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29.09.2000 - 

Erbe Elektromedizin setzt auf Unified Messaging

Bestellungen fließen ohne einen Medienbruch in die Produktion ein

TÜBINGEN - Unified Messaging heißt inzwischen auch für viele mittelständische Unternehmen und Handwerksbetriebe das Zauberwort, wenn es darum geht, sich Wettbewerbsvorteile mit Hilfe der elektronischen Kommunikation zu verschaffen. Susan Tuchel* zeigt am Beispiel der Erbe Elektromedizin GmbH in Tübingen, wie der Verbund aus E-Mails, Voice-Mails, Faxen und SMS-Handy-Nachrichten hilft, Geschäftsprozesse zu verbessern und Kosten zu sparen.

Noch immer investieren mittelständische Unternehmen nach Erkenntnissen der Yankee Group das Gros ihrer Kommunikationsausgaben mit rund 51 Prozent in die Sprachtelefonie - dennoch zeichnet sich in puncto Aufgeschlossenheit gegenüber anderen Medien ein Umschwung ab. Nach der Studie entdecken dabei immer mehr mittelständische TK-Manager auch das Internet als Kommunikationsmedium.

Darüber hinaus - so eine bundesweite Umfrage unter Mittelständlern, die kürzlich von der Universität Mainz und der Unternehmensberatung HHM veranstaltet wurde, geht der Trend jedoch weiter: Mittelständische Unternehmen legen zunehmend nicht mehr nur Wert darauf, überhaupt sämtliche Formen der elektronischen Kommunikation von Telefon über Fax, E-Mail bis hin zu SMS-Handy-Nachrichten zu verwenden. Sie achten ebenso darauf, diese Medien in der Nutzung planmäßig aufeinander abzustimmen, um damit Geschäftsprozesse zu optimieren und Kosten zu sparen. So würden es knapp über 90 Prozent aller Befragten begrüßen, wenn sie persönliche Nachrichten unabhängig von Ausgabegeräten wie Telefon, Fax und Computer empfangen könnten.

Fast die Hälfte der mittelständischen Firmen finden, dass sie die heutigen Kommunikationsmittel nur unzureichend ausnutzen. Die Kommunikation - so die Erwartung - werde mit Unified Messaging insgesamt einfacher, wichtige Mitteilungen gingen seltener verloren, und bei längerer Abwesenheit behalte man einen besseren Überblick über die eingegangenen Nachrichten von Geschäftspartnern.

Wie bereits vorhandene Kommunikationslösungen erweitert werden können, um den Anforderungen von Unified Messaging zu entsprechen, zeigt das Beispiel der Erbe Elektromedizin GmbH in Tübingen. Das seit über 150 Jahren bestehende Medizintechnik-Unternehmen liefert an viele Kliniken rund um den Erdball Systeme für die Elektrochirurgie, die ophthalmologische Chirurgie und die Kryochirurgie. Mit seinen Hightech-Geräten hat der Mittelständler, der weltweit 415 Mitarbeiter beschäftigt, einen globalen Marktanteil von 70 Prozent erobern können und erzielt einen Jahresumsatz von 111 Millionen Mark.

Bei der Abwicklung des täglichen Geschäfts verlässt sich das Traditionsunternehmen auf modernste Informations- und Kommunikationstechnologie als strategisches Instrument. "Bereits sehr früh haben wir E-Mail mit einem eigenen Server eingeführt", berichtet Organisations- und IT-Leiter Thomas Zoller. Eingehende Faxnachrichten werden ebenfalls schon länger am PC bearbeitet. Dabei zeigte sich, dass es keine fließenden Übergänge zwischen den einzelnen Medien gab. Um beispielsweise ein- oder ausgehende Faxseiten am PC zu bearbeiten, mussten die Mitarbeiter ständig die E-Mail-Anwendung verlassen. Gleiches galt für den umgekehrten Fall. "Außerdem konnten mobile Mitarbeiter nur unter erschwerten Bedingungen von unterwegs auf eingegangene Nachrichten zugreifen", erinnert sich Zoller.

Mit der geplanten Ablösung des alten Fax-Servers sollte deshalb gleichzeitig ein System eingeführt werden, das eine durchgängige Nutzung der unterschiedlichen Dienste ermöglicht. Ziel war es, E-Mail, Fax und Sprachkommunikation zusammenzuführen und in das vorhandene E-Mail-System von Erbe zu integrieren. Unter Berücksichtigung der Geschäftsprozesse im Unternehmen musste dabei eine Lösung geschaffen werden, die diese Dienste mit dem vorhandenen "Exchange Server"von Microsoft realisiert.

Hilfe fand Zoller beim Geschäftsbereich Information and Communication Networks (ICN) der Siemens AG. Gemeinsam wurden die Anforderungen an die neue Lösung formuliert und das weitere Vorgehen festgelegt. So installierte das Team in der ersten Projektphase den Siemens-Kommunikations-Server "Xpressions 450", der auf einer Plattform Dienste wie Voice, Fax, SMS (Short Message Service) und E-Mail integriert und sie bedarfsweise für den Weitertransport umsetzt.

Jeder Mitarbeiter erhält dabei eine "Multimedia-Mailbox", über die er die unterschiedlichen Messages empfangen und je nach Bedarf in anderer Form versenden kann. Konkret heißt das, wie Zoller erläutert: "Eine eingegangene Faxnachricht wird einfach als E-Mail an den PC des Kollegen weitergeleitet, oder ein vorliegender elektronischer Brief wird als Voice-Nachricht versandt, und das Handy liest ihn dem Empfänger vor." Um auf den Unified-Messaging-Server zugreifen zu können, reicht ein Desktop-Client mit einem Mail-Programm wie "Microsoft Outlook", "Outlook Express" oder ein Web-Browser von Netscape oder Microsofts "Internet Explorer" völlig aus.

Dies war allerdings erst der Anfang. In der zweiten Phase wünschten sich die Verantwortlichen eine Integration der Dienste in die vorhandene Exchange-Oberfläche, wobei der Client auf dem Desktop weiterverwendet werden sollte. Zudem forderte das Pflichtenheft eine einheitliche Administration beider Systeme. Ferner wurde großer Wert darauf gelegt, dass die neuen Dienste sofort nutzbar waren. "Die Integration von Voice- und Faxnachrichten unter der bereits vorhandenen Exchange-Oberfläche trug dazu bei, dass sich die Mitarbeiter sofort mit den neuen Diensten anfreundeten", beschreibt der Organisationsleiter den Nutzen dieser Vorgehensweise.

Die gemeinsame Administration der beiden Systeme und der mögliche Verzicht auf aufwendige Schulungen für die Mitarbeiter machten sich auch auf der Kostenseite positiv bemerkbar. Die Verbindung zwischen Kommunikations-Server und Exchange übernimmt dabei ein "Connector", der auf dem Mail-Server aufsetzt. So wird eine synchrone Aktualisierung der Adressdatenbanken und Postfächer laut Zoller möglich.

Remoter Zugriff auf Multimedia-PostfächerDie Unified-Messaging-Implementierung bei dem Tübinger Medizintechnik-Hersteller weist noch eine weitere Besonderheit auf: Durch die Anbindung des Kommunikations-Servers an die TK-Anlage haben nun auch die mobilen Mitarbeiter von unterwegs einen Zugriff auf ihre "Multimedia-Postfächer". Ein GSM-Handy reicht dabei, um an den Inhalt der Nachrichten zu gelangen. Sprachnachrichten lassen sich so an jedem Ort und zu jeder Zeit abrufen, eingegangene Faxe weiterleiten oder vorliegende E-Mails vorlesen. "Diese Lösung bedeutet für alle Mitarbeiter eine spürbare Verbesserung der Unternehmenskommunikation sowohl intern wie auch zu den Kunden", lobt Zoller die Vorzüge des Kommunikationsverbunds. Die elektronische Kommunikation ist mittlerweile voll in die Abwicklung des innerbetrieblichen Workflows integriert, so dass heute zum Beispiel Bestellungen per E-Mail oder Fax ohne Medienbruch sofort in die entsprechenden Produktionsplanungs- und -steuerungssysteme weitergegeben werden können. "Damit ist ein wichtiger Schritt beim strategischen Einsatz der Kommunikation zur besseren Verwirklichung der Unternehmensziele vollzogen", freut sich der IT-Chef.

*Susan Tuchel ist freie Journalistin in Düsseldorf.