hinweg konzernweit kommunizieren zu koennen.

Etapenweise Einfuehrung

der Anwendungsfunktionen

Das Pedas-Projekt besteht im wesentlichen aus den drei Komponenten Personalbeschaffung, Entgeltregulierung und Personalbetreuung sowie zusaetzlichen Modulen fuer das Personal- Controlling und einer Anzeige- und Bescheinigungskomponente fuer die Entgeltabrechnung. Zentrales Kriterium war eine Einfuehrung der Anwendungsfunktionen in Etappen. So konnten sich zum einen die Verantwortlichen sukzessive auf die einzelnen Teilprojekte vorbereiten, zum anderen war es den Benutzern moeglich, die einzelnen Funktionen schrittweise zu erlernen.

Zur effizienteren Anwendungsprogrammierung wurde darueber hinaus ein Basissystem entwickelt, das die technischen Konzepte einheitlich und administrierbar allen Anwendungsmodulen zur Verfuegung stellt. Dadurch konnte ebenfalls eine Trennung zwischen Datenhaltung, Praesentation und Anwendungslogik realisiert werden.

Im Fruehjahr 1990 war die Grundfunktionalitaet der Personalbeschaffung soweit hergestellt, dass dort die ersten Erweiterungen aus den Erfahrungen der vorangegangenen Pilotinstallation vorgenommen werden konnten. In den anderen Teilprojekten erfolgte parallel ab Mitte 1990 der breite Einsatz des Basissystems. Mitte 1991 waren im Bereich Personalbeschaffung die im ersten Schritt angestrebten Teilfunktionen fertiggestellt; alle Module waren in der Version 1.0 verfuegbar.

Wolfgang Littmann und seine Mitarbeiter sind sich sicher, mit Pedas ein System realisiert zu haben, das nicht nur ihren aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch kuenftigen Aufgaben gewachsen ist. Zusammenfassend lassen sich folgende zwei wesentliche Vorteile bilanzieren:

- die Vorgangsunterstuetzung vor Ort in einem Gesamtkonzept, bei dem vorhandene Inselloesungen integriert wurden, und

- mit Pedas liessen sich erstmals unterschiedliche Vorgangsdaten zeitgerecht zusammenfuegen.

Immerhin ist es jetzt moeglich, innerhalb eines Arbeitstages die Personalberichterstattung personengenau zu erstellen. Dies auch mit dem Schwerpunkt auf der Berichterstattung ueber die bereits bekannten Personalbewegungen, was Kalkulationen und Steuerungsmassnahmen erleichtert. Darueber hinaus konnte mit dem Einsatz von ueber 300 PCs, die sowohl innerhalb des LANs als auch ueber den Communication Manager mit dem Grossrechner kommunizieren, innerhalb von vier Jahren eine komplette DV-Infrastruktur aufgebaut werden. Nicht zuletzt ergab sich auch ein Vorteil durch die Reduzierung der Kosten fuer CPU-Zeit auf dem Host.

Die Amortisationszeit des Projektes betrug drei Jahre, zumindest wenn man das Verhaeltnis der Entwicklungs- und Betreuungskosten gegenueber den Einsparungen - der Gesamtaufwand des Projektes liegt im Bereich von 25 Personenjahren - betrachtet. Darueber hinaus ist die Produktivitaet der Mitarbeiter um mindestens zehn Prozent gestiegen. Zugenommen hat letztlich aber auch die Qualitaet der Arbeit. So liegt beispielsweise der Schwerpunkt der Taetigkeit des Personaldisponenten heute mehr im Bereich der Betreuung und weniger beim Zusammentragen von Daten.

Seit Mai 1992 ist auch ein RP-System (Version 5.0) fuer Personal- Stammdaten im Einsatz, bei dem ueber Rodc und Batch-Input die Schnittstellen von Pedas zur SAP-Software realisiert werden. Fuer die lokale Nutzung werden die Stammdaten regelmaessig auf die dezentralen Server geladen. Die Ergebnisse der Vorgaenge, die dezentral verarbeitet werden, werden zu SAP-RP geschickt und aktualisieren die dort abgelegten Daten.

Mittlerweile ist auch das

Groupware-Produkt Lotus Notes

fuer die Ludwigshafener zu einer strategischen Anwendung geworden. Die Komponenten, die fuer diesen Applikationsbereich entwickelt wurden, sollen aufgrund der Anwendungserfahrungen in einer Konsolidierungsphase nun in Releases abgerundet werden.

Ziel ist es dabei, bis Ende 1993 die Bereiche Personalbeschaffung, Personalbetreuung, das Berichtswesen mit Anwendungen aus dem Controlling und der Statistik sowie die Vorsysteme zur Entgeltregulierung als Wartungsprojekte zu fuehren.

Pedas liefert stets aktualisierte Stammdaten, ausserdem werden die Arbeitsablaeufe beschleunigt und transparenter. "Durch die neue PC- Landschaft und die Netzwerk-Einbindung gelang es in Verbindung mit der Einfuehrung von Lotus Notes, ein Informationssystem zu errichten, das sich nahtlos in die Arbeit der Fachabteilungen integrieren liess", bilanziert DV-Koordinator Littmann.

*Heike Munzert ist DV-Fachjournalistin in Boeblingen.

Lotus Notes ist fuer das Personalwesen der BASF AG zu einer strategischen Anwendung geworden.