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Kaufmännische Lösung für einen Filialverbund

Bestattungsfirma verwaltet 300 Filialen mit PC-Software

16.05.1997

Rund 7000 Artikel, 15000 Bestellungen pro Jahr, 200000 Finanzbuchungssätze pro Monat, Lohnabrechnungen für 2000 freie Mitarbeiter, Datenabgleich zwischen Zentrale und 300 Niederlassungen fünfmal pro Monat sowie entsprechenden Datentransfer muß die PC-Lösung verkraften. In der Lohn- und Finanzbuchhaltung arbeiten 25, im Bestellwesen und in der Auftragsverarbeitung drei sowie in der Bilanzbuchhaltung sechs Personen.

"Von der Größenordnung her hätte sich auch eine AS/400 angeboten", sinniert Ulrich Moldenhauer, Leiter EDV bei Vita. "Früher einmal hatte ich mit der IBM-Welt zu tun, doch die war mir zu umständlich und zu proprietär. Da gibt es einen Rechner AS/400, ein Betriebssystem OS/400, und am liebsten wäre es der IBM, wenn noch ein Mainframe im Hintergrund arbeitete." Doch schon 1993 zeichnete sich für den DV-Experten ab, daß ein PC-System in diese Leistungsbereiche hineinwachsen kann.

Die Vita-Zentrale, die zunächst auf vier Standorte verteilt war und im vergangenen Jahr in den Technologiepark Bergisch Gladbach einzog, beherbergt drei Server mit Netware 4.1 und zirka 50 PC-Clients, die über ein 100-MB-Netz miteinander kommunizieren. Gespiegelte Server und nächtliche Backups sollen für Datensicherheit sorgen.

Für eine PC-Lösung sprach außerdem, so Moldenhauer, daß sie um das Acht- bis Zehnfache günstiger war als vergleichbare Systeme in der mittleren Datentechnik. 1993 sollte ein integriertes System sowohl eine veraltete "Comet"-Installation von Nixdorf ablösen, als auch die Finanz- und Anlagenbuchhaltung zurückholen, die damals durch das Nürnberger Rechenzentrum der Datev erledigt wurde. Der Datenaustausch mit der Datev galt trotz ISDN-Leitung als störungsanfällig, langsam und aufwendig. Abrechnungen und Buchungsnachweise waren manchmal erst nach sechs Wochen abrufbar. "Wir wollten eine Software, die unsere Kernbereiche komplett abdeckt. Zusätze wie ein Vertriebsinformationssystem könnten wir uns jederzeit selbst zusammenstricken", so Moldenhauer.

Spezielle Branchenlösungen schieden damals aus, da sie die erforderliche Konsolidierung der Filialen nicht leisten konnten. Moldenhauer entschied sich letztlich für die "Classic Line" von KHK Software, Frankfurt am Main, die von der PH Computer Pütz & Höh OHG, Köln, geliefert und installiert wurde.

Allerdings wollte der vorsichtige DV-Leiter nicht unvorbereitet ins kalte Wasser springen. Er kaufte zunächst nur die Materialverwaltung ein, die Buchhaltung erledigte weiterhin die Datev. "Da brauchten wir nicht allzuviel investieren und konnten prüfen, ob die Standardsoftware unsere Leistungsansprüche erfüllt."

Zugleich änderte die Vita-Gruppe ihre Organisation und das Verfahren bei der Beschaffung. Während die Filialen zu früheren Zeiten selber einkauften, erledigt diese Aufgabe nun eine Einkaufsgesellschaft zentral. "Wir wollten eine saubere Angebotspalette zu günstigen Bedingungen und nicht in jeder Niederlassung irgendwelche Särge zu schlechten Konditionen", so Moldenhauer. "Außerdem konnten wir so die Lagerkosten in den Griff bekommen, zum Beispiel durch regelmäßige Inventuren und andere Kontrollen."

Die Auswertungen schreiben wir selbst

Die Einführung von Einkauf und Auftragsbearbeitung dauerte drei Monate. Zum Jahresende 1994 installierte Vita die KHK-Finanzbuchhaltung. Sechs Wochen dauerte der Übergang inklusive einer einwöchigen Schulung der Buchhaltungsmitarbeiter. Ein Vierteljahr später folgte die Umstellung auf die neue Gehalts- und Lohnabrechnung.

In der Buchhaltung entspricht jeder Filiale ein Mandant. Das ermöglicht konsolidierte Konzernergebnisse, gemeinsame Umsatzsteuervoranmeldungen, einen automatischen Abgleich der Sachkonten und den Export aller Salden für externe Auswertungen. Die Vita-Gruppe nutzt kaum die Auswertungsmöglichkeiten, die das KHK-System zur Verfügung stellt. Diese sind laut Moldenhauer zu inflexibel und unterentwickelt.

Das Team hat sich mit "Clipper" und "Foxpro" ein eigenes Controlling-Werkzeug gebastelt. Zwar gebe es auf dem Markt genügend Auswertungs-Tools, doch Moldenhauer wollte sich nicht von einem weiteren Händler abhängig machen. "Wenn der Chef diese oder jene Auswertung will, dann bekommt er sie. Dafür kann ich nicht jedesmal für ein neues Makro eine externe Firma kommen lassen. Das DV-Know-how der Vita ist groß genug, daß wir so etwas selbst machen können." So mußte die PH Computer OHG der Vita-Gruppe die betreffenden KHK-Schnittstellen für den Datenexport zur Verfügung stellen.

Außerdem bemängelt Moldenhauer die geringen Differenzierungsmöglichkeiten bei der Verwaltung und Auswertung der Stammdaten: "Ich möchte nicht nur Adresse, Telefon- und Faxnummer abrufen können, sondern auch den Namen des zweiten Geschäftsführers, die Mobilfunk- und ISDN-Nummer."

Eine Vita-Besonderheit ergibt sich darüber hinaus aus den Mitgliedern in der Firmengruppe, die wie die Einkaufsgesellschaft zentrale Aufgaben erfüllen. Die anderen Filialen im Verbund sind auf diese Weise zugleich Kunden. Nun will Moldenhauer Buchhaltungskreise einsparen: Wenn beispielsweise der Einkauf ein Auto besorgt und dieses an eine Vita-Firma weitergibt, soll diese Warenbewegung zugleich Buchungssätze für die Finanzverwaltung erzeugen. Das erfordert das Anpassen von ein paar Nummernkreisen und Zusatzprogrammierung.

Mittlerweile hat Moldenhauers kleines DV-Team auf die aktuelle Version "Classic Line 97" umgestellt. Schuld an der dabei aufgetretenen Verzögerung waren vor allem die Zusammenlegung der vier zentral fungierenden Standorte zu einem, die Datenbereinigung, die damit einherging, sowie ein "Critical-Section"-Fehler in der 4.1-Version des Novell-Servers. Verschiedene Threads blockierten sich gegenseitig.

Mittelfristig plant der DV-Chef ein gemischtes Netz aus Novell- und NT-Servern. Dazu gehöre auch die Umstellung von KHK-eigenem Datei- und Datenformat auf eine SQL-Basis.

Ein grundsätzliches Problem wird die Vita-Gruppe noch längerfristig beschäftigen: der Datenaustausch mit den Filialen. Eine Niederlassung, die Ware verkauft oder Dienstleistungen erbringt, erstellt Rechnungsbelege, die zumeist per Fax an die Zentrale gehen. Dort müssen die Daten noch einmal erfaßt werden, um Rechnungsausgänge zu buchen, Offene-Posten-Listen zu erstellen oder Mahnungen zu verschicken.

Zwischen Pietät und Profit

In Deutschland sterben jährlich etwa 800000 Menschen. 4500 Beerdigungsinstitute kümmern sich um Erd-, Feuer- und Seebestattungen. In diesem vergleichsweise übersehbaren Markt machte Klaus Peter Schumacher in rund 20 Jahren aus einer Zwei-Mann-Firma das größte unabhängige Bestattungsunternehmen Deutschlands.

Vor der Wiedervereinigung gehörten zu seinem Konzern bereits rund 100 Institute, die zumeist unter ihrem althergebrachten Namen firmieren. Inzwischen zählt der Firmenverbund 300 Bestattungshäuser. Der Umsatz der Vita-Gruppe bewegt sich im dreistelligen Millionenbereich.

Zur Gruppe zählen nicht nur die klassischen Bestattungsinstitute, sondern auch Gesellschaften mit zentralen oder spezifischen Aufgaben. So tätigt die BeHaGe Bestattungsartikel Handelsgesellschaft mbH den Einkauf für alle Mitgliedsfirmen. Die Etrok Beratungs GmbH fungiert als Unternehmensberatung, die die Verkaufsförderung durch Verbundleiter vor Ort organisiert, und die Bestattungsvorsorge GmbH befaßt sich mit der vertraglichen Betreuung von Vorsorgeverträgen.

Die Firmengruppe sieht sich vornehmlich als Dienstleister. Zur Trauerhilfe, wie sie der Unternehmer versteht, gehören intensive Gespräche mit Hinterbliebenen, Literaturempfehlungen zur Trauerbewältigung, aber auch Informationsveranstaltungen über Erbrecht und Bestattungsvorsorge.