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25.03.1977 - 

Abteilungs-BDE brachte Computer und Betrieb zusammen

BDE-Qualität steht und fällt mit der Uraufzeichnung

Zweifellos ist die Betriebsdatenerfassung eines der kommenden großen EDV-Anwendungsgebiete. In unserem Haus wurde der EDV-Abteilung die Aufgabe gestellt, von Grund auf, beginnend beim einzelnen Beschäftigten und seinen Tätigkeiten, eine weitgehend auf automatische Datenverarbeitung abgestimmte Organisation aufzubauen;

Als im Jahre 1973 mit einer Honeywell Bull G 58 die elektronische Datenverarbeitung eingeführt wurde sollten nicht nur die bis dahin eingesetzten Bürocomputer ersetzt werden. Eigentliches Ziel war: im 110 Jahre alten Familienunternehmen eine zukunftssichere Organisation aufzubauen, die mit moderner EDV-Technik optimale Rationalisierung der Verwaltungsarbeit, Verläßlichkeit der Auswertungen und Transparenz des täglichen Betriebsgeschehens bietet.

Für diese Organisation wurde gefordert:

- Urbelege müssen einheitlich, einfach zu handhaben, leicht korrigier- und kontrollierbar und bei Zeitangaben verläßlich sein.

- Die Urbelege müssen alle relevanten Daten aufnehmen können und dürfen nur bei der Erfassung zusätzlich übertragen werden.

- Übertragung unter bestmöglicher Prüfung durch den Computer; dezentral prüfen zusätzlich die Schreiberinnen der einzelnen Abteilungen.

- Die erfaßten Daten müssen ausschließlich maschinell und integriert für alle Auswertungsbereiche verarbeitet werden.

- Die Auswertungen müssen auch bei 3schichtigem Betrieb spätestens ab mittag des Folgetages zur Verfügung stehen.

Da die EDV und das neue Datenerfassungssystem eine totale Umstellung der bisherigen Organisation bedeutete, wurde als flankierende Maßnahme gleich ein differenzierter Kostenstellenplan entwickelt, der nun mit einem Katalog aller an den Kostenplätzen möglichen Tätigkeiten (nach einem Schlüsselsystem gegliedert) eine solide Grundlage für Auswertungen jeglicher Art bietet.

Weil die Daten ohne Umweg möglichst direkt schon während des Betriebes erfaßt werden sollten, wurde das ursprüngliche Konzept auf das offline DE-System GEADAC von Honeywell-Bull aufgebaut, dessen Terminals aus Badge-Leser, Kartenleser und Tastatur bestanden und dessen Output ebenfalls Lochkarten waren.

In Praxistests zeigte dieses System jedoch Schwächen: Einmal in der bei Auftragsfertigung erforderlichen Flexibilität der Disposition und des Stammdatenupdatings und im System selbst: zu komplizierte Handhabung für den einfachen Arbeiter, Prüf- und Kontrollmöglichkeiten der eingegebenen Variablen nicht vorhanden und geringe Leistung des Lochkartenstanzers.

Vom GEADAC-System wurde abgegangen, dennoch sollte weiterhin jede Tätigkeit sogleich nach ihrer Beendigung und damit der Zeitaufwand objektiv festgehalten werden. Als Lösung boten sich tägliche Arbeitskarten an, die nunmehr als Urbelege für die einzelnen Tätigkeiten von Personen oder Maschinen dienen. Eingetragen werden die Nummern von Arbeitsplatz, Tätigkeit, Auftrag, die Bezeichnung des Auftrages, Mengen, Kommentare und Erläuterungen. Zeitangaben erfolgen durch Flachstempelgeräte, die, zahlreich aufgestellt, gleich die alten Stechuhren der Anwesenheitskontrolle ersetzen.

Die Daten von täglich rund 800 Karten (700 Personen + 100 Maschinen) werden über sechs Bildschirme in der Zeit zwischen 8 Uhr und 10 Uhr von den Werkschreiberinnen eingegeben.

Diese Organisationsform hat in der Praxis folgende Vorteile gezeigt:

- Der unkomplizierte, mit Personalnummer und Name beschriftete Tagesbeleg, ist gegenüber der Direkterfassung ständig kontrollierbar. Korrekturen sind problemlos durchzuführen und da Bemerkungen und Kommentare zu Arbeit oder persönlich Ausnahmen eingetragen werden können, stellt die Tageskarte ein wichtiges innerhalbliches Kommunikationsmittel dar.

- Die Abteilungsschreiberinnen kennen die Daten ihres Bereiches und können Unklarheiten oder Fehler schon vor Ort ausfiltern.

- Datenrichtigkeit sichert auch der Bildschirmdialog, der jede eingetastete Nummer mit Klartext beantwortet.

- Der Bildschirm unterstützt die Eingabe zudem weitgehend durch vorgespeicherte Daten, was die Schreiberin und das System entlastet und Fehlerquellen weiter reduziert.

- Daß die BDE in den Abteilungen von den Beschäftigten durchgeführt wird, hat einen wertvollen Nebeneffekt: Computer und Betrieb sind sich näher gekommen. Damit wurde die Koordination erleichtert.

- Der Zugriff zu den Originaldateien für Aufträge, Personal und Maschinen

erlaubt es, daß Arbeiter von langen Codelisten befreit bleiben und dennoch wird jeder verlangten Differenzierung der Tätigkeiten entsprochen.

Die Bildschirm-Eingabe wird via Protokollisten, die dezentral auf drei Matrixdruckern ausgedruckt werden und gleichzeitig die Abteilungsleiter informieren, nochmals kontrolliert.

Damit nicht jeder einzelne an einer Maschine beschäftigte Arbeiter die vom graphischen Kollektivvertrag verlangten, oft sehr schwierig zu errechnenden Sonderdaten einzelner Tätigkeiten eingeben muß, ergänzt das Programm die Meldungen der Personenkarten mit den Meldungen der Maschinenkarte. Das liefert die Facts für die Betriebsabrechnung.

Die Daten der Tageskarten werden in einer zentralen Datei zwischengespeichert. In der Online-Pause zwischen 12 und 13 Uhr erfolgt über zwei Programme (eines lohnabrechnungsorientiert und dem Kollektivvertrag entsprechend, das andere produktionsorientiert) die Weiterverarbeitung in die Bereiche:

- Lohn- und Gehaltsverrechnung

- Nachkalkulation (täglicher automatischer Ausdruck der fertiggestellten Aufträge)

- interne Leistungsrechnung (Mengen und Stunden je Kostenplatz und Tätigkeit)

- externer Leistungsvergleich (internationaler Quartalsvergleich von Leistungen und Auslastungen der wichtigen Maschinen)

- Betriebsabrechnung

- Management Information an allen Bildschirmen durch detaillierte Abfragemöglichkeit

- Information für Auftragsplanung

- Information über Maschinenleistungen.

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Neben dem Hauptkomplex Betriebsdatenerfassung laufen bei WALLGRAZ im Online-Betrieb noch folgende Bereiche:

- Personalwesen (Stammerfassung, Updating, Abfrage)

- Auftragswesen (Stammerfassung, Updating, Abfrage)

- Vorkalkulation (über Bildschirm mit Ausdruck am Terminaldrucker)

- Lieferscheinschreibung, Fakturierung (Zusammenstellung am Schirm, Ausdruck am Terminaldrucker)

- Buchhaltung (geplant zum 1. 1. 78)

Dr. Georg Wall ist Juniorchef des "Graphischen Großbetriebes Alfred Wall " in Graz, Österreich