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05.02.1988 - 

Mangelhafte Verfahrensdokumentation kann nicht dem Anbieter angelastet werden:

Bedienerhandbuch allein genügt externen Prüfern nicht

Die Bedeutung einer vollständigen Dokumentation wird von den Anbietern wie auch den Anwendern meist unterschätzt. Dies gilt vor allem für die Bereiche Controlling und Revision. Eine Software, die schlecht dokumentiert ist, so Robert Hürten*, kann auch nicht optimal gepflegt werden.

Die Unkenntnis der Buchführungspflichtigen über die Anforderung der externen Prüfer an die DV-Dokumentation wird in Zukunft immer häufiger zu ernsthaften Diskussionen mit Außenprüfern der Finanzbehörden und mit Wirtschaftsprüfern führen. Während

Firmen, die ihre Programme selbst erstellen, schon aus der Programmentwicklung heraus über ein um an Dokumentation verfügen, liegt den Anwendern von Standardsoftware oft nur ein Bedienerhandbuch vor.

Ein Bedienerhandbuch allein kann jedoch die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation, wie sie die Finanzbehörden im sogenannt en ADV-Merkblatt stellen, nie erfüllen. Probleme mit den Prüfern werden auch dadurch entstehen, daß der Anwender nicht erkennt, welche Software buchhaltungsrelevant ist; allzuoft werden nämlich nur die Finanzbuchhaltungssysteme dafür gehalten. Die zunehmende Integration bewirkt aber, daß die Wertströme in ganz anderen Bereichen beginnen beziehungsweise enden.

Es ist allerdings gar nicht so einfach herauszufinden, wie Probleme aufgrund mangelhafter Dokumentation bei Prüfungen zu vermeiden sind. Der Anwender von Standardsoftware muß sich zunächst bewußt werden, daß sich der Leistungsumfang des Anbieters nicht nur auf ein lauffähiges Programm und eine Bedieneranweisung beschränken kann. Zu überprüfen gilt, ob für das angebotene Paket beim Hersteller eine ausreichende Dokumentation im Sinne der von den Finanzbehörden geforderten Verfahrensdokumentation vorhanden ist. Denn eine Software, die schlecht dokumentiert ist, kann auch nicht optimal gepflegt werden. Ihr fehlt damit eine wichtige Qualitätseigenschaft.

Kann der Anbieter jedoch die Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation nachweisen so ist im Software-Überlassungs-Vertrag folgendes zu regeln: Welche Bestandteil der Dokumentation werden mit ausgeliefert und welche Unterlagen, auf die externe Prüfer zurückgreifen können, verbleiben beim Softwarelieferanten. Ferner muß festgelegt werden, daß der Softwarehersteller die nicht ausgelieferten Unterlagen entsprechend den gesetzlichen Forderungen auf bewahrt.

Der letzte Punkt kann in der Praxis zu Schwierigkeiten führen, da sich die Aufbewahrungspflicht (zehn Jahre) nicht an dem Zeitpunkt der Programmerstellung oder des -kaufs orientiert. Die Frist beginnt stets mit dem Ende des Jahres, in dem ein Programm zum letztenmal genutzt wird. Beispiel: Ein Paket wird 1978 erstmalig ausgeliefert, 1988 stellt der Hersteller den Vertrieb ein, der Anwender nutzt jedoch diese Software zum letzten Mal im Jahre 1995. Somit ist er bis zum Jahr 2005 verpflichtet, dem Außenprüfer die Verfahrensdokumentation auf dessen Verlangen vorzulegen.

Ob ein Softwarehersteller die Verfahrensdokumentation über einen solchen Zeitraum letztlich aufbewahren will oder kann, das ist die Frage. Der Käufer muß sich also darüber im klaren sein, daß er als Steuerpflichtiger bei einer mangelhaften oder fehlenden Verfahrensdokumentation die Schuld nicht auf den Hersteller schieben kann. Im Sinne des Kundenschutzes sollten deswegen die Softwarelieferanten überlegen, ob sie nicht im Vertrag eine Stelle benennen, wo die jeweils letzte Version der Verfahrensdokumentation hinterlegt ist. Sie sollte dort jederzeit zur Verfügung stehen, auch wenn der Lieferant seinen Betrieb eingestellt hat. Man kann eine solche Regelung einer in der Kfz-Branche üblichen vergleichen: Hier verpflichteten sich die Hersteller, Ersatzteile noch zehn Jahre nach Auslaufen des Modells bereitzuhalten.

Der Anwender von Standardsoftware muß jedoch beachten, daß bei der Verfahrensdokumentation Ergänzungen zur Hersteller-Dokumentation hinzuzufügen sind. Der Anbieter beschreibt in seiner Dokumentation nur, ob und welche programmtechnischen Kontrollen er in seinem Programm vornimmt. Vom Anwender ist festzulegen, wie er diese oder zusätzlich von ihm entwickelte Abstimmungen und Kontrollen nutzt.

Zu den Testunterlagen gehört auch der Nachweis darüber, daß sich der Anwender von der Funktionserfüllung und Richtigkeit der eingesetzten Software überzeugt hat. Er hat unter anderem zu dokumentieren, wie und wann er sich von dem ordnungsgemäßen

Ablauf der Programme überzeugt hat.

Während der Softwarehersteller in seiner Dokumentation definiert wann, was und wie gesichert werden soll, hat der Anwender dazu die Richtlinien oder Organisationsanweisungen festzulegen. Hier sind unter anderem die Verantwortlichkeit für die Sicherungsläufe und die Archivierung den revisionsrelevanten Daten zu regeln. Werden Programme vom Anwender oder in Zusammenarbeit mit dem Anbieter abgeändert, so ist es selbstverständlich, daß für diese Arbeiten die Dokumentation allein vom Anwender übernommen werden muß. Er hat nachzuweisen, was und wie geändert beziehungsweise ergänzt wurde.

In diesem Zusammenhang ist auch die Pflege von Tabellen zu nennen, über die zum Beispiel der Umfang oder die Art der Verarbeitung bestimmter Funktionen vom Anwender jederzeit abgeändert werden kann. Hier muß nachgewiesen werden können, welchen Inhalt diese Tabellen zu einem bestimmten Zeitpunkt hatten.

Keine bindende Aussage kann hingegen darüber getroffen werden, welche Bedeutung Testate oder Gütesiegel von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder der Gütegemeinschaft Software haben. Dem externen Prüfer ist es nämlich freigestellt, welche Bedeutung er diesen Testaten beimißt.

Die Testate der Wirtschaftsprüfer beziehen sich in der Regel immer nur auf eine bestimmte Programmversion, Alle nachträglichen Versionen werden nicht automatisch mit überprüft. Das Testat läßt jedoch mit großer Sicherheit vermuten, daß der Softwarehersteller bei der Entwicklung und Realisierung des Softwaresystems die Forderungen, die sich aus, der GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) beziehungsweise GoS (Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung) ergeben, beachtet hat.

Das Software-Gütesiegel orientiert sich dagegen mehr an der allgemeinen Gestaltung der Software und ihrem Umfang verglichen mit dem Prospekt, als an den speziellen Forderungen der GoB. In jedem Fall bedeutet jedoch die Entscheidung für eine testierte Software, daß sich der Anwender nicht sorglos für irgendein Produkt entschieden hat.

Mit der zunehmenden Bedeutung der Standardsoftware für externe Prüfungen ist den Softwareherstellern zu empfehlen, eine zusätzliche Dokumentation oder spezielle Informationen für die Prüfer verfügbar zu haben. Eine solche Unterlage könnte auch eine Hilfe für die interne Revision darstellen.

*Robert Hürten ist Mitarbeiter der EDV-Controlling Unternehmensberatung GmbH, Heppenheim.