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15.06.1984 - 

Neue Konzepte sollen Software-Engpaß beseitigen:

Behörden klagen über mangelnde DV-Lösungen

Noch immer herrscht im kommunalen Bereich ein teilweise -erheblicher Mangel an Anwendungssoftware, mit deren Hilfe behördliche Dienststellen ihre spezilfischen Aufgaben lösen können. Dabei blicken die Automatisierungssbestrebungen In diesem Bereich auf eine fast 30jährine Geschichte zurück,. in denen sich insbesondere das kommunale Finanzwesen als zentrales -Aufgabengebiet herauskristallisierte. Zur Lösung der anstehenden Probleme bedienen sich die Kommunen allerdings auch heute noch Im großen Umfange ihrer eigenen DV-Kapazitäten oder arbeiten in verschiedenen Kooperationen mal mit dem Hersteller, mal mit anderen Behörden zusammen, Dabei werden die Möglichkeiten moderner Hardware und Betriebssysteme vielfach nicht voll genutzt. Dennoch gibt es Ansätze zu einer Verbesserung der Situation.

Ein Beispiel bildet die Umwandlung des Anwendungspaketes "Ginfis" (Gemeindliches Integriertes Finanzinformations-System) zu "Ginfis 2",mit der vor zwei Jahren begonnen wurde. Die grundlegenden Arbeiten allerdings begannen schon sehr viel früher. Bereits im Jahre 1968 startete die Arbeitsgemeinschaft F 4 (Arbeitsgemeinschaft für das Finanzwesen), die auf Anregung der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung aus Siegburg gegründet wurde, mit der Entwicklung eines ADV-Verfahrens zur Automation des kommunalen Finanzwesens. Der Arbeitsgemeinschaft Nummer F 4 gehören verschiedene Städte in der gesamten Bundesrepublik zum Beispiel München, Nürnberg, Bonn, Münster und seit kurzem auch das Land Berlin. Als Produkt stellte die Gruppe das Paket Ginfis vor. Mit ihm kann das gemeindliche Haushalt-Kassen- und -Rechnungswesen in seinem Kernbereich automatisch abgewickelt werden.

Nachdem das Verfahren etwa 1975/76 fertiggestellt war, übernahmen auch zahlreiche Städte in der Bundesrepublik, die nicht Nfitglied der Arbeitsgemeinschaft F 4 waren, das Programm. Die Fleidbilität des Produktes wird deutlich, bedenkt man, daß Ginfis das Finwmwesen einer Gemeinde mit 8000 Einwohnern ebenso bearbeitet, wie dasjenige der Stadt München mit weit über einer Million Einwohnern. Für weitere Flexibilität stehtg daß eine große Zahl österreichischer Städte Ginfis für nationale Rechtsverhältnisse anwendbar machen konnte, und zwar ohne besondere Schwierigkeiten.

Frühzeitig an morgen denken

Das Verfahren entspricht in seinem Aufbau, seinen Leistungen und seinem Speicherkonzept im großen und ganzen durchaus noch dem heutigen Stand der automatisierten Datenverarbeitung in deutschen Kommunalverwaltungj Die Arbeitsgemeinschaft F 4 begann jedoch frühzeitig, über bestehende Lösungen hinaus, den Weg zu einem vollständig neuen Konzept zu beschreiten. Diese Weiterentwicklung erhielt den Namen Ginfis 2". Die Gegenüberstellung der Konzeptionen verdeutlicht den Fortschritt in der automatisierten Datenverarbeitung der Kommunalverwaltung.

Wie bei DV-Verfahren üblich, die den Kern des Finanzwesens abdekken, beginnt auch bei der Urspningsversion der Jahresarbeits-Zyklus mit der Aufstellung des Haushaltsplanes. Aus den Vorjahren werden Vergleichswerte beigesteuert, die vor allem beim Ausdruck der sogenannten Nüttelan-forderungen für die Xänimerei und die bewirtschaftenden Dienststellen von Bedeutung. sind.

Die Neufassung weist darüber hinaus die bereits durch Bestellungen gebundenen Verpflichtungsermächtigungen aus, ein wichtiger Faktor zur Planung, denn mindestens in dieser Höhe muß in den nächsten Jahren das Haushalts-Soll veranschlagt werden.

Ginfins 2 erstellt den Haushaltsplan, die Sonderhaushalte, die Sammelnachweise und den Nachtragshaushaltsplan irn Dialogbetrieb. Die Kämmerei verfügt dabei über ein Bildschirmgerät, über das sie die Werte der einzelnen Haushaltsstellen verändern kann, bis ein Status des Haushaltsplanes erreicht ist, der vom Rat verabschiedet wird. Zwischenzeitlich können beliebig oft Haushaltsplanentwürfe ausgedruckt werden. Ginfis produziert ferner die wichtigsten Anlagen zum Haushaltsplan wie etwa Haushaltsquerschnitt oder Gruppierungtübersicht.

Während die Ursprungsfassung für die Erläuterungen zum Haushaltsplan keine Unterstützung bietet, werden diese beim Neuprodukt vollautomatisch bearbeitet.

Anpassungim Dialog

Mit den Möglichkeiten moderner Textverarbeitung lassen sich die Erläuterungen Jahr für Jahr den geänderten Verhältnissen der-einzelnen, Haushaltsstellen anpassen. Das Investitionsprogramm und der Finanzplan blieben durch Ginfis unverändert. Bei Ginfis 2 ist deren Aufstellung und Änderung im Dialog am Terminal mit Ausdruck vorgesehen. Darüber hinaus stehen die im Haushaltsplan und Nachtragshaushaltsplan enthaltenen Beträge des Haushaltssolls in einem integrierten Verfahren auch für die kameralistische Speicherbuchhaltung zur Verfügung.

Das kommunal Haushaltrecht schreibt die ständige Haushaltsrecht Überwachung der veranchlagten Mittel in Haushaltsplan durch die Gemeindverwaltung vor. Als Instrument, mit dem diese Kontrolle vollzogen wird, bedient man sich der sogenannten Haushaltsüberwachungsliste. Bei diesem Kontrollvorgang genügt es im allgemeinen nicht, erst dann Eintragungen vorzunehment wenn die Gemeinde zu einer Zahlung verpflichtet ist. Vielmehr ist es erforderlich, Mittel als "verfügt" vorzumerken, sobald sie durch Bestellungen oder de-r auf sonstige Weise gebunden sind. Die automatisierte Haushalts. Überwachung, von Ginfis 2 - beim Vorläufer grundsätzlich nicht automatisiert findet zentral (bei derKämmterei) oder dezentral (bei verschiedenen bewirtschaftenden Dienststellen) im Dialog über Bildschirm statt.

An das integrierte Verfahren zur Automation der Haushaltüberwachung stellt die Arbeitsgemeinschaft verschiedene materielle und verarbeitungstechnische Anforderungen.

Bei entsprechend gekennzeichneten Haushaltsstellen erwartet das Verfahren, daß jeder Auszahlungsanordung der Eintrag einer "Bestellung" vorausgegangen ist, sofern ein vorgegebener Nündestschwellenwert überschritten wird. Bestellungen und zugehörige Kassenordnungen müssen zusainmengeführt werden. Als Ordnungsbegriff dient die HUL-Nummer. Bestellungen müssen auf Verpflichtungsermächtigungen der folgenden Haushaltsjahre eingegeben werden können.

Bestellreste ins folgende Haushaltsjahr

Besondere Verarbeitungsroutinen sind bei Ratenzahlungen erforderlich. Durch sie werden unverbrauchte Bestellbeträge nicht ohne weiteres wieder freigegeben, wie es bei Schlußzahlungen der Fall ist.

Abschlagszahungen besonders ün Baugewerbe, müssen im einzelnen nachgeholte n und auf die Schlußrechnung - auch über das

Haushaljahr hinaus - ausgerechnet werden. Unerledigte Bestellungen zum Jahresschluß, auch solche auf Verpflichtungsermächtigungen, müssen als sogenannte Bestellreste" in das folgende Haushaltjahr übernommen werden.

Der Stand einer Haushaltsstelle die verfügten und die noch verfügbaren Mittel - läßt sich nun jederzeit am Bildschirmgerät ablesen. Dazu ist eine Direktverarbeitung erforderlich, um auch die vor wenigen Minuten vorgenommenen Einträge bereits bereits berücksichtigen zu können. Ginfis 2 beachtet hierbei, daß häufig nicht das gesamte Haushalts-Soll freigegeben ist. Deckungsringe, also gegenseitige und einseitige Deckungsringe, also gegenseitige Deckungsfähigkeit, werden durchsucht, tatsächliche Haushaltssollübertragungen je h erst zum Jahresschluß vorgenommen. Für Haushaltsatellen gibt die verbesserte Lösung mit unechter Deckungsfähigkeit Hilfslisten aus und bildet soweit erforderlich, zum Jahresabschluß Haushaltsreste oder nimmt Ist-Übertragungen vor.

Mehrstufige Untergliederung

Neben summenmäßigen Auswertungen können auch die Einzeleinträge jederzeit init ihrem vollen Inhalt auf dem Bildschirm abgerufen werden. Dabei erlangt die variable Sortierung der Antworten Bedeutung, etwa nach HÜL-Nummern, nach Eintragsdatum oder nach Alphabet der Zahlungsempfänger.

Diese Auskünfte stehen sowohl der Gemeindekasse als auch der HÜL-führenden Dienststelle zur Verfügung. Im Baubereich und bei der Betriebskostenabrechnung stellt die neue Version an das HÜL-Verfahren modifizierende Anforderungen.

So erfordert der Vermögenshaushalt innerhalb der Haushaltsstelle eine mehrstufige Untergliederung, zum Beispiel nach Bauabschnitt oder Gewerk. Sie dient vor allem zur Überwachung der Leistungsbereiche nach DIN 276 und grenzt für jeden Auftragnehmer ein, welche Mittel noch zur Verfügung stehen.

Eine ähnliche Untergliederung ist im Verwaltungshaushalt hinsichtlich des BauunterhaJts vorgesehen. Diese Auswertungen müssen teilweise haushalt!gahr-übergreifend sein. Für die Betriebskostenabrechnung ist ebenfalls eine mehrstufige Untergliederung erforderlich, zum Beispiel für Kostenstelle oder Kostenart. Die Untergliederung der Haushaltsstellen für die Leistungsbereiche oder den Bauunterhalt muß gleichzeitig für die der Betriebskostenabrechnung möglich sein. Auswertungen für die Umsatzsteuer auch für Sammelnachweise erfolgen zum Monatsschluß (für Voranmeldungen) und zum Jahresschluß.

Die Integration von Haushaltsüberwachung und Speicherüberwachung und Speicherbuchführting stellt einen fundamentalen Grundsatz von Ginfis 2 dar.

Redundanzen sollen vermieden werden

Die Mehrzahl der Daten ist für die Bereiche identisch und gleichmaßen erforderlich. Die Daten werden daher nur einmal erfaßt und einer Stelle gespeichert. Das bedeutet, daß die bisherige Erfassung die Sollstellung bei der Gemeindekasse künftig in der Regel zu HÜL-führenden Dienststelle verlegt wird. Den Zustand der Datenbanke zeichnet ein Statusbyte. Durch geignete Maßnahmen ist die gesetzlich vorgeschriebene Trennung von Anordnung und Ausführung gewährleistet. Oder mit anderen Worten: Es wird sichergestellt, daß die zentral gespeicherten Daten nur befugte Dienststellen und Person durch die Funktionen Eingaben, dem und/oder Lesen-Zugriff habe.

Zu einem integrierten Verfahren der Haushaltsüberwachung geht auch die Automation des Anordnungswesens. Bei der jetzt fertig stellten Version werden die Kassenanordnungen mit den für den HÜL-Eintrag benötigten und erfaßten ten geschrieben. Mit Druckern den Bildschirmterminals erfolgt selbsttätige Ausgabe der Anordnugen. In Einzelfällen können Kassanordnungen auch manuell erteilt werden. Dies ist zum Beispiel bei dezentraler HÜL-Führung erforderlich, wenn kleinere Dienststellen nicht über eine Datenstation verfügen, oder generell, sollte die gesamte Datenverarbeitungsanlage oder die entsprechenden Tenninals zeitweise einmal ausfallen.

Als grundsätzliches Schema müßte der Arbeitsablauf sieben Punkte erfassen, Tagsüber werden laufend begründende Unterlagen etwag Lieferantenrechnungen zur Haushaltsüberwachung erfaßt. Sie tragen bereits Feststellungsvermerke. Wenigstens einmal täglich wird durch einen Abruf veranlaßt, daß diese Daten als Einzel- oder Sammelanordnungen zu Kassenanordnungen ausgedruckt werden. Dabei ist es erforderlich Anordnungsnummern zu vergeben und Abstimmungsnummern für die Gemeindkasse zu bilden. Der Anordnugsbefugte vergleicht die Angaben in den Kassenanordnugen mit den begründeten Unterlage und zeichnet die Anordnung ab.

Direktbuchung mit Auswertungen

Danach werden die Kassenanordnungen der Gemeindekasse zugeleitet und dort überprüft. Dabei gilt gesichert, daß der Inhalt der von Datenverarbeitungsawage aus gedruckten Kassenanordnungen den HÜL-Einträgen identisch ist.Gemeindekasse kann deshalb so Anordnungen ohne erneute Datenerfassung ihres Inhaltes zur Buchung freigeben, oder als gebucht erklären.

Bei Ginfis 2 werden Bücher automatisch geführt, auch die Niedersclagungsliste, obgleich diese nicht "Buch" im Sinne der Gemeindekassenverordnung Einnahmen können über über zwei Ordnungsbegriffe die Haushaltstelle/HÜL-Nummer oder über die Objektnummer alternativ angesprochen weden. Derzeit sind bei Ginfins Sachbuch- und Personenkontenbereich verselbstständigt , Tagesabschlußbuch und Kontogegenbücher müssen noch auf konventionelle Weise geführt werden. Aus der konsequenten Integration aller Teile der kameralistischen Buchführung ergeben sich Vorteile bei Buchungen, Abschlüssen Auswertungen und Auskunftsmöglichkeiten. Mit der Neuversion ist die Buchung aus dem Bereich der Haushaltsüberwachung mit Hilfe der sogenannten Abrufnummer möglich, daneben aber auch das Buchen durch Datenerfassen einzelnen Schritte dieses Vorgangs werden Im Dialog gesteuert. Ginfis 2 stellt ferner ein System der Direktbuchung mit Auswertungen unverzüglich nach der Buchung dar. Wird weiterhin stapelweiäe gebucht, stehen Kontierungshilfen zur Verfügung.

Eine zentrale Adressenspeicherung für die Einnahme und Ausgabeseite sorgt jederzeit für eine automatische Aufrechnung zwischen der Gemeindekasse und einem Zahlungspflichtigen.

Schwebeposten automatisiert bearbeiten

Ferner werden alle Abschlüsse automatisch erstellt, während der Tagesschluß derzeit bei Ginfis no manuell aufgestellt wird. Zu den automatisiert ablaufenden Abschlüssen von Ginfis 2 gehören auch 1-Iilfs funktionen, wie Uberwachung d Schwebeposten, HÜL-Abstimmung Kleinbetragsbereinigung, Resteüberwachung oder Simmelnachweiselösung. Fachdienststellen können automatisch über eingegangene der unterrichtet werden, um ausstehende Annahmeanordnung zu erteilen, oder auch wenn die Kenntnise des Geldeingangs für ein Amtshandlung der Dienststelle Voraussetzung Aussetzung ist.

Bei dem Nachfolge-Verfahren der Informationssystems wird nicht zwischen einmaligen und wiederkehrenden Einnahmen unterschieden Die Maßnahmen des Soll/Ist-Vergleichs laufen für alle Einnahme automatisch ab. Es gibt derzeit einen vollwertigen Soll/Ist-Vergleich nur für wiederkehrende, nicht für einmalige Einnahmen. Unverändert bleiben dagegen in beiden Verfahren die Bearbeitung von Stundungen. Stundungszinsen werden automatisch berechnet, Stundungs- oder Zinsbescheide erteilt. Ginfis 2 für den Lastschrifteinzug durch, in der Regel im Data-Clearing-Verfahren. Dabei können verschiedene, gleichzeitig fällige Forderungen an einen Zahlungspflichtigen, zusammengefaßt werden. Die Zusammenfassung aller rückständigen Forderungen eines Zahlungspflichtigen ist derzeit bei Ginfis nicht möglich.

Maßnahmen der zwangsweisen Einziehung verlaufen automatisch, gleichermaßen für öffentlich-rechtliche und privatrechtliche Einnahmen. Dazu gehören Mahnung, Vollstreckungsauftrag, Abholauftrag, gerichtlicher Mahnbescheid - letzterer eventuell durch Datenträgeraustausch, Forderungspfändung, Berechnung aller Nebenforderungen, einschließlich Weiter rechnungen von Säumniszuchläuen mit zugehörigen Bescheiderteilung sowie Pfändungsrückzieher. Diese Leistungen gegenüber Ginfis im wesentlichen. Die Erstelscheiden, Forderungspfändungen und die Weiterrechnungen von Säuniszuschlägen derzeit nicht möglich.

Data"Clearing bei den Gemeindekassen

Ist-Aufgaben werden in der Reg schon von der Anordnung her automatisch zahlbar gestellt. Dabei kann die Gemeindekasse jederzeit korigierend oder steuernd eingreifen und moderne Techniken, zum Beispiel Data-Clearing nutzen. Bei der Zahlbarmachung wird vom Fälligkeitsdatum ausgegangen. Durch Abruf werden die fälligen, zum Soll gestellten Ausgabebuchungen unter Berücksichtigung der Länge des Zahlweges zur Zahlbarmachung vorbereitet (also von Sparkasse zu Sparkasse kurzer Weg). Sie stellen für die Gemeindekasse ein Angebot dar, von dem sie in der Regel Gebrauch machen wird.

Durch diese Methode wird sicher gestellt daß Zahlungen entsprchend ihrem Fälligkeitsdatum vorgemerkt und rechtzeitig geleistet werden.. Gleichzeitig ist es so möglich die Zahlungsfrist bis zum letztmöglichen Zeitpunkt auszunutzen. Skontuabzug kann also automatisch genommen werden. Dem Buchhalt ist es freigestellt sich Anordnun beträge ab einer bestimmten Hö ameigen zu lassen. Weiterhin hat die Möglichkeit, angebotene Datensätze im Rahmen seiner Befugnis abzuändern oder zu stornieren. Die Verfügbarkeit der Kasse über Geldbwegungen bleibt also voll halten.

Änderungen zentral, Haushaltüberwachung, dezentral

Im Rahmen des Neukonzeptes soll auch der Bereich der sogenannten Liquiditätsplanung, automatisiert werden. Die Finanzadressen für Einnahmen und Ausgaben werden bei Ginfis 2 zentral verwaltet. Die Neueingabe erfolgt bereits bei der Haushaltsüberwachung; die Änderungen doch von zentraler Stelle, in der Regel von der Gemeindekasse. Ein Adreßeintrag kann gleichzeitig zwei Ordnungsbegriffe getrennt nach nahmen und Ausgaben besitzen. Die Historie der Adressen wird gespeichert im Gegensatz dazu verwaltet die Adressen für wiederkehrungen zur Ausgabeseite besteht nicht und das Speichern der Historie ist nicht möglich. Ginfis 2 erhält zusätzlich ein Namensuchungsprogramm.

Wie sein Vorgängerverfahren ist die Version 2 ein komplexes ADV-Verfahren für leistungsfähige Computersysteme Kennzeichen sind der Einsatz von Datenbanksystemen, das Betriebsystem BS2000 und Hilfsmitteln und -techniken, wie etwa Dokumentationssysteme, TP-Monitor, Menütechnik, Daten- und Zugriffsschutz durch Paßwort und/oder Codekarten, Masken- und Listengenerator. Für mittlere und kleinere Gemeinden wird Ginfis 2 daher in gemeinsamen kommunalen Datenverarbeitungszentralen eingesetzt. Über Leitungen und kleinere Rechner vor Ort steht aber jeder Gemeinde und der angeschlossenen Dienststelle, wie der Gemeindekasse, der Kämrnerei und dem Steueramt das gesamte Leistungsspektrum des Verfahrens zur Verfügung.

Während bei Ginfis die Flexibilität des einzelnen Anwenders in einer gemeinsamen konimunalen Datenverarbeitungszentrale teilweise eingeschränkt ist, wird dieser Nachteil bei Ginfins 2 durch einen sogenannten Behördenkennsatz beseitigt. In ihrem Behördenkennsatz hinterlegt jede Gemeinde ihre spezifischen Anforderungen an einzelne Teile des Verfahrens, etwa in welchem Rhythmus Mahnungen und Vollstreckungen erfolgen sollen" spezifiert nur für bestimmte Gruppen von Einnahmen (wie Grundsteuer), innerhalb dieser Einnahmearten noch selektiert nach Buchs4abengruppen oder anderen Kenngrößen. Damit kann die Gemeindekasse das Mahngeschäft so steuern, daß ausgedruckte Mahnschreiben vom inzwischen erfolgten Geldeingang nicht überholt werden.

Ohne Kreativität geht es nicht immer

Ein weiteres Beispiel soll die Verbesserungen verdeutlichen. Eine Gemeinde möchte die Höhe der zum Jahresabschluß in Abgang zu stellenden Reste (Kleinbetragsbereinigung) selbst bestimmen, möglicherweise differenziert, nach Einnahmearten. Solche Flexibilität spezffischen Anforderungsprofilen bietet Ginfis dern Anwender nicht. Hier müssen sich die in der Gemeinsamen Kommunalen Datenverarbeitungszentrale zusammengeschlossenen Kassenverwalter derzeit noch zu gemeinsamen Lösungen zusammenraufen.

*Heinrich Adolphs ist Kreisoberverwaltungsrat imPrüfungsamt bei der Kreisverwaltung in Siegburg.