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21.11.2005

Bei Rechnungen lässt sich sparen

Ulrich Dörflinger 
Vielen Unternehmen bearbeiten Rechnungen von Hand. Elektronisch geht es schneller und billiger.
Strukturierte Vorgänge wie die Rechnungsverarbeitung lasse sich leicht computergestützt verbessern.
Strukturierte Vorgänge wie die Rechnungsverarbeitung lasse sich leicht computergestützt verbessern.

Die rein manuelle Bearbeitung einer Rechnung kostet mindestens acht Euro, wobei aber die Buchhaltungen größerer Unternehmen sogar von bis zu 120 Euro sprechen. Einberechnet werden dabei üblicherweise alle Schritte vom Rechnungseingang bis zur Buchung. Auch die gesamten Postwege und die in den jeweiligen Fachabteilungen benötigte Zeit sind berücksichtigt.

Hier lesen Sie …

• in welche Phasen sich die Rechnungsbearbeitung gliedert;

• was sich erfahrungsgemäß in jeder Phase sparen lässt, wenn man von Papier auf elektronisch umsteigt;

• welche qualitativen Vorteile sich darüber hinaus aus der Tool-gestützten Automatisierung ergeben.

Hinzu kommen die entgangenen Erträge, die durch versäumte Skontonutzung entstehen. Der generelle Flexibilitätsgewinn wie auch der wichtige qualitative Aspekt der Auskunftsfähigkeit, zum Beispiel gegenüber Lieferanten, werden bei der monetären Betrachtung dagegen nur oberflächlich berücksichtigt. Ein Unternehmen kann sich im Fall der herkömmlichen Rechnungsbearbeitung nicht oder nur zu hohen Kosten einen vollständigen Überblick über alle im Umlauf befindlichen Rechnungen verschaffen.

Betrachtet man die Sparpotenziale genauer, gliedert sich die Rechnungsbearbeitung in vier Hauptbereiche: den Posteingang, das Auslesen und Übertragen der Daten ins ERP-System, die eigentliche Rechnungsprüfung sowie die Archivierung. Bis auf den Posteingang erlauben diese Schritte schon im Einzelnen, aber ganz besonders in ihrem Zusammenspiel beträchtliche Verbilligungen.

In der folgenden Kosten-Nutzen-Betrachtung besitzt das Geschäftsjahr 250 Arbeitstage. Die Berechnung erfolgt unter der Annahme, dass eine repräsentative Eingangsrechnung zwei Seiten stark ist, und eine durchschnittliche Arbeitsstunde aller am Prozess beteiligten Personen mit Vollkosten von 40 Euro zu Buche schlägt.

Im ersten der vier Hauptbereiche, also im Posteingang, werden Rechnungen geöffnet, gegebenenfalls entklammert und mit Posteingangsstempel oder Barcode versehen. Im Fall der rein manuellen Bearbeitung werden sie kopiert und abgelegt, im Fall der elektronischen Bearbeitung eingescannt, auf Lesbarkeit kontrolliert und eventuell indiziert oder an die nachgeordnete Erkennungssoftware übergeben.

Qualität der Eingangspost

Den Prozesskosten der elektronischen Eingangsbearbeitung von 0,48 Euro pro Rechnung stehen erfahrungsgemäß Kosten der manuellen Bearbeitung von knapp 0,50 Euro gegenüber. Die elektronische Eingangsbearbeitung ist in der ersten Phase also ungefähr zwei Cent pro eingehende Rechnung günstiger. Eine für den Posteingang allein getätigte Investition in Software, Scanner beziehungsweise Hardware, Implementierung, Wartung sowie Mitarbeiterausbildung amortisiert sich deshalb nicht immer. Der Hauptvorteil eines Umstiegs auf elektronische Systeme liegt eher in der neuen Qualität der Eingangspost, hier im Speziellen der Rechnungen, für die elektronische Bearbeitung. Sie können nun ausgelesen, per E-Mail weitergeleitet und bearbeitet werden.

Auf dem Weg ins ERP-System

Vorausgesetzt, die Eingangsrechnungen liegen in ausreichender Qualität in elektronischer Form vor, können die dort enthalte-nen Informationen per Vorlagen oder Freiformerkennung mittels optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition = OCR) ausgelesen und in ein ERP-System übertragen werden. Dort lassen sie sich mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen und buchen. Wie viel hier zu sparen ist, hängt auch von der Qualität der Erkennungssoftware ab.

Im gedachten Beispiel dauert die manuelle Erfassung von Rechungen ohne Bestellbezug und ohne Wareneingangsbuchung durchschnittlich 3,5 Minuten, elektronisch sind es 1,5 Minuten. Die Erfassung von Rechungen mit Bestellbezug, aber ohne Wareneingangsbuchung lässt sich von 2,5 auf eine Minute verkürzen, mit Bestellbezug und Wareneingangsbuchung von 1,5 auf eine halbe Minute. Die Erfassungszeit kann also durchschnittlich mehr als halbiert werden. Ehemals manuelle Abgleiche der Bestellung mit der Rechnung sowie die Lieferantenkontrolle übernimmt das System. Ablagearbeiten und Papierkopien entfallen.

Das größte Sparpotenzial besteht bei Rechnungen mit Bestellbezug und Wareneingang, denn leistungsfähigere Systeme ordnen diese automatisch zu und gleichen sie miteinander ab. Im Beispiel werden für die Anteile mit und ohne Bestellbezug und Wareneingangsbuchung Erfahrungswerte aus zahlreichen Projekten zugrunde gelegt. Häufig anzutreffen ist ein Anteil an Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug und Wareneingangsbuchung von etwa 40 Prozent. 35 Prozent besitzen zwar einen Bestellbezug, aber keine Wareneingangsbuchung, weitere 25 Prozent haben beides. In dieser zweiten Phase können bei Prozesskosten in Höhe von 2,53 Euro (manuell) gegenüber 1,19 Euro (elektronisch) im Durchschnitt schon 1,34 Euro beziehungsweise über zwei Minuten pro Rechnung eingespart werden.

Je größer ein Unternehmen ist und je mehr Standorte es besitzt, desto mehr Rechnungen kursieren zwischen weit voneinander entfernten Arbeitsplätzen. Hier lässt sich besonders viel sparen.

Liegen für eine Rechnung weder Bestellbezug noch Wareneingangsbuchung vor und wird sie elektronisch versandt, verkürzen sich die Liegezeiten an den Arbeitsplätzen. Prozesskosten von fünf Euro bei konventioneller Prüfung stehen annähernd 1,50 Euro bei elektronischer Prüfung gegenüber. Neben den Einsparungen an den Prozess- und Versandkosten (traditionell: Hauspost, Post oder Fax) können nun Skontofristen vollständig genutzt werden.

Haben die Rechnungen Bestellbezug und ist eine Wareneingangsbuchung vorhanden, so können bei klarer Sachlage Preise und Mengen ohne Rückfrage im Materialeinkauf allein im ERP-System geprüft und die Rechnungen bei Übereinstimmung vollautomatisch gebucht werden. Die Prozesskosten entfallen dann nahezu komplett. Im gewichteten Mittel können pro Eingangsrechnung 2,15 Euro eingespart werden. Die Versandkosten per Hauspost, Post oder Fax und E-Mail sinken dabei zusätzlich von 50 Cent auf zehn Cent, insgesamt also 2,55 Euro je Rechnung. Die Gewinne aus optimierter Skontonutzung sollten darüber hinaus unbedingt ermittelt und einbezogen werden, da sie möglicherweise schon für sich betrachtet eine Automatisierung der Rechnungseingangsprüfung rechtfertigen.

In Übereinkunft mit der Finanzbehörde kann das Unternehmen auf die Vorhaltung von Papierrechnungen verzichten. Das spart Archivkosten, und die Buchhaltung ist schneller auskunftsfähig.

Für unser Beispiel gehen wir davon aus, dass fünf Prozent der anfallenden Rechnungen im Lauf der Zeit einmal nachrecherchiert werden müssen. Auf herkömmliche Art fallen für das Heraussuchen ungefähr fünf Minuten oder 3,33 Euro, auf elektronischem Weg 30 Sekunden oder 0,33 Euro an. Etwa 0,5 Prozent der Papierrechnungen gehen während ihres Laufs durch das Unternehmen verloren, diese Verluste entfallen bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung.

Archivierung

Als Aufwand für eine zehnjährige Archivierung nehmen wir Personalaufwand, Material- und Mietkosten von einem Euro pro Rechnung im Papierarchiv gegenüber 0,10 Euro bei elektronischer Archivierung an. In der Rechnungseingangsbearbeitung können insgesamt pro archivierte Rechnung nochmals 1,12 Euro gespart werden.

Das gesamte Sparpotenzial liegt bei konservativer Herangehensweise also mindestens bei fünf Euro pro Rechnung. Wann sich die Anschaffung eines Systems zur Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung lohnt, erschließt sich aus seinem Anschaffungspreis, der Anzahl jährlich eingehender Rechnungen, dem durchschnittlich entgangenen Skontoertrag und der gewünschten Amortisationszeit.

Mehr Transparenz

Da jedes Unternehmen eigene Schwerpunkte setzt, empfiehlt sich der Blick auf die Bearbeitungszeiten, Liegezeiten und Kostensätze. Interessenten sollten in ihre Betrachtung auch monetär nicht erfassbare Kriterien einbeziehen: Prozesse werden transparenter und kontrollierbarer. Hochwertige Software lässt komfortable Prozessauswertungen und -analysen zu, mit denen Engpässe aufgefunden und Ressourcen effizient verteilt werden können.

Darüber hinaus können im Posteingang zusätzliche Dokumententypen, zum Beispiel Aufträge, mit dem angeschafften System bearbeitet und mit einer flexiblen Plattform in neue elektronische Arbeitsabläufe geleitet werden. Auf diesem Weg lassen sich weitere Prozesse verbessern und automatisieren - ohne hohe Zusatzinvestitionen. (ue)