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05.11.1976

Belegleser und BDE-System - Substitution oder Gegensatz!

Wenn Betriebsdaten erfaßt werden müssen, möchte man mittels BDE abgehen vom altbekannten Verfahren der manuellen "Schreibe" auf Belege im Betrieb, vom Transport dieser Belege zu einer zentralen Stelle, vom Ablochen auf Lochkarten und Prüfen (oder entsprechendes Eintasten bei Systemen der direkten Erfassung auf Magnetband bzw. Datensammelsystemen. Man möchte vielmehr die Daten im Betriebsgeschehen zeitlich und örtlich so nahe wie möglich bei ihrem Anfallen maschinell verarbeitbar festhalten und dem Ort der Verarbeitung zuführen. Der Anreiz für diesen Verfahrenswechsel liegt in erster Linie in der Beschleunigung der Datenerfassung. Damit liegt der Hauptvorteil bei der preiswerten Lösung mit wenig Veränderungen des betrieblichen Informationsflusses. Die Vorteile der schnelleren Informationsübermittlung und der noch sichereren Datenerfassung durch sofortige Datenprüfung (formal bei Gruppe 2, formal und rechnerisch und logisch aufgrund zur Verfügung stehender Dateien bei Gruppe 3) bieten jedoch nur die BDE-Systeme.

Lesepistole und Strichcode

Interessant ist nur, daß gerade bei der BDE-Gruppe 3 heute noch häufig dezentrale Datenzuordnung außer durch Ausweise (für Personaldaten) durch Lochkarten (für Auftragsdaten, Materialdaten) vorgenommen werden, um den Umfang der Tastatureingaben an den dezentralen Terminals klein zu halten. Dies ist prinzipiell richtig. Nur, in vielen Betrieben möchte man bei der Einführung des modernen BDE-Systems auch weg von den Lochkarten im Betrieb, schon im Hinblick auf ihre relativ teure Erstellung. Hier bietet sich ähnlich wie im Handel bei der Etikettenlesung nun eine Kombination der Beleglesung mit typischen BDE-Terminalsystemen (einschließlich Bildschirmsystemen) an, indem zur Datenordnung aus vorgangsweisen Belegen (Auftragsunterlagen) an den Terminals Ordnungsbegriffe (Auftragsnummer) mit OCR-A-Lesepistole eingegeben werden. Besteht die Gefahr der Belegverschmutzung im Betrieb, was BDE-Systemen meist nichts ausmacht, so ist Methode mit Strichcode-Etiketten anwendbar, zumal neuerdings solche Zeichen in beliebig gestalteten Belegen integriert werden können. Der ganze Beleg entsteht kurzfristig bei Bedarf samt Strichcode oder mit OCR-A-Schrift mittels kleinen Druckern dezentral im Betriebsgeschehen, wie es der Konzeption der BDE-Gruppe 3 entspricht.

Technische Intelligenz vor Ort

Während die am meisten verbreitete Form der Beleglesung einen leistungsfähigen zentralen Belegleser mit entsprechend aufwendiger Erkennungslogik für die Zeichen vorsieht, gegenüber dem die BDE eine Dezentralisierung der Datenerfassung ermöglicht, was Belegleseverfahren nur entsprechend der BDE-Gruppe 1 auch erzielen, kann durch Kombination von Beleglesetechnik und BDE-Systemen neuerdings die volle Flexibilität der BDE erreicht und trotzdem auf Lochkarten verzichtet werden, da durch die moderne elektronische Schaltkreistechnik mehr und mehr auch dezentral ausreichend technische Intelligenz zur Verfügung steht. Daß hierbei der Umfang der zu lesenden Daten im Vergleich zum zentralen Belegleser klein sein sollte, stört organisatorisch im Hinblick auf die Erfassung von Betriebsdaten nicht. Wird damit ein "Belegleser" zum "BDE-System" im Sinne obiger Festlegung? Dies muß man eindeutig verneinen. Der Belegleser hat seinen Anwendungsschwerpunkt sicher in vielen Bereichen außerhalb der hier angesprochenen Daten, er kann aber zur Erfassung von Betriebsdaten verwendet werden, insbesondere wenn er durch Aufgabenstellungen anderer Fachgebiete z. B. aus dem Vertrieb bereits zur Verfügung steht.

Nachdem Belegleseverfahren und BDE offensichtlich einiges gemeinsam haben, sollten nun die Unterschiede deutlich werden. Zu dieser Diskussion sei die Einteilung der BDE-Verfahren mit 7 Gruppen (Grafik) benutzt.

Gruppen 1 bis 3 gemeinsam: Terminals für Dateneingabe durch Personen im Betrieb;

Gruppen 4 bis 7 gemeinsam: Datenerfassung auch durch automatisierte Datengewinnung im Betrieb.

BDE per Handeintrag

Wo liegen nun die Unterschiede Beleglesung / BDE? Belegleseverfahren können mit den Möglichkeiten der automatisierten Datengewinnung (Gruppen 4 bis 7) nicht konkurrieren, hier gehen also die Möglichkeiten der BDE weiter. Vergleicht man jedoch die Beleglesung mit den bereichsweisen BDE-Verfahren, so fällt eine typische Verwandtschaft mit der BDE-Gruppe 1 auf.

Primärerfassung im Verbund

Betrachtet man nun "Belegleseverfahren", so erkennt man für die Aufgabenstellung "Erfassung von Betriebsdaten in einem Fertigungsbetrieb" zunächst einmal, daß sehr wohl Belegleseverfahren für die BDE im obigen Sinne eingesetzt werden können. Insbesondere liegen doch die typischen Vorteile des Beleglesens ebenfalls in der Überwindung von Nachteilen des füheren Verfahrens mit dem Ablochen auf Lochkarten. Bedenkt man allerdings, daß gerade in Fertigungsbetrieben Häufig Verbund-Lochkarten mit vorgestanzten und gedruckten Zeichen als Einzelbelege der Arbeitspapiere verwendet werden, die bezüglich der Datenerfassung die Ist-Daten (Betriebsdaten) nachgetragen und später gelocht erhalten, so zeigen sich Belegleseverfahren im Vorteil nicht nur gegenüber dem alten Ablochen auf Lochkarten. Tritt der maschinell lesefähige Beleg an die Stelle der Verbund-Lochkarte, so kann er im Vergleich zu dieser billiger erstellt werden, ist im Betrieb besser zu handhaben und kann die zu erfassenden Betriebsdaten wie Stückzahlen gefertigter Werkstücke oder gebrauchte Zeiten von Aufträgen mittels Markierungen von Hand oder mittels Codiergerät - etwa auf Schreibmaschinen-Basis - maschinell lesbar aufgebracht erhalten.

"Beleg-Hygiene"

Während also beim Verfahren mit den Verbund-Lochkarten dezentral im Betriebsgeschehen meist nur der Schritt der Primär-Datenerfassung in Form der manuellen Eintragung der Ist-Daten erfüllt wurde, dem sich ein Schritt der Sekundär-Datenerfassung mit dem Nachlochen zentral anschloß, kann dies wie bei der BDE etwa mit Bereichsterminals so auch bei Belegleseverfahren im Betrieb zusammengefaßt werden. Und so werden Belegleseverfahren in der Praxis auch tatsächlich für die Erfassung von Betriebsdaten nutzbringend eingesetzt. Hierbei sind in einem Maschinenbaubetrieb mit Schmutz, Öl und Spänen gewisse Vorkehrungen üblich, um die Belege rein zu halten. Man führt sie meist in schätzenden Beleghüllen und faßt sie in der Lesezone nicht mit verschmutzten Fingern an, was eben eine Frage der Schulung und Motivation der Mitarbeiter ist. Insbesondere wenn stoßweise große Belegmengen anfallen, was erfahrungsgemäß mit Lohnbelegen auftritt, kommt der leistungsfähige Belegleser richtig zum Tragen.

* Prof. Roschmann, Fachhochschule Konstanz, ist Autor mehrerer Bücher, insbesondere über Betriebsdatenerfassung. Er hält am 2./3. 12. 1976 das Seminar "Betriebsdatenerfassung - Terminalsysteme und automatisierte Datengewinnung im Fertigungsbetrieb", INTEGRATA-Trainings-Zentrum, Biesingerstr. 10, 7400 Tübingen, Tel. (07071) 2 43 88.