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21.09.2001 - 

Deutsche Unternehmen wollen den Intranet-Wildwuchs beenden

Bauboom bei Firmenportalen

21.09.2001
Bisher wurde über Firmenportale nur geredet. Nun errichten Unternehmen interne Sites, um Kosten und Personal einzusparen. Statt Fachabteilungen mit Routinejobs zu belasten, sollen sich die Anwender selbst bedienen. Bei den meisten Portalprojekten geht es darum, ineffiziente Intranets abzulösen. CW-Bericht, Frank Niemann

"Wir brauchen ein Portal!" - dieser Satz erklingt immer öfter in den Chefetagen deutscher Firmen. Gemeint sind Websites für den internen Gebrauch, neudeutsch auch gern als Business-to-Employee-Portal oder Enterprise-Portal tituliert. "Haben wir doch schon lange", dürften viele Anwenderfirmen einwenden, die sich schon vor Jahren ein Intranet zugelegt haben. Doch ein Unternehmensportal soll dem User mehr zur Verfügung stellen als Wetter-News, Speisekarte und Adressbücher. Kurz gesagt liefert die firmeneigene Site dem einzelnen Mitarbeiter Informationen und Anwendungen, die er für die tägliche Arbeit benötigt, wobei die Benutzeroberfläche an sein Tätigkeitsfeld angepasst, sprich: personalisiert, wird. "Klingt gut", meinen viele große Firmen. Vor allem Banken und Industrieunternehmen sind es, die nach den Erfahrungen Jeff Pfeifers, Research Director bei der Beratungsfirma Gartner, in Europa mit Enterprise-Portals liebäugeln. Allerdings scheint die Portaleuphorie manchmal mit den Verantwortlichen durchzugehen. "Viele unserer Kunden begründen die Installation schlicht mit dem Wunsch nach mehr Effektivität, haben aber oft keine Vorstellung, was genau das Portal bezwecken soll", stellt Pfeifer immer wieder fest.

Die Motive für die Einführung von Firmen-portalen sind vielfältig: Einige Anwenderun-ternehmen wollen Dokumente über ein neues Interface zugänglich machen, die der Benutzer über intelligente Suchroutinen gezielt nach Themen durchforsten kann - oft gepaart mit Knowledge-Management-Funktionen. Andere bieten ihren Mitarbeitern "Selbstbedienungsläden" an, um strukturierte Vorgänge wie Urlaubsanträge oder Warenbestellungen zu automatisieren. Wieder andere planen, die Vielzahl an separaten Clients für ERP-System, E-Mail- und Kalenderprogramme, CRM-Software, Terminalemulationen sowie Internet-Inhalte auf eine zentrale Benutzeroberfläche zu bringen. In der höchsten Ausbaustufe der Enterprise-Portale entstehen neue Web-Anwendungen, indem Daten und Funktionen aus nachgelagerten Systemen zu neuen Prozessen verknüpft werden.

Da vor allem große Firmen Enterprise-Portale planen oder bereits realisieren, wollte das Marktforschungsunternehmen Forrester Re-search aus Cambridge, USA, wissen, wie viele Anwender sich auf Unternehmensportalen tummeln, und befragte dazu 49 Portalverant-wortliche in amerikanischen Großfirmen. Demnach werden die kleinsten Sites von min-destens 500 Usern frequentiert, bei den größten sind es bis zu 200 000 Nutzer. Allerdings hängt die Nutzerzahl stark mit der Ausrichtung des Portals zusammen. Oft erweitern Unternehmen bestehende Intranets, die ohnehin schon für die breite Masse ausgelegt sind. Zumindest in den USA geht es den Firmen da-rum, die Vielzahl an genutzter Software über das Enterprise-Portal zugänglich zu machen. Im Durchschnitt planen die von Forrester interviewten Konzerne, 20 Applikationen mit der zentralen Website zu verbinden. Integriert werden hauptsächlich Web-Content-Management-Systeme und Groupware-Software. Weniger als die Hälfte der Befragten beziehen ihre ERP-Umgebungen oder E-Procurement-Systeme für den elektronischen Einkauf, CRM-Tools oder Mainframe-Applikationen in die Portalbaupläne ein. In Deutschland steht bei vielen Anwenderfirmen die komplette Backend-Integration noch nicht auf dem Plan.

Suchfunktionen erleichtern WissenstransferDie deutsche Niederlassung des britischen Telekommunikationsanbieters Colt Telecom mit Sitz in Frankfurt am Main zählt zu jenen Portalnutzern, die ihr bestehendes Intranet umbauen wollten. Das Unternehmen bietet Sprach-, Daten- und Internet-Dienste für Ge-schäftskunden an. Ziel des Projekts war es, den Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern zu erhöhen sowie die interne Kommunikation zu verbessern. Hierzu baute Colt ein Firmenportal, damit die Angestellten über die für ihre Aufgaben wichtigen Informationen verfügen können, ganz gleich, ob diese in Dateisystemen, dem hauseigenen Dokumenten-Management-System "Livelink" von Opentext oder dem Intranet "Coltnet" liegen. Der Carrier wünschte sich vor allem eine ausgefeilte Suche sowie leicht zu bedienende Funktionen zum Einfügen neuer Dokumente, denn die umständliche Handhabe des bisherigen Intranet war ein Grund für dessen mäßige Akzeptanz. Zusätzlich stehen nun Diskussionsforen und Chat-Räume zur Verfügung.

Unter Mithilfe des Beratungshauses Inetvision aus Eschborn entwickelte Colt Telecom einen Prototypen, die Implementierung des Portals übernahm ein internes Team des Carriers. Das System ging in der ersten Ausbaustufe Anfang August ans Netz. Das bereits erwähnte Livelink und das Content-Management-System des österreichischen Anbieters Hyperwave wurden mit der eigens programmierten Portaloberfläche zusammengefasst. Außer auf Recherchefunktionen kann der Anwender auch auf Teile des Benutzer-Helpdesks zugreifen. Wer Probleme mit seinem PC hat, erzeugt online ein Trouble-Ticket. Die Störmeldung wird an den User-Support weitergeleitet und bearbeitet.

Bisher wurde die erste Phase des Colt-Portals planmäßig realisiert. Im Endausbau soll die Suche nach Inhalten noch erweitert werden. Dann versorgt die von Inetvision entwickelte Suchmaschine die Anwender bei ihrer Recher-che mit Hinweisen auf themenverwandte In-halte. Komplexe Suchanfragen lassen sich künftig zwecks Wiederverwendung abspei-chern. Ein weiteres geplantes Feature der Suchmaschine informiert den Nutzer darüber, dass Kollegen, die das gerade gefundene Do-kument gelesen haben, auch eine Reihe weiterer Texte in Augenschein genommen haben - ein hilfreiches Verfahren, das sich der Tele-kommunikationsanbieter von der Buchemp-fehlung bei Amazon.com abgeschaut hat. Da-rüber hinaus soll demnächst ein Softwareagent den Portalnutzer über neue Einträge in den von ihm abonnierten Themenbereichen benachrichtigen. Der elektronische Diener basiert auf einer Personalisierung, die Colt Telecom bisher jedoch noch nicht freigeschaltet hat. Der Grund: IT-Leiter Michael Jost möchte zunächst den Umstieg auf Windows 2000 vollzogen haben, da er dann die Nutzerverwaltung sowie die Personalisierungs-Features einheitlich über Microsofts "Active Directory" realisieren kann. "Ansonsten müsste ich für das Portal ein zusätzliches User-Management aufbauen, was unweigerlich zu einer Verwaltungskatastrophe führen würde." Die Personalisierung beruht auf einem abteilungsbezogen Rollenkonzept.

Die Verantwortung für die Inhalte hat Colt auf viele Schultern verteilt. Auch wenn Portale zur zentralen Benutzer-Schnittstelle avancieren, heißt dies noch lange nicht, dass die Web-Seiten nur an einer Stelle gepflegt werden müssen. Für abteilungsspezifischen Content beispielsweise sind beim Carrier Knowledge-Manager benannt worden. Sie gibt es im Moment für die Bereiche Marketing, Vertrieb, Personalwesen und Kundenservice, künftig aber in allen Unternehmensbereichen. "Wir delegieren mehr Verantwortung in die Abteilungen, die dadurch gezwungen werden, Inhalte einzustellen und aktuell zu halten", begründet Annick Cathrin Weikert, Projektleiterin von Coltnet, die Entscheidung.

Anbindung von ServicemitarbeiternBeim Firmenportal des Automobilherstellers BMW können sich die Mitarbeiter sowohl im LAN als auch aus der Ferne einloggen. Vor allem solche Angestellte, die viel unterwegs sind, sollen Zugriff auf interne Informationen erhalten, und zwar über beliebige Internet-Endgeräte. Der Serviceexperte in Dubai soll so arbeiten können, als säße er im Büro an der Isar. Neben dem Zugriff auf E-Mail, Kalender und das Telefonbuch können die Mitarbeiter Reparaturanleitungen abrufen. Damit soll das massenhafte Brennen und Versenden von CD-ROMs beziehungsweise das Verschicken von Stapeln an Papierdokumenten ein Ende haben. Rund 300 Pilotanwender nutzen das System, und nach den Worten von Rudolf Rauber, Leiter der Abteilung Office-IT-Anwendungen, sind insbesondere die im Ausland tätigen Ser-vicemitarbeiter begeistert. Das Portal bietet rudimentäre Personalisierungsmöglichkeiten: Die Seiten sind in Sektoren eingeteilt, die je nach Aufgabengebiet des Mitarbeiters mit Inhalten gefüllt werden. Außer den genannten Kommunikationsdiensten präsentiert die Site funktionsspezifische Business-Informationen, zum Beispiel speziell für Servicemitarbeiter. Neben allgemeinen Informationen über das Haus, darunter natürlich auch eine Formel-1-Spalte, steht dem Benutzer ein eigener Bereich zur Verfügung, zum Beispiel für eigene Links.

Realisiert hat der Fahrzeugbauer sein Portal mit dem "Iplanet Portal Server". Vor allem wegen der Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Authentifizierung bekam dieser Anbieter den Zuschlag. Die Nutzer melden sich über einen Zugangscode an, der von einer Secure-ID-Karte des Herstellers RSA Security erzeugt wird. Doch schon zeichnet sich ab, dass diese Technik für den Endausbau des Portals wenig praktikabel ist. Zunächst einmal spricht der Preis dagegen, und zudem lässt sich die Login-Variante nach Ansicht Raubers nicht mehr verwalten, wenn Tausende von Mitarbeitern sie nutzen sollen. Eine Alternative schwebt BMW bereits vor: digitale Smartcards in Verbindung mit einem neuen Mitarbeiterausweis, der einen Chip zur Authentifizierung enthält.

Projekterfolg hängt an User-AkzeptanzDer Erfolg des hauseigenen Portals steht und fällt mit der Akzeptanz der Endanwender, meint Gartner-Mann Pfeifer, denn ohne genaues Verständnis der Zielgruppe - und die ist bei großen Konzernen nicht eben homogen - entwickelt sich das Firmenportal rasch zur Investitionsruine. Zudem mahnt der Berater eine aggressive Zeitplanung an: Firmen sollten innerhalb von zwei bis sechs Wochen einen Piloten zum Laufen bringen, nach ein bis sechs Monaten müsse dann die erste Live-Version von der Site stehen.

Bei Colt Telecom wurde in Abstimmung mit verschiedenen Abteilungen ein detailliertes Pflichtenheft geschrieben, das vor allem die Interessen der Anwender berücksichtigte und die Schwächen des bisher genutzten Intranet ausmerzen sollte. Vom Beginn der Entwicklung bis zum Start des Portals mit den beschriebenen Grundfunktionen vergingen drei Monate.

Viele Firmen irren sich nach Ansicht des Gartner-Beraters, wenn sie glauben, nach dem Freischalten des Enterprise-Portals sei die Ar-beit getan. Oft basiere die erste Version der Site auf den eingebauten Funktionen der erworbenen Portalsoftware. Doch dann beginnt die Arbeit erst. "Die folgenden Portalversionen erfordern mehr Geld und Arbeit als die erste", gibt Pfeifer zu bedenken.

Das Angebot an Portalprodukten, mit denen sich den Versprechungen der Hersteller zufolge rasch ein Portal bauen lässt, ist riesig. Kaum ein Softwareunternehmen unterließ in den vergangenen Monaten den Versuch, sich als Portal-Player zu präsentieren. Besonders aus den USA drängen Hersteller auf den Markt, die sich ganz auf Software für Firmenportale konzentrieren, einer der bekanntesten ist Plumtree. Einen deutschen Kunden kann das in Amerika wohl bekannte Unternehmen indes noch nicht vorweisen. Zu den namhaftesten Anwendern zählt der Autokonzern Ford in Detroit, der ein Firmenportal für rund 200000 Mitarbeiter freischaltete. Auch die kanadische Firma Hummingbird hat sich den Enterprise-Portalen verschrieben. Darüber hinaus haben sich die Applikations-Server-Anbieter wie ATG, Iona, Iplanet, IBM, Bea und Oracle auf dieses Segment gestürzt und ihre Sammlung an Plattformmodulen um eine Portalkomponente erweitert. IBM hat jüngst das Portal-produkt der Tochter Lotus Software mit dem "Websphere Portal Server" integriert, um den Funktionsumfang seiner Lösung zu erweitern. Computer Associates liefert im Rahmen seiner E-Business-Plattform "Jasmine ii" ein Portal, in das sich verschiedene Applikationen aus dem reichhaltigen Produktportfolio des Soft-warehauses sowie Fremdanwendungen einbinden lassen. Auch amerikanische Firmen aus dem Web-Content-Management-Markt wie etwa Vignette, Broadvision und Interwoven vermarkten Portalsoftware. Mit von der Partie ist natürlich auch Microsoft mit dem "Share-point Server".

Auch Unternehmen europäischer Provenienz buhlen um Kunden: Hyperwave, die Stuttgarter Softwareschmiede Abaxx und die französische Mediapps. Die Company Auto-nomy bietet zwar ebenfalls mit "Portal-in-a-Box" ein Portalprogramm an, in erster Linie nutzen Anwender dessen intelligente Text-analyse- und Kategorisierungstechnik aber in Verbindung mit den Produkten anderer Soft-warehersteller.

Da oft auch Backend-Software in Portale in-tegriert werden soll, will die ERP-Fraktion nicht tatenlos zusehen, wie andere Anbieter ihr die Butter vom Brot nehmen. SAP hat daher den amerikanischen Portalspezialisten Toptier übernommen und vertreibt dessen Software über die Tochter SAP Portals. Konkurrent Peoplesoft geht mit seinen "Portal Tools" auf Kundenfang. Die ERP-Hersteller wollen ihre Produkte jedoch nicht als bloße Frontend-Erweiterung für die hauseigene Business-Software verstanden wissen, sondern bezeichnen ihre Erzeugnisse als Plattform, die auch Systeme von Drittherstellern einzubinden vermag.

Rein auf SAP-Technik setzt der Versiche-rungskonzern Gerling bei der Implementierung eines Portals für die Gesellschaften Gerling Globale Rückversicherungs-AG und Gerling Industrie-Service AG. Letztere entwickelt gemeinsam mit dem Softwarehaus msg einen Baustein auf Basis der SAP-Standardrückversicherungslösung "Fi-Ri" speziell für das Industrieversicherungsgeschäft. Die neuen Industrie- und die SAP-Rückversicherungsanwendungen sowie das Dokumenten-Management-System von Filenet, die Business-Intelligence-Software des Herstellers Business Objects und Microsofts Messaging-Produkte "Outlook" beziehungsweise "Exchange" sollen in ein Firmenportal auf Basis von "Mysap Workplace" integriert werden. Hierzu organisierte Günter Nieuwenhuis, CIO der beiden Gesellschaften, gemeinsam mit der SAP einen Workshop mit den beteiligten Systemlieferanten, die eine Anpassung ihrer Produkte an den Workplace zusagten. Neben den Applikationen möchte der Versicherer unter anderem auch die Inhalte des Wirtschaftsnachrichtendienstes "Factiva" der Agentur Reuters einbinden. Allerdings verzö-gerte sich der ursprüngliche Fahrplan durch die Übernahme von Toptier, deren Technik SAP nun mit der eigenen Software verschmelzen will. Über Workplace sind Gerling-Mitarbeiter beispielsweise in der Lage, mittels der von Toptier entwickelten Funktion "Drag-and-Relate" eine Kundennummer aus der Datenbank in die Business-Intelligence-Anwendung zu ziehen, um so alle Daten des Klienten abzurufen. So könnten die Versicherungsspezialisten viel schneller entscheiden, wie ein Vertrag gestaltet sein muss.

Keine Personalisierung ohne RollenkonzeptZiel des Portals ist es, für insgesamt 3300 Spezialisten beider Gesellschaften weltweit die Risiko-Management-Prozesse zu harmonisieren. Parallel zu den Aktivitäten rund um Workplace sind Wissens-Management-Projekte aufgesetzt worden. Die dabei entwickelten Systeme sollen ebenfalls in das Portal einfließen. Die schwierigste Aufgabe besteht darin, aus den bestehenden Geschäftsprozessen das Rollen-konzept für die Personalisierung abzuleiten. Zurzeit werden die Prozesse analysiert; nächstes Jahr soll mit der Implementierung des Portals begonnen werden. Mit einer Einführung des Firmenportals rechnet der CIO für das Jahr 2003. Doch nicht nur die Versicherungsspezialisten sollen von dem System profitieren. "Unser Wunsch ist Single-Administration", so Nieuwenhuis. Er meint damit eine einheitliche Web-Oberfläche für Administratoren, damit diese sowohl SAP- als auch andere Anwendungen rollenkonform verwalten können.

Intranets konsolidierenSiemens Mobile in München baut zurzeit ein Firmenportal für rund 30000 Angestellte. Dieser Geschäftsbereich des Konzerns stellt Mobiltelefone, GSM-Netztechnik sowie schnurlose Telefone her. Durch die Zusammenlegung unterschiedlicher Bereiche sowie häufige Umstrukturierungen sind Hunderte einzelne Intranet-Inseln entstanden, die auf unterschiedlichen Servern laufen und mit individuell entwickelten Content-Tools gepflegt werden. Zwar finden sich Unmengen an Inhalten auf den Systemen, doch niemand garantiert deren Aktualität und Qualität. Ein Zustand, den der Leiter Unternehmenskommunikation, Detlef Rochow, nicht länger hinnehmen wollte: "Das Intranet war für unsere Angestellten kein wertvolles Arbeitsmittel mehr." Gemeinsam mit dem Softwarehaus Materna aus Dortmund entsteht ein Enterprise-Portal auf der Basis des Applikations-Servers "Dynamo 5" von ATG sowie der Web-Content-Management-Lösung "Teamsite 5" des US-Anbieters Interwoven. Von der gängigen Praxis, den Portal-Content nach Organisationseinheiten zu strukturieren, rückte Siemens Mobile jedoch ab. Stattdessen verpasst die Firma dem Portal eine themenorientierte Struktur. "In der wettbewerbsgetriebenen Mobilfunkbranche haben Organisationsstrukturen nie lange Bestand", begründet Rochow diesen Schritt. Weit aufwändiger, als die Frage der Technik und des Aufbaus zu beantworten, war es jedoch, organisatorische Hürden zu nehmen. Zwar steht die Firmenleitung hinter dem Portal, doch es bedurfte einiger Überzeugungsarbeit unter der Belegschaft, die gewachsenen Intranets zugunsten eines einheitlichen Siemens-Portals aufzugeben - ein Prozess, der das Team um Rochow wohl noch länger beschäftigen wird. Der Startschuss für das Web-basierte Informationssystem fällt im Februar 2002.

Abb: Triebfedern für Portalprojekte

Die Butler Group befragte während einer Konferenz in London im April 62 Vertreter großer internationaler Firmen nach den Beweggründen für den Bau von Firmenportalen. Quelle: Butler