Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

01.08.1986

Bestimmender Faktor für Markterschließung und Wettbewerbsvorteile:Informationen bedürfen der Organisation

DV heute: Daten werden unsystematisch zu Dateien zusammengefaßt, Zusätzliches an Vorhandenes planlos angehängt, nicht mehr benötigte Felder neu belegt, ohne sie umzubenennen. Das herannahende Chaos ist vorprogrammiert, meint Rainer Petereit*. Der Berater beschreibt die Vorgehensweise bei einem Vertriebs- und Dienstleistungsunternehmen, dessen Vorstand zunehmende Defizite in der Informationsversorgung erkannt hatte.

Der Wunsch nach einer kundenorientierten Ausrichtung des Unternehmens gab den Ausschlag zur Entwicklung einer geeigneten Informationsstrategie .

Eine Situationsanalyse ergab:

- Zentralisierte allgemeine Datenverarbeitung mit kaufmännischen und administrativen Anwendungen, - aus der Vergangenheit verbunden mit ständigem Wachstum personeller und maschineller Ressourcen.

- Separate Bearbeitung von allgemeiner Organisation, Textverarbeitung und Nachrichtentechnik.

- Ständige Engpässe und Probleme in der zentralen Datenverarbeitung führten in wachsendem Maße zu eigenen Aktivitäten der Fachabteilungen (eigene Anwendungsentwicklung und/oder Betrieb von eigenen Anlagen in weitgehend unkoordinierter Form).

Im Unternehmen wurde erkannt daß die Aktivitäten der Informationsverarbeitung ungenügend auf Unternehmensziele und Grundsätze ausgerichtet waren und ohne organisatorische Maßnahmen auch nicht hinreichend ausgerichtet werden können. Die Benutzer erhielten durch die Organisation der Informationsverarbeitung keine qualifizierte Unterstützung, so daß die Durchdringung des Unternehmens mit Informationstechnik zukünftig eher behindert als gefördert wurde, daß die Ressourceplanung auf dem Gebiet der Informationsverarbeitung auf zahlreiche organisatorische Bereiche unkoordiniert verteilt war.

Auf Unternehmensebene setzt sich die Erkenntnis durch, daß Art und Weise der Informationsverarbeitung für die künftige Wettbewerbsposition entscheidend sind, daß durch eine neue Organisation der Informationsverarbeitung das Unternehmen auf Veränderungen vorzubereiten ist.

Unternehmensstrategie

Zunächst wurde eine Reihe von Grundsätzen und Zielen für das Informationsmanagement erarbeitet, die auf Unternehmensziele und Unternehmensgrundsätze ausgerichtet waren (Orientierung des Informationsmanagements an den Geschäftszielen des Unternehmens).

Maßnahmen in der Ablauf- und Strukturorganisation im weiteren Bereich der Informationsverarbeitung sollten eine angemessene organisatorische Absicherung der gemeinsamen Ziele unterstützen und die Beteiligung des oberen und mittleren Managements des gesamten Unternehmens am Informationsmanagement sicherstellen.

Als Grundlage dienten Anforderungen der Fachbereiche, aus denen das eigentliche Planungskonzept für das Informationsmanagement abgeleitet wurde. Das Planungskonzept für Anwendungen, Daten und Technologien wurde für einen kurzfristigen Planungshorizont von fünf bis sieben Jahren erarbeitet. Für die kurzfristige Planung ergab sich die Möglichkeit einer unmittelbaren Umsetzung in konkrete Maßnahmen.

Informationsstrategie

Basis für die Entwicklung der Informationsstrategie waren Gespräche mit Mitgliedern der Geschäftsleitung und weiteren Führungskräften, die für die Formulierung derartiger Ziele maßgeblich waren. Die Notwendigkeit einer einheitlichen Konzeption für die Bereitstellung und Verarbeitung von Information (unternehmensweites Datenkonzept) auf der Basis von Vorgaben der Unternehmensleitung wurde erkannt. Ferner wurde beschlossen, dies auch auf Textverarbeitung, Informationsübertragung und Bürokommunikation auszudehnen. Verantwortlichkeit und Zuständigkeiten zwischen Benutzern und dem Bereich Informationsverarbeitung wurden neu definiert, die Beteiligung des Managements gefordert.

Es wurde Übereinkunft erzielt, vertriebs- und marketingorientierten Anwendungen Vorrang zu geben (Unternehmensziele). Darüber hinaus wurden Vorgaben definiert, um innovative Entwicklungen der Informationstechnik in das Unternehmen einzuschleusen. Wegen der kurzen Lebenszyklen informationstechnischer Produkte (technischer Fortschritt) wurden für informationstechnische Einzelvorhaben kurze Realisierungszeiträume vorgegeben.

Durch Förderung von Pilotprojekten sollte das Lernen im Umgang mit neuen Entwicklungen unterstützt werden und eine sukzessive Nutzungskompetenz im gesamten Unternehmen aufgebaut werden. Die Integration aller informationsverarbeitenden Prozesse wurde als notwendig erachtet. Um Informationstechnik auf einfache und schnelle Weise in die Fachbereiche zu tragen, sollte der individuelIen Datenverarbeitung besondere Beachtung zukommen.

- Etablierung einer Kommission für Planungs- und Steuerungsprozesse für wesentliche Vorhaben der Informationsverarbeitung.

- Etablierung eines Geschäftsbereiches Information und Kommunikation mit den Bereichen Datenverarbeitung, Anwendungsentwicklung, Netzwerksupport, Datendesign/Administration, Office Automation und Betriebsorganisation.

- Eine Projektorganisation für die Durchführung von Entwicklungsvorhaben.

Die Kommission soll einen breiten Konsens im Unternehmen für kritische Planungsprozesse ermöglichen, insbesondere Pläne jährlich überarbeiten und jeweils Teile für Investitionen freigeben. Sie dient nicht primär einem eventuellen Interessen-Ausgleich, sondern zieht auf eine Beteiligung an Managementprozessen der Informationsverarbeitung.

Neben der Bereitstellung von Dienstleistungen auf dem Gebiet der Informationsverarbeitung und der Beratung von Fachabteilungen, Betrieb von Rechnersystemen, Entwicklung und Wartung von Anwendungssoftware etc. ist wesentliche Aufgabe des neuen Geschäftsbereiches insbesondere die Planung der Informationsressourcen, und zwar unternehmensweit und anwendungsübergreifend. Dies schließt Anwendungsplanung, Datenplanung und Technologieplanung ein. Dabei sollen insbesondere dezentrale Formen der Informationsverarbeitung gefördert werden.

Eine besondere Stellung in diesem Geschäftsbereich nimmt die Abteilung der Gruppe Datenmanagement ein, indem dem Datenmanagement eine zentrale Planungsaufgabe zukommt. Die Aufgaben Datenbank-Administration und insbesondere solche des physischen Datenbankdesigns sind davon separierte Teilaufgaben.

Wesentlicher Bestandteil für die Organisation des Geschäftsbereichs Informationsverarbeitung ist eine Projektorganisation zur Durchführung von Softwareentwicklungsprojekten oberhalb einer bestimmten Größenordnung. Der individuellen Datenverarbeitung werden vor allen Dingen Nutzenpotentiale für planerische und entscheidungsorientierte Aufgaben zugeordnet, die in der Regel dezentral und arbeitsplatzbezogen bearbeitet werden.

Anwendungsportfolio

Die strategische Anwendungsplanung umfaßt einerseits den gegenwärtigen Bestand an Anwendungen und andererseits den zusätzlichen, künftigen Bedarf. Sie wird gleichzeitig zur Grundlage der Technologieplanung.

Ein Überblick über die zentral betriebenen Anwendungen ließ sich an Hand der verfügbaren Dokumentation gewinnen. Darüber hinaus wurden Erhebungen über den Anwendungsbedarf durch Interviews und Fragebögen mit Gesprächspartnern in den Fachbereichen angestellt. Als Grundlage diente eine Analyse der Arbeitsprozesse in den Fachbereichen mit der daraus folgenden Ableitung des Einsatzes von Informationstechnik.

Die Zusammenfassung dieser Anforderungen zu logisch zusammengehörenden Anwendungen und die Einplanung in einem kurz- bis mittelfristigen Planungshorizont führte zu einem Projektportfolio und zusammen mit einer Aufwandsbewertung zu einem Projektrealisierungsplan. Da erste quantitative Betrachtungen zu einem Aufwand von nahezu 1000 Mann-Monaten führten und dies nur den derzeit zusätzlichen Bedarf umfaßte, sind zusätzliche Maßnahmen getroffen worden, um zu einer für das Unternehmen realisierbaren Vorgehensweise zu kommen.

Datenmanagement

Der wesentliche Bestandteil des Informationsmanagementkonzeptes ist die Organisation der Datenbasis für die Informationsverarbeitung. Dies wurde verbunden mit der Forderung nach einem unternehmensweit integrierten, konsistenten und weitgehend redundanzfreien Datenbestand. Diesem für das Informationsmanagement wesentlichen Aspekt wurde durch die Entwicklung eines strategischen Unternehmensmodells genüge getan, gleichzeitig das entsprechende Rüstzeug entwickelt, mit dessen Hilfe der Unternehmensdatenbestand künftig verwaltet, gepflegt und erweitert werden kann.

Im einzelnen wurde alles durch Ermittlung der Grunddaten des Unternehmens und der Zuordnung zu Objekten gelöst. In einem weiteren Teilschritt werden die logischen Beziehungen zwischen Grunddaten beziehungsweise Objekten des Unternehmens ermittelt und zu einem strategischen Unternehmensmodell zusammengefügt. Zu sehen ist dies im Rahmen der langfristigen Unternehmensplanung in Form eines Stützpfeilers für die Informationsversorgung des Unternehmens. Die inhaltliche Gestaltung des Unternehmensmodells mit den entsprechenden Gewichtungen ist gleichzeitig Ausdruck des informationspolitischen Kurses des Unternehmens. Das Unternehmensmodell ist im Rahmen der jährlichen Planungsrunde Gegenstand einer Überprüfung und kann gegebenenfalls mit neuen Zielvorgaben ausgestattet werden. Das Unternehmensmodell liefert gleichzeitig eine Strukturierung des gesamten Datenbestandes des Unternehmens dadurch, daß alle verwendeten Datenelemente nach einem bestimmten Schema einem der Grundobjekte zugeordnet werden. Es ist eine lebendige Struktur und wird in der anschließenden Nutzungsphase in einem Data Dictionary verwaltet. Die Bedeutung eines unternehmensweiten Datenmanagements kann nicht hoch genug eingeschätzt werden, so daß in diesem Fall eine eigene organisatorische Einheit im zentralen Geschäftsbereich Informationsverarbeitung vorgesehen wurde.

Die methodische Basis für die Datenstrukturierung und -organisation ist die aus dem Relationen-Modell entlehnte Normalisierung, deren Anwendung zu sogenannten kanonischen Datenstrukturen führt. Damit können unnötige Redundanz und Inkonsistenzen vermieden werden. Gleichzeitig wird damit Transparenz und Übersicht über die Verwendung und Gültigkeit von Daten geschaffen. Die rechtzeitige Erkennung von System- und Anwendungsschnittstellen wird gewährleistet und die Wartungsfreundlichkeit der Software erhöht, die Verwendung moderner und effektiver Methoden der Verfahrens- und Softwareentwicklung gleichzeitig unterstützt.

Technologieplanung

Grundlage der Planung ist eine kurzfristige Technologieplanung, die vorsieht, mit den kurzfristig verfügbaren Mitteln einerseits an den Stellen, an denen der Leidensdruck am größten ist, diesen zu mindern, andererseits Nutzungskompetenz für moderne Technologien sukzessive zu erreichen. Ergänzt wird dies durch eine strategische Technologieplanung für die nächsten fünf bis sieben Jahre. Alle kurzfristigen Maßnahmen sollen auf diesem Gebiet Meilensteine zur Erreichung des langfristigen Ziels darstellen.

Die Einführung eines anwendungsübergreifenden Unternehmensmodells führte jedoch nicht nur zu verbesserten Planüngsprozessen in der Informationsverarbeitung, sondern auch im Bereich der Ablauforganisation, da auf der Bads logischer, integrierter Grunddaten integrierte Arbeitsabläufe definiert werden konnten, ohne eine bestimmte Strukturorganisation vorwegzunehmen. Damit konnte eine zu frühzeitige Festschreibung der Strukturorganisation vermieden werden. Mit anderen Worten: Die Strukturplanung kann als jeweils letzter Schritt des Planungsprozesses die Veränderungen der Informations- und Arbeitswelt durch Informations- und Kommunikationstechnologien logisch berücksichtigen.

Mit diesen Maßnahmen ergeben sich sämtliche Planungskomponenten für das Informationsmanagement, nämlich die Leitlinien für die Informationsverarbeitung, das strategische Unternehmensmodell, die strategische Anwendungsstruktur, strategische Technologieplanung, Grundlagen für Ablauf- und Strukturorganisation, der kurzfristige Anwendungs- und Technologieplan und ein Projektrealisierungsplan. Das Unternehmen ist damit auf den Übergang von der Daten- zur Informationsverarbeitung, auf die Einführung integrierter Bürokommunikationstechnologien und deren Einsatz im Sinne der Unternehmensziele vorbereitet. Die Sicherung und weitere Verbesserung der erreichten Position ist Gegenstand der laufenden Planungsfortschreibung .