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04.04.2003 - 

ERP-Migration ist das größte IT-Projekt in der Firmengeschichte

Beiersdorf schiebt R/2 aufs Abstellgleis

HAMBURG (wh) - Der Markenartikelhersteller Beiersdorf hat sein R/2-Altsystem in der Konzernzentrale komplett auf Mysap.com umgestellt und damit das größte IT-Projekt in der Firmengeschichte gestemmt - auch wegen der aufwändigen Stammdatenübernahme. Das Management warb in einer regelrechten Marketing-Kampagne um die Akzeptanz der Benutzer.

Der 2. Januar 2003 wird Frank Claassen als historisches Datum in Erinnerung bleiben. An diesem Donnerstag arbeitete Beiersdorf zum ersten Mal produktiv mit der Consumer Application Platform (Consap), dem neuen ERP-System auf Basis von Mysap.com. Der Hamburger Konzern, bekannt durch Marken wie Nivea, Hansaplast oder Labello, löste damit in seiner Zentrale rund 20 Altanwendungen ab; künftig arbeitet fast jeder dritte Beiersdorf-Angestellte in der Hansestadt mit Consap. Die Software steuert sämtliche Kernprozesse des Unternehmens, an mehreren deutschen Standorten greifen rund 1500 Benutzer auf das System zu.

Vorausgegangen waren 18 Monate Vorbereitung, die Claassen als Gesamtprojektleiter koordinierte. Das 250-köpfige Projektteam organisierte in dieser Zeit vier umfangreiche Testphasen. So startete etwa am 4. Oktober 2002 eine Probeproduktion, wobei Nivea-Creme erstmals unter dem Consap-System hergestellt wurde. "In Zukunft begleitet Consap einen Konsumgüterartikel umfassend, von der Produktidee bis hin zur Auslieferung an den Kunden", erläutert Claassen.

Mehr als 20 Jahre lang hatte Beiersdorf SAPs R/2 im Einsatz. Als klassisches Backbone-System übernahm die Großrechner-Anwendung Funktionen wie Buchhaltung, Produktion und Materialwirtschaft. Die Entscheidung für R/3 fiel Ende 2000, als der neue Chief Financial Officer (CFO) Rolf-Dieter Schwalb an Bord kam. Schwalb ist auf Vorstandsebene für das Thema IT zuständig. Er bestellte den Finanzfachmann Claassen zum Projektleiter, bis dato Leiter Finance/Controlling für die polnische Beiersdorf-Tochter, deren R/3-Einführung er leitete.

In dem unternehmenskritischen Vorhaben hatte Claassen die Aufgabe, als Vermittler zwischen IT-Experten und Fachabteilungen zu fungieren. Er arbeitete dabei eng zusammen mit Ernst Gadermann, der als Leiter von Beiersdorf Shared Services (BSS) dem firmeninternen IT-Dienstleister vorsteht.

"Wenn man es nicht macht, ist man nicht mehr im Geschäft", antwortet Claassen auf die Frage nach dem Nutzen des neuen Systems. SAP stelle die Wartung für R/2 Ende 2003 ein, Beiersdorf habe kaum eine andere Wahl gehabt, als zu migrieren. Gleichwohl biete Mysap.com gegenüber dem Altsystem Vorteile: Weil alle Geschäftsdaten über Consap verfügbar sind, sei ein rascherer Zugriff möglich. Beiersdorf-Produkte würden so schneller entwickelt, hergestellt und ausgeliefert.

Zwischen 70 und 80 Prozent der Projektkosten entfielen laut Claassen auf Beratungsleistungen, die entweder von BSS oder von externen Firmen wie IDS Scheer erbracht wurden. Seit Beginn der Planung seien über 1000 Mannmonate aufgelaufen.

Schwierige Datenübernahme

Ganz reibungslos gestaltete sich die Migration nicht. Wie in den meisten SAP-Projekten bereitete die Übernahme der Stammdaten die größten Schwierigkeiten. Da-raus ergaben sich sowohl technische als auch organisatorische Fragen, berichtet Claassen. So sei etwa der Materialstamm - der mit Abstand wichtigste Datenbestand für Beiersdorf - in R/3 wesentlich differenzierter ausgelegt als in R/2: "Daten sind fachabteilungsspezifischer ausgerichtet und werden von verschiedenen Teilorganisationen im Unternehmen gepflegt."

Für die Materialstammdaten stehen in R/3 bis zu 500 Felder zur Verfügung, Beiersdorf nutzt davon rund 350. Komplex wird das Unterfangen durch die Vielzahl der hergestellten Produkte. Einschließlich der verschiedenen Sprachversionen für internationale Märkte verwaltet der Standort Hamburg rund 1500 Artikel.

Das Projektteam leitete die Daten zunächst in einen Zwischenpool, um sie von dort aus in das neue System zu laden. "Man muss sich von der Vorstellung verabschieden, dass man alle Daten automatisch überführen kann", erläutert der Projektleiter. Vor allem die anschließende Pflege der Datensätze sei echte Spezialistenarbeit und erfordere sowohl technische als auch betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Claassen: "Letztlich geht es nicht ohne händische Eingriffe."

Wie hoch das Thema bei Beiersdorf aufgehängt ist, zeigt auch die Einbindung des Topmanagements. So übernahm etwa Vorstandschef Rolf Kunisch für die Optimierungsphase die Patenschaft für Stammdaten, auf deren Grundlage sich neue Produkte schneller in den Markt bringen lassen sollen. Das Thema Alignment sei für das Migrationsprojekt erfolgsentscheidend gewesen, resümiert Claassen. Von Anfang an habe man sowohl Techniker als auch Anwender aus den Fachabteilungen eingebunden. Die Umstellungsarbeiten organisierten jeweils gemischte Teams.

Ebenso bedeutend für das Gelingen der IT-Umstellung sei die Akzeptanz der Benutzer, so der Projektleiter weiter, denn "Widerstände gegen ein neues System gibt es immer". Die Software verlange viel von den Mitarbeitern: Abläufe würden komplizierter, Benutzer müssten ihren Arbeitsalltag in einigen Fällen "radikal umstellen". Beiersdorf startete deshalb eine regelrechte Marketing-Kampagne für Consap, mit einem Markenlogo, einem eigenen Intranet-Auftritt, Informationsveranstaltungen und gedruckten Flugblättern. Sichtbarstes und zugleich wirksamstes Werbemittel waren laut Claassen drei mal fünf Meter große Plakate im Innenhof der Firmenzentrale.

Optimierungsphase gestartet

Bis zum 31. März befand sich Consap in der "Post-Go-Live-Phase". Dabei kontrolliert das Projektteam die Funktionen im Alltagsbetrieb und bearbeitet bislang unentdeckte Probleme. Die Optimierungsphase begann am 1. April. Sie soll vor allem dazu dienen, interne und externe Abläufe zu verbessern. Prozessoptimierung heißt das Schlagwort; die Hanseaten sehen hier noch erhebliche Potenziale. Allerdings würden nur solche Themen verfolgt, die einen nachweislichen Nutzen bringen, betont Claassen.

Beiersdorf nutzt sowohl die Kernfunktionen von R/3 als auch SAPs "New-Dimension"-Produkte wie APO (Advanced Planner and Optimizer) und BW (Business Information Warehouse). Auf dieser Grundlage soll noch im laufenden Jahr eine europaweite Supply-Chain-Struktur entstehen; für die Medical-Sparte ist ein CRM-System in Vorbereitung.

Nivea, Hansaplast, Labello & Co.

Die börsennotierte Beiersdorf AG mit Hauptsitz in Hamburg steht für Marken wie Nivea, Hansaplast, Eucerin oder Labello. Das 1882 gegründete Unternehmen beschäftigt mehr als 18000 Mitarbeiter, davon knapp 7000 in Deutschland. Knapp drei Viertel der Einnahmen erwirtschaften die Hanseaten auf internationalen Märkten. Im Geschäftsjahr 2002 belief sich der Umsatz auf rund 4,7 Milliarden Euro bei einem Ergebnis vor Zinsen und Steuern (Ebit) von 472 Millionen Euro.

Die IT-Aktivitäten steuert der interne Dienstleister Beiersdorf Shared Services (BSS), geleitet von Ernst Gadermann. BSS gehören insgesamt 255 IT-Mitarbeiter an, davon 85 in europäischen Tochtergesellschaften. Auf Vorstandsebene verantwortet Chief Financial Officer Rolf-Dieter Schwalb das Thema IT.

Steckbrief

Ziel: Migration des Altsystems R/2 auf Mysap.com.

Umfang: zirka 1500 Nutzer in Deutschland.

Unternehmen: Prozessfertiger, vor allem für Kosmetik- und Pflegeprodukte.

Zeitrahmen: Von Juni 2001 bis Januar 2003.

Stand heute: Mysap.com läuft produktiv.

Aufwand: Mehr als 1000 Mannmonate Beratungsleistungen.

Ergebnis: Schnellerer Datenzugriff, beschleunigte Produktentwicklung, -herstellung, -auslieferung.

Technische Basis: R/3-Kernfunktionen plus SAPs New-Dimension-Produkte APO und BW.

Realisierung: Interner IT-Dienstleister und externe Berater.

Besonderheiten: Patenschaften/Einbindung Topmanagement, interne PR.

Nächster Schritt: Europaweite Supply-Chain-Struktur.