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28.07.1978 - 

Kreissparkasse spart eine Menge Personal durch automatisierten Zahlungsverkehr

Belegleser läßt die Papierflut schneller fließen

28.07.1978

Um die riesige Papierflut, die der Zahlungsverkehr heute beschert, zu bewältigen, wickelt die Kreis- und Stadtsparkasse Ludwigsburg die Belegverarbeitung weitgehend automatisiert ab. Der durch die Einführung der Codierpflicht für Zahlungsverkehrsbelege bedingte Arbeitsmehraufwand "kann bei Instituten unserer Größe nur durch optische Beleglesung kompensiert werden", erklärt dazu Bernhard Essig Leiter der Abteilung Zahlungsverkehr. Denn täglich müssen zwischen

20 000 und 40 000 Buchungsbelege eingelesen und rund 10 000 bis

12 000 Versandbelege nach Kontonummern sortiert werden. Durch die weitgehende Automation konnten schon nach wenigen Monaten fast zehn Arbeitskräfte, die bislang hier gebunden waren, eingespart werden.

Das Geldinstitut bewältigt den Zahlungsverkehr

þmit 95 Online-Kassenterminals,

þmit 8 Online-Bildschirmerfassungsgeräten - hier wird das sogenannte nicht-automationsfähige oder nicht entsprechend aufbereitete Material erfaßt-

þim beleglosen und belegbegleitenden Datenträgeraustausch

þund über optische Beleglesung.

Ein schneller Online-Belegsortierleser kam für die Sparkasse nicht in Frage, weil dieser in der internen Verarbeitungszeit eines Rechners 1. Priorität haben muß, die dann zu Lasten der Durchsatzrate bei den übrigen Online-Anwendungen geht, "wir aber von unserer Groß-EDV (IBM 370/145) unabhängig bleiben wollten", so Essig, der auch bedingt durch die ständige Ausdehnung des beleglosen Datenträgeraustausches-Zweifel an der Wirtschaftlichkeit eines schnellen Online-Belegsortierlesers hegte.

Seit September 1976 setzt die Kreissparkasse nunmehr einen Kleindienst DL 1000 und inzwischen "speziell für uns und einige andere Sparkassen entwickelten Programme ein, von denen wir uns wesentliche Rationalisierungseffekte versprechen. Denn wir erzielen damit, abgesehen von den Möglichkeiten der Plattenverfolgung und der größeren Geschwindigkeit, das gleiche Ergebnis wie mit einem Online-Sortierleser", erläuterte Essig.

Die Bearbeitung der Zahlungsverkehrsbelege sieht nun folgendermaßen aus:

Die Belege werden getrennt nach automationsfähigem und nichtautomationsfähigem Material.

Nichtautomationsfähiges Material wird manuell weiterbearbeitet. Automationsfähige Schecks, Lastschriften und Überweisungen werden mit Kontonummer und Betrag oder BLZ und Betrag codiert, bei vorcodiertem Material werden die nicht codierten Felder nachcodiert. Die dabei gleichzeitig erstellten Codierprotokolle dienen der Abstimmung, da Soll- und Habenbuchungen innerhalb eines Abstimmbündels betragsmäßig übereinstimmen müssen. Ein Sortieren nach Leitwegen ist nicht mehr erforderlich. Je Abstimmbündel ist mindestens ein Konstantenbeleg und bei Änderung dieser Daten entsprechend Konstantenänderungsbelege zu erstellen und zu codieren.

Konstantenbelege enthalten den Buchungstext, die Wertstellung und die Primanotanummer (Ordnungsbegriff für Verbuchung und Archivierung). Aufgrund der Daten in Feld 1 der Codierzeile werden bestimmte Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Konstantenänderungsbelege dienen dazu, die Information der Konstantenbelege innerhalb einer Primanota und gegebenenfalls auch die Steuerung der nachfolgenden Einzelbelege zu ändern.

An den Anfang einer jeden Primanota sind ein Trennbeleg und ein Rückweisungstrennbeleg zu legen, die eine Abgrenzung zur nachfolgenden Primanota bewirken und bestimmte Programmschritte auslösen.

Beim Einlesen der Belegbündel führt das Erfassungsprogramm eine Reihe von Plausibilitätsprüfungen durch. Einzelbelege, die das eigene Haus betreffen (BLZ blank, 8stellig, Kurzbankleitzahl oder Bezirkscodezahl), werden auf vorhandene und richtige Kontonummer (Prüfziffernrechnung) geprüft und textschlüsselabhängig als versandpflichtiges Kundenavis oder als Beleg für die Ablage gesteuert. Für die Fachzuordnung ist außerdem der Text im Konstanten- oder Konstantenänderungsbeleg maßgebend. Einzelbelege für fremde Institute werden aufgrund der Bankleitzahl erkannt und nach Platz-, bei uns kontoführenden, und auswärtigen Instituten getrennt abgelegt. Das bei diesem Lesen erstellte Magnetband wird an das Rechenzentrum zur Verbuchung weitergegeben. Sofern bei der Vorabstimmung (Codierung) keine Fehler gemacht wurden, müssen die im Rückweisungsfach abgelegten und nicht gelesenen Belege die Summe der ausgewiesenen Differenzen der unstimmenden Primanoten ergeben.

Über den angeschlossenen Drucker können alle eingegebenen Daten nach den verschiedensten Kriterien, etwa stimmende Primanoten, unstimmende Primanoten, Fachsummen, Ausgangsverzeichnisse ausgedruckt werden.

Die Bearbeitung der in verschiedenen Fächern abgelegten Belege erfolgt durch Unterprogramme, in denen feinsortiert und anschließend Ausgangsverzeichnisse erstellt werden.

Für die gesamte Ausgangsbearbeitung mit auswärtigen Kreditinstituten sind sieben Sortierläufe erforderlich. Bei jedem Lauf fallen aber schon fertig sortierte Belege an, die letzten Läufe enthalten nur noch weit entfernte, weniger frequentierte Orte. Ein guter Tabellenaufbau ist sehr wichtig, um die größeren Orte bereits bei den ersten Läufen fertig sortiert zu haben. Mittels dem bei diesen Läufen erstellten Magnetband werden auf unserer Groß-EDV Eilüberweisungsaufträge ausgedruckt. Wir wählten diese Lösung, da ein schneller Zugriff zu allen Sparkassenadressen des Bundesgebietes nur über Magnetplatte möglich ist.

Die Rückweisungsquote am Leser wegen Verschmutzungen der Codierzeile schlechter Druckqualität der Codierungen und beschädigten Belegen liegt nach einer Untersuchung über zwei Monate bei unter ein Prozent des Gesamtvolumens.

Die den Kontoauszügen als Kundenavise beizufügenden Belege werden nach Kontonummern sortiert. Ein Sortierlauf wird eingespart, indem bereits im Erfassungsprogramm getrennt nach Belegen für Konten der Hauptstelle und Belegen für Konten von Hauptzweigstellen abgelegt wird.

*Bernhard Essig ist Leiter der Abteilung Zahlungsverkehr bei der Kreissparkasse Ludwigsburg.