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02.06.2005

Beschaffung braucht guten Content

Rolf J.
Mangelhafte Produktinformationen belasten zusehends das Geschäft von Herstellern, Händlern und Kunden. Zentrale Datenpools sollen helfen.

Die Aufbereitung und Bereitstellung von spezifischen Produktinformationen ist ein uraltes Thema, das plötzlich wieder heiß diskutiert wird. Denn insbesondere international expandierende Handelsunternehmen für technische Verbrauchsgüter benötigen perfekte und aktuell gepflegte Produktinformationen für nahezu alle Vertriebskanäle in unterschiedlichen Sprachen. Sie müssen sich in Print-Katalogen ebenso nutzen lassen wie in Online-Stores oder den E-Procurement-Systemen der Kunden. Zudem stellen Hersteller, Lieferanten und Endkunden zum Teil stark divergierende Ansprüche an die Produktinformationen, ebenso wie das Marketing, Produkt-Management, der Vertrieb oder die IT-Abteilung auf Lieferantenseite jeweils eigene Sichten auf und Prozesse für die Pflege von Produktinformationen brauchen.

Abhilfe verspricht die Einführung einer Produktinformations-Management-Lösung (PIM). Diese soll als zentrale Komponente ein leistungsstarkes Artikel- und Produktstammdaten-Management erlauben und über entsprechende Funktionen für die Veröffentlichung und Zusammenführung von Content verfügen.

Warum die Konvergenz der Produktinformationsprozesse - inklusive zentral gepflegtem Datenstamm - für alle Beteiligten einen Mehrwert bietet, zeigt die Praxis. Bis heute werden vor allem C-Artikel im Rahmen der elektronischen Beschaffung eingeholt. Firmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 500 Millionen Euro nutzen hierzu bisher vor allem Katalogsysteme. Mit ihnen bestellen die Mitarbeiter direkt an ihrem Arbeitsplatz beim Lieferanten ihre Arbeitsmaterialien. Ein internationales Dax-Unternehmen beispielsweise hat auf diesen Weg rund 2500 Lieferanten angebunden, die vom Toilettenpapier über den lasergestützten Messschieber bis zum Leasingvertrag für Dienstwägen zusammen rund eineinhalb Millionen verschiedene Produkte und Artikel liefern. Diese werden zudem regelmäßig, über alle Werke und Abteilungen hinweg benötigt. Es gibt daher Sinn, die traditionellen papierbasierenden Bestellvorgänge durch digitalisierte Beschaffungsprozesse abzulösen. Voraussetzungen sind aber exakt gepflegte Kataloginhalte und eine hohe Benutzerakzeptanz. Dies stellt Verkäufer und Käufer vor große Herausforderungen denn die benötigten Produktinformationen liegen oft nicht benutzergerecht vor. Die Artikel sind mit Kürzeln und Nummern versehen, die der Besteller nicht versteht. Allein von einem Druckerhersteller kann es bis zu 200 verschiedene Toner geben. Wie aber wird der Artikel so beschrieben, dass nicht nur der Experte schnell die richtige Kartusche findet? Noch komplexer verhält es sich mit der Beschreibung von Standardindustrieteilen mit umfangreichen technischen Merkmalsbeschreibungen. Die wenigsten Großhändler und Hersteller sind heute in der Lage, ihren Kunden entsprechend aufbereitete Produktinformationen zu liefern. Doch die Forderungen gerade der großen Kunden nach so genanntem Content Enrichment, das auch die Bedarfsträger verstehen, werden immer lauter. Ein weiteres Problem ist die noch immer große Zahl nicht klassifizierter Transaktionen zwischen den Lieferanten und dem Einkauf, aus denen Einkäufern große Nachteile entstehen, weil sie ihre Beschaffungskosten nicht vergleichen können.

Die Folge ist, dass der Einkauf alle Lieferanten unabhängig von ihrer Bedeutung mit derselben hohen Daten- und Sortimentsqualität einbinden muss. Die Lieferanten ihrerseits können bisher nur ungenügend auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen und individuelle Preise, Daten und Sortimente zusammenstellen.

Standards helfen nur wenig

Bekannte Standardisierungsbemühungen auf dem Gebiet der Produktstammdaten wie "BMEcat", "Datanorm" oder "Eldanorm" haben nur bedingt weitergeholfen. Denn in der Praxis verlangt ein Endkunde beispielsweise vom Händler Daten in der aktuellen Version des europäischen Klassifizierungssystems "E-Class" oder in "United Nations Standard Products & Services Code" (UNSPSC). Ein anderer möchte die Daten lieber nach der E-Class-Vorgängerversion eingeordnet haben, Großkunden wie die Deutsche Bank betreiben wiederum eigene Klassifikationssysteme, die ein Lieferant ebenfalls unterstützen können sollte.

Als zentraler Akteur in der Lieferkette hat der Händler das größte Interesse an Transparenz. Er muss aus der Vielzahl von Informationsquellen Produktkataloge zentral aufbauen und pflegen, um eine transparente Beschaffung zu gewährleisten und automatisch die unterschiedlichen Vertriebskanäle zeitnah bedienen zu können. Mit Hilfe eines prozessorientierten Produktinformations-Managements kann er Daten in diversen Formaten und aus unterschiedlichsten Systemen auswerten: Dazu werden die Produktdaten mit Informationen aus anderen Systemen - wie Preise oder Lagerbestand - verknüpft. Die Qualität, Konsistenz und Integrität der Daten wird sowohl anhand vordefinierter Regeln als auch durch Kundenvorgaben kontrolliert. Eingeordnet werden die Daten in standardisierte Klassifikationsstrukturen und individuelle Warengruppensysteme mit beliebigen Produktkategorien, -hierarchien sowie beliebigen Merkmalen. Aus diesem zentralen Datenpool können Informationen sowohl für unterschiedliche Kunden oder Abteilungen, nach unterschiedlichen Klassifizierungssystemen, in unterschiedlichen Sprachen, als auch für Printkataloge, Broschüren, Web-Kataloge und Web-Shops generiert werden.

Ein zentralistischer Ansatz im Umgang mit Produktinformationen ist aber nur dann erfolgreich, wenn die verschiedenen Abteilungen dazu bereit sind, die internen Prozesse zu harmonisieren. Deshalb führt kein Weg daran vorbei, das Thema zur Chefsache zu machen und Marketing, IT und Vertrieb an einen Tisch zu holen. Für eine zentrale Produktdatenbank spricht dabei, dass sich mit ihr im Vergleich zum bisherigen Aufbau diverser Abteilungskataloge der Aufwand an Zeit und Geld für die Erzeugung, Pflege und Verteilung der Daten senken lassen kann.

Geringere Prozesskosten

Einmal implementiert, stehen Änderungen an den Stammdaten, Preisen oder Ähnlichem kurzfristig in allen Systemen und an allen Orten zur Verfügung. So konnte beispielsweise in einem aktuellen Projekt ein großer deutscher Sanitärgroßhandel mit einem Jahresumsatz von 750 Millionen Euro durch den Einsatz eines elektronischen Produktinformations-Managements zehn Prozent mehr Umsatz erzielen. Ein Werkzeughändler halbierte innerhalb eines Jahres seine Prozesskosten im Katalog-Management.

Letztlich profitieren alle Beteiligten: Der Hersteller kann seine Produkte kundenspezifisch anbieten, der Händler erhält eine transparente Darstellung aller bei ihm geführten Artikel. Und Endkunden, Bedarfsträgern und Einkäufern eröffnet sich die Möglichkeit, ihre Beschaffung strategisch zu steuern, die Administration beim Einkauf zu verringern und einen Web-Shop oder ein E-Procurement-System einzurichten. Über Letzteres können alle Abteilungen bequem online die Gebrauchsgüter direkt beim Händler bestellen. (as)