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16.01.1976 - 

50. Deutscher Archivtag: Computer produzieren bessere "Findmittel"

Bei Schlagwortregistern nicht zu schlagen

MAINZ - "Die automatisierte Herstellung von ,Findmitteln' wie Schlagwortregistern, Fundstellenverzeichnissen oder Namenslisten mittels EDV ist sachlich geboten und wirtschaftlich gerechtfertigt. Das Ergebnis ist konventionellen Findmitteln nämlich bei weitem überlegen", erklärte Archivrat Dr. W. Schüler (Wiesbaden) beim 50. Deutschen Archivtag in Mainz.

Als Beispiel führte er einen Auftrag des Bundesarchives an: Es zahlte 4343 Mark, um im Lohnauftrag aus 24 000 Namensnennungen in den Akten einer SS-Schule einen Namensindex erstellen zu lassen. Im. Preis waren Datenerfassung aus den Akten auf Lochkarten, maschinelle Sortierung und Vierfach-Ausdruck enthalten. Alternative wäre ein in Handarbeit erstelltes konventionelles "Zettel-Repertorium" gewesen - bestehend aus 24 000- Zetteln mit Name und Fundstelle. Es hätte nach Schülers Schätzungen mindestens 5000 Mark gekostet; und ließe sich nicht annähernd so gut benutzen wie das maschinell erstellte Band.

Ende der Zettelwirtschaft

Ein weiteres Beispiel nannte Schüler die Sachakten -Verzeichnung. Ausgehend von 10 000 Aktenbänden mit jeweils 3 Indices und einer Nummern-Konkordanz, müßten bei herkömmlichen Verfahren pro Akte jeweils eine Titelkarte und jeweils ein Zettel für, jedes der Indexwörter sowie für die Nummern-Konkordanz geschrieben werden. Sie müssen dann von Hand alphabetisch oder nach Nummern sortiert werden. Dazu seien - niedrig gegriffen - 2 Mannmonate oder 4000 Mark Sortierkosten erforderlich. Bei maschineller Verarbeitung in der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung seien für jeden der Sorts für die fünf Suchbegriffe etwa 12 Minuten und pro Drucklauf 30 Minuten erforderlich. Veranschlage man für Korrekturläufe und Plausibilitätsprüfung zwei Stunden, so ergäbe sich zusammen eine Maschinenzeit von 5? Stunden, die rund 1000 Mark kostet. Schlimmstenfalls komme - falls kein Standardprogramm verfügbar ist ein Programmieraufwand von 3 Mannwochen oder 3240 Mark hinzu. Eine einmalige DV-Aktion sei selbst dann nur 240 Mark teurer als die entsprechende manuelle Arbeit. Bei Mehrfachverwendung des Programms oder automatischer Auswertung der Daten, etwa mit Hilfe eines Generators, ist der DV-Einsatz sofort deutlich billiger als die manuelle Arbeit.

Vor allem für Bestände mit laufendem Zuwachs

Diese Kostenrechnung basiert auf den Gebührensätzen der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung. Selbst wenn anderswo höhere Preise zu zahlen seien - so erklärte Schüler -, lohne sich der DV-Einsatz im Archiv für die Findmittelherstellung. Am offenkundigsten sei die Überlegenheit maschineller Bearbeitung bei Beständen, die noch laufend Zuwachs haben.

Archivrat Schüler sprach sich für die Entwicklung eines einheitlichen Formulars zur Titelaufnahme in den Archiven aus und berichtete auch über "außerordentlich günstige Erfahrungen " mit optischen Beleglesern. Hauptvorzug sei daß die Aufwendungen für maschinelle Ausstattung und Materialbedarf zur Datenerfassung (Schreibmaschine mit OCR-Schrift und Endlospapier) denkbar gering wären. Auch Programmieraufwand für Archivprojekte sei selten, da in der Regel nur einfache Sortierarbeiten verlangt seien, für die es bereits zahlreiche Standardprogramme gebe.