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14.08.1986 - 

Unzureichende Randbedingungen gefährdet den Projektlauf:

Betriebswirtschaftliches Denken ist ein Muß

Viele Großprojekte sind in der Vergangenheit durch spektakuläre Kostenüberschreitungen in die Schlagzeilen geraten. Die Schuld dafür schreibt Professor Henning Kagermann* nicht zuletzt den Randbedingungen des täglichen Projektgeschäftes zu. In seinem Beitrag zeigt er ein Modell eines effektiven Kontrollsystems.

Projekte können sich hinsichtlich ihrer Dauer, Größe, Wichtigkeit und Ausprägung extrem unterscheiden. Nicht nur die Erstellung einer Großanlage oder der Aufbau einer neuen Produktionslinie, auch Instandhaltungsmaßnahmen, ein Werbefeldzug, Kleininvestitionen oder die Einführung eines Softwarepaketes sind Projekte und entsprechend zu verwalten.

Planungsdaten müssen simultan verfügbar sein

In fast jedem Mittel- oder Großunternehmen fallen regelmäßig projektierte Einzel- oder Pauschalmaßnahmen unterschiedlichster Größenordnung an, die zu jahresbezogenen Programmen zusammengefaßt und kontrolliert werden. Ziel eines Standardsoftware-Herstellers mußte es daher sein, ein Instrumentarium bereitzustellen, das branchenneutral die Abwicklung des täglichen Projektgeschäftes unterstützt, und zunächst bewußt die Lösung spezieller Anforderungen - wie Netzplanrechnungen oder spezifische Bedürfnisse des Großanlagenbaus - auf vorgelagerte Systeme zu verschieben.

Ein modernes Projektcontrollingsystem ist eingebettet in ein betriebswirtschaftliches Gesamtmodell. Die Integration gewährleistet die lückenlose Übernahme sämtlicher projektrelevanter Bewegungen aus den Anwendungsbereichen Materialwirtschaft, Auftragsberechnung, Kostenrechnung, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Fakturierung. Ebenso stehen alle Planungsdaten des Projektsystems simultan für das Finance-Controlling (mittelfristige und langfristige Finanzplanung), das Anlageninformationssystem (mehrjährige Plan-Afa-Simulation) und die Kostenstellenplanung (zum Beispiel Instandhaltungskosten) zur Verfügung.

Die Datenfortschreibung erfolgt realtime und ermöglicht so eine aktive Verfügbarkeitskontrolle schon bei der Bedarfsmeldung oder Bestellung. Dieselben aktuellen Zahlen sind gemeinsame Entscheidungsbasis aller Fachbereiche.

Der gesamte Projektablauf gliedert sich in Iterationszyklen, die eine zunehmende Detaillierung der Projektstruktur sowie des Mengen- und Wertgerüstes nach sich ziehen. Voraussetzung eines erfolgreichen Multiprojektmanagements ist daher die Möglichkeit, Projekte aller Art einheitlich zu bearbeiten sowie global zu überwachen.

Ein geeignetes Instrumentarium bilden rollierende Mehrjahresprogramme für Investitionen und Instandhaltung. Sie stellen den obersten Informationskreis zur innerbetrieblichen Projektüberwachung dar und weisen neben einer Aufteilung nach Kategorien wie Rationalisierung, Erweiterung oder Umweltschutz eine organisatorische Gliederung nach Sparten, Werken oder Ressorts auf. Kontrollgröße ist die zeitliche Entwicklung des ursprünglichen Budgets aufgrund von genehmigten oder prognostizierten Änderungen.

Dokumentation erfolgt über Einzelpositionen

Die Programmzeilen setzen sich aus Einzelprojekten, Etats oder Pauschalprojekten zusammen. Sie bilden den mittleren Informationskreis und können über mehrere Stufen auf beliebig viele Positionen heruntergebrochen werden. Auf Projektierungsebene erfolgt begleitend zur Fixierung des Strukturplanes die integrierte Kosten-, Termin- und Bedarfsplanung.

Die Projektstrukturierung erfolgt bis zur operativen Ebene "Arbeitspaket". Hier findet die Sammlung aller projektrelevanten Bewegungen aus den vorgelagerten Systemen statt. Die Dokumentation erfolgt über Einzelpositionen und erlaubt den jederzeitigen Zugriff auf den Originalbeleg.

Projekthierarchie läßt sich frei definieren

Der Lebenslauf eines Projektes läßt sich in Phasen darstellen. Über Tabellen wird individuell gesteuert, welche Aktionen in den einzelnen Projektphasen zulässig sind und welcher Benutzerkreis berechtigt ist, die Aktionen auszuführen. Der Aufbau der Projekthierarchie ist frei definierbar und wird durch Struktur-Kataloge oder Referenz auf Standardprojekte unterstützt. Projekte unterschiedlicher Struktur können parallel verwaltet werden.

Planung ist ein iterativer Prozeß und damit prädestiniert für transaktionsorientierte Verarbeitung. Die Bewertung des Planmengengerüstes mit den aktuellen Daten, die Verdichtung der Planungsansätze bis zur Ebene Projekt oder gar Programmzeile, die sofortige Kontrolle und erneute Überarbeitung der Planungswerte erfolgt im Dialog und kann ohne Zeitverzögerung wiederholt werden. Je mehr Planungszyklen durchgeführt werden können, desto höher wird die Qualität der Planung. Je kürzer die Planungsphase ist, desto aktueller und genauer sind die Basisdaten der Planung.

Die Kostenplanung erfolgt wahlweise nach Gewerken oder Kostenarten. Sie wird durch technisch gegliederte Vorkalkulation unterstützt, die sich mit zunehmender Projektreife nach Detaillierungsgrad und Aktualität unterscheidet. Für die meisten Projekte ist eine Terminverfolgung auf der Ebene Balkendiagramm völlig ausreichend. Die Zeitangaben erfolgen in benutzerdefinierten Planungseinheiten relativ zum Beginn des Gesamtprojektes. Über den Relativplan können jederzeit mit Hilfe eines Projekt- oder Werkskalenders die jeweiligen Kalenderdaten vom System ermittelt und als Vorgaben oder prognostizierte Termine abgelegt werden.

Die Gebiete der Terminplanung und Kostenplanung sind nicht unabhängig voneinander. Der voraussichtliche Kostenverlauf kann in einem variablen Zeitraster erfaßt werden. Er bildet die Grundlage für die Finanzierungsplanung des Projekts und steht simultan der Finanzdisposition zur Verfügung.

Aus den Planungsansätzen werden maschinell Vorschlagspläne für die verschiedenen Unternehmensprogramme erstellt, wodurch sich die periodisch wiederkehrenden Genehmigungszyklen erheblich vereinfachen lassen. Selektionen nach dem Reifegrad der projektierten Vorhaben oder Sortierungen nach Prioritätskennziffern ergeben zusätzliche Entscheidungskriterien für die Genehmigungsinstanzen.

Aktueller Status läßt sich im Dialog abfragen

Die Vorgaben der verabschiedeten Programme werden unter Angabe des Datums als Originalbudget in den genehmigten Projekten verankert und lassen sich zur Überwachung kritischer Teilprojekte gezielt weiter herunterbrechen. Aktualisierungen des Budgets sind lückenlos in Form einer Genehmigungshistorie dokumentiert.

Der aktuelle Stand der Projekte kann jederzeit im Dialog abgefragt werden. Informationsbasis ist eine Einzelpostendatei, in der alle projektrelevanten Bewegungen abgelegt sind, zum Beispiel:

- Dispositive Maßnahmen (Termine oder Notizen)

- Aktualisierungen von Plan- oder Budgetwerten (Genehmigungshistorie)

- Bedarfsmeldungen (Bestellanforderungen, Reservierungen, Planaufträge)

- Verfügungen (Bestellungen, Kontraktabrufe, Aufträge)

- Kosten- oder erlöswirksame Buchungen (Rechnungen, Magazinentnahmen)

- Zahlungsverkehr (Anzahlungen, Zahlungen).

Realtime-System gibt Aufschluß über Vernetzung

Die Datenübergabe erfolgt simultan bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle in den entsprechenden Systemkomponenten oder über normierte Schnittstellen. Der Obligoausgleich geschieht automatisch.

Die Vernetzung aller Abläufe ist nur in einem integrierten Realtime-System hinreichend gut darstellbar. Schon beim Erfassen budget- oder terminkritischer Aktivitäten (zum Beispiel Bedarfsanforderungen oder Bestellungen) werden benutzergesteuerte Alarmfunktionen ausgelöst wenn der Dispositionsspielraum nicht ausreicht. Im Rahmen einer aktiven Mittelüberwachung können Überschreitungen sogar verhindert werden durch Blockierung entsprechender Geschäftsvorfälle in den vorgelagerten Systemen.

Die Teil- oder Endabrechnung von Projekten kann auf jeder Ebene der Projekthierarchie durchgeführt werden, periodisch in Batch oder bedarfsorientiert im Dialog. Die Abrechnungsbuchungen werden automatisch generiert und lösen unmittelbar die entsprechenden Fortschreibungen aus in der Anlagenbuchhaltung, der Sachkontenbuchhaltung und der Kostenrechnung.

Das Informationssystem stellt wahlweise über den Bildschirm, Online-Drucker oder über Listenausgabe die gewünschten Daten in beliebiger Verdichtung zur Verfügung, von der Einzelpostenliste bis zum Gesamtprogramm. Traditionelle Listen in Papierform werden bevorzugt wenn Gesichtspunkte der Dokumentation und Revision im Vordergrund stehen, oder Arbeitsunterlagen für Abstimmungsgespräche und Konferenzen zu erstellen sind. Typische Beispiele sind der Istkostennachweis oder das Investitionsprogramm.

Transaktionswechsel

Immer wenn es darauf ankommt, schnell und zielgerecht Abweichungen aufzuspüren und ihre Ursachen zu analysieren, ist ein interaktives Reporting mit den charakteristischen Techniken mehrdimensionaler Zahlenaufriß, Wechsel zwischen fachbereichsspezifischen Projektsichten sowie variable Spaltenbeschickung dem traditionellen Reporting überlegen.

Der Benutzer steigt auf irgendeiner Informationsebene ein, wechselt bei gravierenden Abweichungen durch Zeilenaufriß auf die nächstliegende Informationsebene und selektiert punktgenau die controllingwürdigen Objekte. Durch sofortiges Umschalten zwischen Kostenstatus, Terminstatus, Budgetstatus, Kalkulationsstatus, Mittelübersicht und unterstützt durch den stufenweisen Aufriß bis zur Einzelaktivität können kritische Projekte ohne Transaktionswechsel analysiert werden.