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29.04.1988 - 

"It's nice to have it", aber der Aufwand ist zu hoch:

Beim Dokumentieren spielt DTP noch keine Rolle

Die vielzitierte Revolution von Desktop Publishing (DTP) hält sich zumindest hierzulande eher in Grenzen. Zwar weist mancher Anbieter immer wieder auf imposante Absatzzahlen hin, doch der Kauf eines DTP-Systems besagt noch lange nicht, daß es auch genutzt wird. DV-Leiter Hans-Jürgen Petrich von der Münchener Diamalt AG: "Desktop Publishing, zum Zweck der DV-Dokumentation, ist meines Erachtens mit Sicherheit nicht so weit verbreitet, wie man vielleicht aus dem Absatz der Systeme schließen könnte."

Skeptisch reagieren hiesige DV-Profis auch auf die von vielen Anbietern ausgewiesenen und angepriesenen Einsatzbereiche von DTP. Vor allem bei der Dokumentationserstellung, sprich: Benutzerhandbüchern, sehen die Praktiker nicht das herausragende DTP-Anwendungsgebiet, das ihnen die Hersteller immer wieder mit Versprechungen von Kosten- und Zeiteinsparung schmackhaft machen wollen. So stellte Mathias Krieger, Geschäftsführer der Krieger, Zander & Partner GmbH in München, fest, daß gerade im Fall der Kostenreduzierung Theorie und Praxis weit auseinanderklaffen. Er beschloß Ende 1986, die Einsatzmöglichkeiten von Desktop Publishing für die Belange seines Unternehmens, das schwerpunktmäßig Hard- und Softwaredokumentationen von der Konzepten bis zur Druckfertigung erstellt, zu überprüfen.

"Wir hatten uns vorgestellt, mit dieser Anwendung Dokumentationen kleinerer Auflagen (50 bis 500 Exemplare) billiger produzieren zu können", erläutert der Münchner Geschäftsführer. Getestet wurden die marktgängigen DTP-Softwarepakete Scientex Publisher, Ventura Publisher und Pagemaker - letzteres sowohl auf einem Apple als auch auf einem DOS-Rechner - und zwar im Hinblick auf die Gestaltung einzelner Seiten.. Schon die konkrete Anwendung bei einer Seite", so Krieger, "brachte ans Licht, daß nicht nur der interne personelle Aufwand höher und die Qualität schlechter ist als beim herkömmlichen Satzverfahren, sondern daß die Kosteneinsparung bei uns gerade 20 Prozent ausmacht, ganz abgesehen von den Kosten für Aufbau und Unterhaltung einer eigenen Abteilung für DTP." Die geläufigen Versprechungen der Industrie, DTP verursache pro Seite nur etwa ein Drittel der Kosten der traditionellen Erstellung, sind somit nicht erfüllt worden.

So sind die Münchener bislang der traditionellen Satztechnik treu geblieben. Krieger zum Verfahren: "Bei der Erfassung des Textes integrieren wir bestimmte Steuerzeichen für die Fotosatzmaschine bereits in den Text. Dies ist kein großer Arbeitsaufwand, da wir nur relativ wenige unterschiedliche Schriften anwenden: eine Grundschrift, zwei abweichende Überschriften, im Fließtext Kursiv- und Fettdruck." Darüber hinaus sind aber auch beliebige Sonderschriften möglich. Krieger: "Wir schreiben zum Beispiel einfach "Hinweis" oder "Achtung" in Normalschrift in den Text, und die Satzmaschine baut diese Passage anschließend in die

Sonderschrift um." Würde man dies mit Desktop Publishing machen, sei der Aufwand erheblich größer.

Die Erstellung von Dokumentationen sieht der Münchner deshalb auch nicht als eines der primären Einsatzgebiete von DTP. "Sicher kann es in dem einen oder anderen Fall eine Hilfestellung sein, doch ist die Anwendung dieses Systems sinnvoller bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen, deren Qualität durch DTP wesentlich verbessert werden kann, oder bei Publikationen, die in ganz kleinen Auflagen relativ schnell angefertigt werden", betont Krieger. Auch in Werbeagenturen, so hat der Münchner Geschäftsführer beobachtet, komme DTP immer mehr zum Einsatz. Dort könnten die Entwürfe schon am Bildschirm gestaltet werden, was dem Kunden einen besseren Überblick verschaffe, als dies mit der klassischen manuellen Methode möglich gewesen sei.

Auch in anderen Unternehmen ist Desktop Publishing zwar im Gespräch, an einen Einsatz zu Dokumentationszwecken ist jedoch nicht gedacht. So planen zum Beispiel die Stadtwerke Lübeck die Einführung eines solchen Systems im organisatorischen Bereich. "Beabsichtigt ist", so Organisationsleiter Manfred Kuleczka, "mit Desktop Publishing Organigramme zu erstellen sowie Formulare zu gestalten". Derzeit wird die Software Ventura Publisher noch getestet.. Die Erstellung oder Aufbereitung von Dokumentationen mit einem DTP-System hingegen ist bei uns zur Zeit kein Thema." Die Lübecker arbeiten überwiegend mit Standardsoftware, die Dokumentation stellt demzufolge der Anbieter. Allerdings hält Kuleczka Desktop Publishing durchaus für geeignet, Anwenderhandbücher aufzubereiten. "Bei dieser Dokumentation geht es vornehmlich um die beschreibende Analyse. Auch die Gestaltung nimmt einen größeren Stellenwert ein. Dagegen spielt das Erscheinungsbild bei der Systemdokumentation keine so große Rolle; dort steht eindeutig die Information im Vordergrund."

Im vergangenen Jahr beschlossen die Lübecker, ihre Systemdokumentation künftig mit einem Data Dictionary auf dem Zentralrechner zu erstellen, damit "die Verzahnung von Entwicklung mit gleichzeitiger Dokumentation gewährleistet werden kann". Über DTP, so der Organisationsleiter, sei dies nicht möglich. "Vielleicht aber", so Kuleczkas Fazit, ergeben sich im Laufe der Zeit in unserem Unternehmen noch weitere Anwendungsmöglichkeiten für Desktop Publishing. Vorerst jedoch ist der Einsatz dieses Systems bei uns auf den Bereich der Sachorganisation beschränkt."

Ebenfalls "Fehlanzeige", was die Dokumentationserstellung mit DTP angeht, meldet DV-Leiter Hans-Jürgen Petrich von der Diamalt AG in München. Auch er sammelte seine Erfahrungen, nachdem ein Anbieter ein solches System probeweise im Unternehmen installiert hatte. Petrich testete mit einem Kollegen, einem PC-Fachmann, die gesamte Anwendung und kam zu dem Ergebnis, "daß der Aufwand, den man für den Einsatz eines solchen Systems betreiben müßte, zu hoch ist". Zwar biete Desktop Publishing diverse Layout- und Grafik-Raffinessen und sei deshalb sicherlich geeignet, Handbücher besser zu gestalten und aufzubereiten. "Doch diese Möglichkeiten rechtfertigen nicht die benötigten Mitarbeiterkapazitäten, die die Handhabung erfordert. Setzt Petrich hinzu: "In der Zeit, in der ein Mitarbeiter der DV-Abteilung die Dokumentation per DTP erstellen würde, schreibt er ein Programm." Und die Systementwicklung stünde schließlich im Vordergrund. Zudem werde ein Programmierer nicht dafür bezahlt, daß er "schön anzusehende Dokumentationen erstellt".

Bei der Diamalt AG werden Dokumentationen schon seit einigen Jahren mit einem IBM-Textsystem produziert, das auf /38 läuft. Petrich schildert den Ablauf so: "Unsere Dokumentation entsteht erst, wenn die gesamte Programmierung abgeschlossen ist. Da sich das System in der /38 an und für sich selbst dokumentiert. muß es in der Regel nur noch redundant geschrieben werden. Das bedeutet, daß wir Bildschirmmasken einblenden, und diese danach in dem Textsystem mit ausdrucken lassen. Folgezeilen sprechen wir meistens auf Band und schreiben sie dann in das Textsystem. Das Ergebnis ist ein brauchbares Nutzerhandbuch."

Desktop Publishing aber, glaubt Petrich, werde "seinen Weg wohl eher in der Presse oder in der Druckindustrie machen". Sollte es jedoch tatsächlich verstärkt Für Dokumentationszwecke Anwendung finden, müßte es in Zukunft wesentlich einfacher zu bedienen sein. Deshalb wollen die Münchner DTP auch nicht aus den Augen verlieren. "Wir werden die weitere Entwicklung beobachten, um zu sehen, welche Möglichkeiten sich noch auftun."

Überhaupt keine Rolle spielt Desktop Publishing bei einer großen Versicherung im norddeutschen Raum. Der dortige DV-Manager: "Bei uns läuft alles über den Host. Dies gilt auch für den Bereich der individuellen Datenverarbeitung, also den PC-Einsatz, der deshalb in unserem Haus eher unterentwickelt ist." So sei ohnehin der Bedarf an PC-Anwendungshandbüchern sehr gering; ab und zu fordere ein Außendienstmitarbeiter ein spezielles Programm mit Handbuch an. "Für die Erstellung einer solchen Benutzerdokumentation, fährt der norddeutsche DV-Profi fort, "brauche ich jedoch sicher kein DTP-System." Außerdem gehe es bei jedem Mitarbeiter immer nur um die Information, die er zur Bewältigung seiner Arbeit benötige. Und diese Informationen müßten nicht durch Desktop Publishing optisch "aufgehübscht" werden.

Seiner Ansicht nach ist DTP nicht mehr als eine Spielerei, wenn es nicht in Bereichen angewendet wird, in denen es wirklich effektiv ist. Schließlich sei Desktop Publishing, wenn man es von seinem Podest herunterhole, nicht mehr als ein erweitertes Textsystem. Und die DTP-Systeme würden oftmals nur nach dem Motto "Nice to have them" in die Unternehmen geholt.